1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
-
Система управления организации: понятия и сущность
Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.
Управление организацией – это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели. «Управлять – значит, вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов», – так охарактеризовал процесс управления Г. Файоль1.
Файоль выдвинул положение о том, что человек, выполняющий чисто управленческие функции, должен уметь применять эти способности в других отраслях и даже на других направлениях своей профессиональной карьеры. Так, руководитель в сфере бизнеса может успешно работать в качестве администратора в здравоохранении или в школе подготовки кадров для бизнеса, армейский генерал может на соответствующем уровне заниматься гражданской службой. В качестве примеров приводится Д. Эйзенхауэр — генерал армии, президент Колумбийского университета и президент США, или Р. Макнамарра — офицер стратегической службы, позднее один из директоров компании "Форд мотор" и президент Международного банка реконструкции и развития. В книге "Общий и промышленный менеджмент" Файолем также была развита идея подготовки кадров менеджмента. Файоль был убежден в том, что отсутствие в его время школ, где можно было овладеть управленческим мастерством, объясняется тем, что не было единой общей теории управления («администрирования науки» или «административной теории»), которую можно было бы в этих школах преподавать. Подготовка управленческих кадров должна стать заботой школы, семьи, деловых компаний и государства. Если бы семья больше внимания уделяла принципам и практике ведения домашнего хозяйства, то идеи менеджмента "естественным образом" проникали бы в сознание ребенка и создавали основу для дальнейшего их развития в школе. Образование в высшей школе должно иметь общий характер, но при этом дополняться учебным курсом менеджмента. Компании должны организовывать у себя практические семинары и поощрять все формы обучения менеджменту сотрудников, в то время как государство должно подать пример и ввести курс менеджмента в государственную систему образования.
Итак, я предлагаю следующее определение:
Управлять – значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать. Предвидеть, то есть учитывать грядущее и вырабатывать программу действия. Организовывать, то есть строить двойной, материальный и социальный, организм предприятия. Распоряжаться – заставлять персонал надлежаще работать. Координировать – связывать, объединять, гармонизировать все действия и все усилия.
При таком понимании управление не является ни исключительной привилегией, ни лично присваиваемой обязанностью начальника или директоров предприятия; это функция, разделяемая между головой и членами социального тела, подобно другим существенным функциям.
Административная функция ясно отличается от пяти других существенных функций. Важно не смешивать ее с правлением. Править — значит, вести предприятие к его цели, стремясь извлечь, возможно, большие выгоды из всех ресурсов, которыми оно располагает; значит обеспечить действие шести существенных функций. Управление же является лишь одной из шести функций, действие которых должно быть обеспечено правлением.
Процесс управления предусматривает согласованные действия, которые и обеспечивают, в конечном счете, осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части.
При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность координировать усилия многих людей и сообща реализовывать потенциальные возможности группы работников. К сожалению, руководители часто ошибочно полагают, что если некая организационная структура или некий род деятельности прекрасно «работают» на бумаге, то они также хорошо будут «работать» и в жизни. Но это далеко не так. Руководитель, чтобы эффективно двигаться навстречу цели, должен координировать работу и заставлять людей выполнять ее. Менеджеров часто называют исполнительными руководителями, потому что главный смысл их деятельности состоит в том, чтобы обеспечить исполнение работы данной организации.
В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация.
Управляющее звено – необходимый элемент любой организации. На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели. Управленческое решение принимается с целью преодоления возникшей проблемы, которая представляет собой не что иное, как реальное противоречие, требующее своего разрешения.
Заметим, что управленческое решение – это результат коллективного творческого труда. Оно всегда носит обобщенный характер. Даже когда руководитель самостоятельно принимает решение, то коллективный интеллект в явной или неявной форме влияет на процесс разработки индивидуального управленческого решения.
Управляемая часть – это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации. Так, например, если речь идет о деловой организации, осуществляющей управление финансами, скажем, о банке, то на его вход поступают денежные средства или их заменители (ценные бумаги, векселя, акции и т.п.). Выходом является информация по управлению финансовыми потоками и денежными средствами. Во многих случаях банк осуществляет выплату наличных денежных средств2.
Чтобы координировать действие управляемой части, необходимо использовать систему научного управления, обоснованную Ф. Тейлором в его книге "Принципы научного управления", вышедшей в свет в 1911 году. Ф. Тейлор впервые отделил процесс планирования труда от самого труда, выделив, таким образом, одну из основных управленческих функций. Основные положения системы научного управления по Тейлору формулируются следующим образом:
создание научного фундамента, заменяющего собой традиционные, практически сложившиеся методы работы;
отбор и обучение сотрудников на основе научных критериев;
взаимодействие между администрацией и исполнителями с целью практического внедрения научно разработанной системы организации труда;
равномерное распределение труда и ответственности между администрацией и исполнителями.
Позже Г. Эмерсон сформулировал 12 принципов производительности труда, относящиеся к звену управления организацией, определив истинную миссию и назначение управленческого труда:
отчетливо поставленные цели;
здравый смысл;
компетентная консультация;
дисциплина;
справедливое отношение к персоналу;
быстрый, надежный, полный, точный, постоянный учет;
диспетчирование;
нормирование операций;
эффективное планирование;
нормализация условий труда;
стандартные письменные инструкции;
вознаграждение за производительность.
Наиболее четко задачи управления организацией сформулировал Г. Файоль, ученик и последователь Ф. Тейлора и один из основателей научной теории управления. Он выделил 6 областей деятельности предприятия, которыми необходимо управлять: техническую, коммерческую, финансовую, бухгалтерскую, административную и защитную. По его мнению, наиболее характерными задачами звена управления являются:
планирование общего направления действия и предвидение конечного результата;
"организовывание", т.е. распределение и управление использованием материальных и человеческих ресурсов;
выдача распоряжений для поддержания действий работников в оптимальном режиме;
координация различных действий для достижения общих целей;
выработка норм поведения членов организации и проведение мероприятий по соблюдению этих норм;
контроль за поведением членов организации.
Файоль сформулировал характерные признаки процесса управления в начале ХХ века. С тех пор в деятельности организаций произошли значительные изменения. Усложнилась их структура, научно-техническая революция в области есстественных наук привела к возникновению новых сложных технологий, стремительное внедрение средств вычислительной техники в различные области человеческой деятельности заметно повлияло на технологию принятия управленческих решений и на процедуру, которая носит название «контроль за исполнением решения». Изменилась технология управления финансами. В последнее время многие преобразования в этой сфере связаны с внедрением электронных систем расчетов и электронных заменителей денег3.
Особенностью деятельности деловой организации в наши дни является работа в условиях острой конккуренции не только внутри страны, но и на межгосударственном уровне.
Современная система управленческих функций может быть представлена следующим перечнем основных задач:
координация и интеграция усилий членов организации в направлении достижения общей цели;
организация взаимодействия и поддержание контактов между рабочими группами и отдельными членами организации;
сбор, оценка, обработка и хранение информации;
распределение материальных и людских ресурсов;
управление кадрами (разработка системы мотиваций, борьба с конфликтными ситуациями, контроль деятельности членов организации и групп);
контакты с внешними организациями, ведение переговоров, маркетинговая и рекламная деятельность;
инновационная деятельность;
планирование, контроль за исполнением решений, коррекция деятельности в зависимости от изменения условий работы.
Безусловно, здесь приведен далеко не полный перечень задач, которые зачастую приходится решать руководителю организации, менеджеру и структурным подразделенниям звена управления. В связи с этим в современной науке управления принято говорить об искусстве управления и сравнить его со сложной комбинационной игрой. Решение многих из указанных задач возможно только при условии использования в процессах управления самых современных средств обработки информации и коммуникационных связей.
При анализе приведенного выше перечня задач управления, становится очевидным, что проблемы управления современной организацией в основном связаны:
с усложнением структуры организации;
с развитием средств коммуникации как внутри организации, так и в общении с внешним миром;
с наличием большого количества конкурентов, в связи со значительным развитием производства во всем мире;
с необходимостью создания гибкой системы экономической и психологической мотивации, способствующей повышению заинтересованности работников в достижении цели, стоящей перед организацией.
Часть деловой организации, реализующая функции управления, состоит из многих взаимодействующих звеньев и представляет собой управляющую систему, обеспечивающую в рамках организации выполнение ряда специфических функций. Напомним, что термин организация предусматривает определение порядка взаимодействия отдельных элементов, входящих в состав организационной системы.
На сегодняшний день основным принципом построения любых организационных систем – биологических, технологических, социальных – является иерархия. В современной теории организации понятие «иерархия» применяется, в основном, для отражения вертикального подчинения между различными уровнями управления организацией: иерархия властных полномочий, иерархия функций и функциональных обязанностей – соответственно подчинение по службе, функциональное подчинение.
В рамках деловой организации иерархия предусматривает распределение полномочий властного или функционального характера не только по вертикали, но и по горизонтали.
Взаимодействие по горизонтали обусловлено, в частности, разделением функциональных обязанностей. Так, например, плановый и коммерческий отделы, бухгалтерия и отдел кадров находятся на одном уровне в иерархической схеме распределения властных полномочий. По роду выполняемых функций они находятся в контакте друг с другом. В схеме функционального взаимодействия это будет отражено наличием горизонтальных связей между ними4.
Впервые модель четкой иерархической структуры управления была разработана в начале ХХ века немецким ученым Максом Вебером в теории бюрократии как наиболее эффективной для того времени системы управления организациями и общееством. Основным принципиальным положением теории было четкое разделение труда, из которого вытекали следующие требования к системе управления:
использование квалифицированных специалистов на всех уровнях исполнения;
соблюдение иерархии управления, т.е. нижестоящий уровень должен подчиняться вышестоящему уровню;
наличие формальных правил и норм для выполнения персоналом своих задач;
разработка квалификационных требований для каждого должностного лица.
Со временем понятие «бюрократия» превратилось в нарицательный термин. Бюрократическая система утратила многие черты своей рациональности и превратилась в целый слой людей, связанных с управлением (чиновников).
В настоящее время это понятие определяет тип управления, при котором работники управленческого звена ставят свои личные или корпоративные интересы выше интересов организации и государства. Такое отношение к делу способствует развитию чиновничьего диктата, как в экономической сфере, так и в социальной.
Изменения, внесенные в Закон о банках и вступившие в силу 1 января 2014 года, большей частью касаются корпоративного управления в кредитных организациях, в том числе правового положения банковских групп и банковских холдингов, компетенции и организации деятельности советов директоров5. Способствуют ли нововведения в законодательстве созданию понятной для всех системы, отвечающей на вопросы: кто, когда и как должен осуществлять корпоративное управление.
В течение многих лет специалисты говорят о корпоративном управлении, принципах и подходах, передовой зарубежной практике, при этом само понятие (термин) законом не определено. Изучая в начале 2000-х гг. одну из монографий, посвященную корпоративному управлению, автор обратил внимание на эпиграф: «Точного определения этого понятия вам не даст никто, но насчет его важности специалисты могут говорить часами».
Современный тип иерархической структуры управления имеет много разновидностей. Приведем краткую характеристику основных организационных структур.
Линейная структура управления, представленная на Рисунке 1, является наиболее приемлемой лишь для простых форм организаций. Отличительная черта: прямое возздействие на все элементы организации и сосредоточение в одних руках всех функций руководства. Схема хорошо работает в небольших организациях при высоком профессионализме и авторитете руководителя.
Рисунок 1 – Линейная структура управления
В небольших организациях с четким распределением функциональных обязанностей получили также распространение структуры в виде кольца, звезды и колеса (рисунок 2).
Рисунок 2 – Варианты структур: а – кольцо; б – звезда; в – колесо. Р – руководитель; И – исполнитель
Линейно-функциональная структура управления (рисунок 3) основана на так называемом «шахтном» принципе построения и специализации управленческого процесса в зависимости от обязанностей, возложенных на заместителей руководителя – функциональных руководителей. К их числу относятся: коммерческий директор, заместители директора по кадрам, по производству, руководители информационного отдела, отдела маркетинга и т.д.
Рисунок 3 – Линейно-функциональная структура управления
Линейно-штабная структура управления (рисунок 4) представляет собой комбинированную структуру, сочетающую свойства линейных и линейно-функциональных структур. Она предусматривает создание специальных подразделений (штабов) в помощь линейным руководителям для решения тех или иных задач. Следует отметить, что способность предмета удовлетворять потребности называется не качеством, а полезностью. В этом понятии выражаются не сами по себе свойства вещей, а отношения людей к этим свойствам. Примером понятия «полезность» может быть наше отношение к лекарственным препаратам, каждый из которых, обладая своим собственным качеством, может быть полезен одному и бесполезен или, более того, вреден другому. В связи с этим, более обоснованным представляется определение качества, в котором оно выступает как объективная реальность, представляющая собой совокупность свойств и характеристик продукции. А удовлетворение потребностей связано с формированием поставщиками необходимого уровня или варианта этих характеристик в соответствии с потребностями рынка или требованиями заказчиков. Эти штабы готовят руководителю проекты решений по соответствующим вопросам. Штабы не наделяются исполнительной властью. Руководитель сам принимает решение и доводит его до всех подразделений. Штабная схема наиболее целесообразна, если необходимо осуществлять линейное управление (единоначалие) по ключевым позициям организации.
Рисунок 4 – Линейно-штабная структура управления
Матричная структура управления (рисунок 5) представляет собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта, с другой - руководителю проекта (целевой программы), который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством. Матричная схема применяется при сложном, наукоемком производстве товаров, информации, услуг, знаний.
Рисунок 5 – Матричная структура управления
Программно-целевая структура управления предусматривает создание специальных органов управления краткосрочными и долгосрочными программами. Нередко бывает необходимо отвлечься от предметного представления качества и рассмотреть возможности удовлетворения потребности другим способом.
Общее и специфическое качество. Если Вы задумаете продавать кондиционеры эскимосам, а дождевики - жителям пустыни, у Вас вряд ли что получится. В различных регионах сложились различные представления о важности и качестве товаров. Однако хорошие швейцарские ножи пользуются спросом во всем мире. В первом случае мы имеем дело со специфическими представлениями о качестве отдельных групп потенциальных покупателей, отражающих культурно-исторические, социальные, хозяйственные особенности группы, а во втором - со всеобщим согласием всех жителей Земли. Ярким примером специфического качества является региональное качество. Учет регионального качества важен при анализе различных региональных рынков сбыта, лучшего понимания запросов потребителей, а также при построении систем управления качеством, в большей мере соответствующих местным, региональным условиям. Смысл термина "качество" полностью зависит и от тех задач, при решении которых он используется. Парасваман и др. разработали модель, которая выявляет потенциальный разрыв между восприятием и действительностью. Она ориентирована на обеспечение всей полноты линейных полномочий в рамках реализуемых программ.
Продуктовая структура управления является одним из вариантов программно-целевой структуры. Она предусматривает возложение на руководителя, ответственного за программу выпуска конкретного продукта, всей ответственности за качество и сроки выполнения работ. Этот руководитель наделяется всеми правами распоряжения в части производственной, сбытовой и вспомогательной деятельности, связанной с изготовлением конкретного продукта или ассортимента продуктов. Существует множество определений банковского менеджмента. В общем виде, под банковским менеджментом понимается деятельность по управлению процессами осуществления банком уставной деятельности. Заключительный этап в управлении качеством - реализация мероприятий. Как правило, эти мероприятия направлены на устранение выявленных отступлений от намеченных свойств и характеристик продукции и улучшение производственного процесса. Но, кроме этого, они могут быть направлены на корректировку ранее принятых планов, изменение организации работ, улучшение подготовки и повышение мотивации персонала, а также на выбор других, более квалифицированных поставщиков материалов и комплектующих изделий.
После реализации мероприятий продукция может поставляться заказчику или на рынок, и цикл управления качеством заканчивается выполнением той же функции, с которой он и начинался, взаимодействие с внешней средой. После этого поставщик получает информацию с рынка или заказчика о качестве поставленной продукции.
Банковский менеджмент характеризуется специфическим объектом управления – финансовыми отношениями, связанными с банковской деятельностью и отношениями иного характера, так же связанными с осуществлением управленческих функций в сфере банковского дела.
Главной задачей банковского менеджмента является выстраивание органичной, оптимальной системы взаимодействия между элементами банковского механизма, с целью получения прибыли.
Успешное решение проблемы оптимизации соотношения «прибыльность-риск» при проведении кредитных операций банка во многом определяется применением эффективных приёмов банковского менеджмента.
Умение рисковать в разумных пределах — один из элементов культуры предпринимательства в целом, а банковской в особенности.
Надежность управления банком определяется следующими характеристиками:
компетентностью руководства в стратегическом анализе, планировании, разработке политики и в управленческих функциях;
качеством планирования;
управлением рисками (кредитными, процентными, валютными);
управлением ликвидностью банка;
управлением человеческими ресурсами;
созданием систем контроля: аудит и внутренний аудит, мониторинг доходности, ликвидности рисков;
единой информационной технологией: комплексной автоматизацией документооборота, бухгалтерского учета, текущего анализа и контроля, стратегического планирования.
Совокупность перечисленных выше условий проявляется при реализации банковского менеджмента и его составляющих.
Проектная структура управления формируется при разработке организацией проектов, под которыми понимаются любые процессы целенаправленных изменений в системе управления или в организации в целом, например, модернизация производства, освоение новых технологий, строительство объектов и т.п. Управление проектом включает определение его целей, формирование структуры, планирование и организацию работ, координацию действий исполнителей. Одной из форм проектного управления является формирование специального подразделения – проектной команды, работающей на временной основе.
Наиболее существенное значение для проведения в жизнь нужных решений в процессе организации общего собрания акционеров имеет понятие контрольного пакета акций. Под контрольным пакетом акций обычно понимается такой масштаб участия предпринимателей в капитале акционерного общества, другими словами – сосредоточение такого количества акций данного АО в одних руках, которое обеспечивает безусловное определяющее влияние указанных акционеров на принятие или отклонение определенных решений на общем собрании акционеров АО.
Полной гарантией обладания контрольным пакетом акций является сосредоточение в одних руках более половины акций акционерной предпринимательской фирмы (50 % акций плюс одна акция). Такая гарантия может возникнуть и благодаря соответствующим записям в уставе АО, в котором может быть, к примеру, написано, что для принятия того или иного решения на общем собрании акционеров необходимо обеспечение, скажем, 91 % голосов держателей акций – в этом случае можно уверенно сказать, что контрольный пакет акций данной компании будет равен 10 % акций.
Функционально-объектная структура управления предусматривает выделение в функциональных подразделениях наиболее квалифицированных специалистов, которые в дополнение к их функциональным обязанностям назначаются руководителями конкретных работ или объектов в данном подразделении. Внутри подразделения эти специалисты являются старшими при выполнении порученной работы не только в рамках постоянно закрепленных за ними функций, но и по всем другим вопросам.
В условиях рыночной экономики и острой конкурентной борьбы наиболее интенсивно развиваются структуры управления органического типа. Главным достоинством таких гибких структур является их способность быстро приспосабливаться к меняющимся внешним условиям и изменению целевых установок.
К гибким структурам можно отнести проектные и матричные структуры. Для них характерна самостоятельная работа отдельных подразделений, что дает возможность руководителям подразделений самим принимать решения и налаживать функциональные связи по горизонтали.
Несмотря на то, что иерархические структуры управления в настоящее время признаны во всем мире наиболее эффективными, они обладают рядом существенных недостатков, а именно:
порождают между людьми отношения подчинения, зависимости экономического и социального характера;
дают преимущественное право одним работникам принимать решения в отношении других, ставя последних в личную зависимость от первых;
допускают, чтобы меньшинство принимало решение за большинство;
не позволяют полностью регламентировать деятельность работника управленческого звена;
решение ряда вопросов отдается на личное усмотрение руководителя, что может быть использовано им в корыстных целях.
Наличие в любой иерархической системе указанных недостатков ведет к тому, что со временем в работе деловой организации накапливается влияние отрицательных тенденций. Если не принять своевременных мер по коррекции действия системы управления организацией, то начинают возникать проблемные ситуации, которые, в конечном счете, могут привести к гибели всей организации6.
При устранении недостатков иерархических структур особое значение приобретает разработка методов выявления отклонений от нормы в работе деловых организаций уже на начальном этапе их развития (диагностика заболевания по аналогии с выявлением болезней человека) и реструктуризация (лечение).
|
