Инструкция по делопроизводству санкт-Петербург

Скачать 1.13 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству санкт-Петербург
страница	1/11
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования

“Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет “ЛЭТИ” им. В.И. Ульянова (Ленина)”

(СПбГЭТУ)

УТВЕРЖДЕНА

приказом СПбГЭТУ

от 07.07.2011 № 1407

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Санкт-Петербург

2011

СОДЕРЖАНИЕ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 3
ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5
1. Бланки документов 5
2. Оформление реквизитов документов 5
3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 15
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 23
1. Прием и первичная обработка поступающих документов 23
2. Предварительное рассмотрение документов 24
3. Регистрация поступающих документов 24
4. Порядок рассмотрения документов руководством университета и доведение документов до исполнителей 25
5. Порядок подготовки и регистрации отправляемых документов 25
6. Порядок отправки документов 26
7. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов 26
8. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции 26
9. Контроль за исполнением документов 27
ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД УНИВЕРСИТЕТА 28
1. Разработка номенклатуры дел 28
2. Формирование дел и их текущее хранение 29
3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 30
4. Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения 35
5. Передача дел на архивное хранение 35
РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ 36
ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ,

ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ 36

Виды печатей и штампов, порядок их изготовления 36
Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечения их

сохранности 37

1. Порядок использования печатей (штампов) 38
2. Порядок уничтожения печатей и штампов 39
3. Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение в их использовании 40
4. Учет бланков 40
ПРИЛОЖЕНИЯ 43

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности университета документов, совершенствования делопроизводства вуза, повышения его эффективности.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Уставом университета, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76, Инструкцией по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации, утвержденной приказом Минобрнауки России от 30 декабря 2010 г. № 2232.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в университете, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления делопроизводства на основе единой технической политики и применения современных технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляется канцелярией университета.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, в соответствии с нормативными требованиями по делопроизводству, их сохранность в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным распоряжением руководителя подразделения (приказом ректора) и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

1.6. При увольнении или переходе на другую работу работников, занимающихся в структурных подразделениях университета ведением делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемым работникам производится по актам, которые утверждаются руководителями структурных подразделений, копии актов передаются в канцелярию университета.

Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства в канцелярии университета.

1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения ректора университета. Об утрате документов работники докладывают руководителю подразделения и сообщают в канцелярию.

1.8. Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в СПбГЭТУ.

1.9. Порядок организации и ведения секретного делопроизводства в университете осуществляется в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1.

1.10. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

1.11. Работники структурных подразделений университета несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

О случаях утраты зарегистрированного документа работник обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения. Руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в канцелярию.

Канцелярия университета организует регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях. О результатах проверок докладывается руководству университета

1.12. Основные понятия:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в вузе;

документ - официальный документ, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот университета;

электронный документ- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - должностное лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в университет и созданных им за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в университете, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы, создаваемые в университете, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

2.1.2. Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», иным унифицированным формам.

2.1.3. В университете применяются бланки:

общий бланк (приложение № 1);
бланк письма (приложения № 2,3);
бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение) (приложения № 4,5);
бланк должностного лица, имеющего право подписи документов.

2.1.4. Образцы бланков университета утверждаются приказом ректора университета.

2.1.5. Для бланков должна применяться бумага форматов:

А4 – для приказов, распоряжений, служебных писем и других текстовых материалов объемом больше 15 строк машинописного текста;
А5 – для выписок из приказов, сопроводительных писем и других документов объемом до 15 строк машинописного текста, вместе с подписью.
Допускается также изготовлять бланки на бумаге форматов:
А3 (297×420мм) – для оформления документов, содержащих таблицы с большим количеством граф (формуляры, расписания, графики и т.д.),
А6 (105×148мм) – для оформления некоторых видов должностных бланков, для оформления резолюции, для карточек и почтовых открыток.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета.

2.1.6. Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.

2.1.7. Бланки документов могут изготавливаться на персональном компьютере, типографским способом и с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии).

2.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые университетом, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках в соответствии с уставом университета.

Наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование университета помещают в скобках ниже полного наименования или за ним. Над наименованием организации указывают сокращенное наименование вышестоящей организации (МИНОБРНАУКИ РОССИИ). Наименование филиала, структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об университете

Справочные данные об университете указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес университета, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет адрес и др. сведения.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2010 г. следует оформлять 05.06.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, который может применяться при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм, например: 5 июня 2010 г. Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом: 3 января 2010 г., в январе 2010 г., в первом полугодии 2010 г., в I квартале 2010 г.; за 11 месяцев 2010 года, в 2010 году, на 2010 год, с 2006 по 2010 год, в 1993-2010 годах.

Если дата указывается в конце предложения, то слово «года» пишется полностью.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании; сотрудник канцелярии при регистрации документа; непосредственно составитель при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено – дата проставляется ниже подписи.