2.4 MS Outlook
Microsoft Outlook представляет собой программу управления данными для настольного компьютера. Она помогает удобно организовать данные на вашем компьютере, предоставлять ее для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.
Outlook содержит следующие средства управления данными личного и служебного характера (рис. 31).
– Папка «Входящие». Помогает отправлять и получать сообщения, когда пользователь находится на работе, дома или в дороге. Перед открытием сообщений их можно просмотреть, а также отметить, если они требуют проведения дополнительных мероприятий.
– Календарь. Контролирует расписание пользователя и планирует встречи с другими людьми. С помощью календаря можно быстро найти нужное место в расписании и отобразить его на экране. С помощью имеющейся панели задач, где показаны задачи на конкретный день, можно спланировать работу над ними.
– Контакты. Хранит и постоянно обновляет сведения о личных и деловых контактах пользователя. Эти сведения можно быстро находить и сортировать любым способом, указывая для каждого контакта несколько почтовых адресов, номеров телефонов или адресов электронной почты.
– Задачи. Содержит список дел личного и служебного характера, которые необходимо выполнить. Задачи можно расставлять по приоритетам, назначать другим пользователям.
– Дневник. Регистрирует связи с некоторыми контактами, важные элементы Outlook (например, сообщения электронной почты) и файлы, а также ведет учет различных действий, отслеживая их выполнение.
– Заметки. Позволяет производить на скорую руку записи на память; например, вопросы, ценные мысли, указания, а также тексты, которые планируется использовать позднее в другом месте, и многое другое.
– Файлы. В Outlook можно открывать, просматривать и коллективно использовать файлы других приложений Office.
– Общие инструментальные средства. В составе Outlook предусмотрен ряд инструментов, повышающих эффективность работы.
Рисунок 31 – Внешний вид MS Outlook
Являясь членом рабочей группы, с помощью Outlook некий пользователь может более эффективно общаться с другими членами группы и организовывать планомерное использование общедоступных данных. Для этих целей Outlook представляет следующие возможности:
Настраиваемые представления. Позволяют создавать собственные представления с нужными параметрами группировки, сортировки и параметрами столбцов, обеспечивающими стандартный режим просмотра данных членами рабочей группы.
Список участников. Показывает перечень участников собрания, на которое приглашен пользователь.
Автонабор и отслеживание звонков. Автоматический набор номера телефона контакта, если есть модем. Отслеживание длительности телефонного разговора, сохранение заметок, сделанных во время разговора.
Передача прав доступа и разрешение на работу в папке. Позволяет передавать другим лицам права доступа в папки пользователя Outlook и права на отправку почты от имени пользователя, или предоставлять коллегам права чтения, изменения или создания элементов в общих и личных папках пользователя на сервере Microsoft Exchange.
Электронная почта. Позволяет вести переписку с другими пользователями при помощи компьютера, посылать им файлы-вложения, отвечать на приглашения на собрания и на запросы с предложением задач.
Планирование групп. Позволяет планировать собрания и резервировать для них помещение и необходимое оборудование. Расписание составляется с помощью анализа интервалов занятости приглашенных на собрание и требуемых ресурсов.
2.5 MS PowerPoint
MS PowerPoint – это одно из приложений пакета Microsoft Office XP. Приложение помогает подготовить краткие тезисные документы или создать слайд-шоу с презентацией. Слайды в данном случае заменяются изображениями на экране. К презентациям можно добавить элементы анимации и звуковые клипы, что повышает наглядную деловую сторону демонстрации. Внешний вид программы представлен на рис. 32.
С помощью Microsoft PowerPoint можно не только создавать презентацию; в этой программе есть все необходимые средства и инструменты для усовершенствования слайдов презентации и команды для изменения расположения слайдов. Создавать привлекательные презентации можно быстро и легко, если использовать следующие средства.
Мастер автосодержания проведет по всем этапам создания новой презентации; в документах приведен условный текст, который легко заменить необходимой нам информацией.
Рисунок 32 – Внешний вид MS PowerPoint
Такие режимы, как Структура и Сортировщик слайдов, упрощают логическое упорядочение слайдов презентации.
С помощью шаблонов оформления к слайдам в презентации можно добавить цвет, образцы фона и специальные шрифты.
Схемы анимации используются для добавления эффектов перехода от слайда к слайду, что сделает презентацию визуально более привлекательной.
К слайдам можно добавлять графические элементы, что делает их интереснее. Библиотека графических элементов содержит также клипы и звуки. Хотя Microsoft PowerPoint содержит много сложных средств, она достаточно проста для изучения. Возможности этой программы позволяют создавать презентации, которые можно представить на экране компьютера, распечатать или просмотреть в World Wide Web.
2.6 MS Publisher
Microsoft Office Publisher – настольная издательская система от Microsoft. Publisher – это специализированный пакет для создания маркетинговых материалов, содержащих графические и мультимедийные компоненты. Встроенные в программу мастера позволяют без проблем и потерь времени подготовить веб-страницу, красочно оформленное рекламное письмо, наклейку на компакт-диск, рекламный проспект, обложку для брошюры, календарь, бланк или открытку. Огромное количество шаблонов открывает возможность создать требуемый рекламный или печатный продукт за считанные секунды.
Рисунок 33 – Главное окно программы MS Publisher
Другими словами, Microsoft Publisher – это дизайнерско-издательский пакет, рассчитанный на выполнение широчайшего круга задач и ориентированный в первую очередь на корпоративных пользователей, не являющихся профессионалами в области дизайна или полиграфии. В целом можно отметить, что данный продукт наверняка придется по вкусу сотрудникам предприятий, перед которыми возникают задачи по подготовке различной печатной продукции собственными силами без привлечения соответствующих организаций или специалистов. Однако пакет неплохо подходит и для работы в домашних условиях, тем более что интерфейсы и поведение программ разработки Microsoft столь хорошо известны этому сегменту пользователей.
Благодаря принадлежности Microsoft программа проста в использовании и настройке, она обладает интуитивно понятным интерфейсом, в целом схожим с интерфейсом прочих приложений Office. Встроенная в программу утилита Design Checker автоматически проверит публикацию на предмет возможных проблем при печати или публикации документов в Интернете.
Список наименований полиграфической продукции можно продолжать до бесконечности: буклеты, бланки, календари, каталоги, конверты, наклейки (в том числе на дискеты, VHS, CD и DVD), плакаты, почетные грамоты. И главное, здесь не надо ничего создавать с нуля – все формы каждой публикации уже заполнены, пользователю же остается лишь изменить их в отдельном диалоговом окне.
Заключение
В ходе выполнения данной курсовой работы была рассмотрена базовая конфигурация персонального компьютера и описаны основные возможности семейства программ Microsoft Office.
В настоящее время в базовой конфигурации рассматривают четыре устройства: системный блок, монитор, клавиатура, мышь.
Системный блок представляет собой основной узел, внутри которого установлены наиболее важные компоненты. Устройства, находящиеся внутри системного блока, называют внутренними, а устройства, подключаемые к нему снаружи, называют внешними. Внешние дополнительные устройства, предназначенные для ввода, вывода и длительного хранения данных, также называют периферийными.
Пакет программ Microsoft Office был создан для автоматизации деятельности офисов разных фирм и компаний. Каждое из ее приложений служит определенной цели и может использоваться независимо от остальных. В ППП Microsoft Office есть основные и дополнительные компоненты. Чаще других используют программы общего назначения этого пакета: текстовый процессор MS Word, табличный процессор MS Excel, систему создания электронных презентаций MS PowerPoint и систему управления базами данных MS Access.
Практически каждый пользователь ПК встречается с необходимостью создания разных документов. Мощный редактор текстов Word дает им возможность подготовить документ любой сложности. Кроме создания, редактирования и форматирования документов, Word позволяет пользователям вставлять в документы любые таблицы, графику, использовать колонтитулы, заголовки и индексы, выполнять обработку и нумерацию выносок, строить макросы.
Если пользователь занимается финансовой деятельностью или обработкой статистических данных, ему просто необходимы электронные таблицы. Трудно сегодня найти программу, которая бы лучше, чем MS Excel справилась с обработкой больших массивов данных, записанных в табличном виде. Excel позволяет выполнить расчеты и анализ данных, а также представлять данные в наглядной графической форме (графики и диаграммы). Кроме этого, в табличном процессоре можно работать со списками: создавать их, редактировать, форматировать, сортировать, осуществлять поиск определенного элемента списка по заданным критериям.
С ведением баз данных связана деятельность многих специалистов, для автоматизации этого процесса сегодня используют системы управления базами данных. СУБД Access создает реляционные базы данных, в которых информация хранятся в виде нескольких таблиц. Все эти таблицы связаны между собою, поэтому есть возможность объединить их или выбрать из всех таблиц необходимые сведения. Кроме базовых таблиц, в файлах БД пользователи могут создавать формы, запросы, отчеты и другие объекты.
Ни для кого не секрет, что грамотное и красивое, а тем более, наглядное представление своих идей, результатов работы, товаров и услуг является первейшей необходимостью для каждой компании или фирмы. MS PowerPoint позволит создать такую презентацию, которая не оставит равнодушными ни клиентов, ни руководство.
Несмотря на различное назначение каждого приложения MS Office, все они имеют одинаковый интерфейс, могут тесно взаимодействовать и обмениваться объектами, т.е. имеют общую информационную среду.
Список литературы
Акулов О.А. Информатика: базовый курс: учеб. пособие / О.А. Акулов, Н.В. Медведев. М.: Омега-Л, 2005. 552 с.
Симонович С.В. Информатика: базовый курс / С.В. Симонович. СПб.: Питер, 2003.
Козлов В.Н. Математика и информатика / В.Н. Козлов. СПб.: Питер, 2004 . 266 с.
«IBM PC для пользователя». Ред.: В. Э. Фигурнов, Изд.: ИНФРА-М, Москва, 1997.
«Microsoft Excel 97. Шаг за шагом». Практическое пособие. Изд.: ЭКОМ, 1997.
Microsoft Word 2000: Пер. с англ ./ Дж. Крейнак. – М.:ООО «Издательство АСТ», 2004.
Александр Старшинин. Microsoft Office одним взглядом, Санкт-Петербург, 2003.
Безручко В. Т. Практикум по курсу «Информатика»: Учеб. пособие. – 2-е изд., 2003.
Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2000. – СПб: Питер, 2001. – С. 211.
Информатика: Учебник. – 3-е перераб. Изд./Под ред.Н. В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2003.
Лянович В. Ф., Краморов С.О. Основы информатики. Изд. 3-е. – Ростов на Дону: изд-во «Феникс», 2004.
Медведев М.В., Окулов О.А. Информатика, базовый курс. – М.: Омега, 2007. – С. 153.
Стратонович Ю. Р., Яшкова Е. А. Текстовый редактор MS Word: Учеб. Пособие. – М.: МСХА, 2005.
Степанов А.Н. Информатика: Учеб. для вузов. 6-е изд. – СПб.: Питер, 2010. – 78 с.
|
