ТЕМА 4: ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ В СРЕДЕ ОФИСНЫХ ПАКЕТОВ MS OFFICE
Внедрение современных технологий способно оказать положительный эффект на работу с документами в организации и управленческую деятельность в целом. Автоматизация делопроизводства и документооборота обеспечивает повышение производительности труда при работе с документами, уменьшает сроки подготовки и исполнения документов, укрепляет исполнительскую дисциплину, повышает надежность защиты информации, дает новые возможности для анализа информации в процессе принятия управленческих решений за счет объединения различных информационных ресурсов, уменьшения потерь информации при передаче и хранении и т.д. Активно используют компьютерные технологии создания и обработки документов сотрудники таких структурных подразделений организаций (предприятий), как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы (10-15% сотрудников организации). Пользователями систем, автоматизирующих деловые процессы, связанные с документами, являются сотрудники многих подразделений, вовлеченных в какой-то общий управленческий или производственный процесс (40-50 % сотрудников организации).
Программное обеспечение, которое используется в настоящее время в сфере документационного обеспечения управления, включает программы, предназначенные для обработки самой разнообразной информации, системы управления документами и системы автоматизации делопроизводства и документооборота.
Наиболее популярными, являются пакеты офисных программ: Microcoft Office, Corel WordPerfect Office, Staff Office. Самым используемым является интегрированный пакет прикладных программ Microcoft Office. Его рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, и применяют не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или как средство доступа и обмена данными. Он обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для ведения делопроизводства предприятий малого и среднего бизнеса. Полный пакет прикладных программ Microcoft Office включает:
Microsoft Word (часто - MS Word, WinWord или просто Word) - это текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов.
Текстовый процессор, выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office. Первая версия была написана Ричардом Броди (Richard Brodie) для IBM PC, использующих DOS, в 1983 году. Позднее выпускались версии для Apple Macintosh (1984), SCO UNIX и Microsoft Windows (1989).
Первый выпуск Word для MS-DOS состоялся в конце 1983 года. Он был плохо принят рынком, продажи снижало наличие конкурирующего продукта - WordPerfect.
Хотя MS-DOS и являлась текстовой операционной системой, лишённой графической оболочки, Word для DOS был первым текстовым процессором для IBM PC, который был способен отображать разметку текста, например, полужирный или курсивный текст в процессе редактирования. Другие же текстовые процессоры, такие как WordStar и WordPerfect, использовали простой текстовый экран с кодами разметки, иногда текст был цветным.
Первая версия Word для Windows была выпущена в 1989 году. Microsoft Word является наиболее популярным из используемых в данный момент текстовых процессоров. Как и прочие приложения из Microsoft Office, Word может расширять свои возможности посредством использования встроенного макроязыка (сначала использовался WordBasic, с версии Word 97 применяется VBA - Visual Basic для приложений). Однако это предоставляет широкие возможности для написания встраиваемых в документы вирусов (так называемые «макровирусы»).
Microsoft Excel (также иногда называется Microsoft Office Excel) - программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft. Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.
Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике, VisiCalc, ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.
Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от изменённых ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).
Будучи впервые объединёнными в Microsoft Office в 1993 году, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint получили новый графический интерфейс для соответствия Excel, главного стимула модернизации ПК в то время.
3. Microsoft Office Access или просто Microsoft Access - имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.
Основные компоненты MS Access:
построитель таблиц;
построитель экранных форм;
построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);
построитель отчётов, выводимых на печать.
Существенно расширяет возможности MS Access по написанию приложений механизм связи с различными внешними СУБД: «связанные таблицы» (связь с таблицей СУБД) и «запросы к серверу» (запрос на диалекте SQL, который «понимает» СУБД). Также MS Access позволяет строить полноценные клиент-серверные приложения на СУБД MS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки.
4. Microsoft PowerPoint (полное название - Microsoft Office PowerPoint) - программа для создания и проведения презентаций, являющаяся частью Microsoft Office и доступная в редакциях для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS.
Идея PowerPoint появилась у Боба Гаскинса (Bob Gaskins), студента университета Беркли, который решил, что наступает век графических интерактивных материалов. В 1984 году Гаскинс присоединился к Forethought и нанял разработчика Денниса Остина (Dennis Austin). Боб и Деннис объединили усилия и создали программу Presenter. Деннис создал оригинальную версию программы с Томом Рудкиным (Tom Rudkin). Позже Боб решил сменить имя на PowerPoint, которое и стало названием конечного продукта.
В 1987 году вышел PowerPoint 1.0 для Apple Macintosh. Он работал в чёрно-белом цвете. Вскоре появились цветные Macintosh и новая версия PowerPoint не заставила себя ждать. Программное руководство с первой редакцией было уникально. Это была книга синего цвета в твердом переплете. Компания Forethought считала, что это лучше, чем куча исполняемых файлов помощи на компьютере и инструкций в электронном виде. Но обновление инструкции было необоснованно дорого. Идея с подобными книгами была вскоре заброшена.
Позже, в 1987 году, Forethought и её продукт были куплены Microsoft за 14 млн долларов. В 1990 году вышла версия для Windows. C 1990 года PowerPoint стал стандартом в наборе программ Microsoft Office.
В 2002 году вышла версия PowerPoint, которая не только была включена в пакет Microsoft Office XP, но также распространялась как отдельный продукт. В ней появились такие функции, как сравнение и смешение изменений в презентации, возможность задавать пути анимации для индивидуальных форм, создание пирамидальных, радиальных и целевых диаграмм, а также кругов Эйлера, панель задач для просмотра и выбора объектов буфера обмена, защита презентации паролем, автоматическая генерация фотоальбома, а также «умные теги» для быстрого выбора формата текста, скопированного в презентацию.
Microsoft PowerPoint 2003 не сильно отличается от предшественника. Он увеличивает эффективность работы в группе и теперь имеет возможность создания «Пакета для CD», который позволяет скопировать презентацию с мультимедийным содержанием и просмотреть её на компакт-диске.
Версия PowerPoint 2007 привносит основные изменения в интерфейс программы и увеличивает графические возможности.
PowerPoint является частью Microsoft Office. Это позволило PowerPoint стать наиболее распространённой во всем мире программой для создания презентаций. Файлы презентаций PowerPoint часто пересылаются пользователями программы на другие компьютеры, что означает необходимую совместимость с ними программ конкурентов.
5. Binder - программа для объединения разных документов Office в одно целое.
6. Microsoft Outlook - персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.
Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.
Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.
7. Photo Editor - приложения Office, обрабатывающее растровые изображения.
8. FrontPage - входит в состав пакета приложений Microsoft Office.
Программа создания, редактирования и управления web-сайтами, в частности сайтов для ведения электронной торговли. Программа обладает широким спектром возможностей, в частности, может автоматически отправлять изменения, внесённые разработчиком сайта в исходные тексты в режиме реального времени.
9. Microsoft OneNote - это цифровая записная книжка, единое место для сбора всех заметок и другой информации, предоставляющее широкие возможности быстрого поиска необходимых данных и создания простых в использовании общих записных книжек. Это помогает справиться с информационной перегрузкой и эффективно организовать совместную работу с другими пользователями.
В отличие от бумажных записных книжек, текстовых редакторов, систем электронной почты и других офисных программ, приложение OneNote обеспечивает гибкие возможности сбора и упорядочения текста, изображений, цифрового рукописного текста, аудио- и видеозаписей и многого другого - и все это реализовано в одной цифровой записной книжке на компьютере. Приложение OneNote позволяет повысить производительность труда благодаря наличию под рукой всех необходимых данных и сокращению времени на поиск информации в сообщениях электронной почты, бумажных записных книжках, папках для хранения документов и печатных материалах.
Приложение OneNote интегрировано в пакет Microsoft Office, что повышает эффективность сбора, упорядочения, поиска и совместного использования заметок и другой информации. Широкие возможности поиска позволяют извлекать информацию из текста в рисунках или из речи в аудио- и видеозаписях. Простые в использовании средства совместной работы помогают группам сотрудников совместно работать со всеми видами данных в общих записных книжках как в интерактивном, так и в автономном режиме.
Благодаря наличию под рукой всех необходимых данных приложение OneNote помогает справляться с информационной перегрузкой, более эффективно взаимодействовать с другими пользователями и всегда быть в курсе текущих задач, рабочих графиков и дел группы. Знакомый интерфейс системы Microsoft Office позволяет сразу же приступить к работе с программой, сводя к минимуму затраты времени и средств на обучение.
10. Microsoft Publisher помогает быстро и легко создавать профессионально оформленные публикации. С помощью Publisher можно создавать, оформлять и публиковать профессиональные маркетинговые и рекламные материалы для печати, а также для слияния и отправки по почте или электронной почте. Можно создавать собственные публикации на основе профессионально оформленных шаблонов Publisher, а затем настраивать эти шаблоны в соответствии со своими потребностями. Если требуется создать несколько публикаций для одного и того же проекта, можно оформить публикации разных типов, используя одни и те же параметры и сведения (например, одну и ту же цветовую схему и набор бизнес-данных).
Одним из преимуществ приложения Publisher является возможность создания высококачественных печатных материалов. Они могут быть отпечатаны на настольном или офисном принтере либо в промышленной типографии
После создания публикации, возможно, потребуется отправить ее клиентам по почте либо по электронной почте. Кроме того, публикацию можно персонализировать, включив в нее имя и адрес каждого получателя и подходящее приветствие.
11. Visio - это приложение для создания диаграмм и схем, помогающее визуализировать, исследовать и распространять сложные данные. В Visio сложные для понимания таблицы и тексты можно преобразовать в наглядные доступные схемы.
Приложение Visio содержит современные фигуры и шаблоны для создания самых разнообразных схем в таких областях, как управление ИТ-средой, моделирование процессов, строительство и архитектурное проектирование, разработка пользовательского интерфейса, управление кадрами, проектами и т. д.
Вместо статических рисунков можно создавать связанные с данными схемы Visio профессиональный и Visio премиум, которые отображают сведения, легко обновляются, а также значительно повышают производительность работы. В приложении Visio можно использовать разнообразные шаблоны схем и наборы элементов для представления, обработки и распространения сведений о системах, ресурсах и процессах в масштабе всей организации.
Данные можно интегрировать в фигуры в режиме реального времени из множества различных источников, включая Excel, Access, SQL, списки SharePoint и любые источники данных OLEDB и ODBC, путем нескольких щелчков мышью в одном из мастеров работы с данными.
Помимо стандартных способов обмена данными по электронной почте и с помощью статических веб-страниц, новые функции Visio 2010 обеспечивают возможность просмотра ярких наглядных визуальных элементов, фигур и процессов непосредственно через браузер, причем для этого даже не нужно приложение Visio. Веб-схемы Visio профессиональный и Visio премиум можно публиковать с помощью служб Visio - функции сервера SharePoint Server, которая визуализирует интерактивные схемы и схемы, связанные с источниками данных. На веб-схемах Visio могут отображаться данные из различных источников, включая Excel, SQL, списки SharePoint и любые источники данных OLEDB или ODBC.
Кроме того, благодаря связыванию веб-схем с обновляемыми источниками можно видеть данные в фигурах в режиме реального времени, получая точное и актуальное представление данных.
В Visio можно использовать встроенные шаблоны, создавать собственные и искать подходящие шаблоны на веб-сайте.
12. Microsoft InfoPath (полное название Microsoft Office InfoPath) -программа, позволяющая разрабатывать и заполнять динамические формы документов организации, которые легко можно видоизменять и отправлять по электронной почте сотрудникам. Динамические формы могут обладать такими элементами, как раскрывающиеся календари, повторяющиеся таблицы, флажки и др.
13. Project – программа для управления проектами, позволяющая руководителю планировать работу, управлять планами и ресурсами, составлять отчеты.
Кроме того, с пакетом прикладных программ Microsoft Office взаимодействуют различные вспомогательные программы: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Eguation (программа для вставки в документ математических и других видов формул).
Для создания документов, предназначенных, прежде всего, для размещения в компьютерной сети Интернет, в электронных архивах организаций используются программы Adobe Acrobat. Данная программа позволяет создавать электронные документы и управлять ими, обеспечить их хранение и защиту. Формат PDF, в котором создаются или в который переводятся документы, сохраняет тонкую структуру, шрифты и форматирования текста электронного документа, Документы PDF печатаются в заранее указанном виде, с надлежащими полями и разрывами страниц. Файлы PDF можно защищать паролями или шифровать с использованием сертификата электронно-цифровой подписи.
PDF - это стандартный формат для электронных документов. Первоначально он был разработан компанией Adobe для федеральных властей США для хранения их рабочих документов. Сейчас PDF файлы используются в управлении производством, сфере различных финансовых услуг, юристами, в издательском деле, образовательных учреждениях. PDF файлы используются для распространения факсов, в документации, справочных руководствах, судебной системе, письмах, сообщениях, формах налоговой отчетности.
PDF файл сохраняет все шрифты, цвета и структуру исходного документа независимо от программного обеспечения и аппаратных средств. Таким образом, PDF документ будет всегда идентичен оригиналу - он будет выглядеть и печататься как оригинальный документ.
PDF документы могут быть просмотрены на более чем на 20-ти аппаратных платформах (включая Windows, Linux, Unix, Mac, Palm и Pocket PC), используя такие бесплатные программные средства как, например, Adobe Reader
PDF файлы обеспечивают безопасность на уровне документа (используются 40- или 128-битные ключи) и могут быть защищены паролем.
Изображения, водяные знаки, гиперссылки и комментарии могут быть добавлены в PDF документ. Возможность использования древовидных структурных закладок (outlines) делает управление более легким.
PDF документы могут содержать интерактивные элементы управления. Вот почему PDF широко используется в PDF формах, которые могут быть заполнены (а затем распечатаны) в просмотрщике PDF или браузере. PDF файлы сжаты, поэтому они загружаются значительно быстрее и требуют значительно меньше места для хранения.
Программы архиваторы (наиболее часто используемые – WinRar и WinZip) позволяют за счет применения специальных алгоритмов упаковки информации, сжимать информацию на дисках. Т.е. создавать копии файлов меньшего размера, а также объединять копии нескольких файлов в один архивный файл. Применение программ-архиваторов очень полезно при создании архива файлов, так как в большинстве случаев значительно удобнее их хранить, предварительно сжав программами-архиваторами.
С помощью WinRAR можно архивировать разнообразные документации и всякие офисные файлы небольшого размера, они будут быстро и качественно архивироваться. Если же архивировать «большие» файлы, то на это уйдет некоторое время, хотя «сожмутся» они хорошо. WinZip служит для арихивации файлов большого размера, хоть и результат будет не слишком «сжат», но очень быстро. WinZip идеально подходит для архивации аудиофайлов, и быстро и выгодно). Т.е. степень сжатия архиватором WinRAR выше у всех файлов, кроме аудиофайла. Большие файлы сжимаются архиватором WinRAR намного медленей чем WinZip.
Программы для создания резервных копий информации позволяют периодически копировать важную информацию, находящуюся на жестком диске компьютера, на дополнительные носители. Представители программ резервного копирования – APBackUp, Acronis True Image.
Acronis True Image позволяет полностью решить проблему резервного копирования информации, гарантируя сохранность всех данных, хранящихся на жестких дисках компьютера, и их мгновенное восстановление в случае необходимости. В пакете реализованы два взаимодополняемых способа резервного копирования:
резервное копирование разделов и целых дисков — создание точного образа диска (раздела), который содержит все данные, находящиеся на жестком диске, включая операционную систему, реестр Windows, драйверы устройств, приложения и данные, а также служебные области диска, скрытые от пользователя;
резервное копирование любых файлов и папок на диске по выбору пользователя, что позволяет быстро сохранять только необходимую информацию и значительно экономить время и дисковое пространство.
Дополнительным плюсом программы является поддержка технологии Acronis Snap Restore, благодаря которой возможны загрузка системы и продолжение тех работ, которые выполнялись перед сбоем, непосредственно в ходе восстановления.
APBackUp - это утилита для автоматизации резервного копирования данных, в том числе в автоматическом режиме по расписанию. Из-за интуитивно понятного интерфейса программы и возможности полной автоматизации процесса ее работы APBackup можно назвать очень удобной, вследствие чего она представляет интерес как для корпоративных, так и для домашних пользователей.
Обычно резервируемые данные сохраняются в виде стандартных zip-архивов, но при необходимости программа позволяет подключать любой другой архиватор или резервировать данные без архивации. Местом сохранения архива может служить как локальный диск, так и другой компьютер в локальной сети и даже FTP-сервер. Число самых свежих архивов, равно как и количество создаваемых дублей, глубина резервирования и многие другие параметры определяются пользователем. К плюсам программы относятся архивирование файлов, занятых другими приложениями, и широкие возможности регулировки нагрузки на процессор, что позволяет осуществлять архивирование параллельно с выполнением других работ.
Подводя итог, отметим, что ведущей тенденцией в сфере документационного обеспечения управления на сегодняшний день является использование компьютерных технологий для создания электронных документов, их обработки, а также последующего хранения. Это позволяет достичь рациональной организации управленческих процедур, обеспечить оперативной и актуальной информацией процесс принятия управленческих решений, что, в конечном счете, ведет к более эффективному функционированию предприятий и организаций.
Контрольные вопросы
Назовите программные продукты, предназначенные для работы с различными типами электронных документов.
Что представляет собой текстовый процессор Microsoft Word?
Что такое Microsoft Excel?
Основные компоненты MS Access.
Какая программа служит для создания и проведения презентаций?
Назначение программы Microsoft Outlook.
Какая программа предназначена для создания, редактирования и управления web-сайтами, в частности сайтов для ведения электронной торговли?
Назначение программы Microsoft OneNote?
Программа для оформления публикаций?
С помощью какой программы можно создать схемы и диаграммы?
Какая программа позволяет разрабатывать и заполнять динамические формы документов организации?
Что такое PDF файлы?
Назначение программ архиваторов.
Способы резервного копирования информации.
|
