Инструкция по делопроизводству Министерства труда и социального развития

Скачать 1.15 Mb.

Название	Инструкция по делопроизводству Министерства труда и социального развития
страница	5/5
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

1 2 3 4 5

Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота министерства дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота министерства. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в министерстве программно-технических средств и нормативных и методических документов Федерального архивного агентства.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем министерства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Поступившие из структурных подразделений в архив министерства электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

5.Работа исполнителя с документами

Организация работы с документами в структурных подразделениях министерства осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя министерства, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.

Подразделение - исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства министерства, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

Специалисты структурных подразделений министерства в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в министерстве;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа);

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

В случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, функция ответственного исполнителя возлагается на исполнителя, указанного в резолюции первым.

Право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы передаются руководителем структурного подразделения другому исполнителю, по указанию руководителя подразделения. В случае увольнения работника или перехода на другой участок работы документы передаются по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

В Инструкции по делопроизводству предусматривается возможность исполнителю предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

6.Изготовление, учет, использование и хранение печатей,

штампов и бланков документов

Учет печатей и штампов

Органы исполнительной власти в соответствии с Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики» применяют печати с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом министерства или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

Учет имеющихся в министерстве и штампов ведет административно-хозяйственная служба министерства в журнале с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов;

печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых министерством не допускается;

ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики возлагается на руководителя министерства, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений;

печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

ОДОБРЕНО ЭК Министерства труда и социального развития КБР	СОГЛАСОВАНО ЭПК Архивной службы КБР
Протокол №____ от “____”_________2012г.	Протокол №____ от _________2012г.

1 2 3 4 5

Похожие:

	Приказ от 20 января 2014 г. N 9-п об утверждении инструкции по делопроизводству... Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года...		Министерство труда и социального развития российской федерации постановление Киносеть и кинопрокат"; "Театрально-зрелищные предприятия", разработанный Управлением нормативов по труду Научно-исследовательского...
	Положение об оплате труда работников федерального государственного... Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, принятых в связи с введением новых систем оплаты труда,...		В краснодарском крае Министерства труда и социального развития Российской Федерации, Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации,...
	Инструкция по технике безопасности и охране труда «Облицовка плиткой» Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 14 августа 2009 г. N 593. При составлении инструкции...		Инструкция по охране труда для вахтера иот-04-2016 Постановление министерства труда и социального развития российской федерации от 17 декабря 2002 года n 80 «об утверждении методических...
	Инструкция по охране труда для архивариуса иот-02-2016 Постановление министерства труда и социального развития российской федерации от 17 декабря 2002 года n 80 «об утверждении методических...		Инструкция по охране труда для газоспасателей 1 и 2 класса вгсо вгсо-иот-3 Федерального Закона “Об основах охраны труда в рф”, Трудового Кодекса рф, в соответствии с “Методическими рекомендациями по разработке...
	Должностная инструкция № Правил внутреннего трудового распорядка мбдоу детский сад комбинированного вида №54; Постановления Министерства труда и социального...		Российской федерации постановление Производство изделий народных художественных промыслов, разработанный Управлением нормативов по труду Научно-исследовательского института...
	Инструкция по охране труда для работника разрабатывается исходя из... Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденных постановлением Министерства...		Инструкция по охране труда для работника разрабатывается исходя из... Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденных постановлением Министерства...
	О реализации отдельных положений законодательства в сфере охраны труда Российской Федерации, Порядком обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденным...		Российской федерации постановление Производство нетканых материалов", "Сетевязальное производство", "Ручное ткачество", разработанный Управлением нормативов по труду...
	1 Введение Инструкции по охране труда разрабатываются в соответствии с методическими рекомендациями по разработке государственных нормативных...		Должностная инструкция № Трудового Кодекса Российской Федерации, Устава мбдоу, правил внутреннего трудового распорядка; Постановления Министерства труда и...

Руководство, инструкция по применению