Приложение
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
к приказу Государственного бюджетного учреждения дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
от 05 апреля 2016 г. № 33
|
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
Государственного бюджетного учреждения дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза»
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Государственном бюджетном учреждении дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза» (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности в Государственном бюджетном учреждении дополнительного образования города Москвы «Детская музыкальная школа имени Г.Г.Нейгауза» (далее – Школа) документов, совершенствования делопроизводства Школы и повышения его эффективности.
2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, поступившими в Школу на бумажных носителях, на электронный адрес официального интернет-сайта Школы.
3. Основные требования по организации делопроизводства в Школе: организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использования современных информационных технологий в работе с документами.
4. Ответственность за организацию делопроизводства, контроль за исполнением документов (поручений) и соблюдение настоящей Инструкции в Школе возлагается на секретаря учебной части.
5. Содержание служебных документов не подлежат разглашению, передача служебных документов, их копий и проектов сторонним организациям допускается только с разрешения директора Школы (лица, исполняющего его обязанности).
Основные понятия, используемые в Инструкции
6. Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Школе;
служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности Школы и включенный в его документооборот;
электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа– первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина – направленное в Школу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба,а также устное обращение в Школу;
унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота – количество документов, поступивших в Школу и созданных им за определенный период;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Школе, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Школы;
формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства – делопроизводитель (сотрудник) Школы, на которого возложены функции по ведению делопроизводства;
символика – система символов, знаков, отличающихся обычно многообразием своего содержания, с помощью которых выражаются отвлеченные понятия и концепции (например, серп и молот – коммунистическая эмблема, двуглавый орел – герб России);
символ – знак, изображение какой-нибудь вещи или животного для обозначения качества предмета, художественный образ или аллегория (например, крест – символ христианства);
эмблема – условное симоволическое изображение какого-либо понятия, какого-либо предмета, выражающее какую-либо идею (эмблема театра – чайка), то или иное явление или понятие, идеи с помощью какого-либо изображения (голубь – эмблема сторонников мира);
логотип – специально разработанная, стилизованная сокращенная форма названия организации, часто в оригинальном начертании, либо комбинация начальных букв, представляющая собой сокращенное название; словесный фирменный знак, включающий фирменный шрифт, цвета, графические элементы. Логотип может заключать в себе несколько зарегистрированных товарных знаков или даже отдельный объект правовой охраны – фирменное наименование. Логотип может и не содержать товарного знака;
товарный знак – зарегистрированное в установленном порядке обозначение, предназначенное для различения соответственно товаров и услуг одних юридических лиц или физических лиц от однородных товаров и услуг других; средство индивидуализации продукции, исключительные права на которое относятся законом к интеллектуальной собственности. В качестве товарного знака могут быть использованы и зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные, комбинированные и другие обозначения.
II. Правила подготовки и оформления документов
Бланки документов
7. Документы Школы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
левое - от 2,75 до 3,5 см;
правое - от 1,25 до 2,25 см;
верхнее - не менее 2,5 см;
нижнее - не менее 2 см.
8. В Школе применяются следующие бланки:
бланк приказа;
общий бланк Школы.
9. Запрещается использовать бланки с воспроизведением герба города Москвы
10. Школа вправе иметь символику, эмблемы, гербы, иные геральдические знаки, флаги и гимны.
Описание символики должно содержаться в уставе Школы.
Описательная часть символики Школы должна содержаться отдельным пунктом, подпунктом в раздел 1 "Общие положения" устава Школы.
Символика Школы должна соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации об охране интеллектуальной собственности и не нарушать исключительные права третьих лиц.
Символика (эмблема) может быть разработана силами Школы (например, сотрудником Школы в процессе исполнения трудовых обязанностей) либо по заказу Школы на основании договора с третьими лицами.
Логотип и символика могут быть зарегистрированы в качестве товарного знака (знака обслуживания), иного результата интеллектуальной деятельности, средства индивидуализации.
Для бланков писем возможно использование нескольких цветов (кроме черного).
11. Бланки документов Школы должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
12. Введение в обращение бланков Школы, как и введение по мере необходимости новых бланков документов, осуществляется после согласования в установленном порядке их образцов с Управлением документационного обеспечения и контроля Департамента культуры города Москвы.
Соответствующие предложения вносятся руководителем Школы вместе с образцами предлагаемых бланков.
Образцы бланков Школы приведены в Приложении 1 к настоящей Инструкции.
Бланки выдаются работником, ответственным за делопроизводство в Школе, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
Оформление реквизитов в процессе
подготовки документов в Школе
При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
13. Код Школы проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
14. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
15. Наименование Школы.
Полное и сокращенное наименования Школы должно строго соответствовать наименованию, указанному в Едином государственном реестре юридических лиц (уставе, утвержденном в установленном порядке приказом Департамента).
Над наименованием Школы указывается его организационно-правовая форма, определенная соответствующим нормативным правовым актом города Москвы,
Над наименованием организационно-правовой формы Школы указывается полное наименование Департамента культуры города Москвы.
16. Справочные данные о Школе указываются в бланках писем и включают в себя почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес.
17. Вид документа.
Наименование вида издаваемого документа (приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
18. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положения, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или должностным лицом Школы при регистрации им документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более Школыми, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 28.01.2016
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2016 г.
19. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел Школы, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, приведенных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
20. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и является обязательным реквизитом при подготовке ответа, например: На №ДК-01-09-23/6 от 21.01.2016
21. Место составления или издания документа.
Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
22. Адресат.
Располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав наименования должности, инициалы и фамилия адресата печатаются центрованным способом в границах, отведенных для реквизита "Адресат". Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.
Письма адресуют органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, государственным Школым, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам.
Все реквизиты пишутся в дательном падеже.
Например:
Начальнику Управления
государственной службы и кадров
Департамента культуры
города Москвы
И.О.ФАМИЛИЯ
Адресование служебных документов физическому лицу производится в следующем порядке:
наименование адресата (фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Например:
Иванову Ивану Ивановичу,
улица Малая Никитская, дом 11, квартира 5,
город Москва, 119115
При ответе на коллективное обращение письмо направляется в адрес одного или двух заявителей, обычно стоящих в списке первыми.
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишут. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.
При направлении письма более чем в четыре адреса составляют указатель рассылки и на каждом письме указывают только одного адресата.
Полный почтовый адрес указывается только при оформлении писем физическому лицу.
23. Текст.
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.
Текст письма печатается от левой границы текстового поля.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.
В письмах – ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа.
24. Приложение.
Слово "Приложение" печатается под текстом письма от границы левого поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие.
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 2 экз.
Если письмо имеет несколько приложений, не названных в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложения: 1. Копия приказа Департамента культуры города Москвы от 28 февраля 2016 г. № 35 на 2 л.в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту государственного контракта на 4 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующейформе:
Приложение: копия письма Департамента культуры города Москвы от 29 января 2016 года, № ДК-01-17-67/6 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в письмеадреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают,например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
В приложении к служебному документу (письмо, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" (шрифтом размером № 12) с указанием наименования служебного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение
к письму Департамента культуры
города Москвы
от 10февраля 2016 г. №
Если приложений несколько, то указывается их порядковый номер.
25. Подпись.
Служебные письма в Школе подписываются должностными лицами, имеющими право подписи.
Подписание служебных писем в Школе осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным директором Школы.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно исполняющий его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "врио", "исполняющий обязанности").
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные Школы, подписи располагают на одном уровне.
26. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа (за исключением распорядительных документов) проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа шрифтом размером № 10.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
И.О.Фамилия
(495) 334-46-46
На документе, подготовленном по поручению руководителя Школы группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
27. Гриф утверждения.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Департамента культуры
города Москвы
(подпись)
И.О.Фамилия
"__" ________2016 г.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа и пишется без кавычек.
УТВЕРЖДЕНО
приказом Департамента культуры
города Москвы
от 10 февраля 2016 г. № 32
28. Поручение по исполнению документа оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке и включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, либо против фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв." и т.п. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным.
29. Печать.
Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Печатью заверяются подписи директора Школы, а также должностных лиц, которым или приказом Школы или доверенностью предоставлены полномочия по подписанию документов.
Запрещается использовать печати с воспроизведением герба города Москвы.
30. Порядок хранения и применения печатей и штампов в Школе определяется в установленном порядке директором Школы.
31. Отметка о заверении копии.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа, на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию).
32. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Школы, в котором исполнен документ.
33. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Школу содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
34. Отметка о контроле документа.
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле бланка поручения справа.
35. Отметка о конфиденциальности.
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".
Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа с указанием номера экземпляра.
|
