Постановка задачи
Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированных средств поддержки работы логиста склада парфюмерно-косметической компании по вопросам планирования поставок. Итогом проекта должны стать проведенные анализы работы и взаимодействия склада с остальными подразделениями компании, вследствии чего будет определен соств автоматизируемых задач и разработан удобный и понятный на интуитивном уровне интерфейс для работы с программой.
Техническое задание
Обоснование для разработки
Основанием для настоящего дипломного проекта служит задание на дипломное проектирование.
Назначение дипломного проекта
В данном дипломном проекте решается задача автоматизации системы «Склад», для эффективного планирования процессами поставок.
Результат разработки
В результате разработки дипломного проекта мы должны получить конечный продукт, удовлетворяющий всем требованиям данного технического задания и поставленным задачам.
Произведен анализ работы логиста;
Определен состав автоматизируемых задач;
Проанализирована схема информационного взаимодействия склада с другими отделами компании;
Определена структура базы данных;
Построена информационная модель системы;
Разработан алгоритм работы программы;
Разработан интерфейс программы.
Требования к программному продукту
1. Разрабатываемое программное приложение должно осуществлять ввод данных;
2. Разрабатываемое программное приложение должно выдавать ошибки при вводе неверных данных;
3. Разрабатываемое программное приложение должно обладать возможностью редактировать данные, в том числе введенные ранее;
4. Разрабатываемое программное приложение должно тесно взаимодействовать с базой данных предприятия;
5. Разрабатываемое программное приложение должно запускаться на всех современных операционных системах Windows компании Microsoft, включая Vista.
Описание системы и ее функционирование
Характеристика объекта автоматизации
Рассматриваемая в данном дипломном проекте парфюмерно-косметическая компания, в качестве основного вида деятельности занимается реализацией и производством большого ассортимента парфюмерии и косметики, являясь дистрибьютором крупнейших заводов по производству вышеперечисленного товара на территории ряда европейских стран, таких как Великобритания, Франциия и Англия. Компания имеет несколько филиалов, разположенных в различных регионах страны. В компании осуществляют свою деятельность три департамента сбыта: региональный, корпоративный и городской. Являясь официальным представителем заводов-поставщиков компания имеет возможность вести гибкую ценовую политику с клиентами, формировать большие объемы поставок, а также варьировать их сроки.
Для успешного внедрения проекта автоматизированной системы в деятельность компании разработчику требуется прианализировать работу менеджмента и максимально ясно представлять процессы управления, которые планируется подвергнуть автоматизации.
Описание и схема информационного взаимодействия элементов системы
Объектами автоматизации в нашем проекте являются основные логистические процессы: учёт, хранение, распределение и закупки товара. Анализ и последедующее исследование процесса информационных потребностей склада позволило построить модель системы информационного взаимодействия подразделений компании, показаную на (Рис. 5.1.):
Рис. 5.1. Система взаимодействия подразделений компании
Анализ системы. Описание задач
Ежедневно на склад поставляется товар различного наименования от разных поставщиков ( ). Задачей работника склада фиксация всех поступающих поставок, с последующим занесением оных в БД системы ( ): наименование, количество поставленного товара, дата поставки, код товара, поставщик. Периодами на склад привозят товары ( ), которые могут относиться к новым категориям товаров ( ), от новых поставщиков ( ), информацию о которых так же необходимо даобавлять в справочники БД. Для коррекции приходной накладной и проверке введенных данных формируется отчет «Приходная ведомость» ( ).
Перед отгрузкой товаров покупателям ( ), необходимо сформировать машины для региональных, городских заказчиков и филиалов. Ведется учёт отгруженных товаров ( ), вносится информация о них в БД системы, связанная с наименованим, объем отгрузки, датой, фасовкой, заказчиком.
Зачастую товары со склада списывают, по причине заводского брака, порчи и истечения срока годности в силу невостребованности. Вся информация о списанных товарах, причине списания, объёме и дате заносится в БД системы ( ), после чего формируется «Ведомость остатков».
Раз в год на складе проводится инвентаризация ( ). Для коррекировки системы требуется учитывать результаты инвентаризации занося их в БД ( ). Для того чтобы сверить «Инвентаризационную ведомость» с информацией хранящейся в БД системы, формируется «Акт о недостаче» ( ).
Расчёт затрат на хранение товарных запасов ( ) лежит в основе оптимизации уровня запасов товаров предприятия на плановый период. Для эффективного функционирования складов заказы желательно должны быть большими и их должно быть не много (см. Рис. 5.2.), следовательно необходимо достичь наименьших затрат на содержание запасов, путём оптимизации размеров заказов.
Рис.5.2. Зависимость среднего уровня запасов от размеров заказов.
В состав общих затрат по созданию и поддержанию запасов входят:
1) затраты на хранение запаса;
2) стоимость размещения заказа;
3) стоимость закупки партии, восполняющей запас, или стоимость заказа.
Если воспользоваться общепринятым подходом к расчету среднего уровня запаса, то средний уровень запаса при восполнении его партиями по  единиц равен половине этой величины, т.е. /2.
Следовательно, функция затрат на хранение может иметь вид:
где, - размер заказа, восполняющего запас, денежные или натуральные единицы измерения;
 - затраты на хранение единицы запаса в плановом периоде времени, денежные единицы измерения/единица запаса.
Стоимость размещения заказа включает постоянные затраты, связанные с выдачей заказов, например:
на поиск поставщика,
на ведение переговоров,
представительские расходы, затраты на содержание отдела закупок и пр.
Чем большим размером заказа мы пытаемся восполнить потребность в
запасе в единичный период времени, тем реже мы делаем заказы, тем, следовательно, меньше затраты, связанные со стоимостью выдачи. Если общая потребность в единичный период времени составляет S единиц, а восполнение этой потребности ведется партиями по единиц, то отношение  определяет количество заказов в единичный период. Тогда общая стоимость размещения заказа составляет:
где,  - стоимость размещения заказа, денежные единицы измерения,
 - потребность в запасе в плановом периоде, денежные или натуральные единицы измерения;
- размер заказа, восполняющего запас, денежные или натуральные единицы измерения;
 - стоимость размещения одного заказа, денежные единицы.
Стоимость закупки партии, восполняющей запас, (стоимость заказа) при отсутствии оптовых скидок не воздействует на изменение размера ОРЗ (Оптимального Размера Заказа), так как является постоянной величиной. Ее величину можно рассчитать следующим образом:
где,  - стоимость закупки партии, восполняющей запас, или
стоимость заказ, денежные единицы измерения,
C - цена единицы запаса, денежные единицы/единица ТМЦ,
- потребность в запасе в плановом периоде, денежные или
натуральные единицы измерения
Общие затраты по созданию и поддержанию запасов, таким образом, могут быть рассчитаны путем суммирования вышеописанных выражений: 
или
где,  - общие затраты на создание и поддержание заказа, денежные единицы измерения,
- размер заказа, восполняющего запас, денежные или натуральные единицы измерения,
- затраты на хранение единицы запаса в плановом периоде времени, денежные единицы измерения/единица запаса.
S - потребность в запасе в плановом периоде, денежные или
натуральные единицы измерения,
- стоимость размещения одного заказа, денежные единицы,
 - цена единицы запаса, денежные единицы.
Функция общих затрат в рамках своего минимального значения ± 20% изменяется весьма незначительно. Вне этих пределов издержки резко снижаются или растут. Такая особенность позволяет определять оптимальное значение размера заказа приблизительно без потерь по затратам.
На приведенном ниже (Рис. 5.3.) видно, что рост значения общих издержек при снижении размера заказа относительно ОРЗ идет значительно более интенсивно, что при отклонениях размера заказа в большую сторону от оптимального размера заказа. Поэтому можно сказать, что иногда гораздо дороже заказывать слишком мало, чем заказывать слишком много относительно аргумента функции общих затрат.
Рис. 5.3. Формирование общих издержек на создание и
поддержание запасов.
Дифференциация функции общих затрат по размеру заказа (общая стоимость размещения заказа) Q приводит к получению знаменитой формулы Уилсона:
где,  - оптимальный размер заказа (ОРЗ), денежные или натуральные единицы измерения,
- затраты на хранение единицы запаса в плановом периоде времени, денежные единицы измерения/единица запаса,
- потребность в запасе в плановом периоде, денежные или натуральные единицы измерения,
- стоимость размещения одного заказа, денежные единицы,
- цена единицы запаса, денежные единицы
При достижении уровня гарантийного запаса ( ), складской логист формирует заказ на пополнение подходящих к концу товаров, необходимых для функционирования склада. Подсчет гарантийного запаса проведем при помощи формулы:
где,  - время поставки;
 - возможная задержка поставки;
 - ожидаемое дневное потребление товара;
 - ожидаемое потребление за время поставки.
- рассчитывается как, потребность в товаре за период - S/T
При формировании оптимального размера заказов – ОРЗ ( ), чаще всего работают с разными категориями, вследствии чего одной партией поставляются разные виды товаров. Для расчета ОРЗ товара каждого наименования воспользуемся модификацией формулы Уилсона:
 где,  - потребность в запасе i-го наименования в плановом периоде;
- стоимость размещения одного заказа;
 - вектор потребностей в запасе различных наименований в плановом периоде времени, включает в себя множество чисел, соответствующее количеству наименований товаров в поставке; например, вектор со значениями (3; 5; 9; 10) соответствует работе с четырьмя наименованиями товаров в одном заказе; при этом в плановом периоде должен быть обеспечен запас товаров первого наименования в объеме 3 единиц, второго - 5 единиц, третьего - 9 единиц и т. д.;
 - вектор затрат на хранение единицы запаса различных наименований в плановом периоде времени (денежные единицы измерения/единица запаса); включает в себя множество чисел, соответствующее количеству наименований товаров в поставке; например, вектор со значениями (20; 22; 30; 44) соответствует работе с четырьмя наименованиями товаров в одном заказе; при этом затраты на хранение на единицу запаса товара первого наименования составляют 20 единиц, второго - 22 единицы и т. д.;
 - произведение векторов, которое рассчитывается в данном случае как сумма произведений потребности в запасах на плановый период времени и затрат на хранение единицы запасов соответствующего наименования (в рассматриваемом примере: 3*20+5*22+9*30+10*44 = 880 единиц).
Некоторые поставщики дают скидку на большие оптовые закупки. Следовательно, чем больше объём заказа, тем ниже закупочные цены на приобретаемый товар. Каждой цене соответствует определённый диапазон объёма товаров. Для расчёта данного случая, можно применить следующую модификацию формулы Вильсона:
где, – затраты на хранение единицы товара в плановом периоде времени;
– потребность в запасе в плановом периоде;
– стоимость размещения одного заказа;
 – доля цены продукции, приходящейся на затраты по хранению;
– цена единицы запаса.
ABC- XYZ- анализы
Распределение товара на складе ( ) производится за счет методов классификации ресурсов склада. Одним из наиболее известных методов является АВС – анализ. АВС - анализ базируется на принципе Парето, который означает, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата.
Товары подразделяются на 3 категории:
Группа А включает ограниченное количество наиболее ценных видов позиций, которые требуют тщательного планирования, постоянного (возможно, даже ежедневного) учета и контроля. Товарные позиции этой группы - основные в работе компании. Они обеспечивают 80% объема продаж и занимают до 50% от оборота
Группа В составлена из того ассортимента, который в меньшей степени важен для компании, чем категории А, и требует обычного контроля, налаженного учета (возможно, ежемесячного). Они обеспечивают 15% объема продаж и занимают от 50% до 80% от оборота
Группа С включает широкий ассортимент оставшихся малоценных позиций, характеризующихся упрощенными методами планирования, учета и контроля. Они обеспечивают 5% объема продаж и занимают от 80% до 100% от оборота
Нередко АВС – анализ проводят в совокупности с XYZ – анализом, для определения стабильности продаж.
Коэффициент вариации позволяет сравнить между собой стабильность продаж нескольких товаров, имеющий разный объем продаж.
Коэффициент вариации рассчитывается по формуле:
где, ν - коэффициент вариации;
 - среднее квадратическое (стандартное) отклонение;
 - среднее значение.
Величина среднего квадратического отклонения позволяет оценить меру рассеивания значений вариантов относительно среднего арифметического. Чем меньше среднее квадратическое отклонение, тем ближе к среднему находится значение. Среднее квадратическое отклонение вариационного ряда рассчитывается по формуле:
где,  - значение i-го периода;
- среднее значение за n периодов;
 - количество периодов.
При проведении XYZ – анализа товары группируются по величине коэффициента вариации. В группу Х попадают товары с коэффициентом вариации меньше 10%. В группу Y – товары с коэффициентом вариации от 10% до 25%. И в группу Z – товары с коэффициентом вариации более 25%.
Таким образом, применение XYZ – анализа позволяет разделить весь ассортимент на группы в зависимости от стабильности продаж. По полученным результатам целесообразно провести работу по выявлению и устранению основных причин, влияющих на стабильность и прогнозируемость продаж.
При комплексном анализе состояния системы управления товарными ресурсами наиболее продуктивно является совмещение результатов АВС – и XYZ – анализов.
При совмещении результатов определяется девять групп товаров. Группы товаров представлены в таблице 5.1.
Таблица 5.1. Группы товаров при совмещении АВС – и XYZ – анализов
AX
|
AY
|
AZ
|
BX
|
BY
|
BZ
|
CX
|
CY
|
CZ
|
Товары групп А и В обеспечивают основной товарооборот компании, поэтому необходимо держать под контролем постоянное их наличие на складе. Товары групп A и B необходимо распределить по складу, таким образом, чтобы доступ к ним был наиболее быстрый и удобный, для более быстрой отгрузки товаров.
Товары группы АХ и ВХ отличает высокий товарооборот и стабильность. Необходимо обеспечить постоянное наличие данного товара, но для этого не требуется создавать избыточный страховой запас, так как расход товаров этой группы стабилен и хорошо прогнозируется.
Товары группы АY и ВY при высоком товарообороте имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, для обеспечения постоянного наличия товаров на складе - нужно увеличить страховой запас.
Товары группы AZ и BZ при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Попытка обеспечить гарантированное наличие по всем товарам данной группы только за счет избыточного страхового товарного запаса приведет к тому, что средний товарный запас компании значительно увеличиться. По товарам данной группы следует пересмотреть систему заказов. Часть товаров нужно перевести на систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, по части товаров необходимо обеспечить более частые поставки, выбрать поставщиков, расположенных близко к вашему складу (и снизить тем самым сумму страхового товарного запаса), повысить периодичность контроля.
Товары группы C составляют до 80% ассортимента компании. Применение XYZ - анализа позволяет сильно сократить время, которое менеджер тратит на управление и контроль над товарами данной группы.
По товарам группы СХ можно использовать систему заказов с постоянной периодичностью и снизить страховой товарный запас.
По товарам группы CY можно перейти на систему с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой запас, исходя из имеющихся у компании финансовых возможностей.
В группу товаров CZ попадают все новые товары, товары спонтанного спроса, поставляемые под заказ и т. п. Часть этих товаров можно безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно контролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные или труднореализуемые товарные запасы, от которых компания несет потери. Выводить из ассортимента необходимо остатки товаров, взятых под заказ или уже не выпускающихся, то есть товаров, обычно относящихся к категории стоков.
Итак, использование совмещенного АВС- и XYZ- анализа позволит:
повысить эффективность системы управления товарными ресурсами;
повысить долю высокоприбыльных товаров без нарушения принципов ассортиментной политики;
выявить ключевые товары и причины, влияющие на количество товаров хранящихся на складе;
выявить приоритеты для размещения товаров на складе;
перераспределить усилия персонала в зависимости от квалификации и имеющегося опыта.
По проведенным анализам определяется приоритет каждого товара, на основании которого присваивается «ячейка» на складе, в зависимости от продаваемости. Данный алгоритм позволяет минимизировать перемещения товара, связанные с пополнением ячеек комплектации и подбора товаров для формирования заказов.
Отчеты «Объем продаж за период» ( ), «Ведомость остатков» ( ) формируются по запросу пользователя на основе данных из БД о продажах, поступлениях и списаниях товаров со складов по конкретному товару, группе товаров, складу за выбранный период.
Процесс оптимизации хранения товаров на складах основан на использовании справочной информации. Поэтому одной из автоматизируемых задач системы выделена задача – ведение справочников системы ( ). Справочные системы хранят в себе данные о товарах, группах товаров, фасовках, складах, стеллажах, расположении стеллажей по складам. Их использование позволяет осуществить сокращение объема хранящихся сведений, обеспечиваемое в основном за счет исключения дублирования данных.
С учетом вышесказанного на (Рис.5.4.) представлена схема, описывающая комплекс задач разрабатываемой системы.
Рис.5.4. Схема информационной взаимосвязи задач системы
Виды документов
В логистике существуют два типа документов «Входные» и «Выходные» В процессе работы системы формируются оба типа документов, необходимые для выполнения поставленных задач. Их перечень приведен ниже в таблицах 5.2. и 5.3.
Таблица 5.2. Входные документы
Таблица 5.3. Входные документы
Описание процесса функционирования системы в автоматизированном режиме
Процесс функционирования автоматизированной системы выглядит следующим образом: на склад отправляется «приходная накладная» от поставщиков, извещающая о том когда поступает товар ( ); департамент сбыта отправляет «расходную накладную» ( ) в процессе пормирования заказа от клиента; в случае списаний со склада поступает акт на списание ( ); во время инвентаризации от инвентаризационной комиссии приходит «Инвентаризационная ведомость» ( ). Вышеперечисленные сведения из поступивших документов заносятся работником в БД, после чего системой осуществляется последующая проверка данных. В случае если корректность данных не подтверждается, производится корректировка введенных данных.
Последовательность обработки информации отображена на рисунке 5.5. представленном ниже.
Рис.5.5. Схема работы системы в автоматизированном режиме
Машинная обработка заключается в формировании бланка заказа товаров в форме отчетов: «Приходная ведомость», «Акт о недостаче», «Объем продаж», «Ведомость остатков». На основании этих расчетов производится учёт товаров на складе и задание на формирование заказа. Результаты машинной обработки заносятся в базу данных, а при необходимости отображаются.
Разработка информационно-программного обеспечения
Состав и структура таблиц БД системы
«Товар» - таблица 6.1., содержащая перечень товаров, хранящихся на складе, с указанием категории, производителя и цены.
«Наименования товаров» - таблица 6.2., содержащая наименования товаров, находящихся на складае.
«Группы товаров» - таблица 6.3., содержащая наименования категорий к которым относится тот или иной товар.
«Сотрудники» - таблица 6.4., сожержащая данные по каждому сотруднику: ФИО, дата рождения, занимаемая должность и дата начала работы.
«Должности» - таблица 6.5., содержащая список должностей сотрудников склада.
«Клиенты» - таблица 6.6., сожержащая информацию обо всех клиентах с которыми предприятие ведет дела.
«Продажи» - таблица 6.7., в которой пользователь, по расходной наклодной создает новый раздел, в котором указывает данные по товару отгруженному со склада.
«Поставки» - таблица 6.8., содержащая информацию по принятым от поставщиков товарам.
«Заказы» - таблица 6.9., содержащая полную информацию по всем заказам.
«Поставщики» - таблица 6.10., содержащая полную информацию обо всех поставщиках товаров сотрудничающих с компанией.
«Банки» - таблица 6.11., содержащая полную информацию о банках с которыми компания работает.
«Списания» - таблица 6.12., сожержащая полную информацию обо всех списаниях товаров со склада.
«Причины списания товаров» - таблица 6.13., содержащая перечень причин списания товаров со склада.
«Инвентаризация» - таблица 6.14., содержащая информацию о проведенных инвентаризациях.
Модель взаимосвязи таблиц БД системы
Рис. 6.1. Модель взаимосвязи таблиц БД системы
|
