Министерство общего и
профессионального образования
Свердловской области
ГАПОУ СО
«Техникум индустрии питания и услуг «Кулинар»
г. Екатеринбург
|
Утверждаю
Директор ГАПОУ СО
«Техникум индустрии питания и услуг
Кулинар»
_____________ Ф.Г. Исламгалиев
« ____» _____________ 2016г.
|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ № __
АРХИВАРИУСА
1. Общие положения
Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационной характеристики должности «Архивариус» в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Раздел «Должности других служащих (Технических исполнителей)», утвержденным постановлением Минтруда Российской Федерации от 21.08.1998г. № 37 и предназначена для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечения эффективной системы управления персоналом техникума.
1.1. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора, подчиняется непосредственно директору.
1.2. На должность архивариуса принимается лицо:
- имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы;
- не имеющее или не имевшее судимости, не подвергающееся или подвергавшееся уголовному преследованию (за исключением лиц, уголовное преследование в отношении которых прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, основ конституционного строя и безопасности государства, а также против общественной безопасности (часть вторая статьи 331 Трудового кодекса РФ);
- не имеющее неснятой или непогашенной судимости за умышленные тяжкие и особо тяжкие преступления (часть вторая статьи 331 Трудового кодекса РФ);
- не признанное недееспособным в установленном федеральным законом порядке (часть вторая статьи 331 Трудового кодекса РФ);
- не имеющее заболеваний, предусмотренных перечнем, утверждаемым федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области здравоохранения (часть вторая статьи 331 Трудового кодекса РФ).
- прошедшее предварительный медицинский осмотр в соответствии с приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 12.04.2011г. № 302н.
1.3. Архивариус должен знать:
- законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
- перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558;
- текстологию;
- единую государственную систему делопроизводства;
- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
- состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;
- системы хранения и классификации архивных документов;
- нормативы условий и режимов хранения документов;
- порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
- порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
- порядок ведения учета и составления отчетности;
- структуру предприятия; основы организации труда;
- правила эксплуатации технических средств;
- виды справочно-поисковых средств архива;
- основы организации труда;
- порядок составления планово-отчетной документации;
- основы документационного обеспечения управления;
- основы применения компьютерной техники;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка организации;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
1.4. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
- Уставом техникума;
- правилами внутреннего распорядка;
- настоящей должностной инструкцией;
- иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой функцией архивариуса.
1.5. В период отсутствия архивариуса (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции
2.1. Контроль за соблюдением нормативных условий и режимов хранения документов.
2.2. Обеспечение архива научно-технической информацией.
3. Должностные обязанности
Архивариус исполняет следующие обязанности:
3.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела в техникуме.
3.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
3.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
3.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
3.5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
3.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
3.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
3.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
3.9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
3.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
3.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
3.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
3.13. Участвует в подготовке предложений к проектам планов работы архива и их реализации.
3.14. Составляет отчеты о проделанной работе.
3.15. Осуществляет работы по проверке наличия и состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ.
3.16. Ведет работу по топографированию (размещению в архиве) документов.
3.17. Участвует в работе по ведению основных и вспомогательных учетных документов, в проведении целевой экспертизы ценности документов, приеме документов на постоянное и временное хранение.
3.18. Осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения.
3.19. Участвует в осуществлении контроля соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов.
3.20. Ведет вспомогательные учетные документы.
3.21. Проводит обеспыливание, шифровку и перешифровку дел, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел, картонирование, опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд или фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.
3.22. Участвует в ведении наблюдательных дел архивов организаций.
3.23. Принимает участие в оказании методической и практической помощи специалистам архивов и служб делопроизводства организаций - источников комплектования.
3.24. Участвует в работе по упорядочению документов организаций и оказанию им других услуг.
3.25. Участвует в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей.
3.26. Выполняет работы по ведению каталогов и баз данных, подготовке справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива.
3.27. Участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий, в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации.
3.28. Принимает участие в подготовке для государственных и негосударственных организаций информационных писем, содержащих сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике.
3.29. Исполняет запросы иного характера, непосредственно связанные с должностными обязанностями.
3.30. Осуществляет работы по обслуживанию пользователей архива, копирование документов по их запросам.
3.31. Участвует в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, в археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно-справочного аппарата к документальным публикациям.
3.32. Осуществляет сверку текста с оригиналом.
3.33. Принимает участие в чтении, датировке и описании документов.
3.34. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности.
3.35. Проводит описание печатей, других особенностей, имеющихся на документах.
3.36. Участвует в разработке методических документов и их внедрении.
3.37. Участвует в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива.
3.38. Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях, в обеспечении работы методической (экспертно-методической) комиссии.
3.39. Обеспечивает сохранность конфиденциальной информации, ставшей известной в ходе исполнения своих обязанностей.
4. Права
Архивариус имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.
4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.
4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
5. Ответственность
5.1. Архивист привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за нарушение Устава (Положения) организации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за организацию своей работы, своевременное и квалифицированное выполнение должностных обязанностей, нормативно-правовых актов и поручений руководителя техникума, входящих в его компетенцию;
- за разглашение конфиденциальной информации, ставшей известной в процессе исполнения должностных обязанностей;
6. Заключительные положения
6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в должностной инструкции либо подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.
СОГЛАСОВАНО:
Специалист по кадрам «___»_____________20__г. __________/И.В. Шкуратова
(подпись)
С Инструкцией ознакомлен и копию получил на руки лично:
«___»_________________20__г. _____________/_________________________
|
