|
РОСЖЕЛДОР
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Ростовский государственный университет путей сообщения»
(РГУПС)
А.В. Охотников, Е.А. Булавина, М.Е. Шалак, Е.А. Хошафян
Формирование и временное хранение дел организации
Учебное пособие
Ростов-на-Дону
2007
УДК 651(07) + 06
Охотников, А.В.
Формирование и временное хранение дел организации : учеб. пособие / А.В. Охотников, Е.А. Булавина, М.Е. Шалак, Е.А. Хошафян; Рост. гос. ун-т путей сообщения. – Ростов н/Д, 2007. – 108 с.: ил. Библиогр.: 24 назв.
В пособии изложены основные требования к формированию дел, ведению их номенклатуры, подготовке и отбору документов для временного хранения. Приведены сведения для выбора технических средств ведомственного архива.
Предназначено студентам, обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение персонала» и «Управление персоналом» для самостоятельной подготовки по дисциплинам «Архивоведение», «Оформление и архивное хранение документации».
Рецензент д-р экон. наук, проф. В.А. Макеев (РГУПС);
заместитель директора по научной работе Государственного архива Ростовской области Т.Б. Ивасенко;
руководитель архивной службы Администрации Мясниковского района Ростовской области Л.В. Хошафян
Учебное издание
Охотников Александр Васильевич
Булавина Евгения Александровна
Шалак Максим Евгеньевич
Хошафян Елена Александровна
ФОРМИРОВАНИЕ И ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
Учебное пособие
Редактор А.И. Гончаров
Техническое редактирование и корректура А.И. Гончаров
Подписано к печати 29.10.07 Формат 60x84/16.
Бумага офсетная. Ризография. Усл. печ. л. 6,50.
Уч.-изд. л. 6,21. Тираж 100 экз. Изд. № 152. Заказ
Ростовский государственный университет путей сообщения.
Ризография РГУПС.
Адрес университета: 344038, г. Ростов н/Д, пл. Ростовского Стрелкового Полка Народного Ополчения, 2
Ó Ростовский государственный университет путей сообщения, 2007
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1 Организация делопроизводства и архивного дела
1.1 Нормативно-правовая база делопроизводства и архивного дела
1.2 Работа с документами
1.3 Возникновение и развитие архивов
1.4 Функции архивов
2 Формирование и хранение дел в делопроизводстве
2.1 Номенклатура дел
2.2 Формирование дел
2.3 Оформление дел
2.4 Оперативное хранение дел
3 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
4 Подготовка и передача дел в архив
4.1 Оформление документов для сдачи в архив
4.2 Составление описи дел
4.3 Передача дел в архив
5 Организация архивного хранения документов
5.1 Факторы старения документов
5.2 Материально-техническая база архивов
5.3 Помещение ведомственного архива организации
5.4 Размещение документов для хранения
5.5 Учет и оценка физического состояния документов
6 Автоматизация ведомственного архива
Библиографический список
Приложение
Введение
Деятельность органов управления, предприятий, организаций и учреждений, а также граждан сопровождается ведением делопроизводства. Образуются документы – материальные носители с зафиксированной на них информацией. Документы имеют реквизиты, позволяющие их идентифицировать, например: организационно-распорядительные документы (приказы, протоколы, акты, письма), планово-отчетные, финансовые, кадровые и т.д.
Жизненный цикл документа включает этапы составления документа, осуществление с его помощью делопроизводства и принятие управленческого решения. После чего документ утилизируется либо передается в архив для хранения, а затем снова может войти в документооборот.
Архивное дело в Российской Федерации – это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Архивный документ подлежит хранению в силу значимости носителя и информации для граждан, общества и государства.
Дисциплина «Архивоведение» федерального компонента государственного образовательного стандарта подготовки документоведов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» представлена дидактическими единицами: ведомственные и государственные архивы; организация архивной службы в России; основные задачи архива: сбор, обработка, организация хранения и использования документов; археографическая обработка документов.
Будущие менеджеры по специальности «Управление персоналом» изучают дисциплину «Оформление и архивное хранение документации», дидактика которой содержит требования к формированию и хранению личных дел и другой документации о персонале организации.
Ведомственные архивы организуются на предприятии, в организации и учреждении. Их материально-техническое обеспечение и технология работы должны обеспечивать сохранность архивного фонда и эффективность поиска и повторного использования дел и отдельных документов.
Настоящее учебное пособие дает студенту учебный и нормативно-справочный материал для самостоятельного изучения принципов и методов формирования и временного хранения дел.
1 Организация делопроизводства и архивного дела
1.1 Нормативно-правовая база делопроизводства и архивного дела
Делопроизводство основывается на требованиях, нормах и рекомендациях по работе с документами. Нормативно-правовая база устанавливает правила оформления и технологию работы с документами, требования к обеспечению сохранности документов, порядок передачи документов в архив, регулирует работу службы документационного обеспечения управления и вопросы внедрения информационных технологий.
Федеральный закон «Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 № 149-ФЗ) регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.
В Федеральном законе используются следующие основные понятия:
1) информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
2) информационные технологии – процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
3) информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
4) информационно-телекоммуникационная сеть – технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;
5) обладатель информации – лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;
6) доступ к информации – возможность получения информации и ее использования;
7) конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
8) предоставление информации – действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;
9) распространение информации – действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;
10) электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
11) документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
12) оператор информационной системы – гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.
Правовое регулирование отношений, возникающих в сфере информации, информационных технологий и защиты информации, основывается на следующих принципах:
1) свобода поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом;
2) установление ограничений доступа к информации только федеральными законами;
3) открытость информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления и свободный доступ к такой информации, кроме случаев, установленных федеральными законами;
4) равноправие языков народов Российской Федерации при создании информационных систем и их эксплуатации;
5) обеспечение безопасности Российской Федерации при создании информационных систем, их эксплуатации и защите содержащейся в них информации;
6) достоверность информации и своевременность ее предоставления;
7) неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия;
8) недопустимость установления нормативными правовыми актами каких-либо преимуществ применения одних информационных технологий перед другими, если только обязательность применения определенных информационных технологий для создания и эксплуатации государственных информационных систем не установлена федеральными законами.
Статья 5 закона устанавливает, что информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется на:
1) информацию, свободно распространяемую;
2) информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;
3) информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению;
4) информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.
Обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, субъект Российской Федерации, муниципальное образование. От имени Российской Федерации, субъекта Российской Федерации, муниципального образования правомочия обладателя информации осуществляются соответственно государственными органами и органами местного самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами.
Обладатель информации, если иное не предусмотрено федеральными законами, вправе:
1) разрешать или ограничивать доступ к информации, определять порядок и условия такого доступа;
2) использовать информацию, в том числе распространять ее, по своему усмотрению;
3) передавать информацию другим лицам по договору или на ином установленном законом основании;
4) защищать установленными законом способами свои права в случае незаконного получения информации или ее незаконного использования иными лицами;
5) осуществлять иные действия с информацией или разрешать осуществление таких действий.
Не может быть ограничен доступ к:
1) нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;
2) информации о состоянии окружающей среды;
3) информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);
4) информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;
5) иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.
Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.
В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
Информация, содержащаяся в государственных информационных системах, а также иные имеющиеся в распоряжении государственных органов сведения и документы являются государственными информационными ресурсами.
С принятием Федерального закона № 149-ФЗ утратили силу Федеральный закон от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» и Федеральный закон от 4 июля 1996 года № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене».
Целью Федерального закона «О персональных данных» (от 27.07.2006 № 152-ФЗ) является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
В целях Федерального закона № 152-ФЗ используются следующие основные понятия:
1) персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация;
2) оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных;
3) обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;
4) распространение персональных данных – действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
5) использование персональных данных – действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;
6) блокирование персональных данных – временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи;
7) уничтожение персональных данных – действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
8) обезличивание персональных данных – действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
9) информационная система персональных данных – информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств;
10) конфиденциальность персональных данных – обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;
11) трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных оператором через Государственную границу Российской Федерации органу власти иностранного государства, физическому или юридическому лицу иностранного государства;
12) общедоступные персональные данные – персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись (ЭЦП) признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Законом устанавливаются условия использования ЭЦП, определяется статус удостоверяющих центров, выдающих сертификаты ключей подписей, а также некоторые особенности использования ЭЦП.
Федеральный закон «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Положения Закона обязательны для исполнения на территории Российской Федерации и за ее пределами органами законодательной, исполнительной и судебной властей, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, должностными лицами и гражданами Российской Федерации, взявшими на себя обязательства либо обязанными по своему статусу исполнять требования законодательства Российской Федерации о государственной тайне. Закон определяет: государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
С 29 июля 2004 года действует Федеральный закон № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», а с 1 января 2008 года в нем будут действовать пункты, дающие определения в следующей редакции:
1) коммерческая тайна – режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду;
2) информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), – сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.
Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование.
В соответствии с законом обязательный экземпляр документов – экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие организации в определенном порядке и в указанном в законе количестве. Примеры обязательного экземпляра документов: художественная книга, автореферат диссертации, энциклопедия… Закон не распространяется на документы, содержащие личную и семейную тайну; документы, содержащие государственную, служебную и коммерческую тайну; документы, созданные в единичном исполнении; архивные документы (материалы); электронные документы, распространяемые исключительно в сетевом режиме; управленческую и техническую документацию (формуляры, инструкции по эксплуатации, бланочную продукцию, альбомы форм учетной и отчетной документации).
Закон дает определения:
– документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения;
– экземпляр – образец тиражированного документа, идентичный оригиналу;
– производитель документов – юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель, редакция средства массовой информации, производитель фонограммы, производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, и иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра);
– получатель документов – юридическое лицо, наделенное правом получения, хранения и общественного использования обязательного экземпляра на безвозмездной или возмездной основе.
Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ регулирует отношения, возникающие при разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации. Помимо правового регулирования обязательных требований, на добровольной основе могут регулироваться и отношения по выполнению работ или оказанию услуг. При этом обязательное подтверждение соответствия осуществляется в формах принятия декларации о соответствии либо обязательной сертификации.
Закон устанавливает, что декларация о соответствии – это документ, удостоверяющий соответствие выпускаемой в обращение продукции требованиям технических регламентов, а сертификат соответствия – документ, удостоверяющий соответствие объекта требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров.
В свою очередь, технический регламент – документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством РФ, или федеральным законом, или указом Президента РФ, или постановлением Правительства РФ и устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукции, в том числе зданиям, строениям и сооружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации). Регламенты принимаются в целях защиты жизни и здоровья граждан, имущества, охраны окружающей среды, жизни и здоровья животных и растений, а также для предупреждения действий, вводящих в заблуждение приобретателей.
Стандарт – документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов проектирования (включая изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать правила и методы исследований (испытаний) и измерений, правила отбора образцов, требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства (приложение). При этом закон устанавливает, что архив это учреждение или структурное подразделение организации. Владельцем архивных документов может быть государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующее полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
В конце 80-х годов Главное архивное управление при Совете Министров СССР и Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД, ныне Всероссийский одноименный институт) разработали системообразующий документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ, одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1984 и утверждена приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33). Во многом положения ГСДОУ актуальны и для современного делопроизводства.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (введен Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28) – устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
Коллегия Росархива своим решением от 06.02.2002 одобрила «Основные правила работы архивов организаций», которые распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
Правила устанавливают, что документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.
В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.
В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:
центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
Основными задачами архива организации являются:
– комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
– учет и обеспечение сохранности документов;
– создание научно-справочного аппарата к документам архива;
– использование хранящихся в архиве документов;
– подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
– ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций – источников комплектования архива;
– принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
– учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
– создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
– организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
– проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
– осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях – источниках комплектования;
– организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
– оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
– участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
– участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях – источниках комплектования архива.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций – источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
Постановление Правительства Российской Федерации от 15.03.1999 № 283 «О федеральных государственных архивах» и последовавший за ним приказ Росархива от 15.04.1999 № 19 включают требования к организации архивной работы. Утверждена структура сети федеральных государственных архивов:
Государственный архив Российской Федерации;
Российский государственный архив древних актов;
Российский государственный исторический архив;
Российский государственный военно-исторический архив;
Российский государственный архив экономики;
Российский государственный архив социально-политической истории;
Российский государственный архив новейшей истории;
Российский государственный военный архив;
Российский государственный архив Военно-Морского Флота;
Российский государственный архив литературы и искусства;
Российский государственный архив научно-технической документации с филиалом в г. Самаре;
Российский государственный архив кинофотодокументов;
Российский государственный архив фонодокументов;
Российский государственный исторический архив Дальнего Востока;
Центр хранения страхового фонда.
На основании Постановления Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве» федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела является Федеральное архивное агентство. Оно находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Агентство организует информационное обеспечение граждан, организаций и органов власти, экспертизу архивных документов, централизованное хранение страхового фонда уникальных и особо ценных документов Архивного фонда РФ. Ведет государственный учет документов Архивного фонда РФ, обеспечивает соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Она разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.
Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и указанной Типовой инструкции.
Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством.
Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.
Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется – служба ДОУ) федерального органа исполнительной власти.
«Инструкция по делопроизводству в аппарате управления открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (утверждена приказом ОАО «РЖД» от 17.08.2004 № 130) определяет организацию делопроизводства, порядок работы с документами и контроля их исполнения. Положения инструкции обязательны также для работников органов управления обособленных структурных подразделений – железных дорог, предприятий и организаций при подготовке, оформлении и исполнении организационно-распорядительных документов ОАО «РЖД», выполнении поручений (решений) президента (вице-президентов) общества.
Управленческая деятельность общества подлежит документированию по установленным правилам с использованием унифицированных форм документов и обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов, издаваемых обществом в пределах своей компетенции. Документы составляются (издаются) на основании и во исполнение федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также по инициативе общества в связи с производственной необходимостью.
Инструкция гласит, что при подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:
придание документу юридической силы;
использование документа в качестве источника информации, в том числе для справочных и научно-исторических целей;
реальность исполнения документа;
оперативный поиск документа и осуществление контроля за его исполнением;
возможность обработки и размножения документа с помощью средств вычислительной и копировальной техники.
С 1 июля 2003 года введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает состав реквизитов документов и требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов. Он распространяется на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
Для установления единого порядка составления документов и работы с ними в организации должна быть Инструкция по делопроизводству, в которой должен быть расписан весь процесс организации делопроизводства, требования, предъявляемые к документам, их разработке, работе исполнителей с ними, вопросам регистрации и хранения документов, а также содержаться образцы правильно оформленных документов (по ГОСТ Р 6.30-2003) и правила работы с ними. Инструкция утверждается приказом руководителя организации, и все сотрудники обязаны руководствоваться ею при работе с документами.
|
