МПС РОССИИ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Ростовский государственный университет путей сообщения
Министерства путей сообщения Российской Федерации»
(РГУПС)
Е.И. Василенко, Н.В. Тельных
АЛГОРИТМ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ И ПРАКТИКА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ
Методические указания
Ростов-на-Дону
2002
ББК 88:65.050.2
Тельных Н.В., Василенко Е.И.
Алгоритм принятия решений и практика ведения деловых совещаний: Методические указания. – Ростов н/Д: Рост. гос. ун-т путей сообщения, 2002. – 30 с.
Изложены общие принципы принятия и реализации решений. Представленный материал может быть использован в лекциях, дискуссиях, деловых играх студентами и преподавателями. Методические указания рекомендованы к изданию кафедрой «Социальных технологий».
Библиогр.: 5 назв.
Рецензент канд. социол. наук, доц. Н.В. Мацинина (РГУ)
Василенко Елена Ивановна
Тельных Нина Васильевна
Алгоритм принятия решений и практика ведения деловых совещаний
Методические указания
Редактор Ю.Ю. Манжура
Технический редактор и корректор Ю.Ю. Манжура
Подписано в печать 27.12.02. Формат 60х84/16.
Бумага офсетная. Ризография. Усл. печ. л. 1,74.
Уч.-изд. л. 2,52. Тираж 60. Изд. № 199. Заказ №
Ростовский государственный университет путей сообщения.
Ризография РГУПС.
Адрес университета: 344038, г. Ростов н/Д, пл. Народного ополчения, 2.
© Ростовский государственный университет путей сообщения, 2002
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Общие понятия
Принятие решений
Планирование
Техника ведения совещаний
Выступление
Рекомендуемая литература
ВВЕДЕНИЕ
Если ты можешь избрать правильный путь и надлежащим образом составлять свое убеждение и действовать, то можешь и быть счастливым
М. Аврелий
«Наедине с собой»
Уважаемый читатель! Перед Вами методическое руководство по изучению курса «Психология принятия решений и технология проведения совещаний».
Целью данного курса является формирование представления о процессе принятия решений, навыков анализа ситуации при принятии решений, использование на практике эффективных методов планирования и реализации программы действий, соответствующей выбранному решению.
Курс состоит из трех тематических блоков:
Процесс принятия решений. Прежде чем приступить к подробному изучению данного процесса, необходимо проанализировать тот контекст, который и определяет сам механизм принятия решений. Как показывает практика, мы редко задумываемся о таких понятиях, как «проблема», «цель», «стратегия», «тактика». Однако именно они и составляют важнейшее звено в формировании любого решения, так как именно они задают тот контекст, на фоне которого происходит процесс принятия решения. Поэтому данный блок посвящен анализу исходных понятий «проблема», «цель», «стратегия», «тактика», которые будут использоваться на протяжении всего курса, и описанию самого механизма принятия решений.
Планирование. К сожалению, многие замечательные идеи так и остаются нереализованными. Это происходит из-за того, что остается невыясненным техника их реализации. Несмотря на то, что процесс планирования зачастую кажется формальностью, но именно он в наглядной форме представляет собой путь выполнения намеченных решений. Поэтому второй блок курса посвящён описанию действенных механизмов планирования.
Техника ведения совещаний. В этом разделе мы познакомимся с методами групповой работы по принятию решений. Как писал Т. Манн: «Человек – не остров». Коллективные методы принятия решений являются наиболее эффективными. От того, как люди работают вместе, как обмениваются информацией, зависит и уровень техники принятия решений. Очень важно уметь организовать групповую работу так, чтобы она не являлась источником конфликтов, а давала позитивные результаты.
Выступления. Любое решение имеет своего носителя, будь то отдельная личность или организация. Проблема заключается в том, чтобы донести до аудитории те идеи, которые явились результатом процесса выработки решения. Поэтому в содержании блока особое внимание уделяется процессам общения с аудиторией, подготовкой выступления и разработке плана коммуникации.
Таким образом, в результате изучения курса у Вас должно возникнуть целостное понимание того, как принимаются решения, как они оформляются и доводятся до своего адресата.
Материалы курса содержат ряд заданий для самоанализа, как писал Аврелий, «правящий разум знает самого себя, знает, что делает и с какой материей имеет дело», и практических упражнений, которые будут предоставлены в ходе практических занятий дополнительно. Изучение курса завершается двумя заданиями:
написанием плана коммуникаций в соответствии с идеями и требованиями курса;
участием в деловой игре, где Вам предстоит продемонстрировать навыки работы в группе и устных выступлений.
ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ
Существо любой стратегии как «ведения войска» (от греч. stratos – войско, ago – веду) может быть определенно понято, если получить ответы по крайне мере на три вопроса: ОТКУДА ведут войско? КАК ведут войско? КУДА ведут войско?
То есть начало пути, сам путь и конец пути – это три компонента стратегии, которые должны мобилизоваться сознанием ее исследователя. Если за войско принять мысль, то эти три компонента примут черты проблемы, собственно стратегии и цели.
Определимся с исходными понятиями. На содержание термина «проблема» существуют, по крайней мере, три точки зрения:
Первая – забытая, но этимологическая точная проблема; с древнегреческого – пробрасывание вперед. Словом, это то, что подталкивает к развитию.
Вторая точка зрения выделяет проблему как некоторую большую задачу. Проблемой является то, что надо разрешить. Здесь проблема выступает, скорее всего, как беспокойство.
Третья точка зрения «выращена» в научно-практической дисциплине «системный анализ», где проблема – это разница между действующей системой и желаемой системой. Согласно этой точке зрения ради методически точного исследования необходимо оценить существующее положение дел или систему, определиться с желаемым положением дел и «взвесить» разницу между ними.
Рис. 1. Схема «Проблемного поля»
На рис.1 проблема выражена в виде разницы между высотой ступенек: той, на которой «дело обстоит» сейчас, и той, на которой оно должно бы находиться, чтобы все было хорошо. Последнее очень важно. Чаще всего то, что понимается под хорошим, сравнивается с тем, что есть, и приписывается проблеме. Иными словами, наиболее распространенной ошибкой, связанной с непониманием конструктивного существа проблемы, является то, что и на входе определения проблемы и на её выходе остается одно и то же – беспокойство, что не все хорошо. Традиционно ошибочная система анализа такова:
Примером такого варианта определения проблемы является высказывание «Крокодил не ловится, не растет кокос, плачут, Богу молятся…». Следовательно, проблему «Крокодил не ловится, не растет кокос, плачут, Богу молятся…» правильнее было бы исследовать так:
Различие между этими вариантами в том, что во втором случае проблема выводится как разница между существующим положением дел и желаемым положением дел, при котором «снимается» беспокойство. Иными словами, если ««Крокодил не ловится, не растет кокос, плачут, Богу молятся…», то проблема в том, что «на острове нет календаря». Будь хоть какой-нибудь календарь, то беспокойства снимутся.
Теперь обсудим понятие «цель».
Цель понимается почти всегда одинаково правильно – это результат разрешения противоречия, можно сказать, это результат решения проблемы как задачи. Будем придерживаться конструктивности и здесь: цель – это такой желаемый «размер» противоречия или проблемы, при котором беспокойство минимально или удовлетворительно. На рис. 2 построенная цель выглядит как «маленькая ступенька» между желаемым положением дел и тем результатом, который следовало бы достичь. Если цель построена так, то можно утверждать, что она связана с проблемой, что она выведена из проблемы. В примере с островитянами можно заметить, что мало пользы от цели, которая была бы сформулирована так: «чтобы ловился крокодил, рос кокос, люди не плакали и не молились Богу…». Правильнее решить так: «Чтобы был хоть какой-нибудь календарь». Еще правильнее было бы добавить: «не позже, чем через неделю и без жертв».
Рис. 2. Определение понятия «Цель»
Но поговорим еще о цели. Правильнее было бы научиться избегать следующей структуры рассуждения:
Гораздо позднее и методически правильнее придерживаться следующей схемы:
Правильно построенная и понимаемая цель уже содержит способ ее достижения. Таким образом, становится ясным, что стратегия – это путь, приводящий к цели. Если теперь, после введения понятий о проблеме и цели попытаться выразить стратегию схематично, то получится некоторая траектория, соединяющая два состояния противоречия между существующих положением дел и желаемым. В точно сформулированной цели содержатся все условия, которыми определяется стратегия. Ее вид зависит лишь от того разнообразия условий, которые допускаются целью.
Рис. 3. Взаимосвязь стратегии и цели
Принцип реализации цели:
К успешному результату ведут только ясные цели. Характеристики ясности цели:
-
какой ситуации необходимо добиться;
почему данная ситуация является приоритетной;
что необходимо сделать для ее реализации;
что произойдёт, если данная ситуация не будет достигнута;
категоричность и однозначность выражения цели.
Цели должны концентрироваться на самом главном. Необходимо построить «луковицу целей»: снятие, открытие каждого внешнего слоя, открывает более важный и более ценный слой.
Цели необходимо конкретизировать в мероприятиях. Данная технология предусматривает координацию и субординацию средств достижения каждого этапа цели. Вся схема раскладывается во времени, и тогда технологическая цепочка становится моделью деятельности по достижению цели.
Процесс разработки стратегии включает в себя:
Определение роли кооперативного или конфронтационного фактора внешнего окружения. Это, соответственно, определяет методику и тактику достижения соглашений или тактику борьбы.
Квалификацию субъектов внешней среды либо как партнёров, либо как оппонентов и противников.
Конкретизацию целей в зависимости от выбора своей позиции в соответствии с двумя вышеуказанными положениями.
Всестороннее определение собственной позиции и позиции партнёра или оппонента согласно уточненным целям.
Формулирование основной и резервных (дополнительных) моделей действий для реализации основных и дополнительных целей.
Окончательное, обобщенное определение стратегии в соответствии со всеми вышеназванными пунктами.
Стратегический сценарий
Под стратегическим сценарием предполагается описание возможного хода событий в коммуникативном контексте. Он включает в себя следующие параметры:
Целевые характеристики действий.
Ресурсные характеристики действий (определение средств, обеспечивающих указанные цели).
Технологические характеристики действия – поэтапное воспроизведение реализации главной цели после достижения второстепенных.
Функционально-ролевая характеристика процесса реализации принятого решения. Здесь определяются ответы на вопросы следующего рода: Кто участвует в процессе реализации? Кто и кого представляет в процессе взаимодействия? Какие роли играют участники в происходящих изменениях? Какие роли участники реализации могут играть в коммуникативном общении.
Сценарий – это форма реализации решения: прогнозирование, предвидение, аналитический подсчет вариантов, учет альтернатив, вероятного хода развития событий. Он может формулироваться как прогноз, аналитический проект, гипотеза, предложение.
ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
Обычно процесс принятия решений рассматривается как выбор курса действий, обеспечивающего получение требуемых результатов. На процесс принятия решений обычно влияет множество внутренних и внешних факторов:
знания и опыт человека;
наличие своевременной информации;
способность применять специальные техники принятия решений;
время, предоставленное для принятия решений;
система ценностей;
способность человека, принимающего решения, отстоять принятое решение.
Несмотря на то, что само принятие решения часто воспринимается как единичный акт, этот процесс сложен и состоит из нескольких этапов:
Рис. 4. Структурный подход к принятию решений
ЗАДАНИЕ 1
Разбейте выделенные выше этапы процесса принятия решения на более мелкие шаги (это основные шаги структурированного подхода к решению проблем). Сделайте соответствующие записи в графах таблицы, наметьте план решения данной проблемы согласно структурному подходу.
Таблица 1
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Ощутить наличие проблемы
|
Сформулировать и уточнить ее
|
Определить критерии, которым должно удовлетворить решение
|
Разработать возможные варианты решения
|
Оценить варианты
|
Выбрать лучший вариант
|
Часто бывает так, что, достигнув финальной стадии процесса, Вы оказываетесь вынужденными повторить сначала все основные шаги. Циклическая модель процесса принятия решения графически представлена в виде петли (рис. 5):
Рис. 5. Решение проблемы – хождение по кругу
|
