Методические рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел органа местного самоуправления района (города)
|
Скачать 1.85 Mb.
|
Примерная номенклатура дел органа местного самоуправления района (города) Чувашской Республики Чебоксары, 2007 Примерная номенклатура дел включает в себя примерный состав документов, образующихся при документировании общих для всех органов местного самоуправления функций управления, с указанием сроков хранения документов. Она является основным нормативным пособием при определении сроков хранения документов и составлении конкретной номенклатуры дел, отборе документов на постоянное хранение в муниципальные архивы или их уничтожении. Примерная номенклатура дел предназначена для работников муниципальных архивов и архивов органов местного самоуправления Чувашской Республики. Согласовано Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Минкультуры Чувашии протокол № ____ от ______________ 2007 г. Составители (специалисты отдела документационного обеспечения управления (ДОУ) и методической работы РГУ «Госархив современной истории Чувашской Республики»): начальник отдела Н.А. Фадеева, ведущий специалист Т.И. Горланова Техническое оформление: ведущий специалист отдела И.В. Дроздовская Методические рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел органа местного самоуправления района (города) 1. Общие положения Примерная номенклатура дел органа местного самоуправления района (города) составлена в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Законом Чувашской Республики «Об архивном деле в Чувашской Республике» от 30 марта 2006 г. № 3. При её составлении были учтены статьи Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (с изменениями от 19 июня, 12 августа 2004 г.), устанавливающего общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации и определяющего государственные гарантии его осуществления, Закона Чувашской Республики «Об организации местного самоуправления в Чувашской Республике» от 16 марта 1996 г. № 3 (с изменениями от 29 декабря 2003 г., 10 октября 2005 г.), положения других законодательных, нормативных и правовых актов Чувашской Республики, современные нормативные документы и методические пособия по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов, а также Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления (Чебоксары, 2003). В процессе работы над Примерной номенклатурой дел были использованы ранее составленные РГУ «Госархив современной истории Чувашской Республики» нормативно-методические документы: Примерный перечень документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления Чувашской Республики, с указанием сроков хранения (Чебоксары, 2006) и Типовая номенклатура дел Собрания депутатов муниципального образования района (города) (Чебоксары, 2007), а также Примерная номенклатура дел финансового отдела Министерства финансов Чувашской Республики в районе (городе) (г. Чебоксары, 2003). Номенклатура дел включает примерный состав документов, образующихся при документировании общих для всех управленческих функций, выполняемых органами местного самоуправления, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности. Сроки хранения установлены в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (М., 2000). Состав документов и сроки их хранения в Примерной номенклатуре дел определены в результате непосредственного изучения документов органов местного самоуправления, номенклатур дел администраций муниципальных образований районов и городов. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и разработана с целью создания методической основы для рациональной организации делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов. Она является методическим пособием и предназначена для использования в качестве основного нормативного документа при составлении конкретных номенклатур дел для представительных (Собрание депутатов) и исполнительных (администрация района (города) органов местного самоуправления в целях сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Чувашской Республики. При разработке конкретной номенклатуры дел на основе примерной, следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в администрации района (города), и требования архивных учреждений к номенклатурам дел. 2. Структура Примерной номенклатуры дел В соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» структуру органов местного самоуправления составляют представительный орган муниципального образования и местная администрация (исполнительно-распорядительный орган муниципального образования). Представительный орган обладает правами юридического лица. В Примерную номенклатуру дел включены все документы, наиболее полно отражающие документируемые участки работы представительного и исполнительного органов местного самоуправления. Поэтому Примерная номенклатура дел состоит из 2-х разделов: - раздел 1 включает документацию, отражающую деятельность представительного органа местного самоуправления – Собрания депутатов и его постоянных комиссий; - раздел 2 содержит документы по организации деятельности исполнительного органа местного самоуправления – администрации района (города) по структурным подразделениям. В этом разделе представлены документы отдельных структурных подразделений (отделов, управлений) администрации района (города), в том числе и тех, которые являются самостоятельными источниками комплектования муниципальных архивов (приложение № 1). Первыми включены документы Управления делами администрации (отдела организационно-контрольной и кадровой работы), отражающие организационные, распорядительные функции управления, функции контроля, а также правового обеспечения управления. Среди них – документы по планированию, учету и отчетности, работе с кадрами (трудовые отношения: оплата труда, прием, перевод, увольнение работников, повышение квалификации, награждение), обеспечению хранения документов, информационно-техническому обеспечению деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Затем документы управлений (отделов) в соответствии со структурой администрации района (города). В связи с отсутствием однотипных структур управлений (отделов) внутри структурных подразделений документы расположены по функциональной схеме – по направлениям деятельности, которые расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам. В составе управлений (отделов) сельского хозяйства и образования среди направлений деятельности и выделен отдельный подраздел «Планирование и статистическая отчетность». Статистические формы по вопросам развития отраслей, составляемые специалистами администрации, в номенклатуру дел включены по месту их составления. В составе документации, образующейся в процессе деятельности управления (отдела) образования, находятся документы по опеки и попечительству, являющиеся документами ограниченного доступа. В схеме построения 2-ого раздела Примерной номенклатуры дел предусмотрен отдельный подраздел для комиссий при администрации, т.к. порядок их образования, полномочия и формы деятельности отличаются от порядка образования и деятельности самого исполнительного органа. 3. Порядок применения Примерной номенклатуры дел Сводная конкретная номенклатура дел органа местного самоуправления района (города) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме. Ее разделами являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и включают все дела, образующиеся в их деятельности, в том числе не предусмотренные в примерной номенклатуре. В случае включения отделов (управлений) администрации района (города) в список источников комплектования муниципального архива составляются самостоятельные конкретные номенклатуры дел. Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т.к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. Кроме того, состав документов, образующихся в делопроизводстве органа местного самоуправления, может со временем меняться. Эти изменения также должны учитываться при составлении конкретных номенклатур. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру те дела, которые в органе не образуются. В конкретной номенклатуре заголовки дел могут уточняться. Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры. Так, например, заголовок «Приказы, указания Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, Министерства сельского хозяйства Чувашской Республики, постановления и распоряжения главы администрации района (города), присланные для руководства и сведения» (04-04-01), в конкретной номенклатуре может быть определен так: «Приказы, указания Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, присланные для руководства и сведения», «Приказы, указания Министерства сельского хозяйства Чувашской Республики, присланные для руководства и сведения», «Постановления и распоряжения главы администрации района (города), присланные для руководства и сведения» и т. д. В конкретной номенклатуре в заголовках к делам, содержащим статистические формы необходимо указывать их номера, в примерной номенклатуре они указаны не везде, т. к. часто меняются. Примерная номенклатура дел содержит в себе максимально возможный состав документов, который может быть создан в процессе деятельности органа местного самоуправления района (города). В конце каждого раздела конкретной номенклатуры дел оставляются резервные порядковые номера для заведения дополнительных непредусмотренных заранее дел, если таковые появятся в течение года. В графе 4 Примерной номенклатуры указаны сроки хранения дел и номера статей Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000). Для документов, не предусмотренных действующим перечнем, сроки хранения установлены на основании их изучения во взаимосвязи с общими комплексами документов представительного и исполнительного органов местного самоуправления. Сроки хранения документов, данные в Примерной номенклатуре дел, распространяются на все органы местного самоуправления. Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 2007 г., начинается с 01 января 2008 г. Отметка «До минования надобности» («ДМН») означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется экспертной комиссией (ЭК) органа местного самоуправления, но не может быть менее 1 года. Для некоторых категорий документов в примерной номенклатуре к сроку хранения добавлены отметки «ЭПК», которая означают, что часть документов может иметь научно-историческое значение, и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях, по истечении установленного срока, должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности документов, после которой в установленном порядке документы передаются в муниципальный архив. Закрепленная отметка «ЭПК» переносится из примерной номенклатуры дел в конкретную при установлении сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается. Примечания, используемые в Примерной номенклатуре дел, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную без изменения. Снижение сроков хранения, установленных настоящей Примерной номенклатурой дел, запрещается. В необходимых случаях по согласованию с архивными органами и учреждениями сроки хранения некоторых документов могут быть увеличены в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями органа местного самоуправления. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных в примерной номенклатуре, их сроки хранения определяются в соответствии с действующими перечнями типовых документов, либо путем оценки специалистами и экспертной комиссией организации, исходя из их научной и практической ценности. Сроки хранения таких дел согласуются с архивными органами или учреждениями. При затруднении определения сроков хранения некоторых документов, рекомендуется обратиться в соответствующие архивные органы и учреждения. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или долговременное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями и должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников и только при их отсутствии принимаются заверенные копии. Конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002). В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Группа цифр индекса отделяется одна от другой посредством дефиса. В графе 3 номенклатуры дел против каждого заголовка дела по завершении календарного года проставляется количество дел (томов). Графа 5 «Примечание» заполняется в том случае, если необходимо сделать отметки: о незавершенных и переходящих на следующий год делах, об уничтожении и передаче дел и др. Конкретная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003. Утвержденная главой администрации района (города) (или руководителями структурных подразделений – самостоятельных источников комплектования муниципальных архивов) номенклатура дел обязательна для использования в делопроизводстве. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов) (приложение № 2). При ее составлении следует учитывать сведения графы 3 номенклатуры – количество дел (томов, частей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих подсчитывается количество дел постоянного и временного (свыше 10 лет и до 10 лет включительно) хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются в муниципальный архив, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности работника, сделавшего её, и расшифровки его подписи. Примерная номенклатура дел органа местного самоуправления района (города)
|
||||||
Похожие:
 |
Методические рекомендации по применению примерной номенклатуры дел Примерная номенклатура дел районного, городского центра занятости населения |
|
Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения ... |
|
Методические указания по применению Примерной номенклатуры дел для сельскохозяйственных Примерная номенклатура дел является методическим пособием и носит рекомендательный характер |
|
Методические рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел... Примерная номенклатура дел сельских (городских) поселений представляет собой уточненный (2008 г.) систематизированный список заголовков... |
|
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации «Составление и утверждение номенклатуры дел организации»; Инструкция по делопроизводству в овд, учебник Делопроизводство (Документационное... |
 |
Управления муниципальной собственностью администрации города ульяновска Устава муниципального образования «город Ульяновск», должностным лицом местного самоуправления исполнительно-распорядительных полномочий... |
|
Управления муниципальной собственностью администрации города ульяновска Устава муниципального образования «город Ульяновск», должностным лицом местного самоуправления исполнительно-распорядительных полномочий... |
|
Методические рекомендации для органов местного самоуправления по обучению населения Методические рекомендации предназначены для органов местного самоуправления в целях эффективной организации работы по обучению населения... |
|
Методические рекомендации для органов местного самоуправления по обучению населения Методические рекомендации предназначены для органов местного самоуправления в целях эффективной организации работы по обучению населения... |
|
Методические рекомендации по определению номенклатуры и объемов создаваемых... Технических, продовольственных, медицинских и иных средств, накапливаемых органами исполнительной власти нижегородской области, органами... |
|
Методические рекомендации для органов местного самоуправления по... Настоящие методические рекомендации подготовлены в целях оказания методической помощи органам местного самоуправления для организации... |
|
Содержание Электронная подпись, формируемая от имени органа государственной власти и органа местного самоуправления |
|
Инструкция по делопроизводству в администрации Ардатовского муниципального... В соответствии с распоряжением главы местного самоуправления, главы администрации района от 09. 2009 №499-р комиссией администрации... |
|
Сведения о проведенном в отношении мау г. Нижневартовска «Центр развития... Наименование органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющего проведение... |
|
Методические рекомендации по переходу на новые положения инструкции... Инструкции по его применению (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 20 октября 2014 г., регистрационный номер... |
|
Информационный бюллетень Комитета местного самоуправления Фз «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими изменениями), Уставом Русско -камешкирского... |