Часть пятая исключена с 27 января 2011 года. - Постановление Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15.
5.7. Доставка корреспонденции Губернатору области, вице-губернатору области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области, министру области - руководителю аппарата Губернатора области и управляющему делами Правительства области осуществляется работниками соответствующих секретариатов, а также сотрудниками управления делами Правительства области, ответственными за ведение делопроизводства, которые получают документы под расписку в журнале или реестре.
(часть первая в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.10.2016 N 390)
Допускается вызов в отдел документооборота работников органов исполнительной власти области для вручения срочной корреспонденции.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
5.8. Документы, изготовленные на бланках областных министерств, комитетов, управлений, регистрируются, отправляются и контролируются в соответствующих органах исполнительной власти. Переписка между областными министерствами, комитетами, управлениями осуществляется самостоятельно.
5.9. Органы исполнительной власти области, пользующиеся маркировальной техникой отдела документооборота, отправляют свою корреспонденцию самостоятельно через почтовое отделение связи N 42.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
5.10. Телеграммы за подписью должностных лиц посылаются в случаях крайней необходимости передачи срочных сообщений, когда другие виды отправки не обеспечивают своевременного получения корреспонденции.
Элементы телеграммы оформляются в порядке и последовательности, установленной Правилами оказания услуг телеграфной связи.
Право подписи телеграмм категории "Правительственная", отправляемых за пределы Саратовской области, принадлежит Губернатору области, вице-губернатору области.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68)
Право подписи обычных телеграмм и телеграмм категории "Правительственная", отправляемых в пределах Саратовской области, принадлежит Губернатору области, вице-губернатору области, первому заместителю Председателя Правительства области, заместителям Председателя Правительства области, министру области - руководителю аппарата Губернатора области, управляющему делами Правительства области. Телеграммы без личной подписи указанных должностных лиц к отправке не принимаются.
(в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371, от 03.03.2014 N 68, от 27.10.2016 N 390)
При направлении телеграмм в несколько адресов к тексту за подписью исполнителя прикладывается реестр рассылки с указанием полных адресов, фамилии, имени и отчества получателя.
5.11. Для эффективного использования всего массива документов (входящих и исходящих) создаются поисковые системы. Они существуют как в традиционном, так и электронном виде.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество карточек, из которых можно составить следующие картотеки:
справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и т.д.);
контрольно-справочные (по срокам исполнения, по исполнителям и т.д.);
а также алфавитные, по обращениям граждан, тематические, кодификационные и другие, в зависимости от поставленных задач.
Помимо обязательной номенклатуры дел для удобства поиска можно разрабатывать классификационные справочники: классификатор вопросов деятельности органа исполнительной власти, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов, классификатор резолюций, классификатор исполнителей, классификатор результатов исполнения документов и т.д.
В целях учета документов в системе электронного документооборота органов исполнительной власти области используются обязательные сведения о документах:
адресант (автор);
адресат;
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
дата поступления документа;
регистрационный номер входящего документа;
сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
индекс дела по номенклатуре дел;
сведения о переадресации документа;
количество листов основного документа;
отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);
отметка о контроле;
гриф ограничения доступа;
сведения об электронной подписи;
проверка электронной подписи;
подразделение - ответственный исполнитель документа;
файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).
(часть четвертая в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 26.10.2016 N 386)
В системе электронного документооборота органов исполнительной власти области также могут использоваться дополнительные сведения о документах.
(часть пятая введена постановлением Губернатора Саратовской области от 06.08.2013 N 304)
Электронный поиск осуществляется по реквизитам: заголовку, виду документа, дате принятия, номеру, по ключевому слову, фразе или по любой комбинации реквизитов.
VI. Общие требования к составлению и оформлению документов
6.1. Нормативные, организационно-распорядительные, информационные и иные документы (постановления, распоряжения, поручения, приказы, протоколы, акты, письма и др.) (далее - документы), которые готовятся в органах исполнительной власти области и регламентируют административные и организационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности структурных подразделений органов исполнительной власти области, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с действующими государственными и национальными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов и настоящей Инструкцией.
6.2. При подготовке и оформлении служебных документов в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" могут использоваться следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб Саратовской области;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код органа исполнительной власти области или Правительства области, подготовившего документ;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации, подготовившей документ;
09 - справочные данные об организации, подготовившей документ;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
6.3. Требования к оформлению реквизитов документов (приложения N 3, 4):
6.3.1. Для изготовления документов Губернатора области и Правительства области используются номерные бланки с гербом Саратовской области. Структурные подразделения аппарата Губернатора, управления делами Правительства области, министерства и иные органы исполнительной власти области имеют собственные бланки. Проекты документов изготавливаются на обычных листах.
6.3.2. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным Конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" и на бланках органов исполнительной власти области и должностных лиц не допускается.
6.3.3. Предприятия, организации, учреждения, не являющиеся структурными подразделениями органов исполнительной власти области, изготавливают документы на бланках с эмблемой организации или товарным знаком.
6.3.4. Код подразделения органа исполнительной власти области, подготовившего документ, проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
6.3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, а также идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
6.3.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
6.3.7. Наименование организации, подготовившей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе (Основном Законе) Саратовской области или в Положении о соответствующем органе исполнительной власти области (о его структурном подразделении).
Сокращенное наименование организации приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного наименования данного подразделения) только в тех случаях, когда оно закреплено в Положении о данной организации.
Над наименованием структурного подразделения (управления, комитета) указывают наименование органа исполнительной власти области (за исключением структурных подразделений аппарата Губернатора области).
(часть третья в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 14.03.2017 N 54)
6.3.8. Справочные данные об организации - авторе документа включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес (WWW-сервер) в сети Интернет и др.). Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
6.3.9. Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах: постановлениях, распоряжениях, приказах, протоколах, справках, заключениях и т.д. и печатается прописными буквами.
6.3.10. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15 мая 2005 года следует оформлять 15.05.2005 (в конце точка не ставится).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 15 мая 2005 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.05.15 (приложение N 5).
6.3.11. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов, индексом тематического классификатора вопросов, содержащихся в документе (если в соответствующем подразделении такой классификатор утвержден) и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
6.3.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
6.3.13. Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование автора документа" и "Справочные данные об авторе документа". В таком случае указывают, как правило, город Саратов.
В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, находящемся вне границ города Саратова, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.
6.3.14. Гриф ограничения доступа к документу ("Конфиденциально" и др.) свидетельствует об особом характере информации, ограничивает круг пользователей. Определяется исполнителем, проставляется без кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняется данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации.
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.01.2011 N 15)
6.3.15. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата могут быть органы государственной власти (Российской Федерации, Саратовской области, иных субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане. Адресат, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, физическому лицу - после фамилии.
Реквизит "Адресат" располагается на уровне реквизита 08 "Наименование организации, подготовившей документ". Исключение составляет объемный реквизит "Адресат", который может быть расположен на одну строку выше.
(часть вторая введена постановлением Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371)
Допускается центрирование каждой строки реквизита "Адресат" по отношению к его самой длинной строке.
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим и основной адресат подчеркивается чертой. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.
Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный исполнителем, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.
Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ЗАО "Торговый мир"
Бухгалтерия
Главному бухгалтеру
Л.П.Николаевой
или
Генеральному директору
ОАО "Энергия"
А.А.Галкину
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям органов
исполнительной власти
Саратовской области
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес.
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:
Борисовой В.А.
ул. Московская, д. 45, кв. 4,
г. Саратов, 410000
6.3.16. Гриф утверждения - реквизит, придающий нормативный или правовой характер содержанию документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ОАО "Полюс К"
________________ В.С.Попов
(личная подпись)
7 августа 2005 года
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом министра финансов
Саратовской области
от 15.05.2005 N 12
Допускается в реквизите "Гриф утверждения" центрирование элементов относительно его самой длинной строки.
6.3.17. Резолюция является организующим началом рассматриваемого документа. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом на документе в верхней его части на свободном поле между реквизитами "Адресат" и "Текст" и содержит принятое им решение. При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе (специальном бланке формата А6), скрепляемом с документом.
Резолюция обязательно включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:
Н.Н.Жукову
Прошу подготовить проект распоряжения
Губернатора области по данному вопросу
к 24.08.2005
Личная подпись
20.08.2005
Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левом верхнем углу бланка резолюции указываются реквизиты (регистрационный номер и дата либо заголовок) документа, к которому относится данная резолюция.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является должностное лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Если документ направляется на исполнение в подведомственное подразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этого подразделения (управления, комитета, отдела, сектора).
На документах, не требующих указаний по исполнению, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
6.3.18. Заголовок составляется исполнителем документа.
Все документы, оформленные на бланках формата А4, должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях заголовок к тексту не составляется.
Заголовок к тексту должен кратко, в нескольких словах раскрывать содержание документа и предназначен для эффективного поиска, проведения регистрации документа без предварительного прочтения всего текста.
Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным, например: "О направлении договора", "Об изменении штатного расписания".
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании комиссии", распоряжение (о чем?) "О назначении Петрова Н.И.".
Заголовок, начиная с заглавной, печатается строчными буквами от границы левого поля. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста по 28 печатных знаков. Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границы правого поля.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 2 - 3 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм.
В заголовке допускаются сокращения слов и словосочетаний, соответствующие правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов. Рекомендуется избегать переносов слов. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.
6.3.19. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".
6.3.20. Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связного текста.
Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа.
Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения, недопустимость двоякого толкования. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с Федеральным законом "О государственном языке Российской Федерации", действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
При подготовке документов в электронном виде применяется текстовый редактор Word с использованием шрифта Times New Roman размером 14 через 1 интервал. Абзацный отступ в тексте документа начинается с красной строки и располагается на расстоянии 1,25 см от левого поля. Текст печатается с выравниванием по ширине.
(часть четвертая в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 07.12.2012 N 371)
При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего (нижнего) поля или в правом верхнем (нижнем) углу документа без знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется как самостоятельный документ.
Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.
В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Саратовской области и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления области, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях).
Инициалы располагаются перед фамилией в реквизитах "Адрес" (юридическому лицу), "Подпись". В протоколах при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.
Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, цифрами со скобкой, буквами, буквами со скобкой.
В положениях, программах, инструкциях и других подобных документах подразделы нумеруют в пределах раздела парой чисел, разделенных точкой, первая из которых - номер соответствующего раздела, вторая - номер подраздела. Перечисление внутри пунктов, подпунктов (например, действия однородного характера) не нумеруются.
В распорядительных документах (распоряжение, приказ и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.п.).
В документах, устанавливающих права и обязанности органов исполнительной власти области, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции", "в состав отдела входят", "комиссия установила", "министерство полагает").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного лица ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить");
от третьего лица единственного числа ("комитет не возражает", "Правительство Саратовской области направляет").
Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.
Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).
Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.
6.3.21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, печатается от левого поля через 2 интервала после основного текста и включает в себя указание количества листов и количества экземпляров, например:
Приложение: на 4 л. в 2-х экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение о комитете по управлению имуществом
Саратовской области на 12 л. в 1 экз.
2. Структура и штатная численность комитета по
управлению имуществом Саратовской области на 3 л.
в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Инструкция по пожарной безопасности в министерстве
транспорта области и приложения к ней, всего на 3 л.
в 1 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2-х экз. в первый адрес.
В приложении к постановлениям, распоряжениям Губернатора (Правительства) области, к распоряжениям и приказам руководителей органов исполнительной власти области на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименования вида документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение к распоряжению
Губернатора области от
14 июля 2005 г. N 458-р
Допускается слово ПРИЛОЖЕНИЕ печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки реквизита.
Приложения подписываются или визируются в порядке, определенном в пункте 6.3.24.
6.3.22. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа. Подпись, как правило, выделяется жирным шрифтом или курсивом.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. Наименование должности печатается от левого поля. Допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки.
Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.
Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.
Подписывается только экземпляр документа, отсылаемый адресату, а экземпляр документа, который остается в деле отправителя, визируется исполнителем.
При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, или совместного документа, издаваемого от имени двух или нескольких органов (организаций), подписываются все экземпляры документа.
При массовой рассылке копий документа подписывается только экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в реквизите "Подпись" не указывается, а если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель комитета Личная подпись В.А.Казаков
Заместитель председателя комитета Личная подпись Е.И.Кравцова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Министр культуры Министр транспорта
Саратовской области Саратовской области
Личная подпись Личная подпись
А.В.Сидоров В.М.Петров
В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Б.Д.Никольский
Заместитель
председателя комиссии Личная подпись Т.Н.Кожевникова
Секретарь комиссии Личная подпись И.Е.Миронова
Члены комиссии Личная подпись А.И.Алексеев
Личная подпись Б.Б.Бочкарев
Личная подпись В.В.Комарова
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.
При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог "За" или косую черту.
В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.
6.3.23. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию.
Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проекта документа) проводится до подписания (утверждения) проекта.
Цель согласования - подготовить качественный документ, соответствующий действующему законодательству, имеющий организационное, финансовое и материально-техническое обеспечение.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Обязательному согласованию подлежат проекты законов Саратовской области, вносимых Губернатором и Правительством области, проекты постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства области, распоряжений и приказов руководителей органов исполнительной власти области, договоров и соглашений, заключаемых от имени Правительства области или органов исполнительной власти области.
В отношении подготовки и согласования проектов договоров и соглашений, заключаемых от имени Правительства области, применяется порядок подготовки и согласования проектов постановлений и распоряжений Губернатора области и Правительства области.
(часть шестая введена постановлением Губернатора Саратовской области от 26.08.2009 N 90; в ред. постановлений Губернатора Саратовской области от 03.06.2011 N 88, от 26.10.2016 N 386)
Проект документа должен быть согласован с подведомственными структурными подразделениями (должностными лицами) организации - автора документа, а также с другими органами исполнительной власти области или организациями по вопросам, входящим в компетенцию или затрагивающим интересы соответствующих подразделений, организаций.
Согласование проекта документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, визы, которая включает наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Председателя
Правительства области
Личная подпись
И.И.Иванов
26.08.2003
Для согласования проектов документов может оформляться лист согласования. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
6.3.24. Виза включает должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны проекта (копии) отправляемого документа.
В необходимых случаях осуществляется полистное визирование документа и его приложения.
6.3.25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Документы заверяются печатью организации.
6.3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно:" должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Подпись
Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись О.В.Волкова
26.07.2002
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Органы исполнительной власти области и их структурные подразделения, как правило, могут выдавать копии только издаваемых ими документов.
6.3.27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер телефона, по которому с ним можно связаться.
Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
6.3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер исходящего документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело N..." (указывается номер дела, в котором будет храниться документ).
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
6.3.29. Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
6.3.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла, дату и другие необходимые поисковые данные.
6.4. Бланки документов.
6.4.1. Документы оформляются на бланках установленного образца формата А4.
6.4.2. Устанавливаются следующие виды бланков:
бланк постановления Губернатора Саратовской области;
бланк распоряжения Губернатора Саратовской области;
бланк поручения Губернатора Саратовской области;
(абзац введен постановлением Губернатора Саратовской области от 14.03.2017 N 54)
бланк постановления Правительства Саратовской области;
бланк распоряжения Правительства Саратовской области;
бланк письма Губернатора Саратовской области;
бланк письма Правительства Саратовской области;
бланк письма вице-губернатора области;
бланк письма первого заместителя Председателя Правительства Саратовской области;
бланк письма заместителя Председателя Правительства Саратовской области;
бланк письма секретариатов Губернатора области, вице-губернатора области, первого заместителя Председателя Правительства области, заместителей Председателя Правительства области;
(в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 14.03.2017 N 54)
бланк письма органа исполнительной власти Саратовской области;
бланк письма самостоятельного структурного подразделения органа исполнительной власти Саратовской области;
бланк постановления органа исполнительной власти Саратовской области;
бланк распоряжения органа исполнительной власти Саратовской области;
бланк приказа органа исполнительной власти Саратовской области;
бланк резолюции (формат А6).
(часть первая в ред. постановления Губернатора Саратовской области от 27.10.2016 N 390)
|
