|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Инструкция Автоперевозчика
|
автоматизированной информационной системы 1С ERP
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Оглавление
1.1.Перевозчики 3
1.1.1.Общие сведения 3
1.1.2.Просмотр информации о Перевозчике 3
1.2.Водители перевозчиков 5
1.2.1.Общие сведения 5
1.2.2.Просмотр информации о водителе 5
1.3.Транспортные средства 7
1.3.1.Общие сведения 7
1.3.2.Просмотр информации о транспортном средстве 7
2.Автовизиты 10
2.1.Общие сведения 10
2.2.Поиск и просмотр автовизита 10
2.3.Создание нового автовизита 14
2.4.Замена груза 27
2.5.Отмена автовизита 28
3.Факты въезда/выезда авто 30
3.1.Общие сведения 30
3.2.Поиск и просмотр Факта въезда/выезда авто 30
4.Аккредитация 32
4.1.Общие сведения 32
4.2.Поиск и просмотр сведений об аккредитации 32
5.Доверенности на автоперевозчиков 35
5.1.Общие сведения 35
5.2.Поиск и просмотр Доверенности 35
1.1.Перевозчики
1.1.1.Общие сведения
Справочник Контрагентов содержит полный перечень Контрагентов, с которыми происходит взаимодействие ВМТП. В частности, справочник содержит данные всех Перевозчиков. На территорию ВМТП может заезжать и выезжать только автотранспорт от аккредитованных перевозчиков.
Связь между Перевозчиком, его аккредитованными Водителям и его аккредитованными Транспортными средствами указывается в документе Аккредитации (см. п. 4. Аккредитация).
1.1.2.Просмотр информации о Перевозчике
Шаг 1. Открыть справочник Контрагенты.
Доступ к справочнику можно получить через меню «Управление автовизитами» – в разделе «Аккредитация».
Шаг 2. Найти Перевозчика в списке.
Для поиска Перевозчика в списке используйте инструменты поиска.
Для полнотекстового поиска достаточно ввести в строку поиска символы наименования Перевозчика, или его ИНН / КПП, или других реквизитов. Поиск будет выполнен по наличию введенных символов в любой части этих реквизитов.
Для поиска по тексту строго заданного реквизита необходимо использовать инструменты расширенного поиска: спозиционироваться в колонке реквизита, вызвать инструмент расширенного поиска и указать искомое значение или часть его стрового представления.
Шаг 3. Открыть карточку Перевозчика.
Откройте запись справочника двойным кликом на нужном Перевозчике.
1.2.Водители перевозчиков
1.2.1.Общие сведения
Справочник Физические лица содержит полный перечень физических лиц – водителей перевозчиков.
Связь между Перевозчиком, его аккредитованными Водителям и его аккредитованными Транспортными средствами указывается в документе Аккредитации (см. п.4. Аккредитация).
1.2.2.Просмотр информации о водителе
Шаг 1. Открыть справочник Физических лиц.
Доступ к справочнику можно получить через меню «Управление автовизитами» – в разделе «Аккредитация».
Шаг 2. Найти Водителя в списке.
Для поиска Водителя в списке используйте инструменты поиска.
Для полнотекстового поиска достаточно ввести в строку поиска символы фамилии, имени или отчества водителя. Поиск будет выполнен по наличию введенных символов в любой части этих реквизитов.
Шаг 3. Открыть карточку Водителя.
Откройте запись справочника двойным кликом на нужном Водителе.
Связь между Водителем и Перевозчиком указывается в документе Аккредитации (см. п. 4. Аккредитация).
1.3.Транспортные средства
1.3.1.Общие сведения
Справочник Транспортных средств содержит полный перечень транспортных средств Перевозчиков.
Связь между Перевозчиком, его аккредитованными Водителям и его аккредитованными Транспортными средствами указывается в документе Аккредитации (см. п. 4. Аккредитация).
1.3.2.Просмотр информации о транспортном средстве
Шаг 1. Открыть справочник Транспортные средства.
Доступ к справочнику можно получить через меню «Управление автовизитами» – в разделе «Аккредитация».
Шаг 2. Найти Транспортное средство в списке.
Для поиска Транспортного средства в списке используйте инструменты поиска.
Для полнотекстового поиска достаточно ввести в строку поиска символы номера транспортного средства, или марки, или номера лицензионной карточки, или других реквизитов. Поиск будет выполнен по наличию введенных символов в любой части этих реквизитов.
Для поиска по тексту строго заданного реквизита необходимо использовать инструменты расширенного поиска: спозиционироваться в колонке реквизита, вызвать инструмент расширенного поиска и указать искомое значение или часть его стрового представления.
Шаг 3. Открыть карточку Транспортного средства.
Откройте запись справочника двойным кликом на нужном Транспортном средстве. Ознакомьтесь с его реквизитами и сведениями его лицензионной карточки.
Связь между Транспортным средством и Перевозчиком указывается в документе Аккредитации (см. п. 4. Аккредитация).
2.Автовизиты
2.1.Общие сведения
Планирование и учет въезда и выезда автотранспорта на территорию и с территории ВМТП выполняется при помощи Автовизитов. Автовизиты создают Перевозчики. По факту въезда/выезда, погрузки/разгрузки транспортного средства на территории ВМТП в автовизите фиксируются фактические операции.
В автовизите может быть сразу указан груз из Задания на завоз и на вывоз грузов от Экспедитора (см. п. Error: Reference source not found. Error: Reference source not found). Так же при планировании вывоза груза может быть указан неопределенный генгруз или неопределенный порожний контейнер: лишь по факту погрузки диспетчер вносит уточнения в Автовизит и указывает фактически погруженный груз/контейнер.
Также возможен случай, когда груз находится на транспортном средстве, но не выгружается на территории Порта. Для этого случая предусмотрен специальный инструмент Транзитный груз.
Планирование автовизита происходит посредством указания в автовизите даты и конкретного временного слота, в который будет выполнен Автовизит. При этом система резервирует емкость временного слота. Таким образом в определенный интервал времени может быть запланировано фиксированное количество автовизитов, что исключает перегрузку служб Порта.
2.2.Поиск и просмотр автовизита
Шаг 1. Открыть список Автовизитов.
Доступ к списку автовизитов можно получить через Начальную страницу или через меню «Управление автовизитами» – в разделе «Автовизиты».
При открытии списка автоматически срабатывает фильтр по периоду. Фильтр по периоду можно убрать (по «крестику» возле отображенного периода) или изменить (по кнопке «Выбрать период»).
Нажмите кнопку «Без группировки» и выберите удобный вам вариант группировки.
Шаг 2. Найти автовизит.
Шаг 2.1. Найти автовизит по дате или по пин-коду.
В форме предусмотрен быстрый поиск автовизита по номеру а/м или по пин-коду. Необходимо ввести а/м или пин-код в соответствующее поле.
Шаг 2.2. Найти автовизит по статусу.
Необходимо в подменю «Фильтр по статусу» выбрать статус, по которому отобрать автовизиты. После чего найти нужный автовизит визуально либо с применением других фильтров.
Запланированные – ожидаемые автовизиты. Автомобиль по такому автовизиту еще не въехал в Порт. До момента въезда в Порт автовизит может быть скорректирован или отменен.
В порту – автовизиты, по которым началось исполнение. Автомобиль по такому автовизиту въехал на территорию Порта, но еще не покинул ее.
Завершенные – автовизиты, по которым исполнение завершилось. Автомобиль по такому автовизиту выехал с территории Порта.
Отмененные – автовизиты, которые не будут исполнены. Автовизит может быть отменен как по инициативе Перевозчика, так и по инициативе Порта.
Утвержденные – автовизиты, утвержденные старшим диспетчером для выставления счета.
Шаг 3. Для вывода подробной информации открыть карточку найденного автовизита.
Выберите интересующий вас Автовизит и откройте его двойным щелчком мыши.
Шаг 4. При необходимости ознакомиться с историей изменения автовизита.
Шаг 4.1. Ознакомиться с историей изменения статусов на закладке Дополнительно.
Шаг 4.2. Ознакомиться с перечнем версий документа (результаты исправления любых реквизитов документа). При необходимости, сравнить версии, чтобы получить информацию о выполненных изменениях.
Используя клавишу Ctrl, выберите два изменения автовизита и нажмите кнопку сравнить. Система покажет отчет о сделанных исправлениях (об отличиях двух выбранных версий).
2.3.Создание нового автовизита
Для создания нового автовизита необходимо выполнить следующую последовательность действий.
Шаг 1. Открыть список автовизитов через Начальную страницу или через меню.
Шаг 2. Создать новый Автовизит.
Шаг 3. Выбрать дату и Перевозчика.
Перевозчик должен быть аккредитован Портом (см. п. 4. Аккредитация). Система выдаст предупреждение при выборе неаккредитованного Перевозчика и не позволит сохранить такой Автовизит.
Шаг 4. Добавить груз.
Возможны следующие варианты добавления груза.
Вариант 1: по списку из заданий экспедиторов (см. п. Error: Reference source not found. Error: Reference source not found);
Вариант 2: вывоз безномерного порожнего контейнера (номер контейнера не известен до момента погрузки);
Вариант 3: вывоз неопределенного генгруза (генгруз не известен до момента погрузки).
Вариант 4: завоз безномерного порожнего контейнера (номер контейнера не известен на момент создания визита);
Вариант 5: вывоз безномерного груженого контейнера (номер контейнера не известен на момент создания визита).
Вариант 6: добавление транзитного груза.
ШАГ 4. ВАРИАНТ 1: Выбор груза по списку из заданий от экспедиторов.
Шаг 4.в1.1. Перейти в режим добавления грузов из заданий экспедиторов.
Нажмите кнопку Добавить груз, в форме откроется дополнительная таблица со списком грузов из заданий Экспедиторов.
В дополнительной таблице будут выведены грузы из заданий, которые адресованы указанному в автовизите Перевозчику. Помимо этого будут выведены грузы из заданий, где перевозчик не указан
Для отображения груза в списке необходимо:
наличие заявки от экспедитора на завоз/вывоз;
в качестве перевозчика должна быть указана ваша компания, либо перевозчик должен отсутсвовать;
должна быть оформлена довернность от экспедитора для заявок на вывоз (см.5. Доверенности на автоперевозчиков);
груз не должен быть добавлен в другой автовизит.
Шаг 4.в1.2. Добавить груз в Автовизит.
Выберите груз и нажмите кнопку со стрелкой, чтобы добавить груз в Автовизит. Или добавьте груз в Автовизит двойным щелчком мыши на выбранной строке с грузом.
В правую верхнюю таблицу добавляются грузы создаваемого Автовизита.
Шаг 4.в1.3. Закрыть дополнительную таблицу со списком грузов из заданий Экспедиторов.
Необходимо воспользоваться командой «Завершить добавление».
После выбора груза в нижней таблице автоматически формируется перечень услуг, которые будут оказаны Портом по создаваемому Автовизиту.
ШАГ 4. ВАРИАНТ 2: Добавление безномерного порожнего контейнера на вывоз.
Шаг 4.в2.1. Добавить строку с «Безномерным порожним контейнером».
Нажмите Дополнительно / Безномерной вывоз порожнего.
Шаг 4.в2.2. Выберите Терминал / склад, с которого требуется вывезти порожний контейнер.
Подтвердите выбор кнопкой Выбрать или двойным щелчком мыши на выбранном Терминале / складе.
ШАГ 4. ВАРИАНТ 3: Добавление неопределенного генгруза на вывоз.
Шаг 4.в3.1. Добавьте строку с «Неопределенным генгрузом».
Нажмите Дополнительно / Вывоз неопределенного генгруза
Шаг 4.в3.2. Выберите Терминал / склад, с которого требуется вывезти ген. груз.
Подтвердите выбор кнопкой Выбрать или двойным щелчком мыши на выбранном Терминале / складе (по аналогии с вариантом 2).
ШАГ 4. ВАРИАНТ 4: Добавление безномерного порожнего контейнера на завоз.
Шаг 4.в4.1. Добавить строку с «Завозом безномерного порожнего».
Нажмите Дополнительно / Завоз безномерного порожнего.
Шаг 4.в4.2. Выберите Терминал / склад, с которого требуется вывезти порожний контейнер.
Подтвердите выбор кнопкой Выбрать или двойным щелчком мыши на выбранном Терминале / складе (по аналогии с вариантом 2).
ШАГ 4. ВАРИАНТ 5: Добавление безномерного груженого контейнера на завоз.
Шаг 4.в5.1. Добавить строку с «Завозом безномерного груженого».
Нажмите Дополнительно / Завоз безномерного груженого.
Шаг 4.в5.2. Выберите Терминал / склад, с которого требуется вывезти порожний контейнер.
Подтвердите выбор кнопкой Выбрать или двойным щелчком мыши на выбранном Терминале / складе (по аналогии с вариантом 2).
ШАГ 4. ВАРИАНТ 6: Добавление транзитного груза.
Шаг 4.в6.1. Добавить строку с «Транзитныйм грузом».
Нажмите Дополнительно / Добавить транзитный груз
Шаг 4.в6.2. Ввести сведения о транзитном грузе.
В реквизите Описание груза укажите, что находится в контейнере. Укажите количество мест. Если контейнер должен быть взвешен на территории ВМТП, установите соответствующий флаг, при этом будет добавлена соответствующая услуга.
Шаг 5. Укажите адрес доставки вывозимого контейнера / ген. груза.
Для ввозимых грузов адрес не указывается.
Заполнение адреса доставки не является обязательным условием для создания Автовизита.
Шаг 5.1. Открыть окно ввода адреса нажатием кнопки в поле Адрес.
Шаг 5.2. Заполнить поля адреса и завершить ввод командой ОК.
Шаг 6. Дополнить перечень услуг, запрашиваемых у Порта.
После ввода груза в таблице Услуги, расположенной в нижней части формы, автоматически появляются обязательные услуги.
Нажмите кнопку Добавить и выберите услугу, которую необходимо дополнительно оказать на территории Порта. Подтвердите выбор командой «Выбрать» или двойным щелчком на выбранной услуге.
Шаг 7. При необходимости удалить услуги, добавленные в список по ошибке.
Дополнительные услуги можно будет удалить и после того, как Автовизит будет создан.
Если Автовизит еще не начат (находится в статусе «Запланирован»), то услугу можно удалить – то есть исключить из таблицы услуг.
Если Автовизит начат (находится в статусе «Въехал»), то услуга будет Отменена, что будет видно в колонке Отменено – то есть услуга не будет удалена из таблицы Услуг, но будет помечена специальным признаком.
Шаг 8. Выбрать подходящий временной слот с доступной емкостью.
Временной слот определяет период, в который ВМТП сможет оказать заказанные услуги.
Реквизит Слот определяется набором услуг, поэтому слот остается пустым, пока не добавлены услуги (и грузы). Услуги, в свою очередь, появятся после добавления грузов.
Выберите доступный (свободный) временной слот. Слот может быть недоступен по двум причинам:
в искомом слоте не могут быть оказаны требуемые услуги;
в искомом слоте вся запланированная емкость автовизитов исчерпана.
Если ни один временной слот на выбранную дату не доступен, исправьте дату автовизита.
Шаг 9. Указать автомобиль и водителя.
Заполните реквизиты:
Авто (только аккредитованные автомобили перевозчика);
Водитель (только аккредитованные водители перевозчика);
В случае если будет использоваться прицеп, установите флаг «Прицеп», затем выберите его из списка (только аккредитованные прицепы).
Если в списке а/м или водителей не найдены нужные значения, необходимо обратиться в «ПортЭкспресс» для внесения данных в базу системы.
При указании машины в табличную часть Услуги автоматически будет добавлена услуга по обеспечению транспортной и экологической безопасности в зависимости от возраста машины.
Шаг 10. Сохранить Автовизит.
Сохранение Автовизита не приводит к принятию его в работу, но позволяет дополнить недостающую информацию позже, когда она станет известна. Используйте команду сохранения.
Если информация об Автовизите введена полностью, можно пропустить данный шаг и сразу перейти к следующему.
Шаг 11. Запланировать Автовизит – провести документ.
Если все реквизиты автовизита заполнены правильно, выполните команду проведения документа. При этом система выполнит следующие действия:
Автовизит получит статус «Запланировано»;
будет выполнено резервирование емкости в соответствующем временном слоте;
для Автовизита будет сформирован пин-код.
Сформированный пин-код будет выведен в форме Автовизита. При необходимости пин-код может быть выведен на печать и выдан водителю для предъявления на КПП.
2.4.Замена груза
Автовизит должен содержать актуальную информацию о ввозимом/вывозимом грузе. Нарушение этого требования приведет к отказу в пропуске автомобиля через КПП. Поэтому в ситуациях, когда выявлено несоответствие груза, фактически направленного в Порт (либо планируемого к вывозу из Порта), с грузом, указанным в Автовизите, необходимо выполнить замену груза в Автовизите.
Замена груза заключается в удалении неверно указанного груза и добавлении правильного груза в Автовизит. Груз может быть удален из автовизита, если Автовизит еще не начат (находится в статусе «Запланирован»). Если Автовизит начат (находится в статусе «Въехал»), то вместо удаления груз будет помечен как отмененный.
Операции замены груза используются также при вывозе безномерного контейнера, неопределенного генгруза, а также при завозе безномерного контейнера (порожнего/груженого). Когда номер контейнера или груз стал известен по факту погрузки на транспортное средство, необходимо удалить строку с безномерным контейнером / неопределенным грузом из Автовизита и добавить в него правильный груз.
Шаг 1. Найти нужный Автовизит и открыть его (см. п. 2.2. Поиск и просмотр автовизита).
Шаг 2. Удалить неправильный / неопределенный груз.
Выберите неправильный или неопределенный груз и удалите его.
Если удаление выполняется уже после заезда на территорию Порта, то груз не удаляется, а помечается, как Отмененный. В этом случае (при необходимости) можно использовать ту же кнопку чтобы «Отменить удаление», если отметка удаления была установлена ошибочно.
Шаг 3. Добавить груз из задания Экспедитора (см. Шаг 4, Вариант 1 главы 2.3 «Создание нового автовизита»).
2.5.Отмена автовизита
Автовизит, по которому еще не отмечен факт въезда на территорию Порта, может быть отменен. Для отмены Автовизита необходимо выполнить следующую последовательность действий.
Шаг 1. Найти нужный Автовизит и открыть его (см. п. 2.2. Поиск и просмотр автовизита).
Шаг 2. Выполнить команду отмены Автовизита.
3.Факты въезда/выезда авто
3.1.Общие сведения
Факты заезда и выезда автотранспорта на территорию ВМТП фиксируются сотрудниками охраны на КПП или диспетчером Порта непосредственно в Системе.
Информацию о фактическом въезде и выезде автотранспорта можно просмотреть:
в списке Автовизитов и в карточке выбранного Автовизита;
в списке Фактов въезда/выезда авто.
3.2.Поиск и просмотр Факта въезда/выезда авто
Шаг 1. Открыть список Фактов въезда/выезда авто.
Доступ к документу можно получить через меню «Управление автовизитами» – в разделе «Автовизиты».
Шаг 2. Открыть карточку выбранного Факта въезда/выезда авто.
Выберите интересующий вас визит и откройте его двойным щелчком мыши.
4.Аккредитация
4.1.Общие сведения
Груз может завозиться в Порт и вывозиться из Порта только аккредитованным перевозчиками, их аккредитованными водителями и на аккредитованных транспортных средствах. Сведения об аккредитации вводятся в Систему диспетчером Порта.
Для ввода сведений об аккредитации в Системе предназначен документ Аккредитация. Один документ Аккредитация соответствует одному Перевозчику, аккредитованному на заданный период времени. Кроме того, в том же документе перечисляются все водители и все транспортные средства (автомобили, прицепы), аккредитованные Портом для этого Перевозчика. Причем у каждого автомобиля и у каждого водителя, указанных в этом документе, устанавливается свой период аккредитации, но этот срок должен находиться внутри срока аккредитации собственно Перевозчика.
4.2.Поиск и просмотр сведений об аккредитации
Шаг 1. Открыть список документов Аккредитация.
Доступ к сведениям об аккредитации – документам Аккредитация – можно получить через меню «Управление автовизитами» – в разделе «Аккредитация».
Шаг 2. Найти документ аккредитации Перевозчика.
Для поиска документа в списке используйте инструменты поиска.
Для полнотекстового поиска достаточно ввести в строку поиска символы наименования Перевозчика. Поиск будет выполнен по наличию введенных символов в любой части наименования.
Шаг 3. Открыть выбранный документ Аккредитация двойным щелчком мыши.
Шаг 4. Ознакомиться с информацией об аккредитации Перевозчика.
На закладке Основное мы видим информацию об аккредитованном Перевозчике и сроке действия его аккредитации – даты, начиная и заканчивая которой Перевозчик может выполнять Автовизиты в Порт.
Шаг 5. Ознакомиться с перечнем аккредитованного автотранспорта Перевозчика.
На закладке Автотранспорт приведен перечень аккредитованных автотранспортных средств Перевозчика. Для каждого автомобиля указан период действия его аккредитации – даты, начиная и заканчивая которой автомобиль допущен к въезду в Порт.
Шаг 6. Ознакомиться с перечнем аккредитованных водителей Перевозчика.
На закладке Водители приведен перечень аккредитованных водителей Перевозчика. Для каждого водителя указан период действия его аккредитации – даты, начиная и заканчивая которой водитель допущен к въезду в Порт.
5.Доверенности на автоперевозчиков
5.1.Общие сведения
Перевозчик может ввозить и вывозить грузы по заданиям от Экспедиторов только при условии, что Экспедитором оформлена доверенность на Перевозчика. При создании Автовизита Система контролирует наличие действующей доверенности Экспедитора на Перевозчика, указанного в Автовизите, скрывая задания Экспедиторов, не выдавших доверенность Перевозчику либо доверенность которых истекла.
Доверенности вводятся в систему ИС ТУ, откуда импортируются в Систему ERP ВМТП.
5.2.Поиск и просмотр Доверенности
Шаг 1. Открыть список документов Доверенность на автоперевозчиков.
Доступ к документу можно получить через меню «Управление автовизитами» – в разделе «Доверенности на автоперевозчиков».
Шаг 2. Найти документ Доверенность в списке.
Для поиска Доверенности в списке используйте инструменты поиска.
Шаг 3. Ознакомиться с информацией о доверенности.
В списке выведены:
Экспедитор, выдавший доверенность,
Перевозчик, на которого выдана доверенность,
Дата окончания действия доверенности.
Открывать на просмотр карточку документа Доверенность не требуется.
|
