«Основные требования при проведении мероприятий в МВЦ “Крокус Экспо”» содержат наиболее существенные условия, которые необходимо соблюдать Участникам проводимых в Международном выставочном центре «Крокус Экспо» (далее – Выставочный центр) Мероприятий, касающиеся формы и объема предоставляемой ими информации, порядка и сроков выполнения тех или иных действий в период подготовки и проведения Мероприятия. Более подробно эти сведения изложены в Основном договоре о проведении Мероприятия, требованиях Генерального застройщика Выставочного центра – ООО «БилдЭкспо» (далее – Генеральный застройщик), «Инструкции о мерах пожарной безопасности при монтаже (демонтаже) экспозиций и проведении выставочных мероприятий в павильонах и на открытых площадях МВЦ “Крокус Экспо”», а также в действующих законах и иных нормативных правовых актах.
|
Изложенные требования носят обязательный характер. Доведение этих требований до других Участников, а также контроль над их исполнением возлагается на Устроителя.
|
Понятия, используемые в «Основных требованиях при проведении мероприятий в МВЦ “Крокус Экспо”»:
|
День – время работы в течение суток с открытия до закрытия Мероприятия, за исключением разделов 7 и 8. Для разделов 7 и 8 применяется понятие «конференц-день»;
Завершающая уборка – вывоз мусора и уборка проходов на арендованной выставочной площади, проводимые после завершения всех монтажных работ перед открытием мероприятий и демонтажных работ после их завершения;
|
Застройщик – организация, предприниматель без образования юридического лица или физическое лицо, заключившее с Устроителем или Экспонентом договор на выполнение всего комплекса работ по сборке и монтажу выставочных стендов, конструкций и оборудования (в том числе утилизации строительного мусора после демонтажа), и/или на выполнение художественно-оформительских работ на арендованной выставочной площади;
Закрытая и открытая выставочная площадь – полы/части помещений и открытых площадок, которые, в соответствии с условиями заключенных договоров, переданы в возмездное пользование Устроителю для проведения Мероприятия;
|
Зона проведения погрузо-разгрузочных работ – обозначенная, огороженная территория, прилегающая к выставочным корпусам или открытым выставочным площадкам, выделенная «Крокус Экспо» для проведения погрузо-разгрузочных работ при монтаже и демонтаже Мероприятия с соблюдением всех установленных норм и правил;
|
Мероприятие – выставка, ярмарка, корпоративное, конгрессное или другое мероприятие, проводимое в «Крокус Экспо», организатором которых является «Крокус Экспо» или другие лица, заключившие соответствующие договоры с «Крокус Экспо» о проведении таких мероприятий (см. «Основной договор»);
Общая территория выставочного центра – полы помещений и открытых площадок выставочного центра, которые не передавались в возмездное пользование Устроителю для проведения Мероприятия, однако будут временно использоваться посетителями и Участниками для перемещения, отдыха и других подобных целей;
|
Общий период проведения Мероприятия – отрезок времени, включающий весь период аренды выставочной площади, предусмотренный Основным договором;
|
Основной договор – договор, заключаемый между ЗАО «КРОКУС» (в лице «Крокус Экспо»), действующим в качестве владельца выставочной площади, конференц-залов и других ресурсов и исполнителя услуг, с одной стороны, и Устроителем, действующим в качестве пользователя указанных ресурсов и заказчика услуг, с другой стороны (включая все приложения и дополнительные соглашения к нему), с целью организации и проведения Мероприятия;
|
Передвижной трап (сходни) – устройство, используемое для разгрузки (погрузки) самоходного экспоната, прибывшего на грузовом транспортном средстве, методом скатывания (закатывания);
|
Период проведения Мероприятия – период времени без времени монтажа, подготовки стендов и экспозиции, демонтажа Мероприятия и приведения арендованной площади в первоначальное состояние;
|
Самоходные экспонаты – экспонаты, которые по техническим характеристикам должны передвигаться своим ходом за счет собственного двигателя (независимо от способности передвигаться из-за технического состояния);
|
Сутки – период, включающий 24 часа с начала события;
|
Уполномоченное лицо – работник «Крокус Экспо» и Устроителя, на которого распорядительными документами или доверенностями возложен контроль за выполнением условий Основного договора;
|
Устроитель – лицо, которое владеет всеми правами на разработанную концепцию, тематику и наименование Мероприятия, формирует состав Участников и оказывает им комплекс услуг, необходимых для участия в Мероприятии;
|
Участники – Экспоненты и другие лица, признаваемые участниками Мероприятия (промоутеры, распространители рекламы, участники форума, конференции, конгресса, и т.п.), а также привлеченные ими Застройщики;
|
Экспоненты – организации, предприниматели без образования юридического лица или физические лица, заключившие с Устроителем договор на участие в Мероприятии для демонстрации своих экспонатов (товаров, работ, услуг).
|
1. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ОСНОВНОГО ДОГОВОРА
|
1.1. Оптимальным сроком для заключения Основного договора является 13 (тринадцать) месяцев до начала проведения Мероприятия. При заключении Основного договора в этот срок Устроитель имеет возможность заказать наиболее подходящие выставочные площади, наилучшим образом подготовить проводимое Мероприятие. В свою очередь, «Крокус Экспо» для Устроителей, проводящих Мероприятия по такому графику, предоставляет наиболее выгодную тарифную политику, выделяет в первоочередном порядке выставочную площадь, конференц-залы и другие ресурсы.
1.2. Общий период проведения Мероприятия должен быть разделен на строго определенные этапы и включать все работы, в том числе приведение арендованной площади в первоначальный вид. Как правило, это следующие этапы:
1.2.1. завоз материалов, строительство стендов и подключение коммуникаций, вывоз оборудования Застройщиков;
1.2.2. завоз и монтаж экспонатов, подготовка экспозиции к показу (включая уборку после окончания застройки и отделочных работ);
1.2.3. Период проведения Мероприятия;
1.2.4. демонтаж экспозиции и выставочных стендов, приведение арендованной площади в первоначальный вид.
|
1.3. Основной договор с Устроителем, являющимся нерезидентом, заключается и исполняется с учетом требований законодательства Российской Федерации о валютном регулировании и валютном контроле. Для таких Основных договоров применимым правом является право Российской Федерации, а официальным рабочим языком – русский язык.
|
1.4. Для заключения Основного договора Устроитель, являющийся резидентом, предоставляет в «Крокус Экспо» нотариально заверенные копии следующих документов:
|
1.4.1. устав юридического лица;
|
1.4.2. учредительный договор юридического лица (если таковой относится к учредительным документам юридического лица данной организационно-правовой формы);
|
1.4.3. выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (с датой выдачи не более 1-го месяца);
|
1.4.4. свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
|
1.4.5. свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
|
1.4.6. документ об избрании (назначении) лица, имеющего право действовать без доверенности от имени юридического лица, а также доверенность представителя юридического лица.
|
1.5. Для заключения Основного договора Устроитель, являющийся нерезидентом, предоставляет в «Крокус Экспо» копии следующих документов:
|
1.5.1. документ, подтверждающий правовой статус организации по законодательству страны, где она создана (в частности, учредительные документы организации и документы, подтверждающие её государственную регистрацию);
|
1.5.2. свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (если лицо подлежит постановке на такой учет в соответствии с законодательством Российской Федерации);
|
1.5.3. документ об избрании (назначении) лица, имеющего право действовать без доверенности от имени организации, а также доверенность представителя организации, если договор подписывает не первое лицо.
|
1.6. Указанные документы должны быть переведены с иностранного языка и заверены нотариусом либо переводчиком (подпись которого также заверяется нотариусом).
|
1.7. Устроитель и Участники при подготовке и проведении Мероприятия обязаны соблюдать требования законов и иных правовых актов Российской Федерации (в том числе не допускать публичное воспроизведение объектов авторского и смежных прав без заключения соответствующего договора с автором (изготовителем, исполнителем) либо с организацией по управлению правами на коллективной основе, имеющей государственную аккредитацию) и самостоятельно нести ответственность за нарушение указанных требований.
|
2. ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ПЕРИОД
|
2.1. Для решения рабочих вопросов, связанных с подготовкой и проведением Мероприятия, Устроитель назначает Уполномоченное лицо, наделенное всеми необходимыми полномочиями, и уведомляет об этом «Крокус Экспо». Со своей стороны, «Крокус Экспо» также уведомляет Устроителя о назначении своего Уполномоченного лица (куратора договора). В течение подготовительного периода Устроитель должен довести до сведения Участников положения Основных требований и меры ответственности за их нарушение.
|
2.2. В течение подготовительного периода Устроитель обязан ознакомиться с техническими характеристиками выставочных площадей Выставочного центра, которые будут задействованы при проведении Мероприятия (Приложение 1), а также с условиями предоставления и содержанием необходимых услуг.
|
2.3. С учетом полученных данных Устроитель производит размещение экспозиции на выставочной площади, определяет количество потребляемой электроэнергии, объем потребляемого сжатого воздуха, воды, количество и вид необходимых телефонных линий, выходов в сеть Интернет, конференц-залов и других ресурсов. Устанавливает время работы сопутствующих мероприятий в соответствии с режимом проведения Мероприятия, предусмотренным Основным договором или другими регламентирующими документами, определяет режим курения на Мероприятии.
|
2.4. Размещение экспозиции на выставочной площади производится в границах, указанных в Основном договоре, с учетом расположения линии ограничения застройки (т.н. «красная линия» и «красные зоны»), ограничений по весовым нагрузкам на полы, электробезопасности и других действующих технических условий, требований обеспечения пожарной и общественной безопасности при проведении массовых мероприятий. Контроль соблюдения этих требований и правил производят соответствующие подразделения и службы «Крокус Экспо».
|
2.5. Размещение экспозиции и вспомогательных объектов Мероприятия на открытых площадках, как правило, не допускается.
|
2.6. Размещение экспозиции отражается на плане. При этом должны быть обеспечены:
|
2.6.1. свободный доступ к расположенным на опорных колоннах и вдоль стен элементам управления (пожарные шкафы и гидранты, силовые щиты, коммутационные шкафы);
|
2.6.2. рациональное использование люков в полу для выполнения подключений электропитания, водопровода, канализации и сжатого воздуха. При необходимости и наличии технической возможности подключения могут быть выполнены и к люкам, расположенным под соседними стендами;
|
2.6.3. беспрепятственный проход к эвакуационным выходам с учетом нормативов проектирования для помещений подобного назначения;
|
2.6.4. доступность мест общего пользования (бары быстрого питания, автоматы по продаже напитков, туалеты).
|
2.7. Для изготовления плана используются схемы выставочных залов и выставочной площади, полученные при заключении Основного договора на бумажном носителе, а также в виде электронного файла.
|
2.8. Разработанный и утвержденный план размещения экспозиции с графиком проведения застройки, учитывающим установку на стендах крупногабаритных экспонатов и специальной техники для их монтажа, не позднее 10 (десяти) календарных дней до начала Общего периода проведения Мероприятия согласовывается Устроителем с подразделениями и службами «Крокус Экспо» и Генеральным застройщиком. Согласованный план Устроитель передает для исполнения Генеральному застройщику. Не прошедшие согласование и не утвержденные планы к исполнению не принимаются.
|
2.9. Информация Устроителя, предусмотренная условиями Основного договора, должна направляться в «Крокус Экспо» за подписью лица, подписавшего Основной договор, или другого лица, чьи полномочия подтверждены доверенностью.
|
2.10. Объем сведений, передаваемых в течение подготовительного периода Устроителем в «Крокус Экспо», определен Основным договором, настоящими требованиями и нормативными актами, а также действующим законодательством Российской Федерации.
|
2.11. В целях улучшения взаимодействия при подготовке и проведении Мероприятия Устроитель и «Крокус Экспо», как правило, проводят координационные совещания не менее чем за 5 (пять) календарных дней до начала Общего периода проведения Мероприятия, и подводят итоги не позднее чем через 5 (пять) календарных дней после окончания Мероприятия.
|
3. ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ВЫСТАВОЧНОЙ ПЛОЩАДИ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ
|
