О результатах анализа программных систем электронного документооборота и особенностях их внедрения в промышленную эксплуатацию
|
Скачать 255.07 Kb.
|
|
Особенности внедрения программных систем в промышленную эксплуатацию УП «Центр специализированных компьютерных систем» БГУ специализируется на оказании услуг в области документационного обеспечения управления, а также услуг по внедрению готовых программных продуктов в промышленную эксплуатацию. Для успешного внедрения готового программного продукта компанией партнером или силами непосредственно заказчика необходимы три основных фактора:
Наличие качественной программной системы Почему необходимо наличие качественной программной системы и что значит качественная система? Качество системы напрямую связано с качеством сопровождающего ее комплекта документации. В документах должно быть описание технологии работы системы, правила настройки системы под условия конкретного заказчика, руководство администратора системы, руководство прикладного программиста. И, конечно, самым важным документом является руководство пользователя системы. В процессе работы по анализу систем, нам приходилось работать в первую очередь с документацией к программному продукту. Во многих случаях мы пытались по руководству пользователя реализовать функцию в программе, но не всегда это можно было сделать. Иногда по руководству пользователя вообще невозможно было понять, как реализуется функция, проще было догадаться, как это сделать. Бывает что в программе многие функции усовершенствованы, или появились дополнительные возможности, а написать новые документы к системе не хватило времени или сил. Получается, что работать с таким продуктом без участия разработчика не представляется возможным. Можно, конечно, поспорить, что все это не обязательно напрямую связано с качеством продукта. Но у нас есть опыт самостоятельного изучения программной системы только по документации. Например, программу «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» мы четыре года назад записали из интернет-сайта вместе с электронным комплектом документации. Изучили, настроили на структуру и технологию работы с документами заказчика, обучили работе с системой основных пользователей и только после этого познакомились с компанией-разработчиком системы. Этим заказчиком был Фонд социальной защиты населения. С тех пор прошло много времени, за этот период мы несколько раз обновляли версии системы, расширили область ее применения, но ни разу не сталкивались с ошибками программного обеспечения. У нас появились другие заказчики, среди них есть промышленные предприятия, проектные институты и другие организации, с нетипичным для управленческого документооборота составом документов. Однако все требования наших заказчиков по расширению функций системы мы удовлетворяли, используя только технологические настройки, не прибегая к услугам программистов. Наличие квалифицированных специалистов в предметной области Мы считаем, что это обязательное условие для успешного внедрения. Дело в том что, приобретая качественный программный продукт, вы не решаете проблему автоматизации. Проблемы только начинаются. Технология работы с документами нигде в нормативных документах прямо не прописана, однако каждый этап продвижения документа в организации строго формализован и подчинен внутренним правилам и инструкциям. В бумажном документообороте некоторые операции не выполняются, или сотрудники изобретают способы выполнения своих функций в общей системе документооборота различными иногда оригинальными способами. При внедрении автоматизированной технологии, необходимо формализовать технологию работы с документами в системе, определить степень автоматизации каждого этапа внедрения. Не всегда это встречает понимание и поддержку всех участников процесса. В настоящее время Президент и Правительство уделяют большое внимание документационному обеспечению управления в государственных структурах: строго контролируется исполнительская дисциплина; принимаются меры по снижению количества обращаемых документов. В этих условиях, внедряя автоматизированную систему, необходимо учитывать требования нормативных и правовых актов в данной предметной области, обеспечить выполнение ведомственных инструкций и правил, одновременно обеспечить выполнение функциональных обязанностей в системе каждым сотрудником, участвующим в процессе обработки документов. Казалось бы, все понятно, ничего сложного, но на деле все бывает намного сложнее. Действительно, организационные вопросы, это дело заказчика. Руководитель службы ДОУ решает, кто и что делает, а компания, которая обеспечивает установку и настройку ПО, только реализует в программе его решения. При детальном рассмотрении всех технологических действий над документами, выясняется, что далеко не все операции сотрудники хотят автоматизировать. Приходится указывать на соответствующие пункты в нормативных документах, и разъяснять, как и почему это необходимо делать. Очень хорошо, если внедряемый программный продукт, при этом, обеспечивает «правильную» технологию. Хуже если в программе возникают различные ошибки и сбои и в ответственный период внедрения приходится с одной стороны убеждать пользователей, что работать с программой хорошо и удобно, а с другой – нести ответственность за ошибки и сбои. Технические средства и сетевые коммуникации Несколько слов хочется сказать еще о техническом оснащении организаций. Автоматизация документооборота, как правило, рассматривается в совокупности наличия технических средств (компьютеров, принтеров, сканеров серверов и др.), прикладного программного обеспечения, сетевых коммуникаций. Мы считали, что если руководство и сотрудники организации приняли решение о переходе на автоматизированную технологию работы с документами, то технические средства для этого, как правило, уже имеются. Но они не всегда могут обеспечить работу в сетевом режиме. Это тоже является большой проблемой внедрения. В некоторых случаях приходится доказывать, что дело не в программном обеспечении, а в пропускной способности локальной сети. Сроки внедрения Разработка технологических формализованных схем движения документов и подготовка системных справочников, как правило, производится от одной недели до одного месяца. Технологическая настройка непосредственно системы, внесение справочников, распределение прав пользователей в системе от нескольких часов до нескольких дней. Основное количество времени тратиться на обучение пользователей. В зависимости от готовности и желания пользователя научиться работать в системе ему необходимо от 6 до 18 часов обучения на реальных документах, при этом обучать больше чем 2-3 часа в день не целесообразно. Примечание: В разделе приведены сроки внедрения программы «ДЕЛО». Заключение В заключение хотелось бы отметить, что все проблемы внедрения можно преодолеть, если нет претензий к программной системе в период внедрения ее в промышленную эксплуатацию. В настоящее время мы работаем с программой «ДЕЛО», начата подготовка группы специалистов для работы у заказчиков с программой СП ЗАО «Международный деловой альянс». Мы можем оказывать услуги по внедрению всех, представленных на данной конференции программных продуктов, если компании-разработчики готовы будут готовы к такому сотрудничеству. Директор УП «Центр специализированных компьютерных систем» Белорусского государственного университета В.Я. Полещенко Минск, 10 марта 2005 г. |
Похожие:
 |
Распоряжение В целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности в Администрации муниципального образования... |
|
Отчет научно-исследовательской работы “ Экономическая оценка эффективности... Экономическая оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота” |
|
Отчет научно-исследовательской работы “ Экономическая оценка эффективности... Экономическая оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота” |
 |
Программа курса «Формальные методы разработки программных систем» Дисциплина «Формальные методы разработки программных систем» предназначена для изучения основных формальных методов спецификации... |
|
Диссертация на соискание ученой степени кандидата исторических наук... Теоретические и практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в холдингах российской федерации |
|
Правительство ямало-ненецкого автономного округа постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа в условиях ввода в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота... |
|
Система электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое... Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном... |
|
Система электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое... Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном... |
|
Система электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое... Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном... |
|
Методические рекомендации по вопросам внедрения систем электронного... Концепция внедрения систем электронного дистанционного обучения в деятельность образовательных учреждений Российской Федерации 5 |
|
О назначении пользователей ппо «суфд» при осуществлении электронного документооборота В целях осуществления электронного документооборота с уфк по Иркутской области, исполнения полномочий по администрированию и подписанию... |
|
Методические рекомендации по вопросам внедрения систем электронного... Формирование материально-технической базы электронного дистанционного обучения 10 |
|
Требования к организации и процессу выполнения работ по модернизации... Требования к организации и процессу выполнения работ по модернизации информационной системы электронного документооборота на платформе... |
|
Руководство пользователя системы электронного документооборота Для входа в систему электронного документооборота ниу «мэи» (далее сэд ниу «мэи») необходимо |
|
Руководство пользователя системы электронного документооборота Для входа в систему электронного документооборота ниу «мэи» (далее сэд ниу «мэи») необходимо |
|
Методические рекомендации по вопросам внедрения систем электронного... Методические рекомендации по вопросам внедрения систем электронного дистанционного обучения в деятельность образовательных учреждений... |