Инструкция для подотчетных лиц

Скачать 71.59 Kb.

Название	Инструкция для подотчетных лиц
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Инструкция

УТВЕРЖДАЮ

________________________

(должность и наименование организации)

__________ ____________

(подпись) (и.о. фамилия)

___________________

(дата)

ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ

1. Общие требования к выдаче и расходованию подотчетных сумм.

1.1. Деньги могут выдаваться под отчет на любые цели, связанные с деятельностью организации, и должны тратиться исключительно на те цели, на которые они были выданы.

1.2. Все расходы за счет подотчетных средств должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами в соответствии с п. 4.

1.3. Максимальная сумма покупки за наличные средства у организации или предпринимателя не должна превышать 100 000 руб. по одному договору.

1.4. Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы:

- при командировке – на время командировки, указанное в приказе о командировке;

- на хозяйственные и иные нужды – на срок, утвержденный руководителем.

По истечении этих сроков работник должен отчитаться по истраченным суммам и при наличии неиспользованного остатка подотчетных средств вернуть его организации в соответствии с п. 3.

1.5. В случае нецелевого расходования подотчетных средств, отсутствия подтверждающих документов или их несоответствия требованиям, указанным в п. 4, авансовый отчет работника может быть не утвержден руководителем.

1.6. При получении подотчетных средств на банковскую карту работник вправе использовать при расчетах как карту, так и предварительно снятые с нее наличные.

1.7. При необходимости работник с разрешения руководителя может использовать при расчетах в интересах организации собственные средства, которые возмещаются ему после утверждения авансового отчета.

2. Порядок получения денег под отчет.

2.1. Работник передает в бухгалтерию заявление (см. Приложение № 1) на имя руководителя с просьбой выдать ему деньги. В заявлении должны быть указаны сумма, цель расходования и срок, на который они необходимы, а при получении средств на банковскую карту – еще и платежные реквизиты, на которые нужно перечислить деньги.

2.2. Сотрудник бухгалтерии проверяет, нет ли у работника задолженности по ранее выданным подотчетным суммам. При ее отсутствии ставит на заявлении отметку об этом и передает заявление руководителю. Руководитель, в свою очередь, пишет на нем свое решение о выдаче денег (с указанием, на какой срок) или об отказе в выдаче.

2.3. При положительном решении руководителя деньги работнику выплачиваются способом, указанным в заявлении.

2.4. Если работник должен действовать от имени организации (в частности, это случаи, указанные в подп. 4, 5, 8 п. 4), то ему выдается доверенность (на получение ТМЦ – см. Приложение № 2, на иные полномочия – см. Приложение № 3). Работник должен предъявить ее при расчетах с третьими лицами, чтобы подтверждающие документы были оформлены на организацию, и он, как ее представитель, смог забрать причитающиеся ей документы и ТМЦ.

3. Порядок отчета по подотчетным суммам.

3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).

3.2. Авансовый отчет представляется в следующие сроки:

- по средствам, выданным на командировку – в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из нее;

- по средствам, полученным на иные нужды из кассы – в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;

- по средствам, полученным на карту – в течение _____ рабочих дней после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;

- по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 – в течение _____ рабочих дней со дня покупки.

Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то срок представления авансового отчета начинает отсчитываться со дня выхода на работу.

3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях – в день выхода на работу.

3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.

3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).

3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно с ним подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.

4. Требования к подтверждающим расходы документам.

4.1. Перед покупкой работник должен спросить у продавца, выдает ли он документ, подтверждающий оплату, и если нет, то работнику не следует совершать покупку.

4.2. Перечень оправдательных документов, представляемых работником:

1) при покупках в розницу (в том числе при оплате через интернет с доставкой или самовывозом):

- чек ККТ;

- товарный чек (если в чеке ККТ нет перечня покупок);

- счет-фактура. Работник должен потребовать его у продавца, если в чеке ККТ выделен НДС. Если продавец не выдает счет-фактуру и сумма покупки превышает ___________ руб., то работнику не следует совершать покупку;

2) при покупках в розницу у продавца, не использующего ККТ в связи с применением специального налогового режима в виде ЕНВД или патентной системы налогообложения – любой документ об оплате с перечнем покупок (например, товарный чек, квитанция);

3) при оплате услуг, оказываемых населению (бытовых услуг, услуг пассажирского транспорта, учреждений культуры, почты и др.):

- или чек ККТ. А если в нем нет наименования услуги, то еще и товарный чек (иной подобный документ с расшифровкой);

- или бланк строгой отчетности (БСО).

При приобретении работником электронных билетов документами, подтверждающими транспортные расходы, будут:

- при авиаперелете – распечатка маршрутной квитанции (электронного билета) и посадочный талон;

- при проезде на поезде и ином транспорте – распечатка электронного билета (на поезде дальнего следования – распечатка контрольного и посадочного купонов).

4) при покупках у оптового продавца:

- чек ККТ;

- товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ);

- счет-фактура (если в чеке ККТ, накладной или акте выделен НДС);

- корешок доверенности на получение ТМЦ;

5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги), которые будут отгружены организации:

- чек ККТ;

- счет-фактура на аванс (если в чеке ККТ выделен НДС);

6) при приобретении товаров (работ, услуг) у физлиц-непредпринимателей (к примеру, в случае найма жилого помещения во время командировки):

- договор (см. Приложение № 6);

- расписка физлица в получении денег от работника (см. Приложение № 7);

7) при оплате через платежный терминал (если невозможен другой способ оплаты) – чек, выданный терминалом;

8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую организацию) – квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

4.3. При получении на руки указанных в п. 4.2 документов работнику следует обратить внимание на следующее.

Документ	Что нужно проверить
Чек ККТ	Наличие перечня товаров (работ, услуг) с указанием количества и стоимости каждой единицы. При отсутствии такой информации в чеке ККТ она должна быть в других выданных документах, например, в товарном чеке
Товарный чек	Наличие реквизитов: (и) наименование документа и дата составления; (и) наименование организации (ф. и. о. предпринимателя); (и) перечень товаров (работ, услуг) с указанием количества и стоимости; (и) должность лица, выдавшего документ, его подпись с расшифровкой
Документ об оплате, выдаваемый взамен чека ККТ вмененщиками и предпринимателями на патентном режиме	Наличие тех же реквизитов, что и в товарном чеке, а также: (и) номер документа; (и) ИНН организации (предпринимателя)
БСО	Наличие тех же реквизитов, что и в товарном чеке, а также: (и) шестизначный номер и серия бланка, сокращенное наименование типографии, ее ИНН, адрес, номер заказа, год, тираж; (и) адрес (для организаций)
Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ)	В качестве покупателя (грузополучателя, заказчика) должна значиться организация работника
Счет-фактура	В качестве покупателя (грузополучателя, заказчика) должна значиться организация работника. Если работник лишь вносил предоплату, то в счете-фактуре (по строке 5) должны быть указаны дата и номер чека ККТ или ПКО
Квитанция к ПКО	Наличие печати, а при ее отсутствии у продавца – штампа о проведении кассовой операции (например, с указанием наименования фирмы, ее ИНН и слова «Получено»)

5. Порядок проверки и утверждения авансового отчета.

5.1. Авансовый отчет проверяется главным бухгалтером в течение ____ рабочих дней и утверждается руководителем в течение _____ рабочих дней.

5.2. Перерасход по утвержденному авансовому отчету (в том числе в случае его представления по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7) выдается работнику из кассы в течение ____ рабочих дней после утверждения авансового отчета.

5.3. Если работник своевременно не возвратил организации неиспользованный остаток подотчетных средств, то она вправе в течение месяца со дня окончания срока их возврата удержать эту задолженность из зарплаты работника по правилам, установленным в ст. 137 Трудового кодекса РФ.

5.4. За нарушение требований настоящей инструкции к работнику может быть применено дисциплинарное взыскание в виде выговора.

Похожие:

	Инструкция для подотчетных лиц Настоящая Инструкция определяет порядок выдачи денег под отчет, предоставления работниками отчета об истраченных подотчетных суммах...		Правила устройства и безопасной эксплуатации подъемников (вышек)... Тесовые задания для лиц, ответственных за безопасное производство работ на подъемниках (вышках)
	Инструкция по охране труда для лиц, работающих с грузоподъемными... Инструкция предназначена для лиц, работающих с грузоподъемными машинами, управляемыми с пола		Для юридических лиц указываются полное наименование, для индивидуальных... «Модернизация тепловых пунктов с установкой автоматики и приборов учета тепловой энергии»
	Инструкция по эксплуатации ыи 220. 002 Иэ Инструкция содержит сведения, необходимые для эксплуатации устройства оконечного «Ответ». Инструкция рассчитана на инженерно-технический...		Инструкция по установке дистрибутива системы Интернет-банкинг для... Инструкция по установке дистрибутива системы Интернет-банкинг для юридических лиц
	Теоретические и методические основы совершенствования качества фармацевтических... Охватывает: беременных, молодых матерей, детей раннего возраста; лиц дошкольного, школьного возраста; лиц молодого возраста; лиц...		Инструкция о мерах пожарной безопасности в электроустановках Инструкция предназначена для всех должностных лиц, руководителей структурных подразделений, включая обособленные подразделения, работников...
	Инструкция по охране труда для подсобного рабочего иот 004-2011/Н Инструкция предназначена для лиц, не достигших 18 лет, выполняющих работу подсобного рабочего		Примерная инструкция по охране труда для лиц, эксплуатирующих грузоподъемные... Примерная инструкция по охране труда для лиц, эксплуатирующих грузоподъемные краны, управляемые с пола
	1 Инструкция утверждена Министерством здравоохранения РФ и рекомендована... Инструкция утверждена Министерством здравоохранения РФ и рекомендована для подготовки лиц, не имеющих медицинского образования, но...		Инструкция по настройке интеграции между рис «web -торги-кс» и оос... Интернет для размещения информации о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (далее – оос) в соответствии...
	Росприроднадзор. Отчетность Филиал фгбу "фкп росреестра" по Тверской области информирует заинтересованных лиц о возможности предоставления услуги по выдаче сертификатов...		Инструкция по охране труда для учителя начальных классов №1 Инструкция... Инструкция по охране труда для лиц, работающих с электрофицированным инструментом, ручными электрическими машинами и переносными...
	Инструкция № фд-11-08 по применению средства дезинфицирующего «эрисан окси +» Инструкция предназначена для персонала лечебно-профилактических учреждений, специалистов органов Роспотребнадзора, сотрудников других...		Инструкция №12/10А по применению средства дезинфицирующего «Аниосепт Актив» Инструкция предназначена для персонала лечебно-профилактических учреждений, специалистов органов Роспотребнадзора, сотрудников других...

Руководство, инструкция по применению