1.1 Понятие и сущность документооборота в учреждении здравоохранения
Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Документ – это все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете. Или другими словами документом можно назвать материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации [34, с. 8].
Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.
С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово «documentum» означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».
В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть: «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг» [34, с. 8].
Значение этого понятия не изменилось и до настоящего времени. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение: делопроизводство – это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются:
в оформлении деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
в создании условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль движения документов и сроки их исполнения);
в создании условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
в создании условий для хранения документов.
Документооборот – это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) отправления в дело». Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов [31, с. 6].
Отличия делопроизводства, документооборота и деловых процедур
В сфере производства программного обеспечения в области работы с документами часто употребляются термины «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив», «деловые процедуры» и другое. Как правило, все эти понятия часто используются как синонимы.
В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей даже по самым простым вопросам. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Это сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства. Возможно, уже необходимо создание некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства [28].
Возникает необходимость классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства.
Отличия делопроизводства от документооборота
Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения [31, с. 6].
Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Делопроизводство – это комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления предприятия или организации. Иногда говорят, документационное обеспечение управления является основной функцией делопроизводства [31, с. 6].
Организация работы с документами – обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов [31, с. 83].
Систематизация архивного хранения документов – определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур [31, с. 86].
Документооборот – движение документов в рамках документационного обеспечения управления.
Деловая процедура – последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации [31, с. 5].
Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках документационного обеспечения управления.
Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.
Электронный архив
В России термин «электронный архив» является одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства (так же, как сканирование распознавания текста). На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в базе данных. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив».
В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач: создание, технология обработки и систематизация документов. Существует мнение, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота». Этого не может быть, т.к. по сути документооборота документы перемещаются в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения [29, с. 3].
Делопроизводство и деловые процедуры
Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, процедура прохождение периодического медицинского осмотра работниками сторонних организаций может выглядеть следующим образом:
представитель сторонней организации звонит или предоставляет заявку с прилагающимся списком сотрудников в лечебно-профилактическое учреждение для заключения договора на прохождение периодического медицинского осмотра;
заключается договор в 2 экземплярах на предоставление данной услуги;
выписывается счет на прохождение периодического медицинского осмотра определенной группой лиц;
счет передается в бухгалтерию;
бухгалтерия получает деньги за предоставленную услугу, что фиксируется в бухгалтерской системе;
услуга предоставляется определенной группой специалистов;
количество и полнота предоставленных услуг фиксируются службой медицинской профилактики и данные передаются в бухгалтерию;
выписывается счет-фактура и накладная на прохождение периодического медицинского смотра;
счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.
В чём же заключается отличие? В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 (создание счета), 4 (передача счета), 8 (создание счета-фактуры и накладной) и 9 (передача счета-фактуры и накладной). Деловая процедура может быть устроена и более сложно при наличии формальных отношений [32, с. 20].
Таким образом, делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры – за бизнес или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.
Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.
Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Возможно, это связано с тем, что документоведение, как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX века в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т.д. [32, с. 20].
Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.
Западные системы автоматизации делопроизводства в России
Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):
системы work flow (автоматизации деловых процедур);
системы group ware (коллективной работы);
системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов);
системы электронной почты (служат для обмена документами).
Сейчас это деление достаточно условно по причине того, что, например, Lotus Domino объединяет все эти и еще некоторые другие технологии. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, электронной почты, популярность с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2–3 года назад, уступила место новой концепции collaboration & messaging («сотрудничество и обмен сообщениями») [34, с. 15].
Виды документационного оборота
В общем случае документооборот образуют три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов в учреждение (входящие документы).
Два других потока берут свое начало в самом учреждении. Их образуют исходящие документы (то есть направляемые за пределы учреждения) и внутренние документы (то есть документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).
Вместе с тем в каждом из трех видов документооборота документы совершают свой путь [38, с. 16].
Классификация деловых документов
Существует множество способов классификации управленческих документов. Например, некоторые из них:
по содержанию (важнейший вид классификации):
по административным вопросам,
вопросам материально-технического снабжения,
планирования,
бухгалтерского учета,
подготовки кадров,
лечебно-профилактической деятельности и т.д.;
по происхождению документы делятся на официальные и личные.
Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.).
Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.
по месту составления документы делятся на:
внешние – полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие);
внутренние – составленные в данном учреждении и используемые внутри его.
по наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов – это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д. [38, с. 16].
Способы ведения
В книге «Делопроизводство в учреждениях здравоохранения» и в соответствующих методических инструкций обеспечения качества (МИ) бюджетного учреждения [19, 20, 21, 22, 23], указано, что при организации работы с документами в учреждении здравоохранения предпочтительно используется смешанная форма организации. При смешанной форме организации работы с документами часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль сроков исполнения, изготовление, оперативное хранение) сосредотачивается в отделе документационного обеспечения управления, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
При данном способе ведения документации организуется такая работа с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль их исполнения) проводится для одних массивов документов, а для других – децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования: если документ адресован руководству учреждения, он регистрируется секретарем главного врача, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т.д. [25].
Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль их исполнения, информационно-справочную работу в структурном подразделении.
В данный момент практически во всех учреждении здравоохранения предпочтительно существует бумажный (неэлектронный) способ ведения документационного оборота. Вся регистрируемая документация фиксируется в определенных журналах и в большинстве случаев представляется в виде бумажных носителей.
Структурные подразделения, ведающие делопроизводством. Состав работников и распределение обязанностей.
Служба делопроизводства строится в зависимости от принятой в учреждении формы организации - централизованной, децентрализованной или смешанной. При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в одном месте - в канцелярии или у секретаря учреждения. При децентрализованной форме делопроизводственные операции рассредоточиваются по структурным подразделениям. При смешанной форме часть операций (прием, регистрация, контроль, отправка документов) централизуется, а часть операций (хранение документов, формирование дел, справочно-информационное обслуживание) децентрализуется.
Централизованную форму применяют, как правило, в небольших учреждениях, децентрализованную - в крупных учреждениях, где структурные подразделения территориально разобщены [32, с. 25].
Большинство учреждений используют смешанную систему делопроизводства. Централизация делопроизводственных процессов и операций имеет ряд преимуществ: позволяет наиболее эффективно применять средства механизации, что удешевляет стоимость документационного обеспечения и повышает оперативность работы аппарата управления; улучшает организацию труда делопроизводственного персонала.
Общие требования к организации труда работников делопроизводства.
Организация труда работников, отвечающими за делопроизводство, должна отвечать следующим принципам:
специализация - разделение труда;
параллельность - параллельное выполнение отдельных делопроизводственных процессов и операций с целью сокращения длительности цикла работ;
прямоточность - кратчайший путь документов от места их возникновения до места использования;
непрерывность - необходимость устранения или уменьшения различных перерывов в делопроизводственном процессе;
ритмичность - равномерная работа всех звеньев делопроизводства в заданном ритме, определяемом задачами, стоящими перед делопроизводством в данном аппарате управления.
Для работников делопроизводства разрабатываются должностные инструкции, состоящие из разделов: общая часть, основные задачи и обязанности, права, ответственность. Должностные инструкции составляются на основе типовых должностных инструкций для работников службы делопроизводства [32, с. 26].
Организация труда служащих делопроизводственных подразделений.
Должностной и численный состав делопроизводственного персонала.
Наименования должностей работников делопроизводства устанавливаются в соответствии с номенклатурой должностей служащих. К руководителям относятся: начальник канцелярии, начальник секретариата, их заместители.
Группа специалистов включает помощника руководителя учреждения, секретаря коллегии, методиста, заведующего архивом, заведующего экспедицией, редактора, корректора, инспектора. Техническими исполнителями являются секретарь-машинистка, делопроизводитель, секретарь, стенографистка, машинистка, экспедитор, курьер.
Основные технические обязанности по делопроизводственному обслуживанию выполняют секретари. Должностная инструкция секретаря включает как документное, так и бездокументное обеспечение работы учреждения (структурного подразделения). Вне зависимости от специфики учреждения в обязанности секретаря входят: выполнение заданий и поручений руководства, прием и регистрация документов, наблюдение за своевременным возвращением корреспонденции исполнителями, оформление и хранение документов, составление номенклатуры дел, формирование дел и подготовка их к сдаче в архив учреждения, печатание срочных небольших по объему документов, вызов по поручению руководства сотрудников, организация приема посетителей руководством.
В составе бездокументных функций секретаря значительное место занимает информация по телефону. Культура телефонного разговора предусматривает его лаконичность и в то же время вежливый и доброжелательный тон. Наводя и давая справки по телефону, записывая и передавая поручения руководителя, секретарь значительно освобождает его время от второстепенных разговоров. Целесообразно применение телефонного аппарата с автоответчиком, записывающего в отсутствие абонента информацию, а затем воспроизводящего запись. Секретарь должен требовать от сотрудников соблюдения правил составления и оформления документов, представления сведений о ходе исполнения документов и поручений руководства, возвращать небрежно оформленные документы исполнителям.
Численность работников делопроизводственной службы устанавливают с учетом объема документооборота и общей численности сотрудников учреждения или предприятия.
Нормирование делопроизводственных работ. С целью определения численности работников, необходимых для выполнения всего объема делопроизводственных работ или выполнения работы по отдельным функциям управления, проводится нормирование. На основе норм времени устанавливается трудоемкость отдельных видов работ, что дает возможность наиболее рационально расставить исполнителей. Нормирование делопроизводственных работ имеет и социальное значение, поскольку позволяет учесть индивидуальный вклад исполнителя в общем труде коллектива.
Трудоемкость отдельных работ (операций) по делопроизводственному обслуживанию определяется на основе норм времени. Кроме того, имеются и местные нормы времени, разрабатываемые соответствующими министерствами и ведомствами в связи со спецификой делопроизводственного обслуживания по своей отрасли.
В качестве единицы нормирования принимают количество документов, приходящихся на одного работника делопроизводства. Нормы времени установлены на получение и вскрытие входящих документов, их регистрацию и контроль, регистрацию и контроль исходящих документов, конвертирование и отправку исходящих документов, машинописные работы, стенографические работы, на работу множительных аппаратов и т.д.
Внедрение норм времени предполагает предварительное проведение ряда организационно-технических мероприятий, обеспечивающих возможность эффективного их использования (организация рабочих мест, оснащенность оргтехникой, условия труда и т.д.). Внедрению норм предшествует также тщательный инструктаж исполнителей.
Основные требования к оборудованию рабочих мест. Рабочим местом называется «зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей», оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Рабочие места оборудуют техническими средствами и вспомогательными устройствами.
Работники делопроизводства должны быть обеспечены необходимыми нормативными, инструктивными и справочными материалами в соответствии с характером выполняемой ими работы (инструкциями по делопроизводству, списками телефонов вышестоящих, подведомственных учреждений, сотрудников своего учреждения, орфографическими словарями и т.п.). Рабочие места оборудуются также средствами «малой» оргтехники: папками, лотками для хранения документов, оргблокнотом, а так же компьютерами, факсами, множительной техникой и т.п.
При оборудовании рабочих мест рекомендуется столы размещать перпендикулярно к окну, чтобы свет падал слева, столы сотрудников располагают с учетом технологии прохождения и обработки документов. Ширина прохода между столами и оборудованием в комнате должна быть не менее 50-55 см. [32, с. 27].
Механизация делопроизводственных процессов
Общие принципы механизации делопроизводства.
Механизация делопроизводственных процессов заключается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов. Основная задача механизации — выполнение нетворческих (вспомогательных) операций техническими средствами. Механизация делопроизводства служит для повышения производительности и удешевления управленческого труда.
Наибольшая эффективность достигается комплексной механизацией - применением технических средств для всех операций с документами. Применение техники позволяет устранять переписывание документов, копирование их или выписку, получение производных документов. Все это осуществляется средствами организационной или вычислительной техники.
Благодаря внедрению средств механизации в делопроизводство повышается качество выполнения делопроизводственных работ, снижается их трудоемкость, сокращаются сроки [29, с. 4].
Механизация делопроизводственных процессов способствует четкой обработке первичной документации. Для этого используют машины, аппараты и устройства, классифицированные по их назначению и функциям. Классификатор промышленной продукции делит их на следующие группы: средства составления текстовых документов; средства копирования и оперативного размножения документов; средства обработки документов; средства поиска, хранения и транспортирования документов; мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений; средства сигнализации и информации.
Копирование и оперативное размножение документов происходит при помощи копировальных средств и средств оперативной полиграфии.
Средства обработки документов объединяют широкую номенклатуру средств оргтехники. Для подбора и сортировки документов пользуются листоподборочными машинами и устройствами, оборудованием для сортировки документов. Складывание листов в тетради и документов для упаковки в конверты производится при помощи фальцевальных машин. Используются конвертозаклеиватели, конвертовскрыватели, сшиватели документов, проволокошвейные, пачковязальные, адресовальные, маркировальные машины, нумераторы. Уничтожение документов осуществляется специальными приборами.
Средства поиска, хранения и транспортировки документов. К средствам поиска относятся различные картотеки. Все более широкое распространение получают специальные компьютерные программы.
Для хранения документов применяют папки, шкафы, стеллажи. Средствами транспортировки являются подъемники, лифты, конвейеры, транспортеры, тележки и др.
Конторскими средствами сигнализации и информации считаются переговорные устройства для двусторонней связи руководителя с одним или несколькими абонентами, директорские и диспетчерские коммутаторы, автоответчики, устройства для вызова сотрудников, поисково-вызывные беспроводные устройства. Средства сигнализации и информации повышают оперативность и надежность процессов управления.
Механические средства могут использоваться централизованно и децентрализованно. Централизованно используются средства, которые технически невозможно или экономически нецелесообразно придавать каждому рабочему месту. Средства «малой» оргтехники используются, как правило, децентрализованно.
Механизация должна быть тесно увязана с организационными мероприятиями по совершенствованию делопроизводства. Внедрению средств механизации и автоматизации предшествуют улучшение структуры аппарата управления, рациональная организация технологического процесса работы с документами [29, с. 4].
|
