Скачать 2.02 Mb.
|
Тема: Электронные таблицы При решении различных задач довольно часто обрабатываемую информацию удобнее представлять в виде таблиц. Это позволяет упростить проведение расчетов, процесс поиска и анализа данных, их графическое представление. Для выполнения подобных задач разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами. Они предназначены для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников — всех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Так, программа Microsoft Excel, входящая в пакет Microsoft Office, является универсальной системой, которая может хранить текстовую информацию и выполнять функции текстового редактора, кроме того, выполняет функции СУБД и систем математической обработки данных. Элементы окна редактора Excel Как и любая другая программа операционной системы Windows, Excel выполняется в своем собственном окне, которое открывается после ее запуска. Окно Excel содержит следующие основные элементы: строка заголовка, строка меню, панели инструментов, строка формул, строка состояния. Рабочая область окна Excel — это электронный эквивалент разграфленного на строки и столбцы листа бумаги, в верхней и левой части электронной таблицы находятся области, содержащие заголовки строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, заданное буквами латинского алфавита: А, В, ... Z, АА, АВ, ... ZZ, а каждая строка — номер: 1, 2, 3, ..., 16000, ... . Чтобы просматривать достаточно большие таблицы, используются горизонтальные и вертикальные полосы прокрутки. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки, пересечением которых она образована. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца Е и строки 7, называется ячейкой Е7. В расширенном формате адрес ячейки имеет вид [Имя Файла.xls] Имя Листа! Адрес Ячейки. Так, активная ячейка, отображенная на рис. 1 имеет расширенный адрес [OKHO.xls]Пpo6a!E7. Ячейкам также можно присваивать собственные имена, которые позволяют лучше ориентироваться в больших массивах данных, особенно в случае сложных расчетов, например ячейке Е7 можно присвоить имя ОбщаяСтоимость: Активная ячейка, т. е. ячейка, к которой применяются все выполняемые в данный момент действия, выделяется толстой рамкой. Ее адрес отображается в поле адреса в правой части Строки формул, которое может использоваться для перемещения на определенную ячейку. Строка формул является отличительным элементом окна программы Excel. Его можно установить в окне, используя пункт меню Вид — Строка формул. Назначение строки формул:
В рабочей области окна указатель мыши может принимать различную форму: внутри ячейки — белый знак «плюс», используется для выделения диапазона ячеек; в нижнем правом углу текущей ячейки — черный крестик — маркер автозаполнения, используется для ввода различных списков, последовательностей и копирования формул; на границе текущей ячейки — стрелка влево, используется для перемещения содержимого выделенного диапазона ячеек. В нижней части окна расположены инструменты для управления рабочей книгой: кнопки навигации по листам и ярлычки листов. Ярлычок активного листа отображается как выделенный. По листам рабочей книги можно передвигаться или по щелчку левой кнопки мыши, или с помощью клавиатуры: комбинация клавиш Ctrl + Page Down — перейти на следующий лист, Ctrl + Page Up — к предыдущему листу или воспользоваться кнопками навигации. Находящаяся в нижней части экрана строка состояния отображает сведения о выбранной команде или выполняемой операции. Например, состояние Готово означает, что Excel выполнил предыдущую операцию и готов принять новые данные. В строке состояния указываются также имена клавиш, таких, как Caps Lock и Num Lock, если эти клавиши используются. Кроме того, здесь может отображаться сумма, среднее, максимум чисел выделенного блока ячеек. Рабочие книги и листы Excel Документом Excel является файл с произвольным именем и расширением .xls, предназначенный для обработки и хранения данных В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой, или просто книгой. Книга Excel — это набор листов, сохраняемый в одном файле. Это могут быть рабочие листы, диаграммы, слайды, макросы, диалоговые листы или модули Visual Basic, позволяющие использовать язык Visual Basic при разработке макросов для Excel. Под рабочими листами, или просто листами, понимают основную электронную таблицу. Рабочие листы и рабочие книги являются неотъемлемой частью среды Excel. По умолчанию рабочая книга содержит три рабочих листа, но это число можно изменять. Количество листов в рабочей книге ограничено доступной памятью. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части рабочей книги. Над рабочими листами можно выполнять операции удаление, добавления, изменения названия листа, копирования. Приемы работы с файлом книги Excel (создать, открыть, сохранить) выполняются аналогично Word Создание и форматирование структуры таблиц Выделение (выбор) ячеек Выделение ячеек — очень важное понятие, необходимое для практической работы. Оно используется для ввода, удаления, редактирования, копирования, переноса, размещения ссылок на ячейки в окнах диалога. Чтобы выделить группу ячеек в Excel, используются следующие приемы: одна ячейка — щелчок левой кнопкой «мыши»; блок ячеек — выделить верхнюю ячейку и, не отпуская указатель «мыши», перетащить на расстояние нужного блока; смежные ячейки — выделить первую ячейку и, удерживая клавишу Shift, выделить последнюю из выделяемых ячеек; несмежные ячейки выделить ячейки при нажатой клавише Ctrl; весь столбец — щелчок левой кнопкой «мыши» на названии столбца; вся строка — щелчок левой кнопкой «мыши» на номере строки; весь лист — щелчок на кнопке таблицы (пересечение заголовков строк и столбцов). Добавление строк в рабочую таблицу осуществляется следующим образом:
Добавление столбца можно выполнить, используя следующий алгоритм:
При вставке новых строк и столбцов данные, расположенные ниже или правее их, смещаются вниз или вправо. Удаление и очищение ячеек Для удаления произвольного элемента таблицы необходимо:
4. Для быстрого удаления целых столбцов или строк их выделяют целиком, а затем используют команду Удалить из меню Правка или контекстного меню. Очистить произвольное количество ячеек можно следующим образом:
Команда Все — позволяет очистить все элементы форматирования и примечания. Команда Форматы — позволяет отменить форматирование выделенных ячеек без изменения содержимого ячеек. Команда Содержимое — удалит содержимое выделенных ячеек, сохранив их форматирование. Команда Примечания — в выделенных ячейках удаляет примечания, при этом содержимое и форматы этих ячеек не изменяются. Изменение размера элементов таблицы Изменить ширину строк и высоту столбцов можно несколькими способами: Способ 1. Использовать «мышь». Способ 2. Использовать команды. Чтобы скрыть один или несколько столбцов:
Чтобы показать скрытый столбец:
Добавление цвета, узора и обрамления Применение обрамлений, затенений и цвета помогает создавать высококачественные, безукоризненные документы. Чтобы установить обрамление и заливку выделенных ячеек, необходимо выполнить следующие действия:
3. Чтобы создать заливку (фон) в выделенной ячейке или группе ячеек, необходимо щелкнуть на вкладке Вид диалогового окна Формат ячеек. Затем выбрать нужный цвет заливки или фоновый узор ячейки из раскрывающегося списка Узор. Ввод и редактирование данных Ячейки рабочего листа могут содержать числа, тексты, даты, время, логические значения, значения ошибок формулы и форматы (т. е. представление, в котором данное значение должно отображаться). Значения вводятся непосредственно в активную ячейку или в строку формул, но существуют и другие способы ввода. Ввод данных Информация, внесенная в ячейку, по умолчанию располагается в одну строку. В случае если размер данных превышает ширину столбца, а соседний столбец заполнен, то часть данных не будет видна. Числа при вводе автоматически выравниваются по правому краю ячейки, текст — по левому. Ввод данных в ячейку состоит из следующих этапов.
Редактирование данных Редактировать данные, т. е. внести новую информацию или удалить лишнее, можно двумя способами: прямо в ячейке или используя строку формул. Чтобы редактировать данные в ячейке, необходимо установить в нее курсор. Для этого используется двойной щелчок на ячейке или клавиша F2. Чтобы отредактировать данные вторым способом, нужно выделить ячейку, щелкнуть на строке формул и вводить поправки непосредственно в этой строке. Этот способ редактирования особенно удобен в том случае, когда в ячейке находится длинный текст или формула. При вводе значения в ячейку Excel устанавливает способ его форматирования и отображает введенное значение в ячейке таблицы согласно установленного формата. Значения без установленного формата, введенные в ячейку пользователем, отображаются в строке формул. Форматирование данных Изменение параметров шрифта Для изменения формата шрифта в выделенном диапазоне следует:
Изменение положения текста внутри ячейки Чтобы улучшить вид рабочего листа, можно изменить расположение данных внутри ячейки, установив для них различные способы выравнивания, ориентацию и др. Выравнивание по горизонтали и по вертикали (по левому, или правому краю или по центру ячеек). Ориентацию — угол поворота текста внутри ячейки. Автоподбор ширины — автоматически изменяет размер шрифта так, чтобы текст отображался целиком. Переносить по словам — позволяет располагать текст в несколько строк в пределах одной ячейки. Для вставки принудительного перехода к новой строке в пределах одной ячейки используется сочетание клавиш Shift + Enter. При этом высота ячейки увеличивается, чтобы вместить весь текст по заданной ширине, образуя единый абзац. Объединять ячейки — удалить внутренние границы для выделенного диапазона. Числа в Excel не всегда предстают на экране в том виде, в каком они вводятся. Даты программа хранит тоже как числа. Отображением чисел и дат управляют числовые форматы. Excel располагает множеством стандартных форматов чисел, дат и времени суток. Формат: общий — отображает фактическое значение ячейки; числовой — позволяет задать число знаков после запятой для отображаемого числа; процентный — делит число на 100 и отображает символ %; денежный — вводит символ денежной единицы. Список, имеющихся денежных единиц выбирается пользователем в правой части окна. Автоматическое форматирование таблиц Оформление работы имеет немаловажное значение. Microsoft Excel предлагает шестнадцать различных вариантов формата таблиц, включая форматы для финансовых данных, учетных сведений, списков, а также цветные и трехмерные форматы. Эти форматы разработаны для таблиц, в которых названия расположены в левом столбце и в верхних строках. Предполагается, что функции Сумма или Итоги помещаются в нижней строке или правом столбце. Предустановленные форматы включают такие элементы, как форматы чисел, обрамления, шрифты, узоры, выравнивание, ширина столбцов и высота строк. Автоматизация ввода данных в таблицах Excel В Excel имеется несколько приемов, ускоряющих ввод данных. К ним относится заполнение одновременно нескольких листов, ввод данных из буфера, использование маркера автозаполнения и прочее. Заполнение нескольких рабочих листов Удерживая клавишу Ctrl, выделить группу рабочих листов. 1. Ввести данные на один из них. Данные появятся в соответствующих ячейках каждого из выделенных рабочих листов. Копирование данных Способ 1. С помощью буфера временного хранения информации. Выделить ячейку, содержащую данные. Выбрать пункт меню Правка - Копировать. Выделить ячейку, правее и ниже которой будет осуществляться вставка, и выбрать пункт меню Правка - Вставить. Можно осуществить операцию копирования сразу в несколько диапазонов: выделить с помощью кнопки Control только левые верхние углы областей, в которые нужно поместить копии диапазона, или выделить ярлыки нескольких листов и выполнить команду Вставить на одном из них. Способ 2. С помощью маркера заполнения.
Вставка форматов, значений и преобразованных данных Если требуется копировать только часть информации из ячеек, например, только формат или значения или заменить формулы их значениями, тем самым, заморозив результаты, то используется специальная вставка. Средство Автоввод (АВТ) Если в столбце таблицы Excel содержится повторяющаяся информация, то ее можно ввести с клавиатуры 1 раз, а при заполнении следующих ячеек достаточно напечатать только первые символы, остальные символы АВТ введет самостоятельно. Если автоматически предложенный вариант вас не устроит, нужно продолжить ввод текста с клавиатуры. При этом символы, предложенные АВТ, исчезнут. Средство Автозаполнение (АЗП) АЗП используется для автоматизированного ввода различных последовательностей, определенных как список редактора Excel. Проведение вычислений в таблицах редактора Excel Важнейшей особенностью электронных таблиц является широкий набор средств, автоматизирующих проведения различных расчетов, а также способность обеспечивать автоматический пересчет при вводе и обновлении данных. Средство автовычисление (АВЧ) Если промежуточные результаты вычислений не требуется располагать в таблице, а нужно лишь быстро провести их анализ, удобно использовать средство АВЧ:
Средство автосумма Чтобы вставить сумму значений нужного диапазона на лист Excel, нужно:
Вычисления по формулам Формула — это выражение, состоящее из операндов, которое используется для выполнения вычислений над различными данными. Прежде чем вводить формулу, нужно выделить соответствующую ячейку. Правила написания формул:
Применение встроенных функций Существенную помощь пользователю при проведении расчетов в Excel оказывает наличие встроенных функций, предназначенных для решения самых различных задач: математических, экономических, статистических, логических и др. Несмотря на их разнообразие все функции имеют одинаковую структуру. Функция начинается с указания имени функции, затем в круглых скобках указываются аргументы, каждый из которых отделяется точкой с запятой (;). Если написание формулы начинается с функции, перед именем функции вводится знак равенства (=). Обращение и работа с функциями осуществляются с помощью Мастера функций:
Например, чтобы вычислить значение у = х2, используется математическая функция Степень. На втором шаге Мастера функций — в окне выбранной функции требуется ввести ее аргументы. Для каждого аргумента задано одноименное поле. Так окно функции Степень содержит поля двух аргументов Число и Степень. Если в рассматриваемом примере значение х содержится в ячейке A3, то соответствующий адрес необходимо ввести в поле Число, а в поле Степень — величину показателя степени — 2. Назначение текущего аргумента отобразится в нижней части окна, а справа от поля — его величина и предварительный результат вычислений. Ввод функции завершается нажатием кнопки ОК. Копирование формул и преобразование ссылок Копировать формулы и функции можно так же, как и другие данные. Отметим, что наиболее быстрым и удобным в этом случае, на наш взгляд, является использование маркера заполнения. Необходимо учитывать, что при копировании и перемещении формул происходит преобразование содержащихся в них ссылок на другие ячейки. В Excel можно указать положение ячейки с помощью абсолютной или относительной ссылок. Зная разницу между этими двумя типами, можно избежать создания формул, превращающихся в некорректные при копировании. Относительные ссылки используются в качестве адреса ячейки по умолчанию. При копировании формул такие ссылки изменяются с учетом относительного положения исходной ячейки. При копировании по столбцу изменяется номер строки (ЕЗ на Е4), при копировании по строке — номер столбца (Е7 на F7). Чтобы избежать изменения ссылок при копировании формул, используют абсолютную адресацию (абсолютные ссылки). Иногда бывает нужно, чтобы при копировании менялась только строка или только столбец. В этом случае используют смешанную ссылку, в которой символ «$» или перед именем столбца или перед номером строки. Например, $А6, В$6 — смешанные ссылки. Для быстрого изменения типа адресации в формулах нужно установить курсор после номера строки ячейки и нажать клавишу F4. Графическое представление данных Анализ данных занимает важное место в решении экономических задач, выявлении тенденций развития различных ситуаций, выборе обоснованных вариантов действий. Графическое представление исходных значений показателей существенно упрощает процесс их обработки и, кроме того, позволяет обнаружить ошибки, совершенные при вводе данных. С помощью средства Мастер диаграмм в Excel можно строить диаграммы различных типов (график, гистограмма, круговая и т. д.), их изображение автоматически обновляется при изменении исходных данных. Общий вид диаграммы В зависимости от выбранного типа диаграмма может содержать различные элементы. В большинстве диаграмм данные размещаются между двумя осями ОХ (аргументы) и ОY (значения) и содержат элементы. Создание диаграммы
ШАГ 1. Тип диаграммы. Выбрать один из предложенных типов диаграмм. Всего в Excel имеется 14 стандартных типов, в каждом из которых есть до 10 подтипов, а также нестандартные типы, содержащие дополнительные диаграммы с различными упрощениями. Информация о выбранном типе диаграммы выводится в нижней правой части окна. Удерживая кнопку Просмотр результата, можно увидеть эскиз диаграммы, построенной на основе выделенных данных. Если вы хотите правильно выбрать тип диаграммы, то вызовите Помощника диаграмм с помощью соответствующей кнопки в нижней части окна. ШАГ 2. Источник данных диаграмм. Вкладка Диапазон данных отображает адрес исходного диапазона. При необходимости его можно изменить, а также изменить направление рядов данных (в строках, столбцах). Вкладка Ряд — отображает ряды данных в выделенном диапазоне. Чтобы удалить (добавить) ряд из списка Ряд, следует выполнить команду Удалить (Добавить). В данном окне можно задать Имя ряда, которое отображается в области легенды диаграммы, и Подписи оси X. ШАГ 3. Параметры диаграммы. В данном диалоговом окне определяются подписи диаграммы и ее осей, установки для отображения и размещения линий сетки, легенды, подписи и таблица данных. ШАГ 4. Размещение диаграмм. В зависимости от месторасположения и особенностей построения и редактирования предлагается два варианта размещения диаграммы: на отдельном листе — диаграмма в формате полного экрана; на имеющемся — диаграмма на том же рабочем листе, где и исходные данные. Для перехода по шагам построения диаграммы выбирается кнопка Далее или Назад. Для того чтобы отобразить диаграмму — кнопка Готово. Редактирование диаграммы Диаграмму, расположенную на листе исходных данных, можно перемещать по экрану и изменять ее размер. Для этого нужно:
Аналогично можно изменить размер и положение отдельных элементов диаграммы, например легенду, подписи осей и диаграммы и др. Для изменения параметров и формата различных элементов выделенной диаграммы используется команды пункта меню Диаграмма или контекстного меню соответствующего элемента. Контрольные вопросы
Лекция №11 |
Комплекс тестовых заданий для учащихся 7 класса по теме «информация.... ... |
Контрольная работа №1 по теме «Информация. Информационные процессы в системах.» Составитель: Коренева Оксана Николаевна, преподаватель информатики, высшая квалификационная категория |
||
Конспект лекций по курсу сд. Ф корпоративные информационные системы Лекция № Понятие о сетях. Корпоративные информационные системы. Структура и назначение кис. Характеристика. Требования к организации... |
Лекция 1 Экономическая информация и информационные ресурсы В комплексе задач создания и эксплуатации аис в сфере экономики очень важно определить базовые понятия: информация, данные, экономическая... |
||
Тема основные понятия информатики. Основные информационные процессы.... |
Типовые контрольные задания Тема Основные понятия информатики. Основные информационные процессы. Этапы информационного развития общества |
||
Учебно-методическое и информационное обеспечение реализации основной... Учебная, учебно-методическая литература и иные библиотечно-информационные ресурсы 1-3 ступени |
Разработаны информационные карты на все процессы Региональный центр по сопровождению внедрения типовой модели системы качества образовательного учреждения в учреждениях высшего профессионального... |
||
Руководство администратора ис мдм выполнение работ, оказание услуг... Закрытое акционерное общество лаборатория новых информационных технологий «ланит» |
Реферат Отчет содержит 147 страниц, 29 рисунков, 8 таблиц, 21 источник, 7 приложений Ключевые слова: управление правами доступа, информационные ресурсы, бизнес-процессы, угроза безопасности информации, ролевая модель... |
||
Информационные технологии (Е. Л. Румянцева, В. В. Слюсарь) Тем не менее по-прежнему широкое распространение имеют трудоемкие ручные или слабо автоматизированные способы обработки информации,... |
Программа опытной эксплуатации ис мдм выполнение работ, оказание... Закрытое акционерное общество лаборатория новых информационных технологий «ланит» |
||
Существенная информация о кредитной организации акционерный коммерческий... Пояснительная информация акционерного коммерческого банка «транскапиталбанк» (закрытое акционерное общество) к промежуточной отчетности... |
Руководство администратора аис мфц спо выполнение работ, оказание... Закрытое акционерное общество лаборатория новых информационных технологий «ланит» |
||
Отчет о выполнении работ, оказании услуг в рамках реализации государственной... О выполнении работ, оказании услуг в рамках реализации государственной программы российской федерации «информационное общество (2011-2020... |
Отчет о выполнении работ, оказании услуг в рамках реализации государственной... О выполнении работ, оказании услуг в рамках реализации государственной программы российской федерации «информационное общество (2011-2020... |
Поиск |