Документ предоставлен КонсультантПлюс
ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 января 2014 г. N 32
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ
ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
И ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ
РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" и в целях упорядочения работы с документами в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия Правительство Республики Хакасия постановляет:
1. Утвердить Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия (приложение 1).
2. Утвердить Примерную инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия (приложение 2).
3. Признать утратившими силу постановления Правительства Республики Хакасия:
от 13.11.2003 N 304 "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти";
от 06.03.2012 N 131 "О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству в республиканских органах исполнительной власти, утвержденную постановлением Правительства Республики Хакасия от 13.11.2003 N 304".
Исполняющий обязанности Главы
Республики Хакасия - Председателя
Правительства Республики Хакасия
Ю.ЛАПШИН
Приложение 1
Утверждены
постановлением
Правительства Республики Хакасия
от 30.01.2014 N 32
ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ
1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.
1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
1.3. Правительством Республики Хакасия на основе настоящих Правил утверждается Примерная инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия.
Исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия на основе Примерной инструкции по делопроизводству с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывают инструкции по делопроизводству, утверждаемые руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
2. Основные понятия
2.1. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, с указанием сроков их хранения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия;
служба делопроизводства - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
2.2. Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
3. Создание документов в исполнительных
органах государственной власти Республики Хакасия
3.1. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.2. Бланки исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия используются электронные шаблоны бланков документов.
3.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
3.4. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия утверждаются руководителем этого исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
3.5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, являются:
1) Государственный герб Республики Хакасия;
2) наименование исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия на русском и хакасском языках;
3) должность лица - автора документа;
4) подпись должностного лица;
5) вид документа;
6) место составления (издания) документа;
7) справочные данные об исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия;
8) адресат;
9) дата документа;
10) регистрационный номер документа;
11) наименование либо аннотация документа;
12) текст документа;
13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
14) отметка о наличии приложений;
15) гриф согласования;
16) гриф утверждения;
17) виза;
18) оттиск печати;
19) отметка о заверении копии;
20) отметка об исполнителе;
21) указания по исполнению документа;
22) отметка о контроле документа;
23) отметка об исполнении документа;
24) отметка о конфиденциальности;
25) отметка о поступлении документа.
3.6. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
3.7. Согласование документа в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия оформляется визой уполномоченного должностного лица исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Согласование документа, созданного в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия и организациями, оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
4. Требования к организации документооборота
в исполнительном органе государственной власти
Республики Хакасия
4.1. В документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия выделяются следующие документопотоки:
1) поступающая документация (входящая);
2) отправляемая документация (исходящая);
3) внутренняя документация.
4.2. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
4.3. Документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
4.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
4.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
4.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия в соответствии с порядком по работе с обращениями граждан, утвержденным руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
4.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия иным должностным лицам исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
4.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
4.9. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
4.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
4.12. Передача документов между структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия осуществляется через службу делопроизводства.
4.13. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия в установленном им порядке.
4.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия используются обязательные сведения о документах согласно приложению к настоящим Правилам. В системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия могут использоваться дополнительные сведения о документах.
5. Документальный фонд исполнительного органа
государственной власти Республики Хакасия
5.1. Исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.
5.2. Формирование документального фонда исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
5.3. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
б) утверждается руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия не позднее конца текущего года после ее согласования с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела, и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в пять лет согласовывается с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела;
г) в случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия подлежит согласованию с исполнительным органом государственной власти Республики Хакасия, уполномоченным в области архивного дела.
5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия являются наименования структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.6. Дела со дня их формирования до передачи в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
5.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
5.9. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия не ранее чем через один год и не позднее чем через три года с момента их завершения и хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу от структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
5.10. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
5.11. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия определяется действующим законодательством.
6. Особенности работы с электронными документами
исполнительного органа государственной власти
Республики Хакасия
6.1. В исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия создаются и используются:
электронные документы, подготовленные в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Хакасия.
6.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью должностных лиц исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия - автором документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
6.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
6.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия на основе рекомендаций федерального органа исполнительной власти в области архивного дела и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
6.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия. Система электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
6.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
6.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
6.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
6.9. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия и (или) поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
6.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
6.11. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
6.12. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
6.13. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.
Приложение
к Правилам делопроизводства
в исполнительных органах
государственной власти
Республики Хакасия
ПЕРЕЧЕНЬ
обязательных сведений о документах, используемых
в целях учета и поиска документов в системах
электронного документооборота исполнительных органов
государственной власти Республики Хакасия
1. Адресант.
2. Адресат.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4. Вид документа.
5. Дата документа.
6. Номер документа.
7. Дата поступления документа.
8. Входящий номер документа.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
10. Наименование либо аннотация документа.
11. Индекс дела.
12. Сведения о переадресации документа.
13. Количество листов основного документа.
14. Количество приложений.
15. Общее количество листов приложений.
16. Указания по исполнению документа.
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.
18. Отметка о конфиденциальности.
Приложение 2
Утверждена
постановлением
Правительства Республики Хакасия
от 30.01.2014 N 32
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
|
