               
МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО АККРЕДИТАЦИИ
ПРИКАЗ
от 24 июня 2014 г. N 2040
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ПО АККРЕДИТАЦИИ
В соответствии с Постановлениями Правительства Российской Федерации от 17.10.2011 N 845 "О Федеральной службе по аккредитации", от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти", от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия" приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе по аккредитации (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений Федеральной службы по аккредитации обеспечить исполнение Инструкции сотрудниками и федеральными государственными гражданскими служащими Федеральной службы по аккредитации.
3. Рекомендовать руководителям территориальных управлений Федеральной службы по аккредитации при утверждении инструкций по делопроизводству руководствоваться настоящей Инструкцией.
4. Признать утратившим силу приказ Федеральной службы по аккредитации от 31.01.2013 N 305 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по аккредитации".
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Руководителя Федеральной службы по аккредитации Султанова Н.С.
Руководитель
С.В.ШИПОВ
Утверждена
приказом Федеральной
службы по аккредитации
от 24 июня 2014 г. N 2040
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ПО АККРЕДИТАЦИИ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе по аккредитации (далее - Инструкция) разработана в соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности центрального аппарата Федеральной службы по аккредитации (далее - Служба) документов и является элементом системы менеджмента Росаккредитации.
1.3. В Службе делопроизводство организуется и ведется на основе положений Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76.
1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.
Организация делопроизводства в Службе осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (СЭДО).
1.5. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и устанавливается в Службе соответствующей инструкцией.
Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Службы осуществляются Управлением административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
Федеральные государственные гражданские служащие Службы (далее - сотрудники Службы) несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
Передача служебных документов, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с письменного указания руководства Службы и на основании письменных запросов.
1.8. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Службы осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, совмещающими выполнение должностных и делопроизводственных обязанностей. Права и обязанности указанных сотрудников определяются их должностными регламентами.
Сотрудники, ответственные за делопроизводство, определяются руководителем структурного подразделения.
1.9. Управление административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий периодически организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Службы и о результатах докладывает руководству Службы.
1.10. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронной форме;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
пометка "Для служебного пользования" - отметка, проставляемая на несекретных документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, касающуюся деятельности Службы, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
II. Создание документов в Службе
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Службы оформляются на бланках установленного образца, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм) или в форме электронных документов, имеют определенный состав реквизитов и порядок их расположения. При подготовке документов в Службе могут использоваться электронные шаблоны бланков документов.
2.1.2. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - бланки) разрабатываются и изготавливаются в соответствии с Федеральным Конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", ГОСТом Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 изготовление бланков осуществляется по заказу Службы полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
2.1.3. В Службе используются следующие виды бланков:
Руководителя Федеральной службы по аккредитации (приложение N 1);
заместителя Руководителя Федеральной службы по аккредитации (приложение N 2);
Федеральной службы по аккредитации (приложение N 3);
приказа Федеральной службы по аккредитации (приложение N 4);
распоряжения Федеральной службы по аккредитации (приложение N 5);
бланк протокола совещания (приложение N 6);
бланк указания по исполнению документа (приложение N 7).
2.1.4. На бланках Руководителя Федеральной службы по аккредитации, заместителя Руководителя Федеральной службы по аккредитации оформляются документы за подписью соответственно Руководителя Службы, заместителя Руководителя Службы (далее также - руководство Службы).
2.1.5. На бланках приказа Федеральной службы по аккредитации оформляются приказы Службы, издаваемые Руководителем либо лицом, временно исполняющим его обязанности, заместителями Руководителя в рамках предоставленных им полномочий в соответствии с распределением обязанностей.
2.1.6. На бланках распоряжения Федеральной службы по аккредитации оформляются отдельные организационно-распорядительные решения руководства Службы.
2.1.7. На бланках Федеральной службы по аккредитации оформляются документы за подписью лица, временно исполняющего обязанности Руководителя Службы, за подписью руководителей структурных подразделений, их заместителей, начальников отделов в рамках их компетенции.
2.1.8. На бланках протокола оформляются решения, принятые на совещаниях у руководства Службы.
2.1.9. В соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" на бланках Службы помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.
2.1.10. Организация работы по изготовлению и учету бланков возлагается на Управление административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий, которое:
2.1.10.1. Подготавливает макеты бланков в соответствии с утвержденными формами бланков Службы.
2.1.10.2. Оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии.
2.1.10.3. Осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу изготовленных бланков.
2.1.11. Общий контроль за хранением и использованием бланков в Службе возлагается на Управление административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий.
2.1.12. Контроль за хранением и использованием бланков в секретариатах руководства Службы, а также в структурных подразделениях осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.
2.1.13. Бланки являются полиграфической продукцией строгой отчетности.
Бланки нумеруются типографским способом. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка.
2.1.14. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления бланков (приложение N 8) должностными лицами отдела материально-технического снабжения Управления административно-финансовой деятельности и развития информационных технологий, ответственными за их получение, хранение и использование.
2.1.15. Бланки выдаются сотрудникам, ответственным за делопроизводство в секретариатах руководства Службы, структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков в структурные подразделения (приложение N 9).
|
