Саха Республикатын Муниципальное образование
БYЛYY улууhун (оройуонун) «Хагынский наслег» « Ха5ын нэhилиэгэ» Вилюйского улуса (района) муниципальнай тэриллии Республики Саха (Якутия)
ДЬАhАЛ РАСПОРЯЖЕНИЕ
«02» марта 2015 года № 6/2 - р
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в Администрации муниципального образования «Хагынский наслег»
Вилюйского улуса (района)
В соответствии с ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"), постановляю:
Утвердить в Инструкцию по делопроизводству Администрации МО «Хагынский наслег» Вилюйского улуса (района), согласно приложению 1 к настоящему распоряжению.
Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Глава МО «Хагынский наслег» О.Х. Еремеева
|
Приложение 1
к распоряжению Главы МО «Хагынский наслег»
от «02» марта 2015 года № 6/2-р
«Об утверждении Положения об экспертной комиссии Администрации МО «Хагынский наслег» Вилюйского улуса (района)»
|
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации муниципального образования
«Хагынский наслег»
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации муниципального образования «Хагынский наслег», (далее – администрация МО).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) по вопросам организации работы органов местного самоуправления, архивного дела и делопроизводства, а также нормативно – методическими документами Федеральной архивной службы России и действующими государственными стандартами.
1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в администрации поселения, должны отвечать требованиям настоящей инструкции по делопроизводству.
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил работы с документами, и их сохранность возлагается на заместителя главы администрации МО (или на специалиста, ответственного за организацию делопроизводства, в соответствии с распоряжением главы МО).
1.5. Техническое ведение делопроизводства возлагается на специалиста аппарата администрации МО. Указанный специалист обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует главу администрации МО о состоянии их исполнения, знакомит других работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.6. Вновь принятые работники администрации обязаны изучить инструкцию по делопроизводству и соблюдать её требования в работе с документами.
Передача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения главы администрации МО.
(по ГОСТ Р 7.08.-2013 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»)
1. Общие понятия
1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
3. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
4. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
5. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
6. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
7. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
8. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
9. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
10. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
11. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
12. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
13. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии' с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
14. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
15. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности
16. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
17. Реквизит документа: Элемент оформления документа.
18. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
19. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
20. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
2. Делопроизводство
2.1. Документирование
21. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
22. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
23. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
24. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
25. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
26. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
27. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
28. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.
29. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
30. Текст документа: Основная содержательная часть документа.
31. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
32. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
33. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
34. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
35. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
36. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
2.2. Организация работы с документами
37. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
38. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
39. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
40. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
41. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
42. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
43. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
44. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
45. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
46. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
3. Архивное дело
3.1. Хранение и учет архивных документов
47. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
48. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
49. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
50. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
51. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
52. Список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
53. Лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
3.2. Информационная деятельность архива
54. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
55. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
56. Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
57. Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
58. Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
2. Документация администрации МО
2.1 Деятельность администрации МО обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. В администрации МО в соответствии с ее компетенцией создаются следующие основные виды организационно распорядительных документов:
- Решения Наслежного Совета муниципального образования «Хагынский наслег»;
- Постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий;
- Распоряжения по организации работы администрации МО;
- Распоряжения по личному составу;
- Протоколы:
- Акты;
- Письма (служебные);
3. Правила оформления документов
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы администрации МО должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (Приложения 1-16).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А 4 (210х297 мм), А 5 (148х210 мм).
Документы, создаваемые в администрации МО, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Допустим шрифт № 12. Для таблиц и графиков может использоваться редактор Microsoft Excel (шрифты Times New Roman или Arial). Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может использоваться полужирное начертание. При печатании таблиц, содержащих большие табличные данные, можно использовать другие размеры шрифта, но не менее № 10.
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
- 30- левое;
- 20- верхнее;
- 10- правое;
- 20- нижнее;
3.1.2.В администрации МО применяются следующие виды бланков:
- общий бланк - с указанием наименования администрации МО (Приложение 1);
- бланк конкретного вида документа, кроме письма - с указанием наименования вида - документа, даты и номера, при необходимости - места составления или издания документа (Приложение 2,3,4,5);
3.1.3. Документы изготавливаются при помощи печатающих устройств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.)
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляют посередине наверху листа.
Текст письма печатается с использованием шрифта Times New Roman, размер 14, через 1,5 межстрочных интервала.
Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.
|
