Скачать 1.86 Mb.
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» УТВЕРЖДЕНА приказом ректора университета от 28.06.2011 № 392 Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова» ми 20-13.1.1 Экземпляр №_____ Архангельск 2011 ОГЛАВЛЕНИЕ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Федерального закона от 22.10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»; постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; постановления Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»; приказа Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»; приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»; ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
1.12. На Управление возлагаются следующие основные функции по организации делопроизводства: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение документов; учет и регистрация поступающих документов (корреспонденции); передача документов на рассмотрение руководству, а после получения соответствующих резолюций (поручений, указаний) – исполнителю; контроль за прохождением документов; регистрация и контроль за прохождением внутренних документов (приказы, распоряжения, служебные письма и др.); учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и отправка в установленном порядке; учет и анализ объема документооборота; организация справочно-информационной работы по документообороту, подготовка сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах Университета; составление номенклатуры дел; формирование, оформление, учет, хранение, и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и передача дел в архив. 1.13. Управление осуществляет: работу по организации и совершенствованию делопроизводства в Университете и структурных подразделениях; методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях; контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях. 1.14. В Университете могут разрабатываться методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства, не противоречащие настоящей Инструкции. 1.15. Делопроизводство в Университете организуется с использованием системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота «DocsVision» (далее – система «DocsVision»). Внедрение и сопровождение единой системы «DocsVision» в Университете осуществляется управлением информационных технологий. 1.16. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны осуществлять контроль за перепиской и рациональным использованием оргтехники, расходованием служебных бланков. 1.17. Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате обязаны немедленно докладывать руководителю подразделения, который должен провести служебную проверку. Результаты проверки сообщаются помощнику ректора – руководителю секретариата, курирующему вопросы делопроизводства, а также в управление делопроизводства и контроля.
1.19. Передача документов или их копий сторонним организациям допускается при наличии официального письменного запроса, с разрешения руководства Университета или руководителя структурного подразделения. 1.20. Пункт 1.19 настоящей Инструкции не распространяется на передачу документов в рамках судебных процессов, проверок контролирующих и надзорных органов, отчетности, процедуры получения лицензий и аккредитации Университета, а также регистрации изменений учредительных документов. 1.21. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается: - в Университете – на помощника ректора – руководителя секретариата, курирующего вопросы делопроизводства, и начальника Управления; - в структурных подразделениях – на руководителей структурных подразделений. 1.22. При уходе работников структурного подразделения в отпуск, выезде в командировку (длительном отсутствии по другим причинам) все неисполненные ими документы по поручению руководителя подразделения, передаются замещающим их работникам структурного подразделения. При уходе работника ответственного за делопроизводство структурного подразделения, в отпуск или в его отсутствие руководитель структурного подразделения возлагает ведение делопроизводства на другого работника подразделения. При уходе в отпуск или длительном отсутствии по другим причинам секретаря ректора его обязанности возлагаются на одного из работников структурных подразделений, деятельность которых координирует помощник ректора – руководитель секретариата, по согласованию с руководителем структурного подразделения.
В настоящей Инструкции используются следующие основные определения. Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Акт – документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ею факты или события. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения. Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие Университета или его органа, не являющего автором документа, с его содержанием. Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними. Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности Университета. Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и/или отправки. Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке. Документ – официальный документ, созданный и оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Университета, имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения (Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов"). Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его признаки, не имеющий юридической силы. Номенклатура дел – систематизированный по установленной форме перечень наименований дел, заводимых в Университете, с указанием сроков их хранения. Объем документооборота – количество документов, поступивших в Университет и созданных им за определенный период. Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Опись дел – архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета. Оттиск – изображение клише печати на бумаге. Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица (приказ Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 118-ст). Положение – локальный нормативный акт, регламентирующий правовой статус структурного подразделения Университета, порядок его создания, задачи, функции, взаимоотношения и связи, а также квалификационные требования, права, обязанности и ответственность руководителя структурного подразделения; либо функции, компетенцию и организацию работы комиссий, групп, а также совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Приказ – правовой акт, издаваемый ректором Университета, действующим на основе единоличного принятия решений относительно основных и оперативных задач, стоящих перед Университетом. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов, а также в рамках договорных отношений. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый ректором и/или проректорами в соответствии делегированием отдельных полномочий по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью Университета, носящим единовременный характер. Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. Резолюция – указание руководителя по исполнению документа, включающее фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату. Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа. Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, пересылкой почтой. Шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документов), созданный в электронной форме. Факсограмма – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел. Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Указание – распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с исполнением приказов, распоряжений, инструкций и других документов. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети. Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи как внутри Университета, так и между Университетом и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения в электронном документе. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. 3. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Бланки документов 3.1.1.Текстовые документы, создаваемые в Университете, оформляются на бланках и/или на стандартных листах бумаги формата A4 (210x297 мм), а чертежи и схемы – на листах формата А5–А0. 3.1.2. Бланки Университета разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля. 3.1.3. Устанавливаются следующие размеры полей для документов, напечатанных как на бланках, так и на стандартных листах бумаги: левое – 25 мм; правое – 15 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм. 3.1.4. При подготовке документов применяется текстовый редактор: шрифт Times New Roman, размер шрифта 14 (при необходимости – 13, для оформления таблиц допускается размер шрифта 12) через один-полтора межстрочных интервала. 3.1.5. Для выделения заголовка, части текста документа может использоваться полужирное начертание. 3.1.6. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. 3.1.7. В Университете применяются следующие бланки: - бланк письма со штампом синего цвета (с угловым и продольным расположением реквизитов); - бланк письма с указанием должности руководителя организации; - бланк письма учебного структурного подразделения (с продольным расположением реквизитов); - бланк письма структурного подразделения (с угловым расположением реквизитов; - бланк распоряжения; - бланк приказа; - бланк резолюции (поручения, указания); - бланк протокола. 3.1.8. Для бланков распорядительных документов (распоряжение, приказ) устанавливается следующий состав реквизитов: - наименование учредителя; - наименование Университета в соответствии с Уставом; - вид документа; - место составления (издания) документа; - отметки для проставления даты и регистрационного номера; - заголовок к тексту. 3.1.9. Для бланков писем Университета устанавливается следующий состав реквизитов: - наименование учредителя; - наименование Университета в соответствии с Уставом; - справочные данные (почтовый адрес, номера телефона и факса, адрес электронной почты и др.); - отметки для проставления даты и регистрационного номера; - отметка для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта. 3.1.10. Для бланков писем ректора Университета устанавливается тот же состав реквизитов, что и для письма Университета, но дополнительно включается реквизит «Должность лица, подписавшего документ», а для бланков писем структурных подразделений – реквизит «Наименование структурного подразделения». 3.1.11. В бланках наименование Университета должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе. Сокращенное наименование (если оно закреплено в Уставе) помещают в скобках ниже полного наименования. 3.1.12. Введение в обращение новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) помощника ректора – руководителя секретариата, курирующего вопросы делопроизводства. 3.1.13. Образцы бланков утверждаются приказом ректора Университета. 3.1.14. Не допускается самостоятельное изготовление бланков Университета и структурных подразделений. При переписке между структурными подразделениями бланки писем Университета и структурных подразделений не используются. Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям и лицам. 3.2. Оформление реквизитов документов 3.2.1. Документы, создаваемые в Университете, имеют постоянный состав реквизитов, их расположение и оформление. 3.2.2. Устанавливается следующий состав реквизитов документов: 1) наименование учредителя 2) наименование Университета (по Уставу); 3) должность лица, подписавшего документ; 4) подпись должностного лица; 5) вид документа; 6) место составления (издания) документа; 7) справочные данные об Университете; 8) адресат; 9) дата документа; 10) регистрационный номер документа; 11) наименование документа (заголовок); 12) текст документа; 13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; 14) отметка о наличии приложений; 15) гриф согласования; 16) гриф утверждения; 17) виза; 18) оттиск печати; 19) отметка о заверении копии; 20) отметка об исполнителе; 21) указания по исполнению документа (резолюция); 22) отметка о контроле документа; 23) отметка об исполнении документа; 24) отметка о конфиденциальности; 25) отметка о поступлении документа. 3.2.3. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. При подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты (отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.). 3.2.4. Правила оформления и образцы реквизитов документов приведены в приложении № 2. 4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ |
Инструкция по делопроизводству федерального государственного автономного... «Северный (Арктический) федеральный университет имени М. В. Ломоносова» ми 20-13 1 |
Российской Федерации Пермский филиал федерального государственного... Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
||
Российской Федерации Пермский филиал федерального государственного... Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
Руководство пользователя электронной торговой площадки федерального... Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
||
Магистерская диссертация Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
Магистерская диссертация Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
||
Программа дисциплины «Иностранный язык (английский)» Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
Правительство Российской Федерации Нижегородский филиал Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
||
Правительство Российской Федерации Нижегородский филиал Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
Инструкция по делопроизводству государственного образовательного... Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... |
||
Программа итогового междисциплинарного экзамена по специальности 080111. 65 «Маркетинг» Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
Отчет о самообследовании деятельности федерального государственного... Деятельности федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
||
Исследование методов оценки стоимости бренда компании Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
Протокол Нижегородский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования... |
||
Оценка инвестиционных проектов с помощью метода реальных опционов Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
Региональная инновационная система как фактор конкурентоспособности фирмы Пермский филиал федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования |
Поиск |