При наличии прав прокурорский работник на закладку "дополнительные реквизиты" заполняет следующие поля РК: "Исполнитель" (ФИО); "Принятое решение" (результат рассмотрения документа), например: "удовлетворено", "отклонено", "дано разъяснение"; "Характер обращения" (на основании заполненной статкарточки), например: "по вопросам транспорта"; "Отношение к основному документу", например: "соисполнитель".
2.1.7. В вышестоящих прокуратурах регистрация всех входящих, исходящих и внутренних документов (за исключением документов, имеющих гриф "секретно"), ввод указаний по исполнению документа (резолюций), контроль за исполнением и движением документов и их электронных образов, списание документов в электронные дела, надзорные (наблюдательные производства <*>, учет движения производств осуществляются в АИК "Надзор". В районных прокуратурах указанная система функционирует после завершения процесса оснащения необходимой компьютерной техникой, обучения персонала, издания информационно-распорядительных документов о внедрении (вводе в эксплуатацию, применении в повседневной деятельности).
--------------------------------
<*> Электронные дела, надзорные (наблюдательные) производства формируются из РК документов, электронных образов документов.
2.2. Общие правила
2.2.1. Прием, доставка и передача документов осуществляются работниками делопроизводственных служб. Документы передаются на рассмотрение и исполнение в день поступления. Срочные документы доставляются незамедлительно. В вышестоящих прокуратурах рекомендуется передавать документы не менее двух раз в день в соответствии с устанавливаемым графиком, в районных - по мере поступления.
2.2.2. Заявления, жалобы и иные обращения, поступающие от граждан, организаций, предприятий и учреждений, дела, надзорные и наблюдательные производства, другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой в регистрационных формах бумажных <*> или электронных носителей. При традиционной (бумажной) регистрации работниками службы делопроизводства передача документов из одного подразделения в другое осуществляется в обязательном порядке через эту службу.
--------------------------------
<*> Бумажный носитель - документ, учетно-регистрационная форма.
За документы, переданные минуя службу делопроизводства, ее работники ответственности не несут.
В органах и учреждениях прокуратуры, где функционирует АИК "Надзор", корреспонденция регистрируется в электронном виде, передача документов происходит непосредственно между структурными подразделениями минуя отдел по рассмотрению обращений. При этом отмечается направление документа в АИК "Надзор" в "Журнале передачи" и РК в "Журнале пересылки".
2.2.3. При регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в АИК "Надзор" на документе распечатывается стандартный штамп из системы с уникальным номером (приложение № 3).
2.2.4. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в дело, которые размещаются на бумажном и (или) электронном носителе (АИК "Надзор"). Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается.
2.2.5. Документы передаются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой на бумажных и электронных носителях.
В Генеральной прокуратуре в соответствии с организационно-распорядительным документом обмен документами между структурными подразделениями осуществляется под расписку по реестру, сформированному с помощью сканирующего устройства.
Перечень документов, передаваемых под расписку в других прокуратурах, утверждается руководителями этих прокуратур.
В обязательном порядке под расписку передаются уголовные и другие дела, материалы проверок по административным правонарушениям, материалы проверок об отказе в возбуждении уголовного дела, материалы заседаний коллегии, координационных совещаний, личные дела работников органов прокуратуры, паспорта, дипломы, удостоверения, свидетельства и другие личные документы.
2.2.6. Обращения, их копии и иные документы передаются из одного подразделения в другое (в случае неправильной разметки и т.п.) через службу делопроизводства по мотивированной резолюции (справке) начальника подразделения с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах на бумажных и электронных носителях.
При работе в АИК "Надзор" вместе с обращением передаются сопроводительное письмо, паспорт документа или его копия, осуществляется связка в РК справки и обращения, пересылка РК обращения в "Журнале передачи" и "Журнале пересылки".
2.2.7. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации, его заместителей, планы работы и выписки из решений коллегии Генеральной прокуратуры, постановления координационных совещаний руководителей федеральных правоохранительных органов, информационные письма и обзоры передаются для ознакомления и исполнения по указанию руководителя прокуратуры. Лица, ознакомившиеся с документом, расписываются на самом документе или на листе ознакомления с расшифровкой подписи и проставлением даты ознакомления.
2.3. Прием и первичная обработка входящих документов
2.3.1. Первичную обработку поступившей в органы и учреждения прокуратуры корреспонденции осуществляют отдел прохождения корреспонденции, специальные подразделения или отдельные работники делопроизводственных служб (далее - отдел прохождения корреспонденции).
2.3.2. Обращения и прочие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации, доставленные нарочным, по различным каналам связи к информационным системам общего пользования, передаются в делопроизводственную службу не позднее следующего дня с отметкой о дате и месте получения документа.
2.3.3. В каждой прокуратуре должен быть ящик "Для обращений и заявлений", который размещается в доступном для граждан месте.
Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп "Из ящика для обращений и заявлений" и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.
2.3.4. Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге (приложение № 22) и передаются по назначению под расписку. При работе в АИК "Надзор" указанная книга не ведется, данная информация вносится при регистрации документа в поля РК.
2.3.5. В отделе прохождения корреспонденции Генеральной прокуратуры вскрывается вся корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой "лично", поступивших фельдсвязью в адрес руководства Генеральной прокуратуры от руководителей федеральных органов государственной власти, в других прокуратурах - за исключением пакетов с пометкой "лично", поступивших соответственно от руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации или органов местного самоуправления. Эти пакеты учитываются и незамедлительно передаются по назначению.
2.3.6. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, доставки, целостность упаковки и наличие указанных вложений. Ошибочно доставленные документы направляются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение.
При недостаче или повреждении документов, поступающих из организаций, составляется акт в трех экземплярах (приложение № 23). Первый экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в отделе прохождения корреспонденции. При регистрации в АИК "Надзор" в РК в поле "Примечание" делается отметка о составлении акта.
В случае обнаружения в почтовых отправлениях денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей работниками отдела прохождения корреспонденции составляется акт в двух экземплярах с подробным описанием вложенных ценностей, указанием серий и номеров денежных купюр, акций, ценных бумаг. Первый экземпляр акта прикладывается к документам, второй - остается в отделе прохождения корреспонденции. Предметы и продукты, представляющие опасность или не относящиеся к рассмотрению обращений, уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.
Акты подписываются работником, вскрывшим пакет, и начальником отдела прохождения корреспонденции.
2.3.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прилагаются:
к обращениям;
другим документам в случаях, если: обратный адрес указан только на конверте, отсутствует дата подписания документа, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы, установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.
Во всех остальных случаях конверты подлежат уничтожению после их вскрытия и изъятия из них вложений.
2.3.8. Штамп с указанием даты поступления (приложение № 24) проставляется:
на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;
на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;
на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.
2.3.9. В отделе, осуществляющем первичную обработку корреспонденции, документы сортируются, из них выбираются документы, не подлежащие регистрации (приложение № 21), и в установленное время передаются для регистрации:
на алфавитную картотеку:
обращения граждан и учреждений;
уголовные дела;
материалы проверок, служебных расследований;
спецдонесения, представления, заключения и другие акты прокурорского реагирования по уголовным и гражданским делам, надзорные и наблюдательные производства, письма, поступившие из прокуратур и других организаций по обращениям и делам, а также другие процессуальные документы, информационные материалы и письма, подлежащие приобщению к надзорным и наблюдательным производствам или делам;
на ведомственную картотеку:
документы, не относящиеся к переписке по обращениям и уголовным делам;
переписка по вопросам арбитражного судопроизводства;
сообщения средств массовой информации о грубых нарушениях законности, требующих вмешательства органов прокуратуры (если в публикации указаны конкретные лица, она регистрируется также на алфавитной картотеке);
доклады, отчеты и другие документы о выполнении приказов, указаний, распоряжений, заданий и решений коллегии Генеральной прокуратуры;
в структурные подразделения:
документы по вопросам организационного, кадрового, правового, финансово-хозяйственного обеспечения органов и учреждений прокуратуры, статистики, кроме документов, подлежащих передаче на алфавитную или ведомственную картотеки;
документы, подлежащие учету в указанных подразделениях.
Положения данного пункта распространяются только на органы и учреждения прокуратуры, не использующие в работе систему АИК "Надзор".
2.3.10. Срочные документы (обращения), переданные руководителям прокуратуры без регистрации, после рассмотрения регистрируются и передаются для исполнения в установленном порядке.
2.3.11. Предварительное рассмотрение обращений и других документов в вышестоящих прокуратурах осуществляется прокурорскими работниками.
При предварительном рассмотрении устанавливается структурное подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ. В нем подчеркиваются данные, необходимые для регистрации на бумажном носителе (фамилия, имя, отчество, год рождения, когда, каким судом рассмотрено дело, по каким статьям УК осужден, привлечен к ответственности, адрес заявителя, суть вопроса). В правом верхнем углу первой страницы документа проставляются первые буквы фамилий лиц, на которых необходимо завести алфавитные карточки, через дробь - лиц, на которых выписываются ссылочные карточки.
При рассмотрении приложенных к обращениям копий приговоров, решений, определений судов на сопроводительном письме или обращении проставляются первые буквы фамилий всех лиц, проходящих по делу.
2.3.12. При работе в АИК "Надзор" фигуранты (гражданин, организация, жители населенного пункта, коллектив, события по факту, упоминаемые в документе), разметка, дата разметки вносятся работниками, осуществляющими предварительное рассмотрение, на закладку "дополнительные реквизиты" (приложение № 6), регион обжалуемых действий, содержание - на закладку "основные реквизиты" (приложение № 5) в соответствующие поля. Данные о фигурантах вносятся в электронные справочники граждан (приложение N 7) или организаций (приложение N 8).
При направлении обращения в органы прокуратуры и другие организации следует оформить исходящую РК документа, связанную с входящей, с заполнением следующих полей: "Подписал", "Содержание", "Исполнитель", "Состав", "Адресат".
Работник, осуществляющий предварительное рассмотрение документа, должен также заполнить следующие поля входящей РК: "Исполнитель", "Принятое решение" (результат рассмотрения документа (обращения)), "Характер обращения".
2.4. Регистрация, учет документов и дел
2.4.1. Общие правила
2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.
В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика "Для обращений и заявлений", регистрируется в общем порядке.
2.4.1.2. Документы регистрируются один раз: входящие в первой половине дня - в день поступления, во второй половине дня - до 12 часов следующего рабочего дня, внутренние - в день подписания. Сроки регистрации исходящих документов аналогичны срокам регистрации входящих документов.
Исходящие документы дополнительно на карточках не регистрируются. Регистрационные карточки могут использоваться для контроля исполнения исходящих документов организационно-распорядительного и процессуального характера (приказов, указаний, распоряжений, заданий, представлений и т.д.).
2.4.1.3. Входящие документы на иностранных языках регистрируются только после осуществления перевода в сроки, указанные в п. 2.4.1.2. При использовании АИК "Надзор" осуществляется предварительный учет данных документов. При этом создается с заполнением поля "Исполнитель", распечатывается стандартный регистрационный штамп на оборотной стороне документа.
2.4.1.4. Генеральная прокуратура, органы и учреждения прокуратуры, имеющие автоматизированный информационный комплекс "Надзор", осуществляют регистрацию документов (кроме указанных в приложении № 21), поступающих по различным каналам связи, в АИК "Надзор".
Регистрация документов в АИК "Надзор" производится в подразделении, принявшем документ. Документы, поступившие по почте, фельдсвязью, по информационным системам общего пользования, регистрируются отделом прохождения корреспонденции, принятые на личном приеме руководителей органа прокуратуры - секретарями руководителей, факсограммы, электронные образы документов - сотрудниками служб делопроизводства структурных подразделений.
По окончании регистрации входящего документа в АИК "Надзор" на лицевой стороне первого листа из системы распечатывается стандартный регистрационный штамп с уникальным номером документа, датой регистрации и названием органа прокуратуры (приложение № 3) или паспорт документа (для Генеральной прокуратуры), содержащий первичные сведения о документе (приложение № 4). В случае распечатки паспорта документа на самом документе проставляется штамп с датой поступления (приложение № 24). Документ с распечатанным штампом или паспортом передается в структурное подразделение. Если документ или его копия передается из одного подразделения в другое, паспорт передается вместе с ним. При направлении документа в подчиненные или другие органы паспорт вместе с копией сопроводительного письма приобщается к делу по номенклатуре или надзорному (наблюдательному) производству.
|
