Например: Прокурору Смоленской области
государственному советнику
юстиции 3 класса
Верховцеву Ю.В.
5.2.4. При указании классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ.
Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) допускается классные чины не указывать.
5.2.5. Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то они указываются обобщенно:
Прокурорам субъектов Российской
Федерации, приравненным к ним
военным прокурорам и прокурорам
иных специализированных
прокуратур
или
Начальникам главных управлений
и управлений
5.2.6. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, с обязательным указанием почтового индекса.
При адресовании документа в организацию указывается ее полное наименование, затем почтовый адрес.
Например: Министерство природных ресурсов
Российской Федерации
Б. Грузинская ул., д. 4/6,
г. Москва, 123995
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы и учреждения прокуратуры Российской Федерации, руководителям федеральных органов государственной власти.
5.2.7. При адресовании документа физическому лицу сначала указываются фамилия, имя, отчество (при отсутствии - инициалы) получателя, затем почтовый адрес.
Например: Образцову Олегу Петровичу
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
или
До востребования
Лавровой Ольге Александровне
г. Москва, 109156
В случае направления ответа на обращение в форме электронного образа документа вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты.
Например: Сидорову Петру Васильевичу
sid@rambler.ru
5.2.8. В письмах с несколькими адресатами слово "копия" не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.
Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.
5.2.9. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.
Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
5.2.10. При направлении документов зарубежным адресатам требуется указывать инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если документ направляется в США, то после названия города дается название штата, при направлении в Великобританию может быть указано название графства.
Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.
Например: The Municipal Court of Seattle
600 Third Avenue JMS
SEATTLE, WASHINGTON 98104
USA, США
5.2.11. Если документ адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес.
Например: Mr. A. Widmar, Chairman,
Coke und Son Ltd
LONDON SWK 48C
ENGLAND, Англия
5.2.12. Если документ адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.
Например: Mr. Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pl.
(Servicio de prensa)
MADRID 28071
ESPANA, Испания
5.2.13. При регистрации исходящего документа в АИК "Надзор" следует для адресата внести в соответствующие поля регистрационной карточки документа (РК) следующие сведения из документа на бумажном носителе:
для юридического лица - краткое наименование в поле "Название", для гражданина - фамилию, имя, отчество в поле "ФИО";
на панели "Адрес" тип адреса в поле "Тип" выбрать из списка "для отправлений";
название улицы (микрорайона, переулка, проспекта, тупика, проезда, бульвара, площади, "до востребования" и прочее), номер дома, корпуса (строения), номер квартиры в поле "Адрес";
наименование населенного пункта (город, поселок, станция, станица, переезд, село, деревня и прочее) и название района (если есть) в поле "Нас. пункт";
название республики, края, области, автономного округа (области) в поле "Регион" выбрать из справочника "Регион" из-под вершины "Российская Федерация", а для международных отправлений - название страны аналогично в поле "Регион" найти и выбрать из справочника страну;
почтовый индекс в поле "Индекс";
номер гербового бланка в поле "№ бланка";
электронный адрес в поле "E-mail";
количество приложений к документам в поле "Состав": сначала количество листов сопроводительного письма, затем через дробь количество приложений.
5.2.14. По окончании регистрации в обязательном порядке на бумажном носителе исходящего документа из системы распечатывается штамп с уникальным регистрационным номером документа: в Генеральной прокуратуре - в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа, а в органах и учреждениях прокуратуры - с оборотной стороны либо на лицевой стороне листа со смещением к центру.
5.3. Датирование
5.3.1. Датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии - день его принятия; для протокола - дата заседания (принятия решения); для акта - дата события. Документы, издаваемые органами прокуратуры совместно с другими ведомствами и учреждениями, должны иметь одну (единую) дату - дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.
Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.
Например: 05.07.2011.
Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа.
5.3.2. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).
Например: 15 июля 2011 г.
5.4. Индекс (номер) документа
5.4.1. Переписка по обращениям и делам ведется за номером надзорного (наблюдательного) производства, который не меняется в течение всего времени, пока ведется переписка. Порядок присвоения номеров изложен в разделе 2.4 настоящей Инструкции.
5.4.2. По вопросам, не относящимся к переписке по обращениям и делам, входящий документ и исходящий по нему ответ должны иметь единый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации. Исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший запрос, направляется за номером дела по номенклатуре.
5.4.3. В исходящих и внутренних документах, как правило, делается ссылка на индекс и дату исполняемого документа.
5.4.4. Индекс проставляется на отведенном ГОСТом месте, в левой верхней части документа. На внутренних документах индекс может проставляться в конце документа, ниже подписи должностного лица.
5.4.5. Регистрационный индекс (номер) документа, составленного органами прокуратуры совместно с другими организациями, должен состоять из регистрационных индексов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
5.4.6. Формирование внутренних и исходящих номеров в АИК "Надзор" происходит автоматически и состоит из номера дела по номенклатуре либо надзорного (наблюдательного) производства и через дробь индивидуального номера документа.
5.5. Заголовок к документу
5.5.1. На документе (за исключением письма) указывается его вид: справка, докладная записка, представление, информационное письмо, спецдонесение и т.п.
5.5.2. Заголовок к тексту должен быть во всех документах, за исключением ответов заявителям, адвокатам, сопроводительных писем, а также телеграмм и телефонограмм.
Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием.
Например: приказ "О создании..."; распоряжение "Об организации контроля..."; представление "Об устранении нарушений законодательства, регламентирующего порядок рассмотрения обращений граждан"; должностной регламент референта отдела.
В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.
5.6. Нумерация страниц
5.6.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются.
5.6.2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.").
5.7. Отметка о наличии приложения
5.7.1. Отметка о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляется ниже текста от границы левого поля следующим образом:
Приложение: на 5 л.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование и количество листов:
Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Генерального прокурора Российской Федерации
от 11.02.2011 N 7/4-138-2011 и приложение к нему, всего на 8 л.
Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: обращение Петрова А.П. и приложение к нему, всего на 10 л.,
в первый адрес.
Если к письму прилагаются ценные или личные документы (паспорт, диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи, фамилии и инициалов владельца:
Приложение: диплом № Ц 100509 на имя Мухиной В.Р. об окончании Московского колледжа управления и права, выдан 10.06.1998.
5.7.2. При направлении уголовных дел, материалов проверок и других сброшюрованных документов количество листов не указывается, а указывается количество томов:
Приложение: уголовное дело N 5780 в 10 т.
5.7.3. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 205 л.
5.7.4. В распорядительных документах (приказах, указаниях, распоряжениях, инструкциях) сведения о наличии приложений даются в тексте. В правом верхнем углу первого листа, прилагаемого к распорядительному документу, указывается:
Приложение
к приказу Генерального
прокурора Российской Федерации
от 28.04.2011 № 114
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например: Приложение № 2
к приказу Генерального прокурора
Российской Федерации
от 15.02.2011 № 33
5.7.5. При необходимости возврата приложений исполнителю отметка оформляется следующим образом.
Приложение: на 10 л. - подлежит возврату.
5.8. Подпись
5.8.1. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
не на бланке:
Начальник управления по
обеспечению участия прокуроров в
гражданском и арбитражном
процессе прокуратуры г. Москвы Личная подпись М.Н. Данилова
на бланке:
Прокурор области
государственный советник
юстиции 2 класса Личная подпись Н.А. Шишкин
5.8.2. Написание в подписи классных чинов производится в соответствии с п. 5.2.4 Инструкции.
5.8.3. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
5.8.4. При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
5.8.5. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
5.9. Утверждение и согласование
5.9.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
УТВЕРЖДАЮ
Например:
Прокурор г. Москвы
государственный советник
юстиции 2 класса
Личная
подпись С. В. Куденеев
15.08.2011
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
5.9.2. При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например: УТВЕРЖДЕНА
приказом
Генерального прокурора
Российской Федерации
от 14.12.2010 N 442
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
5.9.3. Согласование производится как внутри прокуратуры (с подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с организациями, имеющими непосредственное отношение к разработке проекта документа).
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Федерального
архивного агентства
Личная подпись А. Н. Артизов
12.12.2011
5.9.4. Согласование документа оформляется визой, которая включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, при необходимости - должность визирующего.
На организационно-распорядительных документах (приказах, указаниях и т.д.), а также докладных записках визы проставляются на первом экземпляре оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах - на экземплярах, остающихся в деле, надзорном или наблюдательном производстве. Слева проставляется виза лица, подготовившего документ, справа - визы лиц, с которыми он согласован.
5.9.5. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются.
Личная подпись А.Г. Хрульков
14.06.2011
5.10. Отметка об исполнителе
Инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя указываются в исходящих и внутренних документах на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:
В.А. Жуков, тел. 924-45-67
5.11. Особенности подготовки и оформления
организационно-распорядительных, информационно-методических
и других документов
5.11.1. Проекты приказов, указаний и распоряжений разрабатываются по поручению руководства прокуратуры или по инициативе подразделений и должностных лиц.
|
