Подписать».
В случае наличия документов, связанных с текущим, следует в разделе «Связанные документы» нажать на ссылку «Добавить документ». На экране отобразится модальное окно «Добавление связи с документом», где требуется выбрать одно из представленных значений: Зарегистрированный документ либо незарегистрированный документ.
Зарегистрированный документ
В случае выбора данного значения, пользователю требуется выбрать один из зарегистрированных в Системе документов, после чего нажать на кнопку «Добавить» (см. Рисунок ).
Рисунок . Добавление связанного документа из зарегистрированных в Системе
В случае добавления документа из зарегистрированных в Системе, рядом с наименованием документа отобразится ссылка «Просмотр», позволяющая перейти к регистрационной карте выбранного зарегистрированного документа (см. Рисунок ).
Рисунок . Просмотр регистрационной карты связанного документа
Незарегистрированный документ
В случае выбора данного значения, пользователю требуется указать номер и наименование связанного документа, после чего нажать на кнопку «Добавить» (см. Рисунок ).
Рисунок . Добавление связанного документа из незарегистрированных в Системе
После заполнения регистрационной карты документа следует нажать на кнопку «Завершить создание документа» (см. Рисунок ).
Рисунок . Создание документа
Поле «Состояние документа» примет значение «Создан». После создания документа редактирование его параметров становится недоступным. На данном этапе пользователь может добавит новую версию документа, нажав на соответствующую кнопку. При добавлении новой версии пользователь может изменить ряд параметров документа и добавить новую электронную копию.
Формирование маршрута прохождения проекта документа
После того, как документ создан, в его регистрационной карточке добавится вкладка «Управление документом», предназначенная для создания процедур, в том числе для его утверждения.
Создание нового маршрута для работы с документом начинается с перехода по ссылке «Добавление процедуры», после чего на странице отображается окно «Добавление процедуры». Пользователю представлены следующие поля для заполнения (поля, отмеченные звездочкой, обязательны для заполнения):
Процедура. Выбрать одно из представленных значений из раскрывающегося списка:
Подготовка документа – подготовка самого документа, процесс перед согласованием. Подготовленный документ имеет статус «Подготовлен» (см. Рисунок ).
Рисунок . Статус подготовленного документа
Согласование – согласование подготовленного документа;
Плановая дата. Выбрать значение из календаря. В случае проставления отметки в поле «срочно», при поступлении задачи к исполнителю, данный критерий будет выделен красным цветом;
Наименование. Название процедуры;
Описание. Описание процедуры;
Тип исполнения. В случае выбора значения «всем сразу», задание поступит одновременно всем указанным сотрудникам. При выборе значения «по очереди», задание будет поочередно поступать сотрудникам, следующий по списку сотрудник будет получать задание только после его выполнения предыдущим;
Перечень сотрудников, ответственных за выполнение задачи. Для добавления сотрудника в таблицу следует выбрать значение из раскрывающегося списка (реализован поиск сотрудников по указанному значению – не менее трех символов) либо нажать на элемент ( ), сформировать список в отобразившемся модальном окне и добавить в таблицу. Для редактирования порядка исполнителей предусмотрены соответствующие стрелки в столбце «Позиция»;
Автор. Инициатор процедуры, поле недоступно для редактирования.
После заполнения информации по процедуре следует нажать на кнопку «Добавить» (см. Рисунок ).
Рисунок . Добавление процедуры
Созданный маршрут отобразится в таблице на вкладке «Управление документом». В столбце «Действие» пользователь может просмотреть сведения по задаче каждого пользователя (ссылка «Просмотреть»), а также отменить добавленную процедуру (ссылка «Отменить») (см. Рисунок ). В случае отмены, процедура отображаться в таблице не будет. При отмене процедуры будут удалены и все последующие процедуры, добавленные пользователем при формировании маршрута документа.
Рисунок . Доступные действия над задачами пользователей
История всех действий над документом отобразится в таблице «История действий» (см. Рисунок ).
Рисунок . Созданные маршруты документа
На данном этапе пользователь может добавить процедуру «Подписание» и, далее, процедуру «Регистрация», доступные после согласования и подписания документа соответственно (см. Рисунок ). Добавление процедур осуществляется аналогичным образом (ссылка «Добавление процедуры» - заполнение параметров в модальном окне – выбор сотрудников для выполнения задачи – кнопка «Добавить»). После добавления последней доступной процедуры ссылка «Добавить процедуру» станет недоступной.
Если маршрут документа сформирован корректно, требуется нажать на кнопку «Запустить процедуры». В зависимости от выбранного типа исполнения задача поступит одновременно всем пользователям либо первому сотруднику из сформированного списка.
Рисунок . Сформированный маршрут документа
Согласование проекта документа
После запуска процедур задача станет доступна сотрудникам, ответственным за исполнение. Для просмотра перечня задач пользователя следует перейти по ссылке «Мои задачи» на панели быстрого доступа (см. Рисунок ).
Рисунок . Переход к странице с перечнем задач пользователя
Вновь поступившая задача будет выделена жирным шрифтом. Для перехода к выполнению задачи следует нажать на ссылку «Выполнить» в столбце «Действие» (см. Рисунок ).
Рисунок . Задачи пользователя
На странице отобразятся две формы: Согласование и Регистрационная карточка документа. В регистрационной карточке документа пользователь может просмотреть всю информацию по документу (параметры недоступны для редактирования), просмотреть полный маршрут документа и сведения по задаче каждого назначенного исполнителя, а также просмотреть все версии документа.
На форме согласования представлены сведения по задаче сотрудника (см. Рисунок ). Какие-либо примечания пользователь может указать в поле «Комментарий», а также приложить файл с дополнительным документом по задаче в случае необходимости.
Рисунок . Согласование документа
Если исполнитель считает, что документ некорректен, нужны дополнительны доработки, требуется нажать на кнопку «Не согласовано». В таком случае дело будет возвращено пользователю, который был инициатором процедуры с результатом «Не согласовано». После ознакомления с решением исполнителя, пользователю следует добавить новую версию документа (изменить необходимые параметры и добавить новый документ), перейти на вкладку «Управление документом» и повторно запустить ранее добавленные процедуры (либо, в случае необходимости отменить все процедуры и сформировать новый маршрут для документа).
В случае если исполнитель готов согласовать документ, требуется нажать на кнопку «Согласовать». Задача пропадет из перечня доступных задач пользователя. Пользователю-инициатору процедуры для ознакомления будет приходить задача с решением каждого исполнителя. Задача не будет доступна следующему исполнителю до тех пор, пока инициатор не будет ознакомлен с решением предыдущего исполнителя (не будет нажата кнопка «Ознакомлен»).
Подписание проекта документа
После запуска процедуры и согласования документа задача перейдет к сотруднику, ответственному за выполнение процедуры подписания документа. Для просмотра перечня задач пользователя следует перейти по ссылке «Мои задачи» на панели быстрого доступа. Вновь поступившая задача будет выделена жирным шрифтом. Для перехода к выполнению задачи следует нажать на ссылку «Выполнить» в столбце «Действие».
На странице отобразятся две формы: Подписание и Регистрационная карточка документа. В регистрационной карточке документа пользователь может просмотреть всю информацию по документу (параметры недоступны для редактирования), просмотреть полный маршрут документа и сведения по задаче каждого назначенного исполнителя, а также просмотреть все версии документа. На данном этапе документ имеет статус «На подписании».
На форме подписания представлены сведения по задаче сотрудника. Какие-либо примечания пользователь может указать в поле «Комментарий», а также приложить файл с дополнительным документом по задаче в случае необходимости.
Если исполнитель считает, что подписание документа невозможно, требуется нажать на кнопку «Не утвержден». В таком случае дело будет возвращено пользователю, который был инициатором процедуры с результатом «Не подписано». После ознакомления с решением исполнителя, пользователю следует добавить новую версию документа (изменить необходимые параметры и добавить новый документ), перейти на вкладку «Управление документом» и повторно запустить ранее добавленные процедуры (либо, в случае необходимости отменить все процедуры и сформировать новый маршрут для документа).
В случае если исполнитель готов подписать документ, требуется нажать на кнопку «Утвержден» (см. Рисунок ).
Рисунок . Утверждение документа
Задача пропадет из перечня доступных задач пользователя. Пользователю-инициатору процедуры для ознакомления будет приходить задача с решением каждого исполнителя. Задача не будет доступна следующему исполнителю до тех пор, пока инициатор не будет ознакомлен с решением предыдущего исполнителя (не будет нажата кнопка «Ознакомлен») (см. Рисунок ).
Рисунок . Ознакомление с решением исполнителя по процедуре подписания документа
Регистрация документа
Последний этап работы с проектом документа – это регистрация документа. В случае если документ утвержден (подписан) и инициатор ознакомлен с его решением, задача перейдет к пользователю, ответственному за регистрацию документа. Для просмотра перечня задач пользователя следует перейти по ссылке «Мои задачи» на панели быстрого доступа. Вновь поступившая задача будет выделена жирным шрифтом. Для перехода к выполнению задачи следует нажать на ссылку «Выполнить» в столбце «Действие» (см. Рисунок ).
Рисунок . Просмотр задач пользователя
На странице отобразятся две формы: Регистрация и Регистрационная карточка документа. В регистрационной карточке документа пользователь может просмотреть всю информацию по документу (параметры недоступны для редактирования), просмотреть полный маршрут документа и сведения по задаче каждого назначенного исполнителя, а также просмотреть все версии документа. На данном этапе документ имеет статус «На регистрации».
На форме регистрации представлены сведения по задаче сотрудника. Какие-либо примечания пользователь может указать в поле «Комментарий», а также приложить файл с дополнительным документом по задаче в случае необходимости (см. Рисунок ).
Если исполнитель не одобряет регистрацию документа, требуется нажать на кнопку «Не зарегистрировано». В таком случае дело будет возвращено пользователю, который был инициатором процедуры с результатом «Не зарегистрировано». После ознакомления с решением исполнителя, пользователю следует добавить новую версию документа (изменить необходимые параметры и добавить новый документ), перейти на вкладку «Управление документом» и повторно запустить ранее добавленные процедуры (либо, в случае необходимости отменить все процедуры и сформировать новый маршрут для документа).
Рисунок . Форма регистрации документа
В случае если исполнитель готов зарегистрировать документ, требуется нажать на кнопку «Зарегистрировано». На странице отобразится окно, где пользвоателю требуется выбрать тип документа, с которым он будет зарегистрирован в Системе, после чего нажать на кнопку «Зарегистрировать» (см. Рисунок ).
Рисунок . Выбор типа документа для регистрации в Системе
На странице отобразится регистрационная карточка документа. Формирование регистрационного номера документа зависит от выбранного типа. На данном этапе пользователь может изменить параметры документа. Для завершения работы с документом необходимо нажать на кнопку «Регистрация документа». После этого пользователю-инициатору процедуры придет задача с решением исполнителя о регистрации (см. Рисунок ).
Рисунок . Ознакомление инициатора процедуры с решением исполнителя по регистрации документа
Инициатору следует нажать на кнопку «Ознакомился». Документ зарегистрирован в Системе. Проект документа примет статус «Зарегистрирован». В связанных документах автоматически отобразится зарегистрированный (внутренний/исходящий) документ (см. Рисунок ).
Рисунок . Регистрационная карточка зарегистрированного проекта документа
|
