    
ДОНЕЦКАЯ НАРОДНАЯ РЕСПУБЛИКА
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СНЕЖНОЕ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ
от 11.02.2016 №83-р
г. Снежное
Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в органах местного
самоуправления города Снежное
С целью дальнейшего совершенствования порядка документирования и организации работы с документами, создания единой системы формирования дел, обеспечения их учета и отбора на государственное хранение, в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти, утвержденной приказом Главного государственного управления Донецкой Народной Республики от 25.03.2015 №4 и Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 №19-27 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики», руководствуясь Положением об администрации города Снежное, утвержденной распоряжением главы администрации города Снежное от 08.04.2015 №1-р:
1.Утвердить Инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления города Снежное (далее - Инструкция) (прилагается).
2.Первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации, управляющему делами администрации, начальникам отделов и управлений, заведующим секторов администрации обеспечить соблюдение Инструкции при подготовке документов и организации делопроизводства.
3.Координацию по выполнению данного распоряжения возложить на общий отдел администрации (Чуприна), контроль -на управляющего делами администрации ЧиркинуН.Н.
И.о.главы администрации А.И.Дарковский
УТВЕРЖДЕНА
Распоряжением
главы администрации города Снежное
От 11.02.2016 №83-р
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в органах местного
самоуправления города Снежное
1.Общие положения
1.1.Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления города Снежное (далее-Инструкция) разработана в соответствии с Типовой Инструкцией по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики, утвержденной Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 №19-27.
Инструкция устанавливает общие положения функционирования структурных подразделений органов местного самоуправления города Снежное, требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в органах местного самоуправления города Снежное независимо от способа фиксации и воспроизведения информации, содержащейся в документах, включая их
подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением.
1.2.Инструкция определяет порядок организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы с электронными документами в делопроизводстве органов местного самоуправления города Снежное (далее-администрация).
1.3.Порядок организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи, работы с электронными документами в делопроизводстве органов метного самоуправления, ведения делопроизводства, касающееся документов, содержащих информацию с ограниченным доступом, ведения делопроизводства по обращениям граждан, запросам на информацию определяются отдельными нормативными правовыми актами.
1.4.Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.5.Требования о порядке подготовки проектов распоряжений главы администрации изложены в Положении о распоряжениях главы администрации города Снежное, утвержденном распоряжением главы администрации от 16.06.2015 № 106-р.
1.6.В аппарате администрации функционирует централизованная автоматизированная система делопроизводства, при которой все операции, связанные с регистрацией документов, их прохождением от руководства до исполнителей и формированием банка регистрационных данных, накопление в компьютерной базе данных, справок и информаций о выполнении документов с контрольными задачами и сроками осуществляются в общем отделе.
1.7.Ответственность за организацию делопроизводства в администрации несет глава администрации. За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне документов, которые разрабатываются для выполнения задач, определенных в законах Донецкой Народной Республики, Постановлениях Народного Совета Донецкой Народной Республики, актах Главы Донецкой Народной Республики, актах Совета Министров Донецкой Народной Республики, актах органов государственной власти и органов местного самоуправления (далее – акты органов государственной власти и поручения высших должностных лиц), а также ответов на запросы и обращения народных депутатов Донецкой Народной Республики и депутатов местных Советов, корреспонденцию Народного Совета Донецкой Народной Республики, Администрации Главы Донецкой Народной Республики (далее - запросы,обращения),согласование проектов нормативно-правовых актов отвечают первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, управляющий делами администрации в соответствии с распределением функциональных обязанностей.
За содержание, качество подготовки и оформление на надлежащем уровне
других документов, а также организацию делопроизводства и хранение
документов в структурных подразделениях администрации отвечают их
руководители.
1.8.Работники структурных подразделений администрации несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Донецкой Народной Республики, ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.
1.9.При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения или перемещения по службе, работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя подразделения. При увольнении работника или переводе по службе, передача документов и дел осуществляется по акту.
1.10.Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации возлагается на общий отдел администрации.
1.11.Основной задачей общего отдела является установление в администрации единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с применением современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации.
Общий отдел:
- разрабатывает инструкцию по делопроизводству и номенклатуру дел администрации;
-осуществляет регистрацию и ведет учет документов;
-организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архив администрации;
-обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями администрации требований Инструкции, регламента и национальных стандартов;
-принимает меры к уменьшению объема служебной переписки в администрации и ее структурных подразделениях;
-проводит регулярно проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях администрации, а также на предприятиях, в учреждениях, организациях, которые относятся к сфере ее управления;
-принимает участие во внедрении и использовании информационно-телекоммуникационной системы делопроизводства в администрации;
-осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в администрации;
-обеспечивает соблюдение единых требований по подготовке документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;
-проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;
-организует сохранность документационного фонда администрации и его использование им;
-инициирует и принимает участие в организации повышения квалификации работников администрации по вопросам делопроизводства;
-заверяет печатью «Общий отдел» копии документов администрации.
1.12.Общее руководство работой общего отдела администрации осуществляет управляющий делами администрации.
1.13.Организация делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на специально назначенное для этого лицо.
1.14.В случае увольнения работника, а также на время его отпуска или командировки все неотработанные служебные документы передаются для исполнения лицу, его замещающему, с отметкой в регистрационной карточке.
1.15.Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с письменного разрешения руководителя. Сотрудники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Донецкой Народной Республики ответственность за несоблюдение требований инструкции.
Основные понятия
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическитм лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспризводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органах местного самоуправления, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Донецкой Народной Республики;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления;
служба делопроизводства – структурное подразделение органа местного самоуправления, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицо, ответственное за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.
2.Документирование управленческой информации
2.1.Общие требования к созданию документов
2.1.1.Документирование управленческой информации заключается в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.
2.1.2.Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, положениями о структурных подразделениях администрации и должностными инструкциями.
2.1.3.В администрации и ее структурных подразделениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности.
По вопросам, представляющим взаимный интерес и принадлежащим к компетенции различных учреждений, могут создаваться общие документы.
2.1.4.Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, приказ, протокол и тому подобное), предопределяется правовым статусом учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).
2.1.5.Документ должен отвечать положениям актов органов государственной власти и направляться на выполнение администрацией возложенных на него заданий и функций.
2.1.6.Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.
Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способа его обработки.
2.1.7.С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов администрации.
2.1.8.Оформление документов, создающихся при помощи печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными в Приложении 1.
Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и тому подобное), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.
2.1.9. Учреждения осуществляют делопроизводство государственным языком.
Документы составляются государственным языком, кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством.
Документы, которые отсылаются иностранным адресатам, оформляются русским языком или языком государства-адресата, или одним из языков международного общения.
2.2.Бланки документов
2.2.1.Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, которые изготавливаются согласно с требованиями настоящей Инструкции.
Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров) и А5 (210 х 148 миллиметров). Разрешается использовать бланки формата А3 (297 х 420 миллиметров) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 миллиметров) – для резолюций (поручений).
Бланки документов должны иметь следующие поля (в миллиметрах): 30-левое; 10-правое; 20-верхнее и нижнее.
Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заголовка размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково отдалены от границ зоны расположения реквизитов) или флажковым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.
2.2.2.В администрации города Снежное используют следующие бланки документов:
-бланк письма (Приложение 2);
-бланк распоряжения главы администрации (Приложение 3);
-бланк приказа главы администрации (Приложение 4).
Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество превышает 200 единиц в год.
2.2.3.Структурные подразделения администрации разрабатывают бланки документов или бланки документов должностного лица в том случае, когда руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписывать документы в пределах их полномочий, указанных в пункте 2.16.1. настоящей Инструкции.
2.2.4.Бланки документов должны изготавливаться типографским способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов.
По решению управляющего делами администрации бланки могут изготавливаться при помощи компьютерной техники.
2.2.5.Виды бланков, используемых в администрации, подлежат обязательному учету (приложение 5) .
Порядковые номера проставляются нумератором, типографским или другим способом на нижнем поле оборотной стороны бланка или на левом поле лицевой стороны бланка.
Лица, которые персонально отвечают за учет, хранение и использование бланков, определяются управляющим делами администрации, о чем издается распоряжение главы администрации.
2.2.6.Некоторые внутренние документы (заявления работников, докладные записки, справки и т. п) и документы, создаваемые от имени нескольких учреждений, оформляются не на бланках.
2.3.Оформление реквизитов документов
2.3.1.Во время подготовки организационно-распорядительных документов реквизиты оформляются с учетом требований стандартов. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:
а) Государственный герб Донецкой Народной Республики;
б) наименование органа исполнительной власти;
в) должность лица - автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
2.3.2.Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Могут изготавливаться бланки, реквизиты которых обозначаются на нескольких языках: государственном и иностранном.
2.4. Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики
Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на бланках документов согласно Конституции Донецкой Народной Республики и действующему законодательству.
Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на верхнем поле бланка с угловым расположением реквизитов над серединой наименования учреждения, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.
2.5. Коды
Код учреждения проставляется согласно Единому государственному реестру юридических и физических лиц - предпринимателей.
На бланках для писем указанный код размещается после реквизита "Справочные данные об органе исполнительной власти".
2.6. Наименование администрации
Наименование администрации - автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в положении.
2.7. Справочные данные об органах местного самоуправления
Справочные данные об органах местного самоуправления включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д. Справочные данные размещаются ниже наименования администрации или структурного подразделения.
Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, почтовый индекс.
2.8. Название вида документа
Название вида документа (приказ, распоряжение, докладная записка и т.п.) указывается на общем бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать названиям,предусмотренным стандартами.
2.9. Дата документа
Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно- цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2015
В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 02 апреля 2015 года. Разрешается употреблять слово «год», в сокращенном варианте «г.», например: 03 июня 2015 г.
Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.
Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).
На документе, созданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая соответствует дате последней подписи.
2.10.Регистрационный номер документов
Нумерация документов состоит в присвоении им условных обозначений - номеров, которые присваиваются документам во время их регистрации.
Поступающая документация (входящая) регистрируется в день поступления или не позднее следующего рабочего дня, если документ поступил в нерабочее время.
Отметка о регистрации входящего документа проставляется в правом углу нижнего берега лицевой стороны первого листа документа штампом размером 41,6 мм х 13мм, на котором указаны реквизиты - название организации получателя документа, дата и регистрационный номер (а при необходимости – час и минуты) поступления документа. Составные части номера при регистрации входящего документа размещаются в таком порядке:
-порядковый номер документа;
-индекс отдела (сектора) согласно номенклатуре дел администрации;
-индекс дела согласно номенклатуре администрации;
Например: 153/01-10, где 153 - порядковый номер, 01-10 - индекс дела по номенклатуре.
У исходящего документа регистрационный номер может размещаться в обратной последовательности – индекс по номенклатуре и порядковый номер, например: 06-24/178, где 06-24 – индекс дела по номенклатуре дел, 178 – порядковый номер.
В случае, когда к ранее зарегистрированному документу поступили дополнительные документы, то они регистрируются под тем же номером с добавлением предлога «к №», а датой регистрации будет дата, когда регистрируются эти документы. При регистрации письма-ответа на ранее зарегистрированный входящий документ, используется индекс «вх.».
С целью дифференцирования групп документов, к регистрационному номеру может добавляться отметка, состоящая из букв, например: 188/03-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».
Если документ подготовлен двумя или более учреждениями, регистрационный номер включает номера каждого из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю косую черту в последовательности подписания документа его авторами, например: 40/53 - для совместных распорядительных документов или 01-10/850/05-12/308 -для совместных писем.
Место расположения регистрационного номера на документе зависит от вида бланка документа.
В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для исходящих документов штрих-код включает регистрационный номер, дату документа и располагается в границах, указанных в стандартах для реквизитов бланка, а именно: с угловым расположением реквизитов – 73 мм от начала первого реквизита, с продольным - 77 мм.
2.11.Ссылка на регистрационный индекс и дату
Для исходящих документов ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведенном месте на бланке.
2.12.Место составления или издания
Cведения о месте составления или издания указываются на всех документах, кроме писем. Если сведения о географическом местонахождении входят в наименование учреждения, этот реквизит не указывается.
2.13.Гриф ограничения доступа
Гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования", "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности") оформляется согласно соответствующими нормативным актам и располагается в правой части верхнего поля документа выше реквизита "Адресат" или "Гриф утверждения".
2.14.Адресат
Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресования документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:
Администрация Главы
Донецкой Народной Республики
Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем угля от левой границы документа на расстоянии 92 мм.
Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:
Администрация Главы
Донецкой Народной Республики
Отдел государственных СМИ
Начальнику отдела
М.П.Мигда
В случае, если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже, например:
Председателю Пенсионного фонда
Донецкой Народной Республики
Г.А.Сагайдаковой
Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, отмечается обобщенное наименование адресатов, например:
|
