Министерство культуры, по делам национальностей, информационной политики
и архивного дела Чувашской Республики
Республиканское государственное учреждение
«Государственный архив современной истории Чувашской Республики»
Примерная номенклатура дел
для сельскохозяйственных предприятий Чувашской Республики
(государственных, муниципальных унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов, акционерных обществ)
Чебоксары 2009
Министерство культуры, по делам национальностей,
информационной политики и архивного дела Чувашской Республики
РГУ «Госархив современной истории Чувашской Республики»
Примерная номенклатура дел
для сельскохозяйственных предприятий Чувашской Республики
(государственных, муниципальных унитарных предприятий,
сельскохозяйственных кооперативов, акционерных обществ)
Примерная номенклатура дел для сельскохозяйственных предприятий Чувашской Республики (государственных, муниципальных унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов, акционерных обществ) разработана в помощь работникам сельскохозяйственных предприятий, ответственным за делопроизводство и архивы, а также специалистам муниципальных архивов, курирующим вопросы организации работы с документами в сельхозпредприятиях– источниках комплектования муниципальных архивов.
Примерная номенклатура дел является методическим пособием и носит рекомендательный характер.
Примерная номенклатура дел включает в себя примерный состав документов, который может откладываться в делопроизводстве сельскохозяйственных предприятий.
Примерной номенклатурой дел могут пользоваться все сельскохозяйственные предприятия Чувашской Республики независимо от организационно-правовой формы, как являющиеся источниками комплектования муниципальных архивов, так и не являющиеся источниками комплектования. Особенности составления номенклатуры дел акционерных обществ оговорены в Методических указаниях по применению Примерной номенклатуры дел.
Составители:
Е.А. Васильева – главный специалист отдела документационного обеспечения управления и методической работы,
Т.И. Горланова – начальник отдела документационного обеспечения управления и методической работы.
Методические указания по применению
Примерной номенклатуры дел для сельскохозяйственных
предприятий Чувашской Республики (государственных, муниципальных унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов, акционерных обществ)
Чувашской республиканской службой формирования Архивного фонда, ведомственных архивов и делопроизводства Государственного комитета Чувашской Республики по делам архивов была разработана Примерная номенклатура дел для сельскохозяйственного производственного кооператива, согласованная экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Госкомархива Чувашии (протокол от 15.08.2001 № 12).
С 2001 по 2008 гг. произошли значительные изменения в организационно-правовых формах сельскохозяйственных предприятий, уменьшился состав документов, образующихся в результате их деятельности. В связи с произошедшими преобразованиями возникла необходимость внесения изменений в Примерную номенклатуру дел для сельскохозяйственного производственного кооператива (СХПК) в редакции 2001 г.
С учетом происшедших изменений, преобразований, на основе изучения состава и содержания документов СХПК «Броневик» Вурнарского района, СХПК «Красный маяк» Комсомольского района и сельскохозяйственных предприятий Моргаушского района Чувашской Республики была разработана Примерная номенклатура дел для сельскохозяйственных предприятий республики Чувашской Республики (государственных, муниципальных унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов, акционерных обществ) (далее – Примерная номенклатура дел сельхозпредприятий).
Примерная номенклатура дел сельхозпредприятий составлена в целях оказания методической и практической помощи в правильной постановке делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов сельхозпредприятий республики
Примерная номенклатура дел сельхозпредприятий представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве сельхозпредприятий, имеющих однородные функции и однотипный состав документов. Примерная номенклатура дел сельхозпредприятий является методическим пособием и предназначена для того, чтобы облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных сельхозпредприятий разных форм собственности, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру, организовать хранение и учет документов и дел. Примерная номенклатура дел сельхозпредприятий носит рекомендательный характер.
В Примерной номенклатуре дел сельхозпредприятий установлены наиболее эффективная схема систематизации дел, информативность заголовков дел, порядок их расположения (с учетом информационной значимости документов и степени важности их видов) и сроки хранения документов в соответствии с действующим Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.2000), что помогает обеспечить полноту сохраняемых информационных ресурсов. Примерная номенклатура дел сельхозпредприятий построена по функциональной схеме. Предлагаемая в Примерной номенклатуре дел сельхозпредприятий схема систематизации дел отражает структуру конкретной номенклатуры дел сельхозпредприятий Чувашской Республики в форме государственных, унитарных предприятий, сельскохозяйственных кооперативов.
При разработке номенклатуры дел конкретного сельхозпредприятия на основе примерной, следует учитывать практику ведения делопроизводства, сложившуюся в каждом конкретно взятом сельхозпредприятии, и требования нормативных документов к номенклатурам дел (правил, инструкций), структуру и основные направления деятельности.
Конкретная номенклатура дел составляется по функциональному принципу, если сельхозпредприятие представляет собой бесструктурную организацию, и в соответствии с утвержденным штатным расписанием, или по структурному принципу, если структура сельхозпредприятия утверждена.
При составлении конкретных номенклатур дел сельхозпредприятий в форме акционерных обществ (ЗАО, ОАО, ТОО) первым разделом в номенклатуру дел должны быть включены документы органов управления обществом (собрания акционеров, совета директоров, ревизионной комиссии и др.).
Схема построения номенклатуры дел может быть представлена в следующем виде:
I. Органы управления акционерным обществом
Собрание акционеров
СА-01 Протоколы собрания акционеров и документы к ним
СА-02 Устав акционерного общества и свидетельства о государственной регистрации
СА-03 Протоколы заседаний ревизионной комиссии и документы к ним
СА-04
Совет директоров
СД-01 Протоколы заседаний совета директоров и документы к ним
СД-02 Положения об оплате труда, премировании и др.
СД-03
II. Исполнительный аппарат акционерного общества (структурные подразделения)
Специалисту, ответственному за архив, необходимо особое внимание обратить на то, что в раздел I номенклатуры дел сельхозпредприятия нужно включить все дела, создаваемы в процессе деятельности органов управления акционерного общества, в том числе все журналы и книги учета, регистрации.
Раздел II номенклатуры дел сельхозпредприятия – акционерного общества составляется с учетом структуры и Примерной номенклатуры дел для сельхозпредприятий. Сроки хранения дел органов управления акционерного общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).
В конкретную номенклатуру дел включаются все дела, образующиеся в деятельности сельхозпредприятия. Дела располагаются по степени информационной значимости документов, важности видов и по взаимосвязи. Заголовки дел переносятся в конкретную номенклатуру с необходимыми уточнениями, т.к. в примерной номенклатуре некоторые заголовки приведены в обобщенном виде. При этом не следует механически переносить из примерной номенклатуры те дела, которые на данном сельхозпредприятии не образуются. Кроме того, состав документов, образующихся в делопроизводстве сельхозпредприятия, может со временем меняться.
В конкретной номенклатуре заголовки дел уточняются. Одному заголовку дела примерной номенклатуры сельхозпредприятия могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры.
В графе 1 номенклатуры дел сельхозпредприятия проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из двух частей: первая - цифровое обозначение, соответствующее направлениям деятельности сельхозпредприятия или названию должностей специалистов, или структурного подразделения; вторая – порядковый номер заголовка дела в пределах соответствующего раздела номенклатуры дел.
Графа 2 "Заголовок дела, тома" включает заголовки дел. При составлении конкретных заголовков дел возможны уточнения заголовков, предложенных в примерной номенклатуре дел сельхозпредприятий, их конкретизация, например, в переписке – уточнение адресатов и т.п. Допускается объединение в одно дело двух или нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из примерной номенклатуры дел сельхозпредприятий. Объединение дел с различными сроками хранения запрещается.
Обязательным требованием является раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения.
Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании года и служит целям учета завершенных в делопроизводстве дел до их описания.
В графе 4 номенклатуры дел сельхозпредприятия указываются сроки хранения дел и номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее – Перечень). При затруднениях в определении сроков хранения некоторых дел, отсутствующих в Перечне, определение сроков хранения документов возлагается на постоянно действующую экспертную комиссию (далее - ЭК) сельхозпредприятия и рекомендуется обратиться в соответствующие муниципальные архивные учреждения. Решение об определении сроков хранения в таком случае принимает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) Министерства культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики (далее – ЭПК Минкультуры Чувашии).
Сроки хранения дел в Примерной номенклатуре дел сельхозпредприятий определены в соответствии с Перечнем. Сельхозпредприятия, не являющиеся источниками комплектования муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения в соответствии с действующими нормативными требованиями по архивному делу до ликвидации организации.
Указанные в Примерной номенклатуре дел сельхозпредприятий сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменения. Отметка "ЭПК" добавляется к сроку хранения дела и также переносится в номенклатуру дел. Эта отметка означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела. Отметка «ДМН» (до минования надобности) означает, что документы в муниципальные архивы не передаются, и могут быть уничтожены только на основании решения ЭК сельхозпредприятия. Акт об уничтожении подобных дел согласуется ЭПК Минкультуры Чувашии. В случае включения сельхозпредприятия в состав источников комплектования муниципального архива по согласованию с ЭПК Минкультуры Чувашии на основании Перечня сроки хранения некоторых дел могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел документов, не предусмотренных в Примерной номенклатуре дел сельхозпредприятий, их сроки хранения определяются в соответствии с действующим перечнем типовых управленческих документов, либо путем оценки специалистами и экспертной комиссией сельхозпредприятия, исходя из исторической и практической ценности. Сроки хранения таких дел согласовываются с ЭПК Минкультуры Чувашии.
В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения, выявлении особо ценных документов, электронном виде документов и др.
Номенклатура дел конкретного сельхозпредприятия является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.
Номенклатура дел сельхозпредприятия составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за делопроизводство и архив. Номенклатура дел уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом руководителя сельхозпредприятия. Необходимым условием при этом является сохранение прежних индексов дел для всех дел, повторяющихся из года в год. Утвержденная руководителем сельхозпредприятия номенклатура дел обязательна для использования в делопроизводстве и является основным нормативным документом при проведении отбора документов для дальнейшего их хранения.
Форма конкретной номенклатуры дел определена Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002). Конкретная номенклатура дел сельхозпредприятия оформляется на общем бланке в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003 и должна соответствовать форме Примерной номенклатуры дел сельхозпредприятий.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел сельхозпредприятия заполняется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.
Данной Примерной номенклатурой дел сельхозпредприятий могут пользоваться как предприятия-сельхозтоваропроизводители, так и предприятия, перерабатывающие сельхозпродукцию, независимо от организационно-правовой формы.
|
УТВЕЖДЕНА
|
|
приказом Минкультуры Чувашии
от _______________№ -_____
|
|
