Одобрено

Скачать 1.12 Mb.

Название	Одобрено
страница	1/8
Тип	Инструкция

1 2 3 4 5 6 7 8

Приложение № 5 к Протоколу заседания Комитета по регламенту

Национального объединения строителей

№ 11 от 29.09.2011

ПРОЕКТ

ОДОБРЕНО

Комитетом по регламенту Национального объединения строителей

протокол от «__».__.2011 №____

УТВЕРЖДЕНО

Приказом

Руководителя саморегулируемой организации

________________________

(наименование СРО)

от «__».__.201__ №______

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству саморегулируемой организации

____________________________________________________

(наименование саморегулируемой организации)

____________________________________________________

__________, 201__

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения ………………………………………………….…….......3

2. Состав документов организации ………………………...…..........................4

3. Общие требования к оформлению документов организации ….………….6

3.1. Реквизиты организационно-распорядительных документов организации ……………………………………………………………………...…………….6

3.2. Виды бланков документов организации…..…………………………10

3.3. Оформление распорядительных документов в организации……….12

3.3.1. Приказ …………………………………………………….........12

3.3.2. Распоряжение, указание …………………………………….....14

3.4. Оформление деятельности коллегиальных органов организации ……15

3.4.1. Протокол ………………………………………………….........15

3.4.2. Выписка из протокола …………………………...….………....16

3.4.3. Акт …………………………………………………....……….. 17

3.5. Оформление служебной переписки ………………………………….....18

3.5.1. Служебное письмо ………………………………………..........18

3.5.2. Телеграмма, телетайпограмма, телекс, телефонограмма ….....20

3.5.3 Докладная, объяснительная, служебная записки ……………..21

4. Организация документооборота организации …….....……….....…….......23

4.1. Общие принципы организации документооборота……….………...23

4.2. Организация движения входящих документов …………….……….24

4.3. Документы, отправляемые в другие организации (исходящие) …...26

4.4. Внутренние документы ……………………………………………….26

4.5. Особенности работы с электронными документами ………………….27

4.6. График документооборота организации …………………..…………..28

5. Регистрация документов в организации …………………………….…….28

6. Контроль исполнения документов в организации …………………..........31

7. Делопроизводство по обращениям граждан ………………….…………...33

8. Организация кадрового делопроизводства ………………………………..34

9. Систематизация документов и формирование дел …….……………........39

9.1. Номенклатура дел …………………………………………………….39

9.2. Формирование документов организации в дела ….………………...43

10. Экспертиза ценности документов ………...................................................47

11. Подготовка документов к архивному хранению ………………………...51

12. Порядок передачи документов в архив …………………………………..56
Приложения № 1 - № 21

Общие положения
1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) в НП СРО «_________» (далее – Организация) разработана в целях применения в деятельности Организации унифицированной системы организационно-распорядительных документов, установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства Организации.
2. Настоящая инструкция разработана в соответствии с действующими законодательными и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, в том числе в соответствии с требованиями:

- Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие с 1 июля 2003 г. Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст;

- Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденного Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст;

- Нормативно-методического документа «Основные Правила работы архивов организаций», одобренного решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;

- Методических рекомендаций «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76;

- Устава и других внутренних (локальных) актов Организации.

1. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажных и электронных носителях. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Организации, должна обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.
2. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, регулируются внутренними (локальными) актами Организации.
3. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
4. Ответственность за организацию, ведение и совершенствование делопроизводства, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на заместителя руководителя Организации или структурное подразделение, отвечающее за ведение делопроизводства Организации, в случае его создания (далее - Служба делопроизводства).
5. Функции, задачи, права и обязанности работников по организации и ведению делопроизводства регламентируются их должностными инструкциями.
6. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения работники обязаны передать все находящиеся у них документы ответственному работнику Службы делопроизводства или другому работнику по указанию руководителя. При увольнении работника передача документов и дел осуществляется по акту. В случае утраты служебного документа работник обязан немедленно сообщить об этом руководителю Организации.
7. Работники Организации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.
Состав документов Организации
1. В Организации используется унифицированная система организационно-распорядительной документации, которая включает в себя:

- документацию по созданию, реорганизации, ликвидации Организации (протоколы, Уставы, свидетельства и т.п.);

- документацию по распорядительной деятельности Организации, организационно-нормативному регулированию и оперативно-информационному регулированию деятельности Организации (протоколы, приказы, указания, договоры, инструкции, положения, правила, инструкции, служебную переписку и т.п.);

- документацию по приему на работу, переводу на другую работу, по увольнению с работы, документацию по оформлению отпусков, документацию по оформлению поощрений, документацию по оформлению дисциплинарных взысканий.

1. Документы, входящие в состав организационно-распорядительной документации (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма и др.), являются основой деятельности каждого работника и Организации в целом.
2. Организационно-распорядительная документация отражает принятые решения по вопросам управления в Организации.
3. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Организации могут создаваться другие виды систем документации (например, система отчетно-статистической документации, учетной и отчетной бухгалтерской документации Организации, документации по труду и т.д).
4. Все виды и разновидности организационно-распорядительной документации создаются и обрабатываются в соответствующих структурных подразделениях Организаций.
5. Основной задачей совершенствования процессов документирования управленческой деятельности Организации, является упорядочение состава и содержания документов. С этой целью разрабатывается Табель форм документов (Приложение № 1).
6. Документы в Табеле форм документов располагаются по функциональной принадлежности с указанием структурного подразделения.
7. Табель форм документов разрабатывается структурными подразделениями Организации или отдельными работниками.
8. Подготовленный проект Табеля форм документов подписывается руководителем Службы делопроизводства или ответственным лицом, визируется руководителями структурных подразделений или ответственными исполнителями и утверждается приказом руководителя Организации.
9. Работники Организации используют в своей деятельности формы документов, включенные в Табель форм документов.
Общие требования к оформлению документов Организации
1. Реквизиты организационно-распорядительных документов Организации
  1. В Организации устанавливается следующий состав обязательных реквизитов документа:

- наименование Организации;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- текст документа;

- подпись.

Наименование Организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленном в учредительных документах, включая сокращенное наименование.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год, при этом буква «г» с точкой или точка не ставится. Допускается словесно – цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставиться буква «г» с точкой или слово «год».
Регистрационный номер документа это индивидуальное цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа, присваиваемое ему согласно принятой в Организации системе индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.
Текст документа представляет собой зафиксированную любым типом письма или любой системой записи информацию. Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом и разновидностью документа, при этом должен отвечать общим требованиям, предъявляемым к текстам служебных документов устанавливаемых настоящей Инструкцией.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
В документах Организации, помимо реквизитов, предусмотренных пунктом 3.1.1 настоящей Инструкции, могут использоваться иные реквизиты:

- эмблема Организации;

- код Организации (ОКПО);

- основной государственный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- справочные данные об Организации – реквизит используется в служебных письмах Организации; указывается в следующей последовательности: наименование адресата, название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, субъекта Российской Федерации, почтовый индекс, а также по усмотрению Организации номера телефонов, адрес электронной почты, банковские реквизиты на гарантийных письмах, регистрационный номер записи о внесении сведений о саморегулируемой организации в государственный реестр саморегулируемых организаций; располагается в заголовочной части документа;

- наименование вида документа – реквизит указываются на всех служебных документах за исключением писем, пишется прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, утвержденных Табелем форм документов, и располагается в заголовочной части документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа – реквизит проставляются на ответных исходящих письмах и исключают необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма; содержат дату и регистрационный номер входящего документа; располагаются в заголовочной части документа;

- место составления или издания документа – реквизит указывает название местности, территории, где был создан документ и располагается в заголовочной части документа;

- адресат – реквизит указывает наименование организации или ее структурного подразделения, название должности (для руководителя включает наименование организации), инициалы и фамилию должностного лица, почтовый адрес получателя документа; при отправке документов в разные организации допускается оформление реквизита на одном документе не более чем в отношении 4-х адресатов; если количество адресатов превышает 4-и организации, составляется список рассылки и на каждом документе указывается адресат, являющийся получателем документа; располагается в заголовочной части документа;

- гриф утверждения документа – придает нормативный характер содержанию документа (инструкции, правила, положения, штатное расписание и т.п.); состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи и даты, проставляемых от руки, а так же расшифровки подписи; располагается в заголовочной части документа;

- резолюция – устанавливает исполнителя документа, содержит наименование должности исполнителя, поручения и срок исполнения; располагается в заголовочной части документа между реквизитами «адресат» и «текст документа»;

- заголовок к тексту – грамматически согласовывается с наименованием вида документа, сокращает время прохождения документа при регистрации и располагается в содержательной части документа над текстом;

- отметка о контроле – ставится, если документ взят на контроль; наносится красными чернилами в виде буквы «К» или надписи «КОНТРОЛЬ» и располагается в заголовочной части документа (на служебном поле документа в правом верхнем углу);

- отметка о наличии приложения – предназначена для сохранности пересылаемых документов; обозначается словом «Приложение:», относительно одного прилагаемого документа пишется одной строкой и может включать в себя наименования документа, количество листов в прикладываемом документе и количество направляемых экземпляров; располагается в содержательной части документа под основным текстом документа;

- гриф согласования документа – подтверждает согласование проекта текста документа с заинтересованными организациями (внешнее согласование); состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, осуществляющего согласование, личной подписи и даты, проставленных от руки, расшифровки подписи; располагается в оформляющей части документа;

- виза согласования документа – реквизит подтверждает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (внутреннее согласование); содержит личную подпись, ее расшифровку, дату визирования и должность визирующего; располагается в оформляющей части документа (на нижнем служебном поле последнего листа копии документа);

- оттиск печати – ставится в составе реквизита «подпись» на документах удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также в случаях предусмотренных нормативными актами; располагается в оформляющей части документа;

- отметка о заверении копии – ставится на ксерокопированных экземплярах документов ниже реквизита «подпись» путем нанесения надписи ВЕРНО, наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки, даты заверения и оттиска печати, при заверении оригинального экземпляра документа печатью; располагается в оформляющей части документа;

- отметка об исполнителе – содержит справочную информацию об ответственном исполнителе документа; состоит из фамилии, инициалов и контактного номера телефона исполнителя; располагается в оформляющей части документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело – ставится на исполненных документах; содержит отметку о ходе исполнения документа, а также номере дела, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения исполнителя; располагается в оформляющей части документа (нижний левый угол документа);

- отметка о поступлении документа в Организацию – подтверждает поступление документа в Организацию; содержит реквизиты «регистрационный номер» и «дата документа» проставленные организацией – получателем документа; располагается в оформляющей части документа (нижний правый угол первого листа документа);

- идентификатор электронной копии документа – предназначен для облегчения поиска документов; содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные документа; располагается в оформляющей части документа (нижний левый угол первого листа документа).

С целью сокращения трудозатрат при подготовке документов составляется Альбом форм документов, применяемых в Организации.

Содержание Альбома форм документов должно полностью соответствовать Табелю форм документов. Включение в Альбом форм документов организации не предусмотренных Табелем форм документов организации документов не допускается.

Альбом форм документов разрабатывается структурными подразделениями или отдельными работниками и утверждается приказом руководителя Организации.

Дополнением к Табелю и Альбому форм документов является сборник типовых и трафаретных текстов документов. Типовые тексты документов разрабатываются для многостраничных документов (положений, должностных инструкций, договоров и т.д.).

Сборник типовых и трафаретных текстов документов разрабатывается Службой делопроизводства или ответственным лицом и утверждается приказом руководителя Организации.

Виды бланков документов Организации
1. Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Требования к бланкам документов установлены в ГОСТ Р 6.30-2003.
2. В деятельности Организации используются следующие виды бланков документов:

- общий бланк Организации (приложение № 2);

- бланк письма Организации (приложение № 3 и № 4);

- бланк конкретного вида документа Организации, кроме письма (приложения № 5 - 12).

Общий бланк Организации

Общий бланк Организации используется при изготовлении любых документов, за исключением писем.

Настоящая Инструкция устанавливает следующие реквизиты бланка Организации: эмблема Организации, наименование Организации, место составления или издания документа, а также места расположения реквизитов: дата документа и регистрационный номер документа.

Бланк письма Организации

Бланк письма Организации является внешним документом, предназначенным для оформления и передачи информации в другие организации.

Настоящая Инструкция устанавливает следующие реквизиты бланка письма Организации: эмблема Организации, наименование Организации, справочные данные об Организации, код Организации (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП), а также места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Реквизиты бланка письма Организации имеют угловое (в верхнем левом углу листа) или продольное (посередине, вдоль верхнего поля листа) расположение на листе.

В деятельности Организации используется бланк письма должностного лица (руководителя и заместителя руководителя Организации), являющийся разновидностью бланка письма Организации. Наименование должности указывается между реквизитами «наименование организации» и «справочные данные об организации».

Бланк конкретного вида документа Организации

Бланки конкретного вида документа являются внутренними документами и предназначены для оформления управленческих решений, принимаемых в Организации.

Настоящая Инструкция устанавливает следующие реквизиты бланка конкретного вида документа Организации: наименование Организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, а также места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа.

Технические требования к изготовлению бланков и документов Организации

При изготовлении бланков документов в Организации используются стандартные форматы бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Размеры полей на документах должны быть не менее: 25 мм – левое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее; 10 мм – правое.

При подготовке документов используются шрифты Times New Roman Cyr №12 (для оформления табличных материалов) и Times New Roman Cyr №14 (для оформления текста документа). Текст документа формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала, а текст документ формата А5 печатается через один межстрочный интервал.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Оформление распорядительных документов в Организации
1. Приказ

В зависимости от содержания в Организации издается два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является локальным нормативным актом, отражающим управленческие решения, принимаемые руководителем Организации по вопросам деятельности, совершенствования структуры, организации работы, планирования и отчетности Организации.

В зависимости от срока хранения приказы Организации по основной деятельности делятся на: приказы с постоянным сроком хранения и административно-хозяйственные приказы со сроком хранения 5 лет (отображают решения по текущим вопросам, не имеющим высокого уровня важности для Организации).

Проект приказа разрабатывается структурными подразделениями по поручению руководителя Организации или по собственной инициативе.

Настоящая Инструкция устанавливает форму приказа Организации (приложение № 5).

Приказ оформляется на бланке приказа Организации и содержит следующие реквизиты: наименование Организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе.

Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной части. Констатирующая часть приказа может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

В констатирующей части текста приказа кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Распорядительная часть приказа отделяется от констатирующей части распорядительным словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:».

В распорядительной части текста указываются задания, исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий (общие и дифференцированные по отдельным поручениям).

Приказом может быть установлено должностное лицо, на которое возлагается контроль над исполнением приказа в целом. Контроль устанавливается в целях координации действий исполнителей и своевременного выполнения всех заданий, содержащихся в приказе.

Процесс изготовления приказа состоит из двух этапов:

- подготовка проекта приказа (включает в себя подготовку текста приказа; его согласование с заинтересованными должностными лицами Организации; учет замечаний по тексту приказа, внесение исправлений в текст приказа, согласно замечаням должностных лиц; представление проекта приказа на рассмотрение руководителю Организации; рассмотрение проекта приказа руководителем и внесение при необходимости замечаний и исправлений; подготовка окончательного варианта текста приказа);

- оформление согласованного и рассмотренного текста приказа (включает в себя распечатывание текста приказа на бланке приказа Организации; визирование должностными лицами Организации, участвовавшими в его согласовании; подписание приказа руководителем Организации; регистрация приказа; визирование приказа исполнителями, указанными в приказе).

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем Организации, если в тексте приказа не указан другой срок.

Отдельные задания оформляются в виде приложения к приказу. Сведения о прилагаемых документах указываются в тексте приказа.

Выписка из приказа по основной деятельности – это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии и оттиска печати.

Распоряжение, указание

Распоряжения (указания) издаются руководителем Организации по текущим и оперативным административно-хозяйственным вопросам, возникающим в деятельности Организации.

Заместители руководителя, руководители структурных подразделений и главные специалисты вправе издавать распоряжения (указания) в соответствии с распределением должностных обязанностей, установленным в Организации соответствующим приказом.

Распоряжения (указания) составляются и оформляются аналогично приказам Организации. Разделительное слово между констатирующей и распорядительной частями текста в распоряжениях (указаниях) не применяется.

Распорядительные документы после их подписания и регистрации доводятся до исполнителей под роспись, размножаются в необходимом количестве экземпляров и передаются на исполнение. Исполнение приказов и распоряжений контролируется Службой делопроизводства или ответственным лицом.

Оформление деятельности коллегиальных органов Организации

3.4.1. Протокол

Протокол заседания (совещания) коллегиального органа Организации отображает информацию о процедуре проведения, последовательности хода обсуждения вопросов и сведения о принятых решениях.

Настоящая Инструкция устанавливает форму протокола заседания (совещания) коллегиального органа Организации (приложение № 6).

Протокол содержит следующие реквизиты: наименование Организации, наименование вида документа (с указанием вида протоколируемого мероприятия и наименования коллегиального органа, работа которого протоколируется), дата документа (соответствует дате проведения заседания или совещания), регистрационный номер документа, место создания или издания документа (соответствует месту проведения заседания или совещания), текст документа, подписи.

Текст протокола заседания (совещания) состоит из вводной и основной частей.

Вводная часть текста протокола включает в себя сведения:

- о фамилиях, инициалах и должностях председателя (председательствующего), его заместителей, лиц, присутствующих на заседании (совещании) и лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих на заседании (совещании) превышает 15 человек, то вводная часть протокола должна содержать ссылку на списки лиц, принимавших участие в заседании (совещании), являющиеся неотъемлемой частью протокола;

- о правомочности заседания (наличие кворума) согласно нормативным документам, регламентирующим деятельность коллегиального органа Объединения («ОТКРЫТИЕ ЗАСЕДАНИЯ ….»);

- об обсуждении повестки дня заседания коллегиального органа Объединения («О ПОВЕСТКЕ ДНЯ ЗАСЕДАНИЯ …»);

- об утвержденной повестке дня заседания коллегиального органа Объединения («Повестка дня заседания:»), которая содержит перечисление вопросов, рассматриваемых на заседании. Вопросы повестки дня формируются с предлогом «О» или «Об», печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Запись обсуждения каждого вопроса и принятых решений осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «РЕШИЛИ:». Эти слова в тексте выделяются большими буквами, и после них ставится двоеточие.

Принимаемые коллегиальные решения требуют голосования, результаты которого отражаются после раздела «РЕШИЛИ:» по следующей схеме: «Голосовали: «за» - … «против» - … «воздержались» - … » и констатируют принятое по результатам голосования решение («решение принято единогласно», «решение принято большинством голосов» или «решение не принято»).

Протокол подписывается председателем и секретарем собрания (при его наличии), а затем доводится под роспись до работников, названных ответственными исполнителями в резолютивной части протокола.

3.4.2. Выписка из протокола

Выписка из протокола оформляется в случае необходимости довести принятые на заседании (совещании) решения до сведения исполнителей или заинтересованных лиц.

Настоящая Инструкция устанавливает форму выписки из протокола заседания (совещания) (приложение № 7).

Выписка из протокола заседания (совещания) содержит следующие реквизиты:

- реквизиты заголовочной части протокола: наименование Организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату, номер протокола;

- отдельные реквизиты основной части текста протокола по схеме «ВОПРОС ПОВЕСТКИ ДНЯ», «РЕШИЛИ», «Голосование», содержащие информацию, которую необходимо довести до сведения исполнителей или заинтересованных лиц;

- реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающий слова «Председательствующий», «Секретарь», при его наличии, инициалы и фамилии председательствующего и секретаря;

- отметку о заверении копии, которая придает юридическую силу выписке из протокола.

3.4.3. Акт

Акт фиксирует установленные несколькими лицами факты или содержит описание, произошедшего в присутствии свидетелей события имеющего отношение к деятельности Организации. В Организации актами оформляются результаты проведения ревизии организации или ее структурного подразделения и отдельного должностного лица, прием – передача дел и т.п.

Настоящая инструкция устанавливает форму акта Организации (приложение № 8).

Акт оформляется с использованием формы, установленной настоящей Инструкцией, и содержит следующие реквизиты: наименование Организации, наименование вида документа (акт), дата документа (актируемого события), регистрационный номер, место составления документа, гриф утверждения (при необходимости), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, визы ознакомления, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Текст акта излагается от третьего лица единственного числа («комиссия установила») и состоит из двух частей:

- вводная часть акта - содержит информацию: о наименовании, дате и номере документа, в соответствии с которым была образованна комиссия или проводилась ревизия, проверка; событие, факт, послужившие основанием для составления акта; состав комиссии (председатель и члены комиссии, которые перечисляются в алфавитном порядке или по старшинству должностей); лица, не являющиеся членами комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки;

- констатирующая часть акта - содержит информацию: о целях, задачах, сущности и характере проводимой комиссией работы; о фактах, установленных в результате проверки; о выводах, полученных в результате проверки и предложениях, по устранению выявленных недостатков.

Акт составляется в количестве экземпляров, определяемом потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров и их месте нахождения помещаются в конце текста перед подписями или после отметки о наличии приложения.

Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, с указанием распределения обязанностей в комиссии (председатель, член комиссии). При подписании акта должности членов комиссии не указываются.

3.5. Оформление служебной переписки

Служебная переписка в Организации предназначена для обмена информацией с органами государственной власти и местного самоуправления, юридическими и физическими лицами, посредством переписки по каналам почтовой или электронной связи в виде служебных писем, телеграмм, телексов, факсограмм (факсов), телефонограмм, электронных писем (электронных сообщений), имеющих содержание делового характера и отвечающих требованиям этики и специфике делового стиля переписки. Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, положения, уведомления и т.д.

3.5.1.Служебное письмо

Служебное письмо является внешним документом Организации, и готовится в виде доклада о выполнении поручений руководства; ответа на запросы, сделанного по поручению руководства; исполнения поручений руководства по вопросам, относящимся к деятельности Организации; сопроводительного письма, инициативного письма и т.д.

Настоящая Инструкция устанавливает форму служебного письма организации (приложение № 9).

Служебное письмо в Организации оформляется на бланке письма, в который вносятся следующие реквизиты: дата документа, регистрационный номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст документа, отметка о наличии приложений, подпись, отметка об исполнителе.

Текст служебного письма состоит из двух частей. В первой части письма указывается информация о причинах, послуживших основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а вторая часть содержит выводы, предложения, просьбы.

Форма изложения текста в переписке осуществляется от первого лица единственного числа (например, прошу, предлагаю и т.п.). Допускаются иные формы изложения текста письма, обусловленные его содержанием (например, просим, организация направляет и т.п.).

К адресату обращаются по общепринятой форме («вежливое обращение») с учетом его должности, служебного положения и т.д. (Уважаемый господин (жа), Уважаемые коллеги, господа и т.д.).

После обращения ставят восклицательный знак, а само обращение печатают на отдельной строке центровано относительно текста письма. Допускается написание обращения в начале текста, отделяя от текста запятой и начиная текст письма со строчной буквы.

После текста письма или отметки о наличии приложения (при его наличии) допускается использование заключительной «формулы вежливости» (С уважением, благодарностью и т.д.), которая печатается на отдельной строке, с красной строки и отделяется от наименования должности запятой.

В случае, когда текст служебного письма согласовывается с заинтересованными должностными лицами Организации, визы согласования проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в Организации.

Датой служебного письма является дата его подписания.

Служебные письма делятся на отправляемые в другие организации (исходящие) и поступающие из других организаций (входящие). Исходящие письма также подразделяются на инициативные и ответные. В бланке инициативного письма указывается только дата регистрации и регистрационный номер документа, в бланк ответного письма дополнительно вносятся номер и дата ранее поступившего в Организацию письма, на которое подготовлен ответ.

3.5.2. Телеграммы, телетайпограммы, телексы, телефонограммы

3.5.2.1. Для оперативной передачи информации небольших объемов используются специальные каналы электросвязи, по которым передаются телеграммы, телетайпограммы, телексы, телефонограммы.

3.5.2.2. Телеграмма оформляется на специальных телеграфных бланках или на стандартных листах бумаги. Телеграмму печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Настоящая Инструкция устанавливает форму телеграммы Организации, изготавливаемую на стандартных листах бумаги (приложение № 10).

Телеграмма Организации содержит следующие реквизиты: служебный заголовок (составляется работником связи); категория и вид телеграммы (срочная, международная и т.д.); адрес получателя; текст; дата регистрации; регистрационный номер; подпись.

Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слова. Знаки препинания обозначаются условными сокращениями: точка – ТЧК, запятая – ЗПТ, двоеточие – ДВТЧ, кавычки – КВЧ, скобки – СКБ, номер – НР. Подписанная руководителем Организации телеграмма заверяется оттиском печати. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в Организации, указываются все адреса или прилагается список адресатов.

3.5.2.3. Телексная связь является абонентской. Телексы передаются латинскими буквами с употреблением точек и запятых с сохранением предлогов. Требования к текстам телексов аналогичны требованиям к текстам телеграмм.

3.5.2.4. При использовании факсимильной связи информация передается с бумажного носителя и принимается адресатом в виде факсимиле (копии). Принимаемый документ называют факсом (телефаксом). По факсимильной связи отправляется любой документ (письмо, договор, приказ и т.д.), для чего требуется четкое написание контрастного шрифта. Факсы отправляют для оперативного информирования адресатов с последующей высылкой по почте оригиналов документов на бумажном носителе.

3.5.2.5. Телефонограммы передаются устно по телефону и записываются, а затем печатаются получателем. Телефонограмма используется при отсутствии факсимильной связи и электронной почты, а также для коротких сообщений о намеченных мероприятиях (заседаниях, совещаниях и т.д.).

Телефонограмма включает реквизиты: наименование Организации, вид документа, дата, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и приема и указание должностей, ФИО лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем Организации или уполномоченным им работником. При передаче телефонограммы нескольким адресатам, к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов.

При получении телефонограммы проверяется правильность записи текста ее чтением после передачи, с последующим распечатыванием, регистрацией и представлением на рассмотрение руководителю Организации.

3.5.3. Докладная, объяснительная и служебная записки

Разновидностью служебной переписки является переписка внутри Организации, между работниками и руководителями или между руководителями структурных подразделений Организации. При ведении внутренней переписки составляются служебные, докладные записки и объяснительные.

3.5.3.1. Докладная записка является внутренним документом Организации и составляется с целью информирования руководителя Организации о сложившейся ситуации, имевших место фактах, событиях, требующих принятия определенного решения (вертикальный обмен информацией). Данный документ излагает какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки адресуются руководителю структурного подразделения или руководителю Организации (внутренние), в вышестоящие инстанции (внешние).

Настоящая Инструкция устанавливает форму докладной записки Организации (приложение № 11).

Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги и содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата документа, номер документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

В первой части текста докладной записки излагаются причины, факты или события, послужившие поводом к ее написанию. Вторая часть должна содержать анализ сложившейся ситуации. В третьей части докладной записки излагаются выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладная записка подписывается ее составителем.

Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему или непосредственному руководителю причины невыполнения какого - либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины, причины какого-либо действия, факта.

Настоящая инструкция устанавливает форму объяснительной записки Объединения (Приложение № 12).

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки оформляются по правилам докладной записки.

Текст записи должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и строению объяснительная записка аналогична докладной записке.

Объяснительная записка подписывается составившим ее работником Организации.

Служебная записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями Организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебные записки обеспечивают связь объектов управления между собой (горизонтальный обмен информацией).

Служебная записка оформляется по правилам оформления докладной записки.

В тексте служебной записки излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица, решение которых оказалось в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом, и содержат определенную просьбу, предложение.

Служебная записка подписывается составившим ее работником Организации.

1 2 3 4 5 6 7 8

	Учебное пособие учебное пособие рассмотрено и одобрено Учебно-методическим... Учебное пособие рассмотрено и одобрено Учебно-методическим советом Ассоциации ауц		Инструкция пользователя Оборудование одобрено к использованию на дилерских сто следующими автопроизводителями
	Уроки культуры здоровья Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ		Уроки культуры здоровья Одобрено Федеральным агентством по образованию Министерства образования и науки РФ
	Синтезатор помехового сигнала мозаика Одобрено государственной санитарно-эпидемиологической службой Российской Федерации		Деловая риторика Одобрено научно-методическим Советом Димитровградского института технологии, управления и дизайна
	Синтезатор помехового сигнала мозаика м Одобрено государственной санитарно-эпидемиологической службой Российской Федерации		Синтезатор помехового сигнала мозаика (ПК+) Одобрено государственной санитарно-эпидемиологической службой Российской Федерации
	Рабочая программа дисциплины (модуля) Кубисэп (филиал) оуп во «АТиСО» Одобрено на заседании кафедры профсоюзного движения, гуманитарных и социально-экономических дисциплин		Учебно-методический комплекс по специальности 030900. 62 «Юриспруденция»... Рассмотрено и одобрено на заседании кафедры государственно-правовых дисциплин мигуп
	Рабочая программа дисциплины (модуля) Кубисэп (филиал) оуп во «АТиСО» Одобрено на заседании кафедры профсоюзного движения, гуманитарных и социально-экономических дисциплин		Рабочая программа дисциплины иностранный язык по направлению подготовки... Одобрено решением кафедры иностранных, государственных языков и зарубежной литературы
	Ростовской области Одобрено в качестве учебно-методических материалов для аудиторной работы студентов по дисциплине Иностранный язык методической комиссией...		А. И. Соловьева Одобрено Независимым комитетом по сертификации Политические коммуникации: Учеб пособие для сту-п 50 дентов вузов / [Петрунин Ю. Ю. и др.]; под ред. А. И. Соловьева. — М.: Аспект...
	Методические рекомендации одобрено эпк га РФ протокол №2 от 29 марта 2012 года 2011 год Приложение №2. Пример оформления титульного листа Титульный лист описи дел постоянного хранения Роспатента		Проект одобрено утверждаю Обучение специалистов, осуществляющих информирование и консультирование заявителей, прием заявителей и обработку документов, по вопросам...

Одобрено

Похожие: