Результаты контрольных замеров топлива оформляются актом.
Что есть акт? Подписанный несколькими участниками (членами комиссии) информационный документ об обстоятельствах и времени события.
Замерные люки емкостей должны плотно закрываться и запираться на замки.
Для оперативного учета количества топлива, выдаваемого со склада в машинный зал, применяется объемновесовой способ или устанавливается жидкостный счетчик (расходомер). После счетчика топливопровод должен иметь гильзу для замера температуры и кран для отбора пробы топлива.
Учет расхода топлива отдельными агрегатами может осуществляться установкой перед каждым двигателем расходомера (счетчика). В этом случае должен быть обводной трубопровод (байпас) с соответствующим набором кранов для переключения.
Все топливо должно учитываться по маркам.
Оперативный учет расхода топлива на производство за смену или сутки оформляется ведомостью.
Начальник смены или лицо, его заменяющее, кроме оформления получения топлива со склада должен принять и сдать одновременно с приемом и сдачей смены топливо в расходных баках, а также отметить в журнале расход топлива каждым агрегатом за смену.
Окончательным документом о движении топлива за месяц является акт, утвержденный начальником электростанции. Сведения о движении топлива за смену, сутки, пятидневку или другой период являются оперативным.
Следует утвердить нормы списания ГСМ и дизельного топлива приказом руководителя и внести соответствующую запись в учетную политику учреждения. Основанием для издания такого приказа и подтверждением экономической обоснованности применения данных норм могут служить техническая документация завода изготовителя, результаты испытаний, контрольных замеров, проведенных комиссией (Письмо Минфина России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223).
Документальное фиксирование номинального расхода топлива
Итак, учет расхода топлива дизельной электростанцией. Порядок документооборота устанавливает сама компания. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Первое, что нужно сделать, это определиться с нормами расхода. Нормирование расхода топлива – это установление его допустимой величины в определенных условиях эксплуатации для конкретной модели (модификации) механического транспортного средства. Нормы расхода дизельного топлива рассчитываются путем применения базовой нормы (базового расхода) и соответствующих установленных величин повышений (снижений), а также величин дополнительного расхода топлива.
Большинство министерств и ведомств имеют утверждённые локальными нормативными актами нормы расхода. Если они у Вас есть – Вам повезло. В любом случае нужно убедиться в их наличии или отсутствии.
Если документ такой есть, составляем приказ по предприятию:
OOO «____________________________»
ПРИКАЗ № ____
__._________.20__г. г.__________
Об установлении норм расхода топлива и других горюче-смазочных материалов на (наименование изделий)
_________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
На основании норм расхода, установленных … (приказом и т.п.).
Установить норму расхода дизельного топлива на:
- Изделие … _______ 00 литров в час
- Изделие …. _______ 00 литров в час
В холодное время года с 1 ноября по 15 апреля увеличить установленные нормы на 12%
Другие горюче-смазочные материалы, используемые при техническом обслуживании (масла, смазки, охлаждающая жидкость и т.д.) нормировать в соответствии с периодичностью технического обслуживания, указанного в … (нормативный документ).
Списание расхода дизельного топлива производить один раз в месяц актом списания, ответственным назначить ….. (должность ФИО).
Генеральный директор ООО «_____________» ________________
Главный бухгалтер ООО «__________» _____________________
|
Если утверждённых норм расхода нет – смотрим техническую документацию на изделия. Отечественные изделия комплектуются паспортами (формулярами), которые заверяются предприятием – изготовителем (ЕСКД – к этому приучило советское прошлое, что очень удобно) и содержат нормы расхода изделий. При отсутствии ведомственных нормативов, указываем эти в приказе (не забыв сделать ссылку).
Если техника импортная, то там есть только инструкция (manual). Она не заверена и, часто, документ «ни о чём». В этом случае нужно официальным письмом, на бланке предприятия запросить изготовителя о величине норм расхода (ответе может и не быть, но запрос сделать надо).
Если на Ваш запрос пришел ответ с указанием норм расхода – используйте информацию для составления приказа, если нет, придется «изготовить норматив».
Как разработать собственные нормы
Чтобы разработать нормы расхода топлива, можно обратиться в специальные ведомства, например в Государственный научно-исследовательский институт автомобильного транспорта.
Самый простой способ разработать нормы для автомашин конкретного учреждения — произвести контрольный замер. При этом, как правило, учитывают как специфику работы, так и климатические условия, в которых находится данное учреждение.
Для этого в учреждении создают комиссию, которая фиксирует расход топлива каждой машины по их основным маршрутам. А затем в зависимости от показателей контрольных замеров рассчитывается средний расход топлива для каждого вида транспортного средства на 100 км пути. При этом необходимо предусмотреть возможность увеличения норм для отдельных случаев — например, поездки по городу в час пик или из-за изношенности автомобиля. Такие замеры можно производить с сезонной периодичностью: отдельно для зимнего и летнего расхода топлива.
Не забудьте обосновать лимиты документально
Документ, где зарегистрируют показатели по ГСМ по результатам контрольных замеров, будет подтверждать экономическую обоснованность их расхода.
Помните, расчет норм топлива должен быть подтвержден подписью каждого члена комиссии, созданной учреждением. На основании такого расчета руководитель утверждает нормы расхода топлива для учреждения.
Кроме того, установленные нормы должны быть закреплены в учетной политике учреждения.
Таким образом, основные требования по признанию расходов в налоговом учете (экономическая обоснованность и документальное подтверждение) будут выполнены. Поэтому расходы, произведенные по нормам, разработанным учреждением самостоятельно, можно признать в налоговом учете.
Делается контрольный замер расхода топлива. Полученные результаты оформляются актом, который потом и ляжет в основу приказа о нормах расхода.
«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «____________________»
« ___» _____________ 201__ г.
АКТ
Контрольного замера нормы расхода топлива
«___»_________201__г
Комиссия в составе
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________
составила настоящий акт в том, что был произведен контрольный замер расхода топлива при работе установки …. (наименование, год выпуска и серийный номер изделия.
Питание топлива производилось из мерного бачка №____________.
На начало контрольного замера в баке было __________________.
На конец контрольного замера в баке осталось _______________.
Показание счетчика спидометра в начале замера ______________.
Показание счетчика спидометра в конце замера _______________.
Расход топлива ____________________ л.
В результате контрольного замера выявилось:
расход топлива ________________ литров в час.
Комиссия
____________________________________/________________________/
(должность, подпись, Ф.И.О)
____________________________________/________________________/
(должность, подпись, Ф.И.О)
____________________________________/________________________/
(должность, подпись, Ф.И.О)
|
Величина повышения (снижения) норм расхода и нормы списания дизельного топлива устанавливается приказом руководителя юридического лица или индивидуальным предпринимателем. Повышение нормы списания дизельного топлива производится в случаях:
работы механического транспортного средства при отрицательных температурах окружающего воздуха;
эксплуатации механического транспортного средства (кроме трактора) в областных центрах и в городах с большой численностью населения;
пробега первой тысячи километров автомобилем (двигателем), вышедшим из капитального ремонта и новым;
эксплуатации автомобиля, оборудованного кондиционерами или установками "климат-контроль", в определенный период года;
эксплуатации автомобиля, оборудованного автоматической коробкой передач;
эксплуатации механического транспортного средства с истекшим нормативным сроком службы;
в других случаях;
Формализация форм эксплуатационной документации
Непрерывность процесса расходования топлива требует, как уже указывалось выше ведения оперативного учёта. Процесс этот нужно формализовать, издав приказ «О формах эксплуатационной документации» (опять таки, если нет нормативных документов уровнем выше). Документация, вводимая приказом, должна чётко отображать события, их хронологию и фиксировать ответственность исполнителей и лиц, отдающих распоряжение. Как пример, для дежурного персонала дизельной электростанции, такой набор документов:
Машинный журнал
Журнал приёма-сдачи дежурств
Журнал и график обхода электроустановок
Журнал проведения работ.
Обязательные для заполнения формы
Типовая межотраслевая форма № ЭСМ-3 ((Утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78) – рапорт о работе машины (механизма).
Типовая межотраслевая форма № ЭСМ-6 (Утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78) – журнал учета работы машины (механизма).
Периодически (с утвержденной периодичностью), формируется отчет о движении ГСМ:
_________________________________________
(наименование организации)
ОТЧЕТ
о движении горюче-смазочных материалов
за «__» ___________ 20 ____ г.
Материально ответственное лицо ______________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
№ п/п
|
Наименование ГСМ
|
Единица изме- рения
|
Остаток на начало отчетного периода
|
Поступило за отчетный период
|
Расход за отчетный период
|
Остаток на конец отчет- ного периода
|
Показания счетчика на
|
|
|
от нефтебазы
|
|
возвращено механиками, водителями
|
начало отчетного периода
|
конец отчетного периода
|
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
1
|
Автобензин - всего
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В том числе:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Дизтопливо - всего
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В том числе:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Масла моторные - всего
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В том числе:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложено документов __________________________________________________________________________ шт.
Материально ответственное лицо ____________________________
должность, подпись, фамилия, имя, отчество
Отчет проверил ____________________________________________
должность, подпись, фамилия, имя, отчество
|
|
