II. Управление проектами
Стандартными компонентами управления проектами являются следующие:
Начало Проекта
Сбор информации по Проекту
Определение целей Проекта
Исследование Проекта
Как исследовать Проект
Определение приоритетов Проекта
Использование различных методов
Работа с руководством компании по продвижению Проекта
Презентация Проекта руководству компании
Определение ролей руководства
Возможность запуска Проекта
Создание группы управления Проектом
Бюджет Проекта
Основы бюджетирования
Составление сметы
Бюджет на стадии завершения
Нулевой бюджет
Определение затрат Проекта
Мониторинг затрат Проекта
Детализация работ
Детализация работ
Координация компонентов детализации
Создание детального плана работ
Назначение реальных сроков выполнения работ
Получение разрешений на выполнение работ
Возможные пути взаимодействия
Подбор команды
Оценка внутренних возможностей
Создание команды
Проведение интервью с кандидатами
Управление командой
Использование внешних ресурсов
Создание плана Проекта
Расписание Проекта
Создание сетевой диаграммы Проекта
Ограничения проектов
Построение сетевой диаграммы
Резерв управления
Анализ сетевой диаграммы Проекта
Завершенный план
Выполнение плана Проекта
Обзор должностей и назначений команды Проекта
Фокусировка на работе
Проведение собраний
Мониторинг исполнения Проекта
Мониторинг финансовых обязательств
Внесение изменений в Проект
Определение требований для внесения изменений
Установка контроля за изменениями в Проекте
Исполнение принятых изменений
Организация собрания по решению проблем
Простои Проекта
Гарантии качества
Что такое качество
Качество поставщика
Качество процессов
Качество управления процессами
Создание стратегий качества
Гарантия качества каждой фазы Проекта
Управление командой
Руководство командой
Назначение ролей в команде
Механизмы управления командой
Совещания
Поддержка авторитета в команде
Работа до самого конца
Как убеждать сотрудников
Завершение проекта
Выполнение заключительных задач Проекта
Выполнение пост-проектных задач
Получение заключительных подписей
Пост-проектный аудит
Создание заключительного отчета
Объявление успешного завершения Проекта
Объявление неудачного завершения Проекта
III. Внедрение типовых проектов
Некоторые лекарства опаснее самих болезней
Сенека
Всегда найдутся эскимосы, которые вырабатывают для
жителей Конго указания, как вести себя при самой страшной жаре.
Ст.Ежи Лец
Итак, мы разделяем проектирование, как создание новых систем, управление проектами и внедрение типовых проектов (адаптируемых систем) автоматизации, наиболее распространенными из которых являются ERP – системы.
В соответствии со Словарем APICS (American Production and Inventory Control Society), термин «ERP-система» (Enterprise Resource Planning - Управление ресурсами предприятия) может употребляться в двух значениях. Во-первых, это - информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов. Во-вторых (в более общем контексте), это - методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибьюции и оказания услуг. (по материалам статьи Кристофера Коча, обозреватель журнала CIO: erp.lanit.ru ).
Аббревиатура ERP используется для обозначения комплексных систем управления предприятием (Enterprise-Resource Planning - планирование ресурсов предприятия). Ключевой термин ERP является Enterprise – Предприятие, и только потом – планирование ресурсов. Истинное предназначение ERP - в интеграции всех отделов и функций компании в единую компьютерную систему, которая сможет обслужить все специфичные нужды отдельных подразделений.
Самое трудное – построить единую систему, которая обслужит все запросы сотрудников финансового отдела, и, в то же время, угодит и отделу кадров, и складу, и другим подразделениям. Каждый из этих отделов обычно имеет собственную компьютерную систему, оптимизированную под свои особенности работы. ERP комбинирует их все в рамках одной интегрированной программы, которая работает с единой базой данных, так, что все департаменты могут легче обмениваться информацией и общаться друг с другом. Такой интегрированный подход обещает обернуться очень большой отдачей, если компании смогут корректно установить систему.
ERP заменяет старые разрозненные компьютерные системы по финансам, управлению персоналом, контролю над производством, логистике, складу одной унифицированной системой, состоящей из программных модулей, которые повторяют функциональность старых систем. Программы, обслуживающие финансы, производство или склад теперь связаны вместе, и из одного отдела можно заглянуть в информацию другого. ERP-системы большинства поставщиков достаточно гибки и легко настраиваемы, их можно устанавливать модулями, не приобретая сразу весь пакет. Например, многие компании приобретают сначала только финансовые или HR модули, оставляя на будущее автоматизацию других функций.
ERP-система автоматизирует процедуры, образующие бизнес-процессы. Например, выполнение заказа клиента: принятие заказа, его размещение, отгрузка со склада, доставка, выставление счёта, получение оплаты. ERP-система «подхватывает» заказ клиента и служит своего рода дорожной картой, по которой автоматизируются различные шаги на пути исполнения заказа. Когда представитель фронтофиса вводит заказ клиента в ERP-систему, у него есть доступ ко всей информации, необходимой для того, чтобы запустить заказ на выполнение. Например, он тут же получает доступ к кредитному рейтингу клиента и истории его заказов из финансового модуля, узнает о наличии товара из складского модуля и о графике отгрузки товаров из модуля логистики.
Сотрудники, работающие в разных подразделениях, видят одну информацию и могут обновлять её в своей части. Когда один департамент заканчивает работу над заказом, заказ автоматически переадресовывается в другой департамент внутри самой системы. Чтобы узнать, где находился заказ в любой момент времени, необходимо только войти в систему и отследить прохождение заказа. Поскольку весь процесс теперь прозрачен, то заказы клиентов выполняются быстрее и с меньшим числом ошибок, чем раньше. То же самое происходит с другими важными процессами, например, созданием финансовых отчетов, начислением зарплаты и т.д.
Такова роль ERP-системы в идеале. Реальность несколько жестче. К примеру, работа с документами на основе папок для бумаг. Этот процесс может быть и не эффективен, но зато он прост и привычен. Бухгалтерия делает свою работу, склад – свою, и если что-нибудь за стенами отдела не так, это - чужая проблема. C приходом ERP всё меняется: продавец больше не является машинисткой, всего лишь набирающей имя клиента и нажимающей клавишу “Enter”. Экран ERP-системы превращает его в бизнесмена. Продавец переходит от кредитной истории клиента к ситуации на складе. Заплатит ли клиент вовремя? Сможем ли мы вовремя отгрузить? Таких решений продавцы никогда раньше не принимали, а от этих решений зависят клиенты, и зависят другие подразделения компании. И не одним только продавцам приходится проснуться – народ на складе, который раньше держал весь список товаров в голове или на клочках бумаги, теперь должен вводить его в компьютер. Если они не будут делать это регулярно и быстро, продавец скажет клиенту, что товара нет на складе, клиент отправится к другому поставщику, и компания потеряет деньги.
Ответственность, отчетность и коммуникации никогда раньше не проверялись так жестко. Люди не любят перемены, а ERP требует изменения их стиля работы. Вот почему так трудно оценить эффект от ERP. Ценно не столько программное обеспечение, сколько перемены, которые компании должны провести в способах ведения бизнеса. Если вы просто устанавливаете новое программное обеспечение, не изменяя принципов работы, вы можете не увидеть никакого эффекта вообще. Наоборот, новое программное обеспечение затормозит вас – вы замените старую программу, которую все знают, новой, неизвестной никому.
ERP является результатом сорокалетней эволюции управленческих и информационных технологий.
|
