Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
Обращения граждан, поступившие в Школу в форме электронного письма, подлежат рассмотрению в установленном порядке.
В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
62. Служебные письма Школы готовятся:
как ответы Школы на поручения (запросы) органов законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Мэра и Правительства Москвы по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Театра;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
63. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием по исполнению руководства Школы на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указании по исполнению директора Школы. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Школы.
64. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо Школы, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
65. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например:
Школа рассмотрела…", Школа считает…"
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
66. Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте.
Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем при отсутствии руководящих должностных лиц.
67. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами.
Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.
Адресат.
При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.
Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.
В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.
Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.
Оформление документов, направляемых по линиям телексной и телеграфной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка, текст печатается заглавными буквами на русском языке латинским шрифтом ("клером") либо на языке адресата.
При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле, первый экземпляр письма имеет только дату подписания.
Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным на русском и иностранном языках, и указанием адреса отправителя.
При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.
Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.
Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.
Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.
V. Документы ограниченного распространения (ДСП)
68. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Департамента культуры города Москвы и его подведомственных учреждений, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
69. Прием, учет и регистрацию документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляет уполномоченныйв установленном порядке сотрудник службы делопроизводства Школы.
70. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Решение об отнесении служебной информации, содержащейся в документах, разрабатываемых в Школе, к разряду ограниченного распространения, принимает директор Школы.
71. Служебная информация ограниченного распространения без разрешения директора Школы не подлежит разглашению (распространению).
72. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования", полученные из Департамента, возвращаются в Управление документационного обеспечения и контроля Департамента.
73. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется:
от одного структурного подразделения Школы другому с разрешения директора Школы;
от одного сотрудника структурного подразделения Школы другому с разрешения руководителя структурного подразделения Школы.
74. При передаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, между сотрудниками структурного подразделения Школы, а также при смене сотрудника структурного подразделения Школы, осуществляющего разработку проекта документа с пометкой "Для служебного пользования", в учетных формах документов структурного подразделения делается соответствующая запись о передаче этих документов (проектов документов).
Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, направленные Департаментом, размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения директора Школы. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.
Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, поступившие из других органов, размножаются только с согласия органа, их разработавшего (лица их подписавшего).
75. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник Школы может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
76. Руководители структурных подразделений Школы, которым поступили документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, или назначенные ответственными за подготовку проектов документов с пометкой "Для служебного пользования", обеспечивают хранение этих документов (проектов документов), используя для этого имеющиеся во вверенных структурных подразделениях сейфы.
77. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации сотрудник службы делопроизводства Школы докладывает незамедлительно директору Школы.
Для проверки обстоятельств разглашения или утраты документов сотрудниками Школы правовым актом Школы назначается комиссия, которая о результатах служебной проверки докладывает в установленном порядке руководителю Департамента.
VI. Особенности написания дат, чисели
употребляемых сокращений слов
Написание дат и чисел
78. Способы датирования документов.
Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно – цифровой и цифровой способы датирования.
Словесно - цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября 2015 г.).
Цифровой способ датирования используется при визировании, написании указаний по исполнению, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 10.09.15).
79. Оформление дат в текстах документов.
Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:
3 ноября 2016 г., в ноябре 2016 г., в первом полугодии 2016 г., в I квартале 2016 г., но: за 11 месяцев 2015 года, в 2015 году, бюджет на 2015 год, с 1988 по 1996 год, в 1993 - 1996 годах.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.
Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й классы; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов.
Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8-10-е классы, 50-60-е годы, в 20-30-х годах. Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице № 8, из приложения № 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение № 2, таблица № 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:
XX век, XIX - XX века, XX столетие;
I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал;
X Международный астрономический съезд;
XII Олимпийские игры;
XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.
80. Написание чисел.
Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей.
Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1 945 641 руб.).
В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца – словами.
Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения,число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л.,12 г.,580 кг.
Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются имногозначные количественные числительные, в целях унификацииследует и однозначные количественные числительные писать цифрами,за исключением числительных в косвенных падежах, например: вбиблиотеку поступило 5 ПЭВМ, а в архив - 3 или: в библиотеке нехватает трех машин, а в архиве - двух.
Названия единиц измерения в тексте проектов указов,распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений,распоряжений Правительства Российской Федерации, Мэра и Правительства Москвы рекомендуетсяписать:5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20млн. тонн; в приложениях – сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м,60 куб. м, 20 млн. т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной егочастью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людейне употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, а не 10штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов.Но пишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своемсоставе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок,25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которыеобычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами,например: ...при увеличении скорости в 1,95 разапроизводительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не "вполтора раза").
Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте,рекомендуется писать словами, например: ...получено пачек двестибумаги..., ...человек триста.
В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом)справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10,123-45-12 (или 45 12, 123 45 12).
Между частями двойного номера дома ставится косая черта,например: ул. Ильинка, д. 90/2.
Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинскийпер., д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секундыставятся только при цифрах, к которым они относятся, и взаголовках граф табличных форм.
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа,процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки "№", "", "%" и т. д. при нескольких числах (т.е. когдаони обозначают соответствующие понятия во множественном числе) неудваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел.
Математические обозначения "=", "<", ">", "+", "-" и др.допускается применять только в формулах; в тексте документов ихнеобходимо передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус.
При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, атакже в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуетсяотрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другуюстроку или страницу.
Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа,процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.
В этих целях между цифровыми и словесными выражениямипроставляется жесткий пробел.
Написание часто употребляемых сокращений слов
81. Требования к употреблению сокращений слов и наименований.
В проектах законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, указов и постановлений Мэра и Правительства Москвы следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. В нетекстовых приложениях к проектам указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, а также в проектах распоряжений Президента Российской Федерации и распоряжений Правительства Российской Федерации, указов, постановлений и распоряжений Мэра и Правительства Москвы допускаются сокращения слов и наименований федеральных органов исполнительной власти. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми (например, МИД России, МВД России).
В официальных документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация".
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, Школы, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование, например: Аппарат Мэра и Правительства Москвы (далее – Аппарат).
82. Написание буквенных аббревиатур.
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, ЭВМ, МПС, МГУ, ООН.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:
82.1. Прописными буквами, если образованы от имени собственного.
Например: МИД (МИДа), а также ГОСТ (ГОСТом);
82.2. Строчными буквами, если образованы от имени нарицательного.
Например: вуз (вуза).
82.3. Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин.
Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание – унифицировано. Например, сокращенно записываются:
названия единиц измерения (при цифрах):
метр - мтонна - т
миллиметр - ммгектар - га
килограмм – кг
секунда - с
грамм - г
центнер - ц
различные обозначения:
область - обл. миллион - млн.
район - р-н (при названии) миллиард - млрд.
город - г. рубль - р. (руб.)
поселок - пос. железнодорожный - ж.д.
село - с. (при названии) страница - с. (при цифрах)
проспект - просп. таблица - табл.
площадь - пл. рисунок - рис.
улица - ул. другой (другие) - др.
проезд - пр. смотри - см.
дом - д. прочее - пр.
корпус - корп. и тому подобное - и т.п.
подъезд - под.пункт - п. (в машинописи - пт)
этаж - эт. то есть - т.е.
кабинет - каб. и так далее - и т.д.
комната - к.
год, годы - г., гг. (при цифрах)
тысяча - тыс.
Округление числовых значений величин до первого, второго,третьего и последующих десятичных знаков для различныхтипов,размеров, видов, одного названия, как правило, должно бытьодинаковым. Например: 89,775; 16,323.
В написании имен, географических названий, терминов,должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразиепринципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифрслов год, годы необходимо сокращать и слова век, века после цифр,обозначающих столетия.Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами,например: Иванов В.В. или В.В.Иванов, она и в дальнейшем должнаписаться так же.
Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества отфамилии, переносить их на другую строку или страницу.
VII. Контроль исполнения документов
83. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование соответствующих руководителей о состоянии исполнения документов.
84. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают словом (штампом) "Контроль".
В целях обеспечения эффективного контроля за исполнением поручений могут вводиться иные графические обозначения.
Контроль исполнения документов осуществляется сотрудником службы делопроизводства.
Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
85. Сроки исполнения документов определяются директором Театра, который дает поручение (подписывает указание по исполнению), исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации. Сроки исполнения документов указываются в поручении.
86. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих инстанций – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан – с даты их поступления.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
поручения с пометкой "незамедлительно" исполняются в течение одного дня" со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);
поручения с пометкой "весьма срочно" исполняются не позднее двух дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);
поручения с пометкой "срочно" исполняются не позднее трех дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);
поручения с пометкой "оперативно" исполняются не позднее 10 дней со дня подписания и регистрации поручения (резолюции);
остальные - в срок не более месяца;
по парламентским запросам – не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) и обращениям - не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса (обращения) срок;
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.
На устное обращение гражданина, как правило, дается ответ в устной форме.
Допускается устная форма ответа на служебный документ и письменное обращение гражданина (если такая форма устраивает обратившуюся организацию или заявителя), о чем на документах и обращениях граждан (либо на отдельных справках) делается соответствующая отметка исполнителем с указанием даты ответа, его краткого содержания и информацией о конкретном лице, давшем ответ (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона), а также лице, его получившем.
О продлении срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует должностных лиц Театра.
Сроки исполнения документов с пометками "срочно", "весьма срочно", "оперативно" не продлеваются.
87. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть в установленном порядке сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).
Запросы по исполняемому документу в другие организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа (поручения) исполненным.
88. После исполнения документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
89. Исполнитель обязан в срок не позднее 10 дней после исполнения документа передать его лицу, ответственному за организацию делопроизводства в Школе, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
VIII. Номенклатура дел Школы
90. Индивидуальная номенклатура дел Школы – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве Школы (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
91. Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в Школе в последнем квартале текущего года – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Введение номенклатуры дел Школы осуществляется приказом Школы.
Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.
92. Цели формирования номенклатуры дел:
распределения исполненных документов в дела;
систематизации дел;
закрепления индексов дел;
установления сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
используется как основной учетный документ при сдаче в архив Департамента (архивного Школы города Москвы) дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
является основой для составления актов на уничтожение дел;
может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.
93. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом Школы, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел Школы за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в Школе, поступившие в него из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.
В номенклатуру дел Школы включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий Школы или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии Школы включаются в номенклатуру дел ликвидируемого Школы).
94. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) Школы. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.
Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 – дирекция, 02 – учебная работа, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – производственная практика, 05 – физическое воспитание и т.д.
разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специалистов, например: 01 – директор, 02 – заместитель директора и т.д.
Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке Школы.
Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует утвержденной структуре Школы.
Утвержденная директором Школы номенклатура дел вводится в действие приказом Школы.
95. В первой графе номенклатуры – "Индекс дела" – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела. Этот индекс закрепляется за делом навсегда. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Индекс (номер) конкретного дела состоит из:
условного обозначения (индекса) Школы (01) (в каждой Школе свой принятый в установленном порядке индекс);
условного обозначения (индекса) структурного подразделения Школы (2, 3, 4 и т.п.);
порядкового номера дела в пределах структурного подразделения Школы (01, 02, 03 – 11, 12,13 и т. п.).
Во второй графе – "Заголовок дела, тома, части" – указываются заголовки дел.
По заголовку дела будет производиться поиск необходимого документа. Заголовки дел должны полностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указывать, какие виды документов и по какому вопросу могут быть подшиты в дело.
Третья графа – "Количество дел, томов, частей" – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 250 листов).
В графе четвертой – "Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню" – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе "Примечания" нужно указать их названия.
Основным перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 (с изм. от 4 февраля 2015 г.) "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
Пятая графа – "Примечания" – заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:
о заведении дел;
о переходящих делах;
о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию;
о выделении дел к уничтожению;
о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях, и т.п.
При помещении в дело первого документа в графе "Примечания" номенклатуры дел делается отметка о заведении дела ("Дело заведено"). Это позволит в конце года иметь точные сведения о количестве фактически заведенных дел.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.
96. Номенклатура дел ежегодно согласовывается (уточняется) в установленном порядке с постоянно действующей Экспертной комиссией Департамента культуры города Москвы, образованной приказом Департамента от 31 декабря 2015 г. № 1387.
Типовая форма номенклатуры дел приведена в Приложении 5 к настоящей Инструкции
IX. Формирование дел
97. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
98. Дела формируются в Школе децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях (может и централизованно).
99. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в Школе, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
100. Контроль за правильным формированием дел осуществляется сотрудником службы делопроизводства Школы.
101. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
102. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума, актов Мэра и Правительства Москвы, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Москвы.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Мэра Москвы и Правительства Москвы, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Театра и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
103. Дела Школы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
104. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
X. Организация оперативного хранения документов
105. С момента заведения и до передачи в архивные фонды Департамента дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архивные фонды Департамента.
106. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов с разрешения директора Школы, отвечающего за вопросы документационного обеспечения.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора Школы с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
____________________________
Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в Государственном бюджетном учреждении дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
ДЕПАРТАМЕНТ КУЛЬТУРЫ ГОРОДА МОСКВЫ
Государственное бюджетное учреждение дополнительного образования города Москвы
«Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
(ГБУДО г. Москвы «ДМШ им.Г.Г.Нейгауза»)
Михайлова ул., дом 20, корпус 2, г. Москва, 109428
Телефоны: 8(499)1711771, 8(499) 1710688, факс: 8(495)3795011
www.neuhausmusicschool.ru www. neigauz.mos.ru
e-mail: dmshneigauza@cumail.ru
ИНН 7721237520 / КПП 772101001 ОГРН 1037739185021 ОКПО 02183097
_________________ № _______________
на № ____________ от _______________
Приложение 2
к Инструкции по делопроизводству
в Государственном бюджетном учреждении дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
ДЕПАРТАМЕНТ КУЛЬТУРЫ ГОРОДА МОСКВЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ
«ДЕТСКАЯ МУЗЫКАЛЬНАЯ ШКОЛА имени Г.Г.НЕЙГАУЗА»
П Р И К А З
________________ №_____________
Об утверждении Порядка рассмотрения проектов ….
Директор подпись Фамилия и инициалы
Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в Государственном бюджетном учреждении дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
ПРОТОКОЛ
заседания
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Москва
№_______ от ___ __________ 2016 г.
Председательствующий - И.О.Фамилия
Секретарь - И.О.Фамилия
Присутствовали: человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...
Доклад заместителя руководителя...
2. О .............................
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О.Фамилия - краткая запись выступления
И.О.Фамилия - краткая запись выступления
РЕШИЛИ:
1.1.
1.2. ...
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председательствующий Подпись Расшифровкаподписи
Секретарь Подпись Расшифровкаподписи
Приложение 4
к Инструкции по делопроизводству
в Государственном бюджетном учреждении дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
ПРОТОКОЛ
совещания у директора Государственного бюджетного учреждения дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
И.О.ФАМИЛИЯ
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Москва
№________ от ____ ___________ 2016 г.
Присутствовали:
---------------
Наименование должности - И.О.Фамилия
Наименование должности - И.О.Фамилия
(Инициалы и фамилии
в алфавитномпорядке)
----------------------------------------------------------------------------------------------------
I. О (наименование вопроса)
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. Руководителям подразделений
(Начальнику отдела............... (И.О.Фамилия)
3. ......
II. Об (наименование вопроса)
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. ......
Директор Государственного
бюджетного учреждения дополнительного
образования города Москвы
«Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
И.О.Фамилия
Приложение 5
к Инструкции по делопроизводству
в Государственном бюджетном учреждении дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
УТВЕРЖДАЮ
Директор
Государственного бюджетного учреждения дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
подпись
И.О.Фамилия
дата
СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Государственного бюджетного учреждения дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
на 2016 год
___________________ № _____________
Индекс
дела
|
Заголовок дела
|
Кол-во
дел
(томов)
|
Срок хранения и № статей по перечню
|
Примечание
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Департамента культуры
города Москвы
от ________________ №____________
Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в Государственном бюджетном учреждении дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категориях и количестве дел, заведенных дел в 2016 году
в Государственном бюджетном учреждении дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
По срокам хранения
|
Всего
|
В том
|
числе:
|
|
переходящих
|
с отметкой "ЭПК"
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Постоянного
|
|
|
|
Временного
(свыше 10 лет)
|
|
|
|
Временного
(до 10 лет включительно)
|
|
|
|
ИТОГО:
|
|
|
|
Должность, фамилия, имя и отчество руководителя (сотрудника) службы делопроизводства Школы
Подпись
Расшифровка подписи
" " ______________ 2016 г.
______________________
|
