Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» - страница 57

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия»


НазваниеПравила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия»
страница57/65
ТипРасписание
rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Расписание
1   ...   53   54   55   56   57   58   59   60   ...   65
Глава Администрации Печорского района

Псковской области

_______________ ________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)
СОГЛАСОВАНО

Начальник Государственного управления образования

и науки Псковской области

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должности лицами органа исполнительной власти района;

- с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

- с органами государственной власти Псковской области, интересы которых затрагивает содержание документа;

- при необходимости – с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.2.6. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

(наименование организации)

(личная подпись, инициалы, фамилия)

02.03.2004
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом руководителя органа управления образованием.

УТВЕРЖДЕНО

приказ …

от 16.10.2004 № 150

3.2.7. Резолюция.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержания поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и осуществление координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

3.2.8. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

Максимова Нина Сергеевна 2-30-22 или Максимова 2-30-22

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.2.9. Оформление приложений к документу.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о… на 3 л. в 2 экз.

2. Проект… на 8 л. в 3 экз.

Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например: Приложение к приказу МБОУ «Печорская гимназия» № от…

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

3.2.10. Отметка об исполнении документа включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; дату, подпись исполнителя.


  1. Организация документооборота и исполнение документов


4.1. Организация документооборота.

4.1.1. Движение документов в Учреждении с момента их создания или

получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

      1. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Учреждении, регламентируются инструкцией по делопроизводству, должностными инструкциями их работникам.

    1. Организация доставки документов.

4.2.1. Доставка документов в Учреждение осуществляется, как правило, средствами почтовой и электронной связи.

С помощью почтовой связи в Учреждение доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

      1. По каналам электронной связи поступают: телеграммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

    1. Прием, обработка и распределение поступающих документов.

4.3.1. Документы, поступающие в Учреждение на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем учебной части.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе в правом нижнем углу проставляется регистрационный номер.

      1. Документы, адресованные директору Учреждения, а также без указания конкретного лица, предварительно рассматриваются секретарем учебной части, затем направляются лицам, ответственным за их исполнение.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.

Рассмотренные руководством документы возвращаются секретарю учебной части и далее документ передается на исполнение.

Подлинник документа получает ответственный исполнитель.

4.3.3. Поступившие телеграммы, факс принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

      1. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

    1. Организация обработки и передачи отправляемых документов.

4.4.1. Документы, отправляемые РУО, передаются лично и электронной связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

4.4.2. С помощью средств электронной связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факса, электронных сообщений.

4.4.3. Телеграммы принимаются секретарем учебной части завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными, с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 № 1108 (Собрание законодательства Российской Федерации. 1997. №37. Ст.4299).

4.4.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и регистрируется получателем.

4.5. Порядок прохождения внутренних документов.

4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

4.5.2. Оформленные документы передаются на подпись в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

4.5.3. Копии подписанных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретаря или лица, ответственные за делопроизводство.

4.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

4.6.1. Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями.

4.6.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

4.6.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

4.6.4. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной директором.

Заявки хранятся в течение одного года;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

4.7. Учет количества документов.

4.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится секретарем учебной части.

4.7.2. За единицу учета количества документа принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Учет количества документов может проводиться по календарному году в целом.

4.8. Работа исполнителей с документами.

4.8.1. Заведующие структурными подразделениями Учреждения обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

4.8.2. При рассмотрении документов заведующий структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются немедленно.

4.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа; его оформление, представление на подписание (утверждение) директору Учреждения или заведующим структурными подразделениями, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

4.8.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственные за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.9. Работа с обращениями и запросами депутатов.

4.9.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней осуществляется в Учреждении в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.

4.9.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов – не позднее 30 дней со дня получения обращения или в иной согласованный с инициатором запроса срок) дают ответ на это обращение и представляют запрашиваемые документы или сведения. При этом документы, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.

4.9.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в трехдневный срок со дня его получения.

4.9.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется секретарем в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

4.9.5. В структурных подразделениях Учреждения по обращениям и запросам в соответствии с указаниями директора оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

4.9.6. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.


  1. Поисковая система по документам




    1. Регистрация документов.

      1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

      2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

      1. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

      2. Регистрация документов производится секретарем учебной части в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются секретарем учебной части.

      1. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который исходя из информационных потребностей Учреждения.

      2. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- отметка кому отдано на исполнение;

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- код по тематическому классификатору;

- ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа(проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

5.1.8. Регистрация документов-ответов осуществляется в книге исходящей корреспонденции. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.



  1. Контроль исполнения документов




    1. Организация контроля исполнения.

      1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

      2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем органа управления образованием.

      3. Контроль исполнения обеспечивает директор Учреждения и по его поручению секретарь, который осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют заведующие структурными подразделениями.

6.1.4.Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших их вышестоящих органов государственной власти и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов управления образованием, организаций, а также обращений граждан – с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются директором Учреждения исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняется в 3-дневный срок;

- имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца;

- по обращениям граждан, поступившим в Учреждение и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции директора Учреждения.

      1. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя директора Учреждения, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует секретаря учебной части.

      1. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

      2. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с директором Учреждения все контролируемые документы.

      3. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра.

      4. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов.

6.1.11. Снятие документа с контроля осуществляет директор или по его поручению секретарь, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа.

6.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.


  1. Организация документов в делопроизводстве.


Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление документов для передачи их в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству архивных органов Псковской области.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

7.1.Составление номенклатур дел.

7.1.1.Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Учреждения.

7.1.3.Номенклатура дел подписывается директором Учреждения, согласовывается с Экспертной комиссией (далее ЭК).

7.1.4.Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, второй используется в Учреждении в качестве рабочего.

7.1.5. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Учреждения.

7.1.6. В номенклатуру дел включаются заголовки, отражающие все документируемые участки работы Учреждения.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

7.1.7.Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе управления образованием цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы» а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

«Документы о проведении тематических проверок»

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

«Отчет РИК – 83».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года., (указывается количество томов)

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган управления образованием для продолжения и другая необходимая для данного документа информация.

7.1.10.Если в течение года в Учреждении возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.2. Формирование и оформление дел.

7.2.1.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

7.2.2.Дела формируются в Учреждении, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

7.2.3.Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, секретарю, ответственному для сдачи их в архив.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, сметы, списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

7.2.4.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление документов. Полному оформлению подлежат документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление документов предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет документа; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки.

7.2.5.Обложка документа постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке указываются реквизиты: наименование органа управления образованием; наименование структурного подразделения; индекс документа; заголовок документа; дата (тома, части); количество листов; срок хранения.

Реквизиты, проставляемые на обложке, оформляются следующим образом: наименование Учреждения (структурного подразделения), в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс – проставляется цифровое обозначение по номенклатуре дел, заголовок документа – переносится из номенклатуры дел Учреждения, согласованной с ЭПК государственного архива; дата – указывается год(ы) заведения и окончания документа в делопроизводстве. Датой документов, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего томов, включенных в документ. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, все его листы, кроме описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом (или черной гелевой ручкой) цифры проставляются в правом нижнем углу листа.

Листы документов, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в документе, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в документ конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце документа. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в документе проставляется на обложке в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения» переносится на обложку из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.

На документах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

На обложках документов постоянного хранения предусматривается место для наименования районного архива, в который будут передаваться документы.

По окончании года в надписи на обложках документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка на обложке содержанию подшитых документов в заголовок документа вносятся изменения и дополнения.

7.2.6.Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов составляется также на документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заготовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в Учреждении. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Документы временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводится пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

7.3. Организация оперативного хранения документов.

С момента заведения и до передачи в архив Печорского района предусмотренных документов, они хранятся по месту их формирования.

Директор, заведующие структурных подразделений, секретарь учебной части, ответственный за делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов и дел.

Дела и документы находятся в специально отведенных для этой цели помещениях, в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек документов указываются индексы по номенклатуре.

7.3.1. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения секретаря.

Выдача дел сотрудникам Учреждения для работы осуществляется под расписку. На выданное дело или документ заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела (документа).

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела и документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора Учреждения или его заместителя по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора Учреждения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.


  1. Порядок передачи документов на хранение в архив


Документы Учреждения являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат передаче на государственное хранение в районный архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Учреждение образует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в районный архив включает работу управления делами (общего отдела) и лиц, ответственных за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

    1. Экспертиза ценности документов.

8.1.1.Экспертиза ценности документов, отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

8.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующая экспертная комиссия.

8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которые утверждаются директором.

8.1.5. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в Учреждении и структурных подразделениях Учреждения лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК.

8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа управления образованием путем полистного просмотра дел. В делах и документах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Учреждения.

8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложения).

8.1.9. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой законченной нумерацией.

8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; документы по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

8.1.11. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело или документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи – валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела (документа);

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

8.1.12. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.1.13. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК и утверждается директором Учреждения.

8.1.14. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акт выделения их к уничтожению производится после составления сводных описей документов постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Учреждения. Согласованные ЭК учреждения акты утверждаются директором Учреждения только после утверждения ЭК описей дел и документов постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела и документы, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

8.1.15. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Учреждения.

8.2. Подготовка и передача документов в архив.

8.2.1.В случае ликвидации или реорганизации Учреждения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного Учреждения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Учреждения, являющимся правопреемником, или в архив Управления образования независимо от сроков хранения. Передача дел и документов осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.


СОГЛАСОВАНО:

Протокол ЭК

МБОУ «Печорская гимназия»

от 26.09.2013 г. № 1


СОГЛАСОВАНО:

Протокол ЭК

Управления образования Печорского района

Протокол № 2 от 27.09.2013 г.


1   ...   53   54   55   56   57   58   59   60   ...   65

Похожие:

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconI. общие положения трудовой распорядок и дисциплина труда определяется...
Правила внутреннего трудового распорядка, утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке,...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconПравила внутреннего трудового распорядка общеобразовательного учреждения. Общие положения
Тк РФ и на основе Типовых правил внутреннего трудового распорядка для работников общеобразовательных школ системы министерства просвещения...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconПравила внутреннего трудового распорядка Муниципального автономного...
Федерального закона от 29. 12. 2012 г. №273-фз «Об образовании в Российской Федерации», письма Профсоюза работников народного образования...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconПравила внутреннего трудового распорядка работников гоу «тираспольский...
Настоящие Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом, регламентирующим основные права, обязанности...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconПравила внутреннего трудового распорядка мбдоу №142 г. Пензы
Правила внутреннего трудового распорядка являются локальным нормативным актом, определяющим трудовой распорядок в мбдоу №142 (в дальнейшем...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconПравила внутреннего трудового распорядка для работников муниципального...
Правила внутреннего трудового распорядка (далее – правила) разработаны в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconПравила внутреннего трудового распорядка муниципального бюджетного...
Настоящими Правилами внутреннего трудового распорядка (далее – Правила) устанавливается единый трудовой распорядок для работников...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconПравила деловой переписки; правила внутреннего трудового распорядка;...
...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconПравила внутреннего трудового распорядка для работников ООО «отражение»
Правила внутреннего трудового распорядка имеют целью определить режим работы ООО «Отражение», способствовать укреплению трудовой...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconЛокальный акт №2 Правила внутреннего распорядка для учащихся чоу...
Настоящие правила внутреннего распорядка регламентируют порядок деятельности, поведение, взаимодействие и взаимоотношения обучающихся,...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconПравил а внутреннего трудового распорядка гуз «поликлиника №5»
Правила внутреннего трудового распорядка гуз «Поликлиника №5» разрабатываются на основе Трудового Кодекса РФ с учетом мнения выборного...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconНастоящие Правила внутреннего трудового распорядка (в дальнейшем...
Настоящие Правила внутреннего трудового распорядка (в дальнейшем – Правила) разработаны и приняты в соответствии с требованиями статьи...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconПравила внутреннего трудового распорядка. Лицей-интернат «подмосковный»
Трудовой распорядок в Лицее-интернате «Подмосковный» определяется правилами внутреннего трудового распорядка, утверждаемыми общим...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconПравила внутреннего трудового распорядка Общие положения
Основные права, обязанности и ответственность работников образовательного учреждения. Участники образовательного процесса

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconПравила пользования электрооборудованием; правила внутреннего трудового...
Квалификационные характеристики должностей работников образования, утвержденного приказом министерства здравоохранения и социального...

Правила внутреннего трудового распорядка работников образовательного учреждения Правила внутреннего распорядка обучающихся обучающихся мбоу «Печорская гимназия» iconПравила внутреннего учебно-воспитательного распорядка для учащихся мбоу «сахарозаводская сош»
Настоящие правила внутреннего распорядка учащихся разработаны на основании Федерального закона от 29. 12. 2012 №273-фз «Об образовании...


Руководство, инструкция по применению




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск