1.2.2. Загрузка документов
Файлы могут быть загружены в СЭД НИУ «МЭИ» двумя способами:
Можно загружать файлы в СЭД НИУ «МЭИ», используя кнопку [Загрузить файлы] в верхнем меню библиотеки файлов (рис.1.9), или перетащив файл из окна файлового браузера в окно системы.
Рисунок 1.9 Загрузка файлов
Можно загрузить новые документы с локального компьютера на этапе запуска бизнес-процесса или редактирования какой-либо задачи процесса. При этом документ будет сохранен в «Репозиторий» СЭД НИУ «МЭИ», и другие участники бизнес-процесса будут иметь доступ к этому документу. Для использования этой возможности СЭД НИУ «МЭИ» нажмите кнопку [Загрузить файл] на странице запуска бизнес-процесса или редактирования задачи (рис.1.10).
Рисунок 1.10 Загрузка документа в бизнес-процессе
1.2.3. Создание документов в СЭД
СЭД НИУ «МЭИ» позволяет создавать простые тексты, HTML, XML и документы из шаблона в библиотеке документов.
Для этого необходимо сделать следующее:
Откройте сайт.
Перейти в [Библиотеку документов].
Перейти в папку, в которой хотите создать новый документ. На странице появится список документов в выбранной папке. Новый документ будет добавлен в этот список.
Нажмите на кнопку [Создать …] и выберите тип документа из выпадающего списка (рис.1.11).
Рисунок 1.11 Выбор типа создаваемого документа
Появится страница «Создать контент».
Заполните форму и нажмите [Создать], если вы создаете простой текстовый документ (рис.1.12).
Рисунок 1.12 Создание файла
1.2.4. Контроль изменения версий
СЭД НИУ «МЭИ» дает возможность контролировать все изменения документов в системе. Старая версия документа будет сохранена и доступна на странице этого документа. Пользователи могут просмотреть журнал версий документа (рис.1.13) и при необходимости загрузить одну из старых версий. Владелец файла может отменить изменения и восстановить прошлую версию документа.
Рисунок 1.13 Просмотр журнала версий документа
1.2.5. История бизнес-процессов для документа
В карточке документа отображается список завершенных и текущих бизнес-процессов, в которых участвует документ. Эта информация доступна в блоке Бизнес-процессы на странице документа.
Рисунок 1.14 Участие документа в бизнес-процессах
1.3. Работа с сайтами в СЭД НИУ «МЭИ»
Сайт - рабочая область для взаимодействия сотрудников и обмена документами. Любой пользователь системы может создать сайт.
Каждый сайт имеет параметр Видимость, который отвечает за доступ пользователей к сайту и может принимать одно из двух значений:
Публичный сайт - все пользователи системы могут просматривать материалы сайта, но только участники сайта могут добавлять новые материалы на сайт. Любой пользователь может присоединиться к сайту.
Публичный модерируемый сайт - все пользователи системы могут получить доступ к сайту, но только участники сайта могут просматривать и добавлять новые материалы. Для присоединения к сайту пользователи должны отправить запрос менеджеру сайта.
Личный сайт - пользователи должны получить приглашение от менеджера сайта, чтобы стать его участниками. Чтобы присоединиться к сайту, пользователи должны получить приглашение.
1.3.1. Дашлет Мои сайты (создание, добавление и удаление)
Увидеть сайты, к которым у вас есть доступ, и перейти к ним можно с помощью дашлета Мои сайты на «Домашней странице» (рис.1.15). Выберите сайт для перехода к нему.
Рисунок 1.15. Дашлет Мои сайты
|
Для добавления сайта в Избранное нажмите на [] или ссылку [Избранное] под названием сайта. Сайт станет доступен в верхнем меню Мои сайты.
|
|
Для удаления сайта из Избранного повторно нажмите на [] (при наведении на него курсора мыши звезда превратится в иконку [Удалить сайт из Избранного]).
|
|
Для создания нового сайта нажмите на [Создать сайт] в дашлете Мои сайты или в выпадающем меню Сайты на верхней панели. Появится окно создания сайта. Введите имя, URL и описание нового сайта. Выберите режим видимости сайта (по умолчанию сайт создается публичным). Нажмите [ОК].
|
|
Для удаления сайта нажмите на кнопку [x], которая появится рядом с названием сайта при наведении на него, в дашлете Мои сайты. Удалить сайт может только его менеджер. Если вы не менеджер сайта, то вы можете просто покинуть сайт.
|
1.3.2. Поиск сайта
Для поиска сайта (рис.1.16):
Нажмите на кнопку [Поиск сайта] в выпадающем списке Сайты в верхнем меню.
Введите полное имя сайта или его часть в строку поиска и нажмите [Поиск].
Список найденных сайтов, удовлетворяющих заданному условию, отобразится ниже.
Рис.1.16 Поиск сайта
В этом списке показаны сайты всех типов со всеми режимами видимости. У сайтов, участником которых вы не являетесь, справа будут кнопки [Присоединиться] или [Запрос на присоединение]. У сайтов, в работе которых вы принимаете участие, справа отобразятся кнопка [Удалить] (если вы - менеджер сайта) и [Покинуть].
Для того чтобы найти все видимые сайты необходимо оставить строку поиска пустой и нажать [Поиск]. Отобразятся все доступные сайты кроме личных, участником которых вы не являетесь.
1.3.3. Присоединение к сайту
Для присоединения к сайту найдите его. Напротив нужного сайта нажмите на кнопку [Присоединиться] или [Запрос на присоединение] – если это личный сайт. Если вы - участник сайта, то вы можете отказаться от дальнейшего участия в нем, нажав на кнопку [Покинуть] на странице поиска сайтов. (рис.1.17)
Рис.1.17 Присоединиться или покинуть сайт
1.3.4. Компоненты сайта
Сайты СЭД легко настроить под свои потребности.
Каждый сайт состоит из нескольких страниц (обязательные страницы и добавляемые). Некоторые из них являются обязательными, а некоторые могут быть добавлены менеджером сайта. На сайт можно добавить следующие компоненты (рис.1.18):
Главная страница сайта (обязательный)- состоит из набора дашлетов с основной информацией и последними новостями сайта.
Библиотека документов (обязательный) - хранение документов, их совместное использования и работа над ними.
Люди-участники сайта (обязательный) – возможность просмотра, у кого из ваших коллег есть доступ к материалам этого сайта. Менеджер сайта может добавлять новых пользователей и изменять права доступа текущих участников сайта, используя этот компонент.
Ссылки (необязательный) - пользователи сохраняют внутренние и внешние ссылки, которые могут быть интересны всем участникам сайта.
Справочник (необязательный) – возможность создать свой внутренний справочник Wiki. В нем можно создать справочное пособие или набор независимых страниц с полезной информацией.
Списки данных (необязательный) – возможность создать списки контактов партнеров и заказчиков, общих задач, планы мероприятий и т.д.
Блог (необязательный) – используется для публикации новостей или записей.
Календарь (необязательный) - добавление информации о важных событиях в календарь сайта.
Обсуждения (необязательный) - обсуждение идей на форуме сайта.
Рис.1.18 Компоненты сайта
Менеджеры сайта могут добавлять новые разделы и удалять существующие. Это можно сделать, нажав на кнопку [ ] в верхней левой части сайта и выбрав [Настроить сайт] (Рис.1.19). Откроется страница настройки сайта.
Рис.1.19 Настройка конфигурации сайта
1.3.5. Главная страница сайта
Главная страница сайта состоит из следующих дашлетов:
Участники сайта отображается список участников сайта и их права доступа к сайту.
Контент сайта отображается список документов в библиотеке сайта, которые были добавлены или изменены в прошлые 7 дней. Вы можете перейти к страницам этих документов, загрузить файлы или добавить комментарии. Этот дашлет доступен в двух режимах отображения: простом и подробном. Первый режим отображает краткую информацию о документе, второй позволяет добавлять документы в Избранное, оценивать и комментировать их. Пользователь сам выбирает режим отображения, который ему больше нравится.
Новости сайта отображаются действия всех участников сайта. Вы можете использовать фильтры для отображения действий определенного типа или за выбранный срок.
Другие дашлеты СЭД:
Календарь сайта отображается список ближайших событий из календаря сайта. Нажмите на дату или на название мероприятия для открытия информации о событии в календаре.
Библиотека изображений отображаются миниатюры всех изображений в библиотеке документов сайта. Нажав на изображение, можно открыть его в текущем окне.
Списки данных сайта отображаются списки данных этого сайта. Нажмите на имя списка, чтобы открыть его.
Ссылки сайта отображаются ссылки этого сайта. Список составляется участниками сайта. Если нажать на ссылку, соответствующая страница открывается в новом окне. Нажав на иконку Сведения о ссылке, можно открыть страницу с подробной информацией о ссылке.
Профиль сайта отображаются сведения о сайте. Только менеджер сайта может изменять эту информацию.
Справочник отображается страница, выбранная из справочника сайта.
Дашлеты трансляции лент RSS. В Alfresco предусмотрены два дашлета, отображающие информацию из RSS-лент, которые можно добавить себе на домашнюю страницу:RSS-канал и RSS-канал Alfresco Add-ons. Оба дашлета можно настроить на отображение данных
из произвольной ленты RSS.
Вид веб-страницы отображает произвольный веб-сайт на ваш выбор.
Менеджеры сайта могут изменять внешний вид главной страницы, изменяя состав дашлетов и схему (шаблон) страницы. Каждый пользователь можно изменять режим отображения дашлетов, которые это позволяют, под себя.
Для изменения внешнего вида главной страницы сайта нажмите на кнопку []в верхней левой части сайта и выберите [Настроить страницу] (Рис.1.20). Открывшаяся страница позволяет изменить схему (шаблон) и добавить, переупорядочить или удалить дашлеты.
Рис.1.20 Настройка главной страницы
1.3.6. Права доступа.
Только менеджеры сайта могут:
приглашать новых участников,
изменять права доступа,
удалять текущих участников.
В СЭД пользователям предоставляется доступ к сайту одним из четырех стандартных наборов прав доступа:
Менеджеры сайта имеют полный доступ к материалам сайта. Они могут:
создавать новые документы, добавлять новые данные в справочник, календарь, блог и другие разделы сайта;
просматривать, редактировать и удалять все материалы сайта;
управлять доступом других пользователей к материалам сайта;
настраивать сайт и его главную страницу;
управлять участниками сайта: приглашать новых, изменять права доступа, удалять текущих участников.
Редакторы сайта могут:
создавать новые документы, добавлять новые данные в справочник, календарь, блог и другие разделы сайта;
просматривать, редактировать и удалять материалы сайта, добавленные самим пользователем;
просматривать и редактировать материалы, созданные другими участниками.
Авторы сайта могут:
создавать новые документы, добавлять новые данные в справочник, календарь, блог и другие разделы сайта;
просматривать, редактировать и удалять материалы сайта, добавленные самим пользователем;
просматривать материалы, добавленные на сайт другими участниками.
Читатели сайта могут:
просматривать все материалы сайта, но не могут добавлять новые.
Создатель сайта по умолчанию является его менеджером. После создания сайта, он может добавить других менеджеров и покинуть сайт при необходимости.
Для управления правами доступа пользователей к сайту откройте страницу Люди-участники сайта и нажмите на кнопку [Поиск], оставив строку поиска пустой. Появится полный список участников сайта. Для изменения роли пользователя используйте выпадающий список напротив имени пользователя (рис.1.21).
Рис.1.21 Управление правами доступа
|
