Информация, информационные процессы и информационное общество
|
Скачать 2.02 Mb.
|
|
Тема: Системы управления базами данных База данных — это организованная структура, предназначенная для хранения информации и ее оперативного поиска по заданному критерию. Данные и информация — понятия взаимосвязанные, но не тождественные. Причины содержащегося в определении несоответствия — чисто исторические. В те годы, когда формировалось понятие баз данных, в них действительно хранились только данные. Однако сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (т. е. программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, мы можем говорить, что в современных базах данных хранятся отнюдь не только данные, но и информация. С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных — это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи. В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office. Объекты базы данных Привести полную классификацию возможных объектов баз данных затруднительно, поскольку каждая система управления базами данных может реализовать свои типы объектов. Рассмотрим основные типы объектов на примере СУБД Microsoft Access. В версии Microsoft Access 2003 эта СУБД позволяет создавать и использовать объекты семи различных типов. Таблицы. Это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющееся в базе, а во-вторых, таблицы хранят структуру базы данных (поля, их тип и свойства). Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. Формы. Формы — это средства для ввода данных. Кроме того, в них можно разместить специальные элементы управления для автоматизации ввода (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие). Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка — это заметно упрощает работу оператора, снижает его утомляемость и предотвращает появление печатных ошибок. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать информацию. Запросы также отображают данные, но делают это в виде результирующей таблицы, не имеющей почти никаких средств оформления. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления. Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных, проведения итоговых расчетов и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.). Страницы. Это специальные объекты баз данных, реализованные в последней версии СУБД Microsoft Access 2003. Правда, более корректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данных, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Макросы и модули. Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с системой управления базами данных, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфические требования заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности. Работа с каждым объектом БД осуществляется в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:
Для перехода из одного режима в другой используют пункт меню Вид - Конструктор (Таблица) или кнопки Конструктор, Таблица в панели инструментов. Кроме этого, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне мы создаем, просматриваем, изменяем и разрываем связи между таблицами. Эти связи помогают нам контролировать данные, создавать запросы и отчеты. Структура базы данных Если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных, так как в ней содержится информация о структуре базы данных, которая определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы. Структуру двухмерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля (столбцы), свойства поля и записи (строки). Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.При проектировке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:| • информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами;
Основные способы создания таблиц На практике для создания таблиц можно использовать несколько способов: формирование таблиц «с нуля», импорт таблиц на базе существующих, с помощью «мастера». Каждый из этих способов может быть реализован по следующему алгоритму:
Чтобы создать таблицу, следует использовать кнопку Создать в верхней части окна. 5. В диалоговом окне Новая таблица выбрать режим создания объекта. Самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки (например в свойства полей)вносят вручную. В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом Связь с таблицами. Это напоминает подключение к таблице для совместного использования ее данных. Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного имущества или рецепты. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически. Использование мастера баз данных позволяет создать базу данных, содержащую все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, но его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных. Несмотря на то, что этот режим служит для упрощения работы, начинающим пользоваться им не рекомендуется, поскольку, не владея всей терминологией, легко запутаться в вопросах и ответах. Создание таблицы в режиме конструктора В первом столбце вводят имена полей. Если свойство Подпись для поля не задано, то Имя поля станет одновременно и именем столбца будущей таблицы. Тип данных для каждого поля выбирают из раскрывающегося списка, открываемого кнопкой выбора типа данных. Эта кнопка — скрытый элемент управления. Она отображается только после щелчка на поле бланка. Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы но умолчанию. Свойства полей не являются обязательными. Их можно настраивать по желанию. Закончив создание структуры таблицы, переходят к вводу данных в режиме таблицы (кнопка в панели инструментов) или закрывают бланк. При этом система выдает запрос на сохранение таблицы, после присвоения имени таблица доступна и числе прочих таблиц в основном окне База данных, оттуда ее можно открыть в случае необходимости. Свойства полей базы данных Поля базы данных не просто определяют структуру базы — они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей баз данных на примере СУБД Microsoft Access. Имя поля — определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой, например и формулах (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц). Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле. Размер поля — определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле. Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю. Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные в поле. Подпись — определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля). Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных). Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты). Сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение). Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы. Пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым). Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных. Типы данных Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных. Текстовый — тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов). Поле MEMO — специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда. Числовой — тип данных для хранения действительных чисел. Дата/время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени. Денежный — тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа. Счетчик — специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование для порядковой нумерации записей. Логический — тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет). Поле объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных. Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной). Гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Internet. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне. Мастер подстановок — это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка. Сохранение базы данных В СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы. Ввод данных и модификация таблицы Созданную таблицу открывают в окне База данных двойным щелчком на ее значке. Новая таблица не имеет записей — только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы. Заполнение таблицы данными производится обычным порядком. Курсор устанавливается в нужную ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей Tab. Переход к очередной записи выполняется после заполнения последней ячейки. Первичный ключ необходим для связи с другими таблицами, но если ни одно из полей не является уникальным, то первичный ключ можно создать на базе двух (или более полей). Эта операция выполняется точно так же, через контекстное меню, надо только пометить сразу несколько полей при нажатой клавише Shift щелчками на квадратных маркерах слева от имен полей. Как следует именовать ключевые поля? Ключевые поля содержат числовые либо цифробуквенные коды записей, используемые только для внутренних целей. Ключевые поля имеют тип Счетчик (в таблице, содержащей сведения о предмете, который описывает таблица) или Числовой тип (во всех других таблицах, в которых данный предмет упоминается). Ключевые поля не используются для ввода в формах или таблицах — их значение определяется автоматически как при вводе новой записи, так и при ссылке на другую таблицу. Иногда для большей ясности полям такого рода присваивают имена со словом Код — например, в таблице Товары поле счетчика можно было бы назвать код Товара. Создание межтабличных связей Определение связей между таблицами в базе данных Как отмечалось выше, при проектировании структуры базы данных разработчик должен продумать, каким образом Microsoft Access будет объединять данные, содержащиеся в различных таблицах базы данных. Поэтому первым шагом после создания таблиц необходимо определить связи между ними. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу. У связи между таблицами два основных назначения: первое — обеспечение целостности данных, а второе — автоматизация задач обслуживания базы. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена: отношение один-ко-многим, отношение многие-ко-многим, отношение один-к-одному. Например, между таблицами Продажи и Товары имеется отношение один-ко-многим. Механизм, который обеспечивает согласованность данных между двумя связанными таблицами, называется поддержка целостности данных. Целостность данных означает:
При попытке нарушить эти запреты Microsoft Access выдает сообщение об ошибке. Включив механизм поддержки целостности, при модификации данных система может запускать следующие процессы: Каскадное обновление означает, что изменение значения связанного поля в главной таблице (например, Наименование товара) автоматически будет отражено в связанных записях подчиненной таблицы. Каскадное удаление означает, что при удалении записи из главной таблицы (например записи с Фамилией сотрудника), из подчиненной таблицы будут удалены все записи, у которых значение связанного поля совпадает с удаляемым значением (например из таблицы Продажи). Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип. Кроме того, создавать связи между таблицами следует до заполнения таблиц данными, так как в противном случае механизм целостности данных не всегда устанавливается из-за недопустимых значений ключевых полей. Создание простого запроса на выборку с помощью мастера Запрос — это объект Microsoft Access, с помощью которого из базы данных извлекаются записи, отвечающие заданным условиям. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно. Мастер запросов автоматически выполняет основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса. Запрос можно также создать на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля. Для этого нужно сохранить фильтр как запрос. Изменения структуры запроса, а также задание параметров включения данных в результирующую таблицу производятся в режиме конструктора. Самый распространенный тип запросов — запросы на выборку. Они содержат в себе данные из одной или нескольких таблиц или запросов, а также результаты расчетов, выполненных со значениями полей: сумма, средние значения для всех записей или определенных групп записей, максимальное и минимальное значение в поле и т. д. Выбрать вид отчета: подробный или итоговый. Подробный — в запросе будет выводится каждое поле каждой записи. Итоговый — запрос, в котором выводятся результаты статистических расчетов, например, среднего или суммы значений различных полей из одной или нескольких таблиц. Строго говоря, итоговые запросы не образуют самостоятельный тип запросов, скорее это запросы на выборку с расширенными функциональными возможностями. Запрос может основываться не только на таблицах, но и на других объектах: запросах, запросах и таблицах одновременно. Для этого в окне Добавление таблицы существуют отдельные закладки. Чтобы выделить несколько таблиц одновременно, используется клавиша Shift. После выбора объектов, на основании которых будет построен запрос, на экране появится следующее диалоговое окно — план запроса по образцу (QBE). Окно запроса — это графическое представление запроса по образцу. Благодаря графической реализации этого средства управлять (копировать, переносить, выбирать элементы списка и пр.) объектами можно с помощью мыши. Выбранные таблицы появятся в верхней половине бланка запроса по образцу. Обратите внимание на то, что таблицы Продажи, Товары и Сотрудники связаны линией, соединяющей поля Код... обеих таблиц — это связь между таблицами. Связи между таблицами являются необходимым элементом структуры базы данных. Если в запросе используются таблицы, между которыми в схеме данных определены связи, то Microsoft Access автоматически определяет, как следует объединять данные. Однако даже в том случае, если в схеме данных связи между таблицами не определены, но в них имеются поля с одинаковыми названиями и типами и в одной из таблиц такое поле является ключевым, в запросе будет автоматически определена связь, на основе которой будет произведено объединение данных. Чтобы включить поле в запрос, можно использовать следующие действия: • перенести поля в ячейки бланка запроса с помощью мыши: поместить указатель на название поля в списке полей таблицы и перетащить название поля в первую ячейку строки Поле бланка QBE;
По завершении этой операции бланк QBE-запроса будет содержать три поля. При этом флажки Вывод на экран в бланке запроса для всех трех полей будут установлены, т. е. данные всех трех полей должны отображаться в таблице результата. Чтобы увидеть результат работы запроса, выберите пункт меню Вид -Таблица или нажмите кнопку Конструктор на панели управления. Microsoft Access выведет на экран записи полученного в результате работы запроса динамического набора. Определение условий отбора В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая только часть информации, к которой разрешен доступ конкретному пользователю. При создании результирующей таблицы полученную информацию можно не только просматривать, но и обрабатывать, изменять, выполнять итоговые вычисления (например, найти наибольшее суммарное значение по какому-либо полю). Запрос определяет правила, по которым данные будут извлечены из таблиц. Изменяемый набор записей, которые определяются запросом, называется динамическим набором. Динамический набор всегда отображает текущие данные таблиц, в которых эти данные хранятся. Все изменения, вносимые в динамический набор, заносятся обратно в таблицы. В многопользовательской среде изменения, вносимые в записи динамического набора другими пользователями, немедленно отображаются на экране во всех других динамических наборах, которые их затрагивают. Определение условий отбора по запросу осуществляется следующим образом:
Microsoft Access ограничит динамический набор значениями, удовлетворяющими указанным условиям. Добавление дополнительных условий отбора в окне запроса позволяет создавать мощные запросы, удовлетворяющие множеству условий. Если для одного поля (столбца) запроса указано несколько условий отбора, Microsoft Access помещает в динамический набор все записи, удовлетворяющие хотя бы одному из указанных условий — первому, или второму, или третьему и т. п. С другой стороны, если два условия отбора указаны для двух разных полей (столбцов) запроса, то при формировании динамического набора в него включаются только те записи, которые удовлетворяют всем указанным условиям — и первому, и второму и т. д. Ниже приведен список типичных условий отбора, используемых в запросах. Значение поля равно указанному значению. Чтобы указать такое условие, достаточно ввести нужное значение в ячейку Условие отбора. Например, чтобы вывести все записи о продажах сотрудника Волкова, введите в ячейку Условие отбора: поля Фамилия значение Волков. Значение поля находится в некотором диапазоне. Введите выражение, которое определяет нужный диапазон значений. Значение поля начинается с указанного значения. Указывается с помощью символа *. Значения поля принадлежат некоторому списку. Такое условие указывается с помощью функции Iп(). Изменение запроса на выборку в режиме конструктора Окно запроса создано так, чтобы обеспечить легкость и гибкость в работе. Практически любая операция, будь то перенос, вставка полей или что-либо иное, может быть выполнена графическими средствами. Для исключения поля из режима таблицы нужно снять флажок в строке Вывод на экран бланка запроса. Проведение расчетов в запросах базы данных Существует ряд вычислений, которые можно выполнить в запросе. Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных. Обновить вычисленные результаты вручную невозможно. Для определения вычисляемого поля можно использовать встроенные функции Microsoft Access или выражения, создаваемые пользователем. Встроенные функции позволяют найти следующие итоговые значения для групп записей или для всех записей: сумму значений поля, среднее, число значений в поле, минимальное значение, максимальное значение, среднеквадратичное отклонение или дисперсию. Для каждого вычисляемого поля следует выбрать одно выражение. Выражения, определяемые пользователем, дают возможность выполнять действия с числами, датами и текстовыми значениями в каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей. Выражения, определяющие вычисляемые поля, создаются с помощью мастера простых запросов или вводятся пользователем в строку Групповая операция бланка запроса, в которой допускается выбор статистических функций для выполняемых вычислений. Для вычисления итоговых значений запроса необходимо:
2. В ячейке Групповые операции соответствующего поля выбрать функцию: Sum (суммирование), Min (минимальное значение), Мах (максимальное значение), Avg (среднее значение) и пр. 3. Чтобы увидеть результат выполнения запроса, переключитесь в режим таблицы. Для осуществления расчетов с использованием формул, определяемых пользователем, требуется создать вычисляемое поле прямо в бланке запроса. Вычисляемое поле создается с помощью выражения, которое вводится в пустую ячейку Поле в бланке запроса. При выполнении расчетов допускаются сложные выражения — например, Sum([Цена]*[Количество]). Имеется возможность определить для вычисляемого поля условие отбора данных, используемых в расчетах. Результаты вычислений не должны обязательно отображаться в поле. Их можно использовать в условиях отбора для определения записей, которые выбираются в запросе, или для определения записей, над которыми производятся какие-либо действия. Создание и модификация экранной формы с помощью мастера Форма — это объект Microsoft Access, который можно использовать для разных целей: для ввода данных в таблицу, для открытия других форм и отчетов, как специальное окно для выбора и предварительного просмотра и печати нужного отчета. Формы позволяют сфокусировать внимание пользователя на отдельных записях, преодолеть однообразие строк и столбцов таблицы, предоставить доступ к макросам и модулям VBA и, что наиболее важно, просматривать и редактировать данные одновременно из нескольких таблиц. Формы создаются аналогично прочим объектам базы данных. Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. Как правило, созданная с помощью мастера форма неудобна для использования. Чтобы вводить с ее помощью данные в таблицы, нужно помнить коды товаров, персонала и т. д. Возникает необходимость в настройке формы, преобразовании ее элементов, изменении размеров и заголовков полей. Эту работу можно проделать в режиме конструктора, изменив положение и размеры полей, добавив рисунки и элементы управления. Добавление элемента управления к форме или отчету выполняется по следующему алгоритму:
Чтобы изменить положение или размер элемента управления, нужно выделить его и перетащить указатель мыши, установленный в области элемента или на его границе соответственно. Чтобы вывести на экран список свойств элемента управления, выберите команду Свойства из контекстного меню элемента. Создание отчетов Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать в том виде, в котором требуется пользователю. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет. Выделяют две разновидности стандартных отчетов Microsoft Access: столбцовые и ленточные. Модификация структуры отчета После создания отчета часто приходится вносить в него некоторые изменения. Например, довольно часто некорректно размещается имя поля по ширине столбца: отрезаются буквы в начале или в конце слова. Такие проблемы в основном относятся к разряду косметических и лучше всего решаются изменением параметров шрифта или редактированием текста в заголовке. Работу с макетом отчета удобнее осуществлять в режиме конструктора отчетов. Для этого следует выделить нужный отчет и нажать кнопку Конструктор в окне базы данных. Чтобы вернуться в режим конструктора из режима предварительного просмотра отчета, можно нажать кнопку Закрыть на панели инструментов предварительного просмотра или выбрать пункт меню Вид — Конструктор. Основное различие между макетами отчетов заключается не в составе элементов управления на экране, а в их расположении. Расположение элементов управления в режиме конструктора отчетов определяет представление информации в отчете на печати. Различные разделы отчета выводятся по-разному. Например, верхний раздел, Заголовок отчета встречается только раз — в начале отчета, тогда как раздел Верхний колонтитул появляется в верхней части каждой страницы отчета. Разделы информационной области отчета включают в себя две категории — заголовки и примечания. Эти термины относятся к группам, связанным с данными. Новая группа обычно создается из-за изменения значения поля, которое используется для группировки. Группа в отчете начинается с заголовка и заканчивается примечанием, а вводящие в нее записи выводятся между этими разделами. В большинстве случаев при изменении группирующего значения за примечанием следует заголовок, обозначающий начало новой группы данных и нового раздела отчета. Остальные разделы отчета создаются в соответствии с группами, выбранными для структурирования данных. В рассматриваемом примере заголовок первого раздела под Верхним колонтитулом называется Фамилия. Это поле используется в качестве основы для самой широкой категории группировки; оно было выбрано во втором окне диалога Мастера отчетов. Заголовки разделов зависят от групп, на которые разбиты записи в отчете. В рассматриваемом примере основной (внешней) категорией группировки является Фамилия, внутри которой информация разбивается по значениям поля Наименование. Таким образом, создается двухуровневая структура, как в отношении сортировки данных, так и в отношении их группировки. Раздел Область данных в режиме конструктора отчетов содержит элементы управления для полей, которые будут выводиться в каждой записи отчета. Заголовки разделов обычно содержат метки, которые определяют поля данных в отчете. При конструировании заголовков нужно помнить, что эта информация чрезвычайно важна для того, чтобы отчет хорошо воспринимался читателем. Примечания в отчетах часто содержат итоговую информацию. В отчете, созданном с помощью Мастера отчетов, итоговая информация может отображаться для каждой группы. Для удаления итоговой информации по какой-либо группе или любого другого элемента управления из отчета нужно:
Изменение позиции элемента управления требует выполнения следующих действий:
Перемещение элемента управления из одного раздела в другой изменяет место вывода данных, соответствующих данному элементу. Эти и другие параметры элемента управления (шрифт, границы и др.) можно изменить, используя окно Свойств. Чтобы получить доступ к свойствам элемента, выберите команду Свойства в контекстном меню элемента управления. Работа с итоговыми элементами управления Свойства элементов управления используются не только для настройки их вида, но и проведения вычислений в отчете. Это оказывается особенно важным для итоговых элементов управления. Работа с функциями организуется в поле Данные вкладки Данные диалогового окна Свойств. Аргументами математической функция являются данные того поля, имя которого указано в скобках. В данном случае функция Sum используется для суммирования всех значений поля Сумма в группе. Написание формул в СУБД Access подчиняется определенным правилам:
Для изменения вычисляемой функции выделите ее название и введите новое выражение. Можно применять все стандартные функции: Sum, Avg, Min, Max и Count. Изменение поля, по которому вычисляется итоговое значение, осуществляется обычным способом или кнопкой Построителя выражений, которая находится справа от поля Данные. Впрочем, надо быть осторожнее, поскольку результаты могут зависеть от положения итогового элемента управления и раздела, в котором находится поле. Контрольные вопросы
Лекция №12 |
Похожие:
 |
Комплекс тестовых заданий для учащихся 7 класса по теме «информация.... ... |
 |
Контрольная работа №1 по теме «Информация. Информационные процессы в системах.» Составитель: Коренева Оксана Николаевна, преподаватель информатики, высшая квалификационная категория |
|
Конспект лекций по курсу сд. Ф корпоративные информационные системы Лекция № Понятие о сетях. Корпоративные информационные системы. Структура и назначение кис. Характеристика. Требования к организации... |
|
Лекция 1 Экономическая информация и информационные ресурсы В комплексе задач создания и эксплуатации аис в сфере экономики очень важно определить базовые понятия: информация, данные, экономическая... |
|
Тема основные понятия информатики. Основные информационные процессы.... |
|
Типовые контрольные задания Тема Основные понятия информатики. Основные информационные процессы. Этапы информационного развития общества |
|
Учебно-методическое и информационное обеспечение реализации основной... Учебная, учебно-методическая литература и иные библиотечно-информационные ресурсы 1-3 ступени |
|
Разработаны информационные карты на все процессы Региональный центр по сопровождению внедрения типовой модели системы качества образовательного учреждения в учреждениях высшего профессионального... |
|
Руководство администратора ис мдм выполнение работ, оказание услуг... Закрытое акционерное общество лаборатория новых информационных технологий «ланит» |
|
Реферат Отчет содержит 147 страниц, 29 рисунков, 8 таблиц, 21 источник, 7 приложений Ключевые слова: управление правами доступа, информационные ресурсы, бизнес-процессы, угроза безопасности информации, ролевая модель... |
|
Информационные технологии (Е. Л. Румянцева, В. В. Слюсарь) Тем не менее по-прежнему широкое распространение имеют трудоемкие ручные или слабо автоматизированные способы обработки информации,... |
|
Программа опытной эксплуатации ис мдм выполнение работ, оказание... Закрытое акционерное общество лаборатория новых информационных технологий «ланит» |
|
Существенная информация о кредитной организации акционерный коммерческий... Пояснительная информация акционерного коммерческого банка «транскапиталбанк» (закрытое акционерное общество) к промежуточной отчетности... |
|
Руководство администратора аис мфц спо выполнение работ, оказание... Закрытое акционерное общество лаборатория новых информационных технологий «ланит» |
|
Отчет о выполнении работ, оказании услуг в рамках реализации государственной... О выполнении работ, оказании услуг в рамках реализации государственной программы российской федерации «информационное общество (2011-2020... |
|
Отчет о выполнении работ, оказании услуг в рамках реализации государственной... О выполнении работ, оказании услуг в рамках реализации государственной программы российской федерации «информационное общество (2011-2020... |