Комитет по делам архивов Оренбургской области
Государственное бюджетное учреждение
«Государственный архив Оренбургской области»
(ГБУ «ГАОО»)
Современные тенденции в области
организации хранения документов
на электронных носителях
Обзор архивоведческой литературы,
периодики, СМИ и сети Internet
Оренбург
2015
Современные тенденции в области организации хранения документов на электронных носителях. Обзор архивоведческой литературы, периодики, СМИ и сети Internet. – Оренбург, 2015. – 29 с.
Цель обзора – познакомить работников государственных и муниципальных архивов с перечнем методических пособий, хранящихся в справочно-информационном фонде ГБУ «ГАОО», материалами периодической печати и информацией, размещенной в сети Интернет. В обзоре рассмотрены вопросы развития и усовершенствования информационных технологий в области хранения данных на электронных носителях, современные тенденции и наиболее перспективные направления в организации обеспечения сохранности документов в цифровом виде.
Аннотации материалов представлены в хронологической последовательности.
Составитель:
Г.В. Дарбаева – ведущий археограф отдела научно-
методической работы ГБУ «ГАОО»
3
Современные тенденции в области организации хранения документов на электронных носителях.
Обзор архивоведческой литературы, периодики, СМИ и сети Internet
№ п/п
|
Название
|
Содержание
|
№№
СИФ, НСБ
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Нормативные и правовые документы
|
1
|
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / М-во культуры и массовых коммуникаций РФ, Федер. арх. агентство, ВНИИДАД. – М., 2007
|
Основной нормативный правовой документ, определяющий деятельность государственных архивов. В правилах представлены общие требования к оборудованию архивохранилищ средствами хранения, к размещению архивных документов, в том числе документов на электронных носителях
|
2865
|
2
|
ГОСТ Р 7.0.2-2006 «Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования». – М., 2007
|
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к консервации документов на компакт-дисках любого типа и формы, в том числе к режиму хранения, контролю состояния и использованию документов на компакт-дисках, а также к технологическим процессам стабилизации, очистки и изготовления копий документов на компакт-дисках
|
3156
|
3
|
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». – М., 2007
|
Настоящий стандарт распространяется на управление документами разнообразных форматов и носителей. Общие положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, в том числе по выбору носителей информации с целью поддержания аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих деятельность организации
|
3157
|
4
|
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности». – М., 2012
|
Настоящий стандарт применим к электронным объектам в любой форме, от традиционных отсканированных графических образов, электронных таблиц и подготовленных в текстовых редакторах документов – до более «современных» форм, таких, как электронная почта, веб-контент, мгновенные сообщения, файлы чертежей и т.д. Стандарт характеризует меры и средства, позволяющие обеспечить сохранность всех видов электронной информации, в том числе вопросы выбора носителей информации и подсистем хранения, обеспечения долговременной сохранности документов. Требования настоящего стандарта могут использоваться совместно с требованиями стандарта ISO 15489-1-2007 (см. п. 4)
|
3159
|
5
|
ГОСТ Р 54989-2012/ISO TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». – М., 2013
|
Цель настоящего стандарта – предложить концепцию для разработки стратегий и практических действий, применимых к широкому спектру электронных документов государственного и частного секторов для обеспечения их долговременной доступности и аутентичности. Признавая проблему технологического устаревания компьютерного оборудования и программного обеспечения, а также ограниченный срок службы цифровых носителей информации, данный стандарт содержит рекомендации организациям-хранителям информации по поддержанию аутентичных электронных документов, сохраняемых для использования в будущем, и по обеспечению доступа к ним
|
3158
|
Методические пособия
|
6
|
Рекомендации по обеспечению сохранности, контролю наличия и технического состояния, учету фонда пользования на компакт-дисках в архивных учреждениях Свердловской области. – Каменск-Уральский, 2011
|
Рекомендации составлены на основе опыта работы по созданию цифровых (электронных) копий фонда пользования филиала Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив научно-технической и специальной документации Свердловской области» (ГКУСО «ГАНТСДСО»). Фонд пользования может создаваться на различных типах носителей, среди которых многие архивы на современном этапе выбирают оптические диски. Сегодня в основном используются компакт-диски (далее CD) и DVD-диски, характеризующиеся большой емкостью, бесконтактной записью, длительным и надежным хранением данных, простым доступом к данным и др. Настоящие рекомендации содержат правила обращения с компакт-дисками, определяют условия их хранения, принципы организации контроля технического и физического состояния. Рекомендации содержат приложения: формы актов технической проверки, миграций и перезаписей электронных копий фонда пользования CD, образцы заполнения книг учета и выбытия фонда пользования CD и др.
|
3198
|
7
|
Методические рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов). – М., 2011
|
В работе представлены рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках. Данные рекомендации основаны на анализе результатов тестирования, практическом опыте и материалах, представленных в литературе. Авторы ограничиваются рассмотрением наиболее широко используемых на практике носителей таких, как CD-R и DVD-R/+R. Тестирование информации, записанной на диски, заключалось в измерении ряда определенных параметров с помощью анализатора Clover DVX DVD analyzer, встроенного в компьютер. По результатам измерений по правилам, описанным в Методических рекомендациях, были выявлены диски различных торговых марок, отвечающие и не отвечающие требованиям надежного долгосрочного хранения. Не рекомендуется для долгосрочного хранения документов использовать диски CD-RW и DVD-RW/+RW, так как они предназначены для оперативного хранения (2–3 года). Анализ результатов тестирования дисков представлен в таблицах и приложениях
|
3118
|
8
|
Рекомендации по выбору оптических дисков для хранения архивных документов. – М., 2011
|
В рекомендациях представлен обзор существующего опыта решения проблем долгосрочного хранения информации на цифровых носителях. В настоящее время существует пять основных решений для долговременного хранения информации в цифровом виде: 1. Использование оптических дисков CD и DVD в оптических библиотеках. В конструкцию оптических библиотек входят несколько (в том числе более десяти, в зависимости от суммарного объема) оптических дисководов (CD, DVD, HD DVD и/или других форматов), объединенных общей программно-аппаратной системой управления, а также устройством смены и хранения дисков. 2. Специальные носители информации: digital paper (цифровая бумага) – представляет собой полимерную пленку с нанесенным на нее слоем специальной композиции полимеров. Запись информации производится лазерным лучом по типу магнитооптической записи. Nanocubic – магнитные носители нового поколения – технология, которая позволяет создавать сверхтонкий магнитный слой. При этом обеспечивается высокая плотность записи, в 4000 раз превышающая возможности современных магнитных носителей. С помощью этой технологии возможно создавать кассеты с данными и цифровые видеоленты емкостью до 1 терабайта (несжатых данных), гибкие магнитные диски емкостью до 3 гигабайт. 3. Цифровая магнитная лента, ленточные библиотеки (устройства для работы с несколькими носителями). 4. Использование жестких дисков. 5. Использование специальных программно-технических комплексов. Однако, один из перспективных путей обеспечения сохранности документов в цифровом виде – это хранение документов на оптических дисках. Авторы рекомендаций ограничиваются рассмотрением наиболее широко используемых на практике носителей таких, как CD-R и DVD-R/+R: состояние рынка электронных носителей (производители дисков); принцип работы CD и DVD дисков и их выбор (основные отличия DVD-R и CD-R дисков, DVD+R и DVD-R дисков; факторы, определяющие выбор дисков и др. Рекомендации содержат приложения: форматы записи CD дисков; форматы записи DVD дисков; физическая и логическая структура диска CD-R и др.
|
3082
|
9
|
Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов. – М., 2012
|
Методические рекомендации посвящены основным вопросам хранения электронных документов в Центре хранения электронных документов (ЦХЭД) и определяют технические требования к системе хранения электронных документов, компьютерной технике и программному обеспечению для единой системы хранения электронных документов архивной отрасли, а также функциональные и технические требования к ней. В Рекомендациях рассматриваются следующие вопросы: хранение и использование электронных документов в федеральных архивах (на примере РГАНТД), применимость «облачных технологий» и систем управления цифровым контентом при организации хранения и использования электронных документов, а также анализ требований к аппаратным и программным платформам для хранения больших массивов электронных документов, технические и технологические требования по передаче электронных документов в хранилище данных центра хранения электронных документов, рекомендации по созданию централизованного хранилища электронных документов и по организации их использования и т.д. «Облачные технологии» являются перспективным направлением в современных информационных технологиях. Государственная программа «Информационное общество» (2011–2020 гг.) относит развитие «облачных» вычислений к числу приоритетных задач до 2015 года. «Облачное» хранилище данных представляет собой онлайн-хранилище, в котором данные хранятся на многочисленных, распределенных в сети серверах, предоставляемых в пользование клиентам. Данные хранятся и обрабатываются в облаке, которое представляет собой, с точки зрения клиента, один большой виртуальный сервер. Физически же такие серверы могут располагаться удаленно друг от друга географически, вплоть до расположения на разных континентах
|
3148
|
10
|
Регламент изготовления цифровых копий фонда пользования с микроформ архивных документов. – М., 2012
|
Регламент определяет технологическую схему процесса оцифровки микрофильмов архивных документов; технические характеристики цифровых копий микрофильмов архивных документов; технологию оцифровки микрофильмов архивных документов; запись цифровых копий на носители цифровой информации; запись цифровых копий в систему хранения данных; методы и средства контроля качества цифровых копий и их носителей и др. Так, регламент определяет следующие требования к хранению цифровых копий микрофильмов: хранение массива цифровых копий оцифрованного микрофильма осуществляется на цифровых носителях информации – однослойных CD и DVD дисках однократной записи; CD и DVD диски должны иметь следующие технические характеристики: органический слой из фталоцианина, отражательный слой из золота или сплава золота и серебра, прозрачную подложку из поликарбоната, дополнительный защитный слой; для записи информации на диски CD/DVD рекомендуется использовать объем дискового пространства на 15–20 Мб меньше, чем максимально возможный; запись осуществляется дважды на 2 разных носителя; диск необходимо размещать в отдельном боксе (коробке, предназначенной для хранения диска); для записи больших объемов информации предпочтительно использовать систему хранения данных на жестких дисках; обязательным является резервное копирование информации системы хранения данных и др.
|
3149
|
11
|
Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом. – М., 2012
|
В рамках ведомственной Программы информатизации Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации, регламентирующие порядок проведения архивами работ по созданию, хранению, учету и использованию электронного фонда пользования копий архивных документов на бумажных носителях. В разделе «Хранение электронных копий» рассмотрены общие принципы организации хранения электронных копий, вопросы обеспечения сохранности электронных копий, записанных на внешние носители информации, организации контроля наличия и технического состояния носителей, а также вопросы хранения цифровой информации на встроенных носителях – цифровые архивы. Эталонная модель системы хранения цифровой информации (цифрового архива) разработана Международной организацией по стандартизации в стандарте ISO 14721:2003, известного как OAIS (Open Archival Information System – Открытая архивная информационная система). Стандарт определяет эталонную модель открытой информационной системы, предназначенной для долгосрочного хранения информации. Схема эталонной модели системы хранения цифровой информации включает полный диапазон архивных функций сохранения информации, включая подготовку информации к хранению, управлению информацией, управлению доступом и распространение и т.д.
|
3150
|
12
|
Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. – М., 2013
|
Рекомендациями предусмотрен порядок передачи документов в государственный (муниципальный) архив, порядок учета электронных архивных документов и их использования. В частности, в рекомендациях предлагается передавать электронные документы в государственный (муниципальный) архив на оптических носителях (оптических дисках) однократной записи (не перезаписываемых) в двух идентичных экземплярах – основном и рабочем при условии, что на один носитель записывается одно электронное дело (одна единица хранения). В пятой главе «Организация хранения электронных архивных документов» описаны требования к архивохранилищам электронных документов, средствам хранения электронных носителей (стеллажи, шкафы, контейнеры, футляры), нормативные режимы хранения электронных документов (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, эксплуатационный), общие требования к размещению электронных архивных документов, вопросы проверки наличия электронных архивных документов, проверки физического и технического состояния электронных архивных документов и т.д.
|
3160
|
13
|
Отчет о научно-исследовательской работе «Исследование современных процессов документационного обеспечения управления и развития электронного документооборота по теме: «Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения». – М., 2013
|
Научно-исследовательская работа проведена
ФГБОУ ВПО «Российский государственный гуманитарный университет» (РГГУ) в рамках реализации в 2012 г. мероприятий Федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 гг.)». Целью данной научно-исследовательской работы является выявление форматов файлов электронных документов наиболее пригодных для постоянного (долговременного) хранения информации в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций. На основе проведенных экспериментов с преобразованием форматов определены форматы файлов, обеспечивающих постоянное (долговременное) хранение электронных документов. Исследование показало, что для хранения информации наиболее приспособлены следующие форматы файлов: а) текстовые и форматы представления данных: XML (XSD/XSL/XHTML), PDF/A-1, PDF/A-2; б) графические: TIFF, JPEG2000, PNG, SVG (векторное изображение); в) аудио форматы: AIFF (PCM), WAV (PCM), AES3 (LPCM); г) видео форматы: Motion JPEG2000, AVI и т.д. Основная часть исследования представлена в виде научного доклада, прилагаемого к отчету, содержащего текстовую часть, таблицы сравнений форматов файлов электронных документов. В отчете научно-исследовательской работы представлены: методология, основные этапы и результаты исследования, рекомендации
|
3164
|
14
|
Методические рекомендации по организации оцифровки фотодокументов в КОГКУ «Государственный архив социально-политической истории Кировской области». – Киров, 2013
|
В настоящих Методических рекомендациях рассматриваются следующие вопросы: организация работ по оцифровке архивных фотодокументов; критерии отбора архивных фондов для создания электронных копий; цели и последовательность оцифровки фотодокументов; технические параметры создания электронных копий различного назначения (мастер-копий, рабочих копий, копий второго и последующих поколений, фонда пользования); технические требования к процессу оцифровки; требования и рекомендации по оценке качества электронных копий архивных фотодокументов (мастер-копии, рабочей копии); запись электронных мастер-копий на внешние носители информации; создание и маркировка рабочих электронных копий; маркировка внешних носителей информации; регистрация носителей; передача внешних носителей информации на хранение; размещение цифровых копий в информационно-поисковой системе «Электронный научно-справочный аппарат». Рекомендации содержат следующие приложения: заказ на изготовление электронных копий; журнал учета заказов на создание электронных копий архивных документов; протокол (акт) проверки качества электронных мастер-копий; акты учета репликаций мастер-копий (рабочих копий) на внешних носителях, на встроенных носителях; журнал учета репликаций (перезаписи) электронных мастер-копий (рабочих копий); акт проверки технического состояния внешнего носителя (рабочей копии) с указанием возникших проблем (причин замены внешнего носителя); акт уничтожения внешнего носителя с электронными рабочими копиями (с указанием причин уничтожения); вкладыш к внешнему носителю (компакт/оптическому диску); журнал регистрации внешних носителей с электронными мастер-копиями (ЭФП-1) / Журнал регистрации внешних носителей рабочих копий (ЭФП-2) / Журнал регистрации внешних носителей с копиями второго и последующих поколений; акт приема-передачи мастер-копий на хранение
|
В СИФ
|
15
|
Отчет о научно-исследовательской работе по теме 2.2.4 «Разработка проекта отраслевого стандарта создания электронных копий архивных документов» Плана научно-исследовательской и опытно-конструкторской работы, выполняемой на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2014 г. № 89 от 26.12.2013 (первый этап) «Исследование и анализ зарубежной нормативно-методической документации, регулирующей вопросы оцифровки архивных документов». – М., 2014
|
Научно-исследовательская работа проведена в 2013 г. Всероссийским институтом документоведения и архивного дела в рамках выполнения государственного задания, утвержденного Приказом Росархива от 06.02.2013 № 14. Целью настоящего исследования является краткий обзор уже разработанных и принятых за последние 5–7 лет в международном сообществе нормативно-методических документов, регламентирующих процессы оцифровки. В приложении № 3 представлен рабочий перевод с английского языка совместного технического отчета Австралии и Новой Зеландии (AS/NZS) и опубликованного Международной организацией по стандартизации (ISO) ISO/TR 13028: 2012. Информация и документация. Рекомендации по оцифровке документов. Данный документ предлагает рекомендации для создания и хранения документов в цифровом формате с помощью создания копий бумажных документов в процессе оцифровки; устанавливает рекомендации по эффективной работе для оцифровки в целях обеспечения надежности и достоверности документов, для обеспечения доступности оцифрованных документов в течение требуемого времени; определяет стратегии оказания помощи в создании оцифрованных документов для долгосрочного хранения. Стандарт характеризует следующие системы хранения и управления цифровыми документами: долгосрочная система хранения, обеспечивающая поддержание непрерывного доступа к цифровым документам и содержание этих документов в надежной и безопасной информационной бизнес-системе или другом месте хранения (например, система электронного документооборота); краткосрочная система хранения включает в себя специально отведенный сервер или другие решения цифрового хранения документов; запись оцифрованных документов на магнитную ленту, на носители с однократной записью и многократным считыванием (например, CD или DVD); хранение оцифрованных документов на внешних жестких дисках. В приложении № 5 содержится рабочий перевод с английского языка Технического руководства по оцифровке материалов культурного наследия: создание мастер-файлов растровых изображений. Данное руководство определяет методику создания цифровых копий высокого качества; характеризует рабочий процесс сканирования документов, оцифровки по типам документов; дает сравнение форматов файлов, рекомендации хранения и управления качеством цифровых файлов изображения. Рекомендуется хранить мастер-файлы изображений в системах с накопителями на жестких дисках с высоким уровнем резервирования данных, такие как RAID (массив из нескольких дисков, управляемых контроллером, взаимосвязанных скоростными каналами и воспринимаемых внешней системой как единое целое), а не на оптических носителях, такие как CD-R. В случае если изображения все же сохраняются на CD-ROM, рекомендуется использовать CD-ROM высокого или «архивного» качества (например, Mitsui Gold Archive CD-R). Термин «архивный» означает, что материалы, использованные при производстве CD-R, стабильны и имеют достаточную прочность, но это не гарантирует долговечность самого носителя. Необходимо создавать две (или более) копии CD-ROM. Кроме того, все копии CD-ROM необходимо периодически проверять с помощью метрики, такой как CRC (cyclic redundancy checksum – периодическая проверка резервирования) на целостность данных
|
3235
|
|
|
