Руководство пользователя по модулю «Окно поставщика»

Если в ответе будут обнаружены ошибки, вам будет отправлено ответное письмо.

При успешной загрузке ответа вы получите ответное письмо на электронную почту, а также вы сможете увидеть изменение состояния заказа в Окне поставщика.

При наличии ошибок вам поступит ответное письмо с описанием ошибок. Примеры писем описаны в п. 3.2.5. Отправка ответа по электронной почте.

IV.Работа со счетами-фактурами

Важно!!! Минимум за 3 часа до фактической поставки товара необходимо загрузить счет-фактуру (инвойс) в электронном виде. Без этих данных на складе ПартКом не смогут принять товар.

Просмотр счетов-фактур

Общий вид раздела Инвойс

• 
  Источник – Web (загружено из Окна поставщика), Загрузил сотрудник (загружено отделом снабжения ПартКом)
  
• 
  Дата загрузки
  
• 
  Номер
  
• 
  Дата документа
  
• 
  Сумма с/ф
  
• 
  Статус
  

• 
  Обрабатывается – система обрабатывает документ
  
• 
  Принята – документ обработан и принят
  
• 
  Ошибка – в содержимом документа обнаружены ошибки
  
• 
  Документы получены – на складе «ПартКом» получены печатные документы
  

• 
  Ошибки – описание ошибок, возникших при загрузке счета-фактуры (более подробное – построчно – в режиме просмотра счета-фактуры).
  

Режим просмотра счетов-фактур

• 
  Одинарный или двойной щелчок мыши в строке с/ф открывает содержимое с/ф для просмотра в окне под таблицей.
  
• 
  В верхнем правом углу окна расположена кнопка
  
• 
  В верхнем левом углу окна расположен поиск по содержимому с/ф.
  

• 
  Вы можете изменить порядок колонок, перетаскивая их мышкой за названия.
  
• 
  Нажатием на название любой колонки можно отсортировать заказ по содержимому этой колонки по возрастанию/убыванию.
  
• 
  При нажатии на кнопку открывается меню, которое позволяет отсортировать заказ по возрастанию/убыванию содержимого колонки, а также возможность скрыть/показать нужные столбцы.
  

Загрузка счетов-фактур

Важно!!! Минимум за 3 часа до фактической поставки товара необходимо загрузить счет-фактуру (инвойс) в электронном виде. Без этих данных на складе ПартКом не смогут принять товар.

1. 
   Загрузка счета-фактуры в Окно поставщика. Основная настройка
   

1. 
   Для загрузки с/ф нажмите на кнопку
   
2. 
   В открывшемся окне нажмите на кнопку
   
3. 
   Выберите файл ответа на вашем компьютере (допустимые форматы: .xls, .csv) и нажмите на кнопку «Открыть».
   

4. 
   После загрузки произведите настройки счета-фактуры:
   

• 
  Первая строка данных (1) – выберите номер строки в счетчике или укажите строку двойным щелчком мыши. Первая строка данных – начало списка деталей в с/ф.
  
• 
  Склад назначения (2) – выберите в списке склад ПартКом, на который вы отгружаете заказ.
  
• 
  Расположение номера детали (3) – выберите подходящий вариант формата наименования детали в раскрывающемся списке. Система определит и подсветит синим цветом номера деталей в тексте.
  

• 
  Названия колонок (4). Для редактирования нажмите на заголовок колонки и в открывшемся списке выберите название, соответствующее содержимому колонки.
  
• 
  Если в файле ответа отсутствует обязательная колонка или ей не присвоено правильное название, то в поле Ожидаемые колонки слева от ее названия отобразится значок , а при попытке загрузки прайс-листа вы увидите сообщение .
  
• 
  Расположение обязательных ячеек (5). Укажите расположение обязательных ячеек счета-фактуры: Номер счета-фактуры, Дата счета-фактуры, ИНН продавца, ИНН покупателя. При нажатии левой или правой кнопкой мыши на все ячейки выше строки начала данных открывается контекстное меню с выбором названия ячейки. Выберите соответствующее название для ячеек, содержащих номер с/ф, дату с/ф (эти данные может содержать одна и та же ячейка), ИНН продавца, ИНН покупателя. Обязательные ячейки подсвечиваются желтым цветом.
  
• 
  После настройки счета -фактуры нажмите на кнопку . Вы будете возвращены в раздел Инвойс. Счет-фактура отобразится в сводной таблице со статусом Обрабатывается. Если с/ф не пройдет проверку, статус изменится на Ошибка.
  

2. 
   Установка замен в счетах-фактурах.
   

3. 
   Работа по принципу 1 заказ – 1 с/ф. Автоматический отказ.
   

4. 
   Загрузка УПД в Окно поставщика
   

• 
  Колонка Артикул при загрузке УПД является обязательной. Ее название нужно указать, как и название других обязательных колонок.
  
• 
  Настройка Расположение номера детали автоматически пропадает при указании колонки Артикул.
  

5. 
   Загрузка счета-фактуры по почте
   

• 
  Сохраните счет-фактуру в формате .xls
  
• 
  Перед первой отправкой счета-фактуры по электронной почте один раз сделайте Отправку счета-фактуры в Окне поставщика (процедура описана в п. Загрузка счетов-фактур).
  
• 
  Последующие счета-фактуры отправляйте на e-mail: invoice@part-kom.ru. В теме письма обязательно должен быть код поставщика в квадратных скобках, например [00010573], и название нашего склада в фигурных скобках, например {ЦЕНТРАЛЬНЫЙ СКЛАД}. Если название склада не указано, то система будет считать складом назначения первый склад из активных заказов. Код поставщика можно узнать в разделе Настройки.
  

• 
  При наличии ошибок вам поступит ответное письмо с описанием ошибок.
  

• 
  При успешной загрузке счета-фактуры вы получите ответное письмо на электронную почту, а также вы сможете увидеть изменение состояния заказа в Окне поставщика.
  

V.Справка и поддержка.