Импорт данных из внешних программ через буфер обмена Windows
В ПК «ГРАНД-Смета» версии 6 появилась возможность прямого импорта из внешних программ произвольной информации, представленной в табличной форме.
Например, имея локальную смету в виде документа MS Excel, теперь можно копировать оттуда в ПК «ГРАНД-Смета» не только отдельные текстовые данные, но и целиком группы позиций. Точно так же и при формировании в ПК «ГРАНД-Смета» какого-либо ценника можно копировать группы позиций из имеющихся спецификаций оборудования, изделий и материалов, которые обычно доступны на сайтах производителей в сети Интернет в формате MS Excel либо MS Word.
Можно даже импортировать в ПК «ГРАНД-Смета» табличные данные из различных специализированных программ, таких как 1С – например, скопировать в отдельный раздел локальной сметы целиком список материалов, закупленных строительной компанией, взяв соответствующий фрагмент электронной товарной накладной.
Каждый раз для того чтобы импортировать в ПК «ГРАНД-Смета» какие-либо данные из внешнего источника, необходимо стандартным образом выделить там нужную область, после чего выполнить привычную команду Копировать. Ну а затем при работе с тем или иным документом в ПК «ГРАНД-Смета» останется только выбрать в документе нужное место и выполнить команду Вставить.
Рассмотрим пример, когда пользователь составляет локальную смету в ПК «ГРАНД-Смета».
При этом имеется также локальная смета в виде документа MS Excel, и требуется скопировать оттуда несколько позиций.
Можно было бы выделять в смете из MS Excel целиком строки таблицы, включая колонки со стоимостью. Но обычно это бывает нецелесообразно, поскольку стоимость позиций с элементами прямых затрат, как и другие нормативные показатели по соответствующим расценкам, в полном объеме можно взять только из нормативной базы в ПК «ГРАНД-Смета». Следовательно, в смете из MS Excel достаточно выделить и скопировать в буфер обмена Windows такую область, которая включает колонки с обоснованием и количеством.
Далее переходим в ПК «ГРАНД-Смета», открываем контекстное меню щелчком правой клавиши мыши на позиции локальной сметы, вслед за которой необходимо вставить группу строк из MS Excel, и выполняем команду Вставить. Вместо контекстного меню также можно воспользоваться кнопкой Вставить на панели инструментов на вкладке Главная, либо стандартной комбинацией клавиш Ctrl+V.
После выполнения команды Вставить на экране появляется окно Параметры вставки.
В данном окне полностью представлена структура бланка локальной сметы, на которую накладывается скопированная из MS Excel область. При этом в большинстве случаев наблюдается несоответствие между содержанием колонок в скопированной области и заголовком таблицы.
Задача пользователя на данном этапе состоит в том, чтобы расставить поля – то есть, перетащить мышью колонки с данными из MS Excel на соответствующие колонки бланка локальной сметы.
При этом для ускорения процесса можно вставить в таблицу с данными из MS Excel пустую колонку, чтобы сдвинуть вправо сразу все последующие колонки. И наоборот, можно удалить из таблицы лишнюю колонку – пустую либо содержащую ненужные для вставки в смету данные. Для выполнения указанных действий необходимо щелчком правой клавиши мыши по колонке открыть контекстное меню и выполнить там соответствующую команду: Вставить пустую колонку либо Удалить колонку.
Пустая колонка вставляется в таблицу перед текущей.
Следует иметь в виду, что данные с объемами работ по позициям сметы относятся в бланке локальной сметы к колонке Кол-во всего. Поэтому для завершения подготовительной работы необходимо перетащить мышью эту колонку на одну позицию вправо.
Теперь можно нажать кнопку Вставить внизу окна Параметры вставки. В результате в локальную смету добавляются позиции с данными, скопированными из MS Excel.
Для того чтобы получить в добавленных позициях стоимостные показатели по соответствующим расценкам нормативной базы, необходимо пересчитать смету – то есть, нажать кнопку Изменить на закладке Регион и зона в окне с параметрами сметы, после чего в следующем появившемся окне нажать кнопку Пересчитать, не меняя там никаких заданных по умолчанию настроек.
Кроме того, в ПК «ГРАНД-Смета» версии 6 появилась возможность пересчитать не только целиком локальную смету, но и отдельную позицию сметы (выделенную группу позиций) – это делается при помощи кнопки Обновить расценки на вкладке Данные. Указанная функция будет рассмотрена более подробно в последующих пунктах данного пособия, посвященных новым возможностям при пересчете сметы.
А в рассматриваемом примере существует способ, как сразу после вставки данных из MS Excel получить в добавленных позициях стоимостные показатели из нормативной базы – не выполняя для этого дополнительную операцию пересчета сметы.
Для этого необходимо было на предыдущем этапе, при работе в окне Параметры вставки, отключить стоимостные колонки бланка локальной сметы, иначе говоря, сделать их неактивными. Это делается щелчком левой клавиши мыши при наведении указателя мыши на верхнюю ячейку с буквенным обозначением колонки – в результате цвет ячейки меняется с выделенного на фоновый.
Дело в том, что при вставке в локальную смету данных из окна Параметры вставки программа обрабатывает все активные колонки – даже пустые, где фактически отсутствует информация. Считается, что в пустых ячейках содержатся нулевые значения, и эти нулевые значения записываются в соответствующие поля для добавляемых позиций сметы. Зато при наличии неактивных колонок в окне Параметры вставки программа автоматически подгружает недостающие данные для добавляемых позиций сметы из нормативной базы – разумеется, при наличии в нормативной базе расценок с указанным обоснованием.
Таким образом, в рассматриваемом примере перед вставкой данных в локальную смету целесообразно отключить в окне Параметры вставки группу колонок Стоимость единицы.
И тогда после вставки мы сразу получим в добавленных позициях сметы полноценные стоимостные показатели.
Точно так же при необходимости можно отключить в окне Параметры вставки отдельные строки – пустые либо содержащие ненужную для вставки в локальную смету информацию. Это делается щелчком левой клавиши мыши при наведении указателя мыши на крайнюю слева ячейку с порядковым номером строки – в результате цвет ячейки меняется с выделенного на фоновый.
Замечание: Благодаря имеющейся возможности отключать колонки и строки в окне Параметры вставки программа «ГРАНД-Смета» позволяет выделить в таблице из MS Excel либо MS Word сразу большую область, где наряду с полезными данными содержится также заведомо ненужная информация, а затем уже непосредственно перед вставкой данных в локальную смету отсеять все лишнее. Такой метод работы обычно является более быстрым и эффективным, чем импорт данных небольшими порциями в несколько приемов.
Для более прочного усвоения вышеописанной методики импорта данных в ПК «ГРАНД-Смета» из внешних программ, рассмотрим другой пример, когда необходимо скопировать в локальную смету список оборудования для строительства жилого дома.
При этом имеется спецификация оборудования в виде документа MS Excel, включающая нужные позиции.
Ясно, что сначала необходимо выделить здесь и скопировать в буфер обмена Windows нужную группу строк. Причем в отличие от предыдущего рассмотренного примера с копированием расценок, в данном случае нам пригодится вся содержащаяся в спецификации информация, в том числе наименование, единица измерения и цена.
Далее переходим в ПК «ГРАНД-Смета», выполняем в локальной смете команду Вставить, после чего остается только в окне Параметры вставки расставить поля и при необходимости отключить лишние колонки и строки.
А после вставки данных в локальную смету нам еще потребуется выполнить ряд дополнительных действий: назначить добавленным позициям сметы подходящий вид работ, перенумеровать позиции и т. п.
Данные из спецификаций оборудования или товарных накладных в электронном виде также можно использовать при формировании в ПК «ГРАНД-Смета» документов особого типа – ценников. Рассмотрим, как осуществляется вставка в ценник той же самой скопированной в предыдущем примере группы строк из спецификации оборудования.
На этот раз воспользуемся для вставки кнопкой Вставить на панели инструментов на вкладке Главная, выбирая из выпадающего меню нижней части кнопки вариант Ресурсы ценника в Материалы.
При импорте информации из внешних программ в какой-либо документ ПК «ГРАНД-Смета» таблица в окне Параметры вставки отражает структуру данного документа. Поэтому в рассматриваемом примере приходится расставлять поля иначе, чем при вставке в локальную смету.
Отметим, что колонка с данными о количестве оборудования, которая не предусмотрена структурой ценника, здесь была удалена при помощи вышеуказанной команды Удалить колонку из контекстного меню.
После нажатия кнопки Вставить в окне Параметры вставки в ценник добавляются позиции с соответствующими данными.
Иногда при импорте табличной информации из внешних программ в ПК «ГРАНД-Смета» бывает необходимо объединить данные из нескольких колонок исходного документа. Например, может оказаться, что тип и марка оборудования в документе MS Excel указаны в разных колонках – а при импорте этой информации в ПК «ГРАНД-Смета» целесообразно объединить тип и марку в наименовании позиции. В ПК «ГРАНД-Смета» версии 6 предусмотрена и такая возможность.
Рассмотрим новый пример, когда спецификация оборудования из предыдущего примера представлена в ином виде, с маркой оборудования в отдельной колонке.
Здесь требуется, как обычно, выделить нужный фрагмент таблицы, и выполнить команду Копировать. После чего при работе с локальной сметой в ПК «ГРАНД-Смета» выполняется команда Вставить. Далее в окне Параметры вставки требуется расставить поля.
В дополнение к вышеописанным действиям по расстановке полей выполним следующую операцию. Для того чтобы объединить в наименовании позиции сметы данные из исходных колонок C и B (именно в таком порядке) необходимо сначала стандартным образом перетащить мышью на колонку, предназначенную для наименования, исходную колонку C.
А затем – при нажатой клавише Ctrl – перетащить мышью исходную колонку B поверх колонки C. В результате получается объединенная колонка с буквенным обозначением C+B, где текст из исходной колонки B приписан вслед за текстом из исходной колонки C.
Далее остается только при необходимости отключить в окне Параметры вставки лишние колонки и строки, после чего нажать здесь кнопку Вставить.
Помимо рассмотренных в данном пункте примеров, возможность прямого импорта табличной информации в электронном виде, появившаяся в ПК «ГРАНД-Смета» версии 6, может оказаться особенно полезной при формировании списка индексов перевода в текущие цены: как для конкретной локальной сметы (на закладке Индексы – к позициям в окне с параметрами сметы), так и в виде отдельного документа – сборника индексов.
|
