РОСЖЕЛДОР
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Ростовский государственный университет путей сообщения»
(РГУПС)
М.В. Ватолина
ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ
Учебно-методическое пособие
Ростов-на-Дону
2010
У ДК 651(07)
Ватолина, М.В.
Организация и технология документационного обеспечения управления: учебно-методическое пособие / М.В. Ватолина; Рост. гос. ун-т путей сообщения. – Ростов н/Д, 2010. – 40 с. – Библиогр.: 57 назв.
Учебно-методическое пособие «Организация и технология документационного обеспечения управления» разработано для изучения дисциплины «Организация и технология документационного обеспечения управления» для студентов очной и заочной форм обучения специальности 032000 «Документоведение и архивоведение».
В работе представлена учебная программа дисциплины, тематика курсовых и контрольных работ, перечень вопросов к экзамену и зачету, а также методические указания к проведению практических занятий, написанию курсовых и контрольных работ.
Учебно-методическое пособие предназначено для студентов очной и заочной форм обучения специальности «Документоведение и архивоведение».
Рецензент: д-р экон. наук, проф. М.М. Скорев (РГУПС)
Ростовский государственный университет
путей сообщения, 2010
С ОДЕРЖАНИЕ
1 Организационно-методические характеристики дисциплины «Организация и технология
документационного обеспечения управления»……………….. 4
Цели и задачи курса……………………………………………………………. 4
Требования к уровню освоения дисциплины………………………………… 5
Порядок освоения дисциплины. Формы итогового контроля………………. 5
2 Содержание курса…………………………………………………………. 7
2.1 Учебная программа дисциплины……………………………………………… 7
2.2 Распределение часов курса по темам и видам работ……………………….. 11
2.3 Тематика курсовых работ…………………………………………………….. 13
2.4 Перечень вопросов к зачету (1 раздел)………………………………………. 14
2.5 Перечень вопросов к экзамену (2 раздел)…………………………………… 16
2.6 Перечень заданий для контрольной работы………………………………… 17
3 Методические указания к выполнению заданий…………... 21
3.1 Методические указания к проведению лабораторных работ………………. 21
3.2 Методические указания к выполнению контрольной работы……………... 27
4 Методические указания к выполнению курсовой работы… 29
4.1 Цели курсовой работы………………………………………………………... 29
4.2 Основные этапы подготовки курсовой работы……………………………... 29
4.3 Структура и содержание курсовой работы………………………………….. 30
4.4 Правила оформления курсовой работы……………………………………… 31
4.5 Защита курсовой работы……………………………………………………… 33
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ Список …………………………………………… 34
Приложение А ………………………………………………………………... 38
Приложение б ………………………………………………………………… 39
1 ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ХАРАКЕТРИСТИКИ ДИСЦИПЛИНЫ
1.1 Цели и задачи курса
Курс «Организация и технология документационного обеспечения управление (ДОУ)» является общепрофессиональной дисциплиной стандарта направления обучения и предназначен для студентов, обучающихся по направлению 032000 «Документоведение и архивоведение» очной и заочной форм обучения. «Организация и технология ДОУ» – дисциплина, являющаяся непосредственным продолжением дисциплины «Документоведение». Если документоведение рассматривает теоретические, методологические аспекты, связанные с документом, системами документации, то организация и технология ДОУ – это специфическое направление деятельности, охватывающее весь комплекс работы с документами в организации: начиная с их создания, регистрации, контроля исполнения и заканчивая их хранением и использованием.
Государственный стандарт по направлению определяет требования к обязательному минимуму содержания дисциплины ОПД. Ф. 04 «Организация и технология документационного обеспечения управления», предложенные следующими дидактическими единицами:
Роль и место информационно-документационного обеспечения в работе аппарата управления; история организации делопроизводства в дореволюционной России и в советских государственных учреждениях; современная технология и организация делопроизводства; задачи и функции службы ДОУ, должностной и численный состав работников, функциональные обязанности; нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информационно-документационного обеспечения деятельности учреждения; организация документооборота, регистрация и контроль над исполнением документов в учреждении; информационно-справочная система по документам учреждения, особенности работы с обращениями граждан; организация текущего хранения документов; номенклатура дел, формирование дел, организация и проведение экспертизы ценности документов, уничтожение документов; подготовка документов к передаче на ведомственное хранение.
Цель курса – ознакомить студентов с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения управления в сравнительной характеристике с предшествующими историческими периодами становления и развития национального делопроизводства на основе научно обоснованных принципов и методов его совершенствования.
Задачи курса:
осветить место делопроизводства в процессах управления;
сформировать у студентов рациональные подходы к решению задач организации работы с документами в учреждении;
ознакомить студентов с современными типовыми структурами служб ДОУ;
изучить современные технологии документационного обеспечения управления.
1.2 Требования к уровню освоения дисциплины
Изучив курс «Организация и технология ДОУ», студент должен знать:
нормативно-методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления;
зависимость организации работы с документами от развития аппарата управления;
методы и технологию обработки документов на основе использования средств организационной и вычислительной техники;
рациональную технологию приема, прохождения, подготовки и отправки документов в традиционных и автоматизированных системах документационного обеспечения управления;
методику контроля над сроками исполнения документов;
закономерности изменения объема документооборота;
методику составления классификационных справочников и направления их использования;
организацию оперативного хранения документов и подготов-ки документов к передаче в ведомственный архив.
Студент должен уметь:
разрабатывать «Положение о службе ДОУ», должностные инструкции работников службы ДОУ;
подсчитывать объем документооборота за год;
регистрировать документы различными способами;
составлять конкретную номенклатуру дел организации;
оформлять дела для сдачи в архив;
разрабатывать структуру инструкции по делопроизводству конкретной организации.
1.3 Порядок освоения дисциплины. Формы итогового контроля
Изучение курса «Организация и технология документационного обеспечения управления» студентами очной формы обучения предполагает 144 часа аудиторных занятий, из них: 36 часов лекций и 36 часов лабораторных работ в четвертом семестре; 36 часов лекций и 36 часов лабораторных работ в пятом семестре. Лекции должны раскрывать основные проблемы тем курса. Лабораторные работы проводятся по темам, требующим приобретения практических навыков работы с документами, закрепления теоретических знаний, полученных на лекциях и в результате самостоятельной работы над учебным материалом.
Формами контроля усвоения студентами дисциплины является написание курсовой работы и сдача зачета в четвертом семестре, защита лабораторной работы и сдача экзамена в пятом семестре.
Изучение курса «Организация и технология документационного обеспечения управления» студентами заочной формы обучения предполагает 16 часов аудиторных занятий, из них: 2 часа лекций в 5-м заезде, 2 часа лекций и 4 часа практически занятий в 6-м заезде, 4 часа лекций в 7-м заезде, 4 часа лабораторных работ в 8-м заезде.
Формами контроля усвоения студентами дисциплины является написание курсовой работы и сдача зачета в 6-м заезде, защита контрольной работы и сдача экзамена в 8-м заезде.
2 СОДЕРЖАНИЕ КУРСА
2.1 Учебная программа дисциплины
РАЗДЕЛ 1. Документооборот организации. Роль службы ДОУ
в организации работы с документами
Тема 1.1. Документационное обеспечение – основа технологии управления
История организации делопроизводства в дореволюционной России. Становление и развитие делопроизводства в советских государственных учреждениях и в учреждениях постсоветского периода.
Оценка современного состояния документационного обеспечения управления (ДОУ). Факторы, влияющие на организацию и технологию в учреждениях различных уровней управления. Автоматизированные технологии обработки документов и их влияние на систему делопроизводства конкретной организации. Взаимосвязь делопроизводства с организацией ведомственного и государственного хранения документов.
Тема 1.2. Организация службы ДОУ
Характеристика организационных форм службы ДОУ в учреждениях России в XVI–XVII вв, XVIII в., в начале XX в., с 1960-х годов по настоящее время.
Основные организационные формы документационного обеспечения управления. Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.
Основная задача и функции делопроизводственной службы (службы ДОУ). Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления. Типовой формуляр положения, состав информации, порядок разработки и утверждения.
Анализ исторического развития работников службы ДОУ в учреждениях России. Должностной и численный состав работников службы ДОУ. Функции работников делопроизводственной службы. Должностная инструкция как основной нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение работника. Типовой формуляр должностной инструкции, состав информации, порядок разработки и утверждения.
Положение о службе ДОУ и должностная инструкция как нормативная основа распределения труда между подразделениями и исполнителями.
Инструкция по документационному обеспечению управления – основной нормативный акт по регламентации организации и технологии ДОУ.
Нормирование труда работников службы ДОУ, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы.
Размещение структурных подразделений службы ДОУ. Условия труда, организация и оборудование рабочих мест.
Этика деловых отношений, психологические аспекты работы с документами.
Тема 1.3. Организация документооборота
Исторические аспекты в развитии понятия «документооборот». Определение понятия «документооборот». Регламентация принципов и методических основ организации документооборота в действующих государственных нормативных документах.
Структура и общая характеристика документопотоков. Объем документооборота учреждения.
Работа с входящими документами служащими делопроизводства в учреждениях России на различных этапах исторического развития. Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Экспедиционная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение.
Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи.
Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения.
Порядок обработки отправляемых документов.
Правила организации движения внутренних документов. Направления совершенствования документооборота и пути его сокращения.
Тенденции роста документооборота в современных учреждениях. Влияние автоматизации обработки информации на количественные и качественные характеристики документооборота. «Безбумажное» делопроизводство. Автоматизированные системы делопроизводства, документооборота, управления документацией.
Тема 1.4. Регистрация документов и организация
справочно-информационного обслуживания
Исторические этапы развития регистрации как составной части работы с документами в российских государственных учреждениях. Современное понятие «регистрация». Принципы регистрации документов.
Характеристика современных регистрационных форм, состав информации и порядок их заполнения. Развитие способов регистрации в государственном делопроизводстве.
Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-информационной работы, организацией контроля исполнения и последующей обработкой документов.
Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов.
Принципы построения информационно-справочных систем (ИПС) ручного типа, их виды. Информационно-справочное обслуживание аппарата управления в условиях применения ВТ.
Тема 1.5. Контроль над сроками исполнения документов
Развитие контроля над исполнением документов в государственных учреждениях России на различных этапах развития делопроизводства.
Формирование требований к организации контроля над сроками исполнения документов в делопроизводственной службе. Типы контроля.
Функции службы ДОУ по контролю над сроками исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов. Технология контрольных операций.
Обобщение, анализ и использование данных об исполнении документов в условиях традиционной и автоматизированной технологий обработки документов.
Автоматизированные системы контроля над исполнением документов, опыт их применения.
Раздел 2. Формирование и хранение дел в делопроизводстве
Тема 2.1. Организация делопроизводства по обращениям граждан
Работа государственных служащих в историческом развитии с документами, поступающими от граждан. Общественно-политическое и социальное значение обращений граждан. Законодательная и нормативная база, регламентирующая организацию работы с обращениями граждан.
Основные задачи службы ДОУ по организации работы с обращениями граждан. Операции по приему, регистрации, контролю исполнения, принятию решений по обращениям граждан. Требования к содержанию ответных документов.
Организация приема граждан в государственных учреждениях.
Формирование и хранение дел с обращениями граждан в аппарате управления.
Тема 2.2. Организация и порядок формирования дел в делопроизводстве
Формирование дел в делопроизводстве российских учреждений на различных этапах исторического развития. Понятие «формирование дел», основные требования к проведению этой работы. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве.
Формирование дел в организациях различных уровней управления. Правила формирования различных категорий документов в дела. Принципы систематизации документов внутри дел.
Тема 2.3. Номенклатура дел
Понятие номенклатуры дел. Требования к составлению номенклатуры дел, их регламентация в нормативно-методических материалах.
Виды номенклатур дел, их особенности и назначение. Методика составления номенклатуры дел: изучение состава документов, разработка классификационной схемы; требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации.
Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел. Сроки хранения документов.
Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве.
Тема 2.4. Организация ведомственного хранения документов
и обеспечение их сохранности
Организация хранения документов на различных этапах развития государственного делопроизводства. Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов. Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях. Хранение машиночитаемых документов и документов на магнитных носителях.
Тема 2.5. Организация экспертизы ценности документов
в делопроизводстве
Понятие «экспертиза ценности». Нормативно-методические и теорети-ческие основы проведения экспертизы. Требования к проведению экспертизы ценности документов.
Организация экспертизы ценности документов, центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) учреждения. Положения об ЭК. Права и функции комиссии, организация работы и документирование деятельности. Порядок работы ЭК. Этапы проведения экспертизы ценности документов. Оформление результатов экспертизы ценности документов.
Тема 2.6. Перечни документов со сроками хранения
Понятие «перечень документов». Назначение и использование перечней в качестве основных источников по изучению состава и содержания документов, установлению сроков хранения и обеспечению единства оперативного хране-ния и архива.
Типовые и ведомственные перечни. Использование перечней для состав-ления классификаторов и номенклатур дел. Методика разработки ведомствен-ных перечней документов. Выбор классификационной схемы. Анализ и систе-матизация данных в зависимости от уровней управления. Формулировка статей перечня, установление сроков хранения. Формирование справочного аппарата, его использование. Порядок оформления, согласования и утверждения ведомст-венных перечней.
Тема 2.7. Подготовка и передача дел в архив организации
Нормативно-методические материалы Федеральной архивной службы об оформлении дел.
Основные требования к оформлению дел. Полное и частичное оформле-ние дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и временного хранения.
Определение описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразде-ления.
Передача дел в ведомственный архив. Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива при формировании основы дел для последующего хранения и использования документов.
Тема 2.8. Направления совершенствования ДОУ
Внедрение новых проектных решений, направленных на совершенство-вание управленческой деятельности. Создание новых информационных техно-логий. Комплексность автоматизации работы с документами.
Проблемы совершенствования современного документационного обеспе-чения в государственном аппарате и частных организациях. Изменение функ-ций и структуры служб ДОУ, ее организационно-правового положения.
Упорядочение организационных форм и методов работы с документами.
2.2 Распределение часов курса по темам и видам работ
Очная форма обучения
Тема
|
Всего
|
Аудиторные занятия
|
Самосто-ятельная работа студентов
|
лекции
|
семинары
|
РАЗДЕЛ 1. Документооборот организации. Роль службы ДОУ в организации работы
с документами
|
1.1 Документационное обеспечение – основа технологии управления
|
14
|
4
|
4
|
6
|
1.2 Организация службы ДОУ
|
28
|
8
|
8
|
12
|
1.3 Организация документооборота
|
27
|
8
|
8
|
11
|
1.4 Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания
|
28
|
8
|
8
|
12
|
1.5 Контроль за сроками исполнения доку- ментов
|
28
|
8
|
8
|
12
|
Итого
|
125
|
36
|
36
|
53
|
РАЗДЕЛ 2. Формирование и хранение дел в делопроизводстве
|
2.1 Организация хранения документов
|
11
|
2
|
2
|
7
|
Тема
|
Всего
|
Аудиторные занятия
|
Самосто-ятельная работа студентов
|
лекции
|
семинары
|
2.2 Номенклатура дел. Методика составления
|
20
|
6
|
6
|
8
|
2.3 Перечни документов со сроками хранения
|
15
|
4
|
4
|
7
|
2.4 Формирование дел. Текущее хранение до-кументов
|
16
|
4
|
4
|
8
|
2.5 Организация и проведение экспертизы цен-ности документов. Критерии ценности
|
16
|
4
|
4
|
8
|
2.6 Оформление дел. Составление описей дел
|
16
|
4
|
4
|
8
|
2.7 Организация делопроизводства по обраще-ниям граждан
|
25
|
6
|
6
|
13
|
2.8 Основные направления совершенствования ДОУ
|
12
|
4
|
4
|
4
|
Итого
|
135
|
36
|
36
|
63
|
Всего
|
260
|
72
|
72
|
116
|
Заочная форма обучения
Тема
|
Всего
|
Аудиторные занятия
|
Самосто-ятельная работа студентов
|
лекции
|
семинары
|
РАЗДЕЛ 1. Документооборот организации. Роль службы ДОУ в организации работы
с документами
|
1.1 Документационное обеспечение – основа технологии управления
|
18
|
|
|
18
|
1.2 Организация службы ДОУ
|
19
|
1
|
|
18
|
1.3 Организация документооборота
|
19
|
1
|
|
18
|
1.4 Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания
|
23
|
1
|
4
|
18
|
1.5 Контроль над сроками исполнения доку-ментов
|
19
|
1
|
|
18
|
Итого
|
98
|
4
|
4
|
90
|
РАЗДЕЛ 2. Формирование и хранение дел в делопроизводстве
|
2.1 Организация хранения документов
|
20
|
|
|
20
|
2.2 Номенклатура дел. Методика составления
|
23
|
1
|
2
|
20
|
2.3 Перечни документов со сроками хранения
|
16
|
|
|
16
|
2.4 Формирование дел. Текущее хранение до-кументов
|
21
|
1
|
|
20
|
2.5 Организация и проведение экспертизы цен-ности документов. Критерии ценности
|
20
|
|
|
20
|
2.6 Оформление дел. Составление описей дел
|
23
|
1
|
2
|
20
|
2.7 Организация делопроизводства по обраще-ниям граждан
|
21
|
1
|
|
20
|
2.8 Основные направления совершенствования ДОУ
|
18
|
|
|
18
|
Итого
|
162
|
4
|
4
|
154
|
Всего
|
260
|
8
|
8
|
244
|
2.3 Тематика курсовых работ
1 Оценка современного состояния документационного обеспечения уп-равления (ДОУ).
2 Анализ инструкции по делопроизводству в организации.
3 Организационные формы делопроизводства. Анализ структуры и служ-бы ДОУ организации.
4 Анализ документооборота учреждения и основные направления его совершенствования.
5 Анализ автоматизированных систем документооборота.
6 Анализ документооборота входящих и исходящих документов в органи-зации.
7 Анализ регистрации документов организации.
8 Анализ организации контроля над исполнением документов в органи-зации.
9 Автоматизированные системы контроля над исполнением документов.
10 Автоматизированные системы регистрации документов.
11 Анализ информационно-справочной работы по документам в органи-зации.
12 Анализ условий труда работников службы ДОУ, организации и обору-дования рабочих мест.
13 Организация работы с обращениями граждан в учреждении.
14 Совершенствование организации работы с обращениями граждан в органах государственной власти и управления, в общественных организациях.
15 Анализ формирования дел в организации.
16 Анализ номенклатуры дел организации.
17 Использование методики составления номенклатуры дел в оператив-ном хранении и ведомственном архиве.
18 Порядок хранения дел в организации, в ее структурных подразделе-ниях.
19 Анализ оформления дел в организации.
20 Особенности хранения документов на магнитных носителях.
21 Экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации.
22 Разработка инструкции по делопроизводству организации.
23 Разработка рекомендаций по совершенствованию работы службы ДОУ организации.
24 Оформление описей дел в организации.
25 Анализ документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ организации.
26 Взаимодействие службы ДОУ организации и ведомственного архива.
27 Опыт организации работы с документами за рубежом.
28 Новые информационные технологии обработки документов, их влия-ние на организацию службы ДОУ.
29 Современные проблемы управления документами и пути их решения.
30 Организация работы с конфиденциальными документами и делами.
Темы, требующие работы в архивах с первоисточниками
1 Организация делопроизводства в учреждениях России (XVI–XVII вв).
2 Характеристика столбцовой формы делопроизводства как техники документирования и формирования дел.
3 Особенности технологии и организации работы с документами в коллежском делопроизводстве (XVIII в.).
4 Сравнительный анализ и характеристика системы приказного и коллежского делопроизводства.
5 Основные этапы становления и коренные преобразования при переходе от коллежского к министерскому делопроизводству.
6 Исполнительное российское делопроизводство в 1- й половине XIX в.
7 Рационализация делопроизводства в учреждениях России во 2-й поло-вине XIX в. – начале XX в.
8 Особенности делопроизводства в период становления советсткого госу-дарства (1917–1920 гг.).
9 Развитие советского делопроизводства в 30–50 гг. XX в.
10 Проблемы развития социалистического делопроизводства в 60–70-е гг. XX в.
11 Проблемы совершенствования делопроизводства в 1980–2000 гг. Их законодательная и нормативная регламентация.
2.4 Перечень вопросов к зачету (раздел 1)
1 Оценка современного состояния документационного обеспечения управления (ДОУ). Факторы, влияющие на его организацию и технологию в учреждениях.
2 Характеристика организационных форм службы ДОУ в учреждениях России с XVI века по настоящее время.
3 Организационные структуры документационного обеспечения управле-ния. Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.
4 Основные задачи и функции службы ДОУ.
5 Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях раз- личных уровней управления.
6 Должностной и численный состав работников службы ДОУ.
7 Функции работников делопроизводственной службы (секретарь струк-турного подразделения, секретарь руководителя, инспектор по контролю и т.д.).
8 Должностная инструкция как основной нормативный документ, опреде-ляющий организационно-правовое положение работника.
9 Положение о службе ДОУ и должностная инструкция как нормативная основа распределения труда между подразделениями и работниками.
10 Инструкция по документационному обеспечению управления – основ-ной нормативный акт по регламентации организации и технологии ДОУ.
11 Нормирование труда работников службы ДОУ, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы.
12 Размещение структурных подразделений службы ДОУ. Условия труда,
организация и оборудование рабочих мест.
13 Порядок хранения печатей, бланков и правила пользования ими.
14 Этика деловых отношений, психологические аспекты работы с доку-ментами.
15 Развитие понятия «документооборот» в российском делопроизводстве.
16 Общие принципы и методические основы организации документообо-рота, их реализация в действующих государственных нормативных документах.
17 Структура и общая характеристика документопотоков.
18 Объем документооборота учреждения. Учет количества документов.
19 Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Экспедиционная обработка документов.
20 Предварительное рассмотрение документов.
21 Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение.
22 Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи.
23 Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения.
24 Этапы обработки отправляемых документов.
25 Правила организации движения внутренних документов.
26 Направления совершенствования документооборота и пути его сокра-щения.
27 Тенденции роста документооборота в современных учреждениях.
28 «Безбумажное» делопроизводство. Автоматизированные системы документооборота.
29 Исторические этапы развития регистрации в российских учреждениях как составной части работы с документами.
30 Регистрация как составная часть технологии ДОУ. Принципы регист-рации документов.
31 Характеристика современных регистрационных форм, состав инфор-мации и порядок их заполнения.
32 Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов.
33 Взаимосвязь регистрации документов с организацией справочно-ин-формационной работы, организацией контроля и последующей обработкой документов.
34 Развитие контроля над исполнением документов на различных этапах развития государственного делопроизводства.
35 Значение контроля над исполнением документов в аппарате управ-ления.
36 Формирование требований к организации контроля над сроками исполнения документов в делопроизводственной службе.
37 Функции службы ДОУ по контролю над сроками исполнения доку-ментов.
38 Категории документов, подлежащих контролю. Сроки исполнения документов. Технология контрольных операций.
39 Обобщение, анализ и использование данных об исполнении докумен-
тов в условиях традиционной и автоматизированной технологии обработки
документов.
40 Автоматизированные системы контроля над исполнением документов, опыт их применения.
2.5 Перечень вопросов к экзамену (раздел 2)
1 Работа государственных служащих в историческом развитии с докумен-тами, поступающими от граждан.
2 Общественно-политическое и социальное значение обращения граждан.
3 Законодательная регламентация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.
4 Основные задачи службы ДОУ по организации работы с обращениями граждан, ее особенности.
5 Операции по приему, регистрации, контролю исполнения, принятию решений по обращениям граждан. Сроки исполнения.
6 Требования к содержанию ответных документов.
7 Формирование и хранение дел с обращениями граждан.
8 Обобщение, анализ и использование данных о работе с обращениями граждан в аппарате управления.
9 Организация приема граждан в государственных учреждениях.
10 Понятие «формирование дел», основные требования к проведению этой работы. Современная нормативно-методическая база, определяющая тре-бования к формированию дел в делопроизводстве.
11 Формирование дел в организациях различных уровней управления.
12 Правила формирования различных категорий документов в дела. Принципы систематизации документов внутри дел.
13 Понятие номенклатуры дел. Требования к составлению номенклатуры дел, их регламентация в нормативно-методических материалах.
14 Виды номенклатур дел, их особенности и назначение.
15 Методика составления номенклатуры дел: изучение состава докумен-тов, разработка классификационной схемы; требования к составлению заголов-ков дел и правила их систематизации.
16 Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел. Сроки хранения документов.
17 Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомст-венном архиве.
18 Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов.
19 Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях.
20 Хранение машиночитаемых документов и документов на магнитных носителях.
21 Понятие «экспертиза ценности». Нормативно-методические и теорети-ческие основы проведения экспертизы. Требования к проведению экспертизы
ценности документов.
22 Организация экспертизы ценности документов, центральных эксперт-ных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) учреждения.
23 Положения об ЭК. Права и функции комиссии. Порядок работы ЭК.
24 Этапы проведения экспертизы ценности документов. Оформление результатов экспертизы ценности документов.
25 Оформление результатов экспертизы ценности документов.
26 Унификация требований к делам, сдаваемым в архив. Нормативно-методические материалы Федеральной архивной службы об оформлении дел.
27 Основные требования к оформлению дел. Полное и частичное оформ-ление дел.
28 Оформление обложки дел постоянного и временного хранения.
29 Определение описи дел. Виды описей. Оформление описи дел струк-турного подразделения.
30 Передача дел в ведомственный архив. Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива при формировании основы для последующего хранения и использования документов.
31 Внедрение новых проектных решений, направленных на совершенст-вование управленческой деятельности.
32 Проблемы совершенствования современного документационного обес-печения в государственном аппарате и частных организациях.
2.6 Перечень заданий для контрольных работ
|
