Первые отечественные системы документооборота появились в конце 80х начале 90х гг
|
Скачать 224.5 Kb.
|
|
Первые отечественные системы документооборота появились в конце 80х – начале 90х гг. Этот период можно считать зарождением отечественного рынка систем электронного документооборота. Первые системы в нашей стране разрабатывались как обособленные рабочие места для сотрудников канцелярий, общих отделов, экспедиций. Они предназначались для автоматизации рутинных процедур делопроизводства. В дальнейшем, с развитием информационных технологий, появлением нормативных документов и возрастающими потребностями потребителей автоматизировать весь жизненный цикл работы с документами и организовать совместную работу сотрудников, задействованных в документообороте, системы автоматизации делопроизводства пополняются функционалом для электронного документооборота. Позднее и функционалом для автоматизации бизнес-процессов. В настоящее время при развитии интеграционных возможностей системы электронного документооборота развиваются в соответствии с концепцией ЕСМ (Enterprise Content Management), что означает управление корпоративным содержимым, а не управление электронным документооборотом. Система управления корпоративным содержимым (контентом) – инфраструктура, в которой интегрируется множество специализированных репозитариев данных, включая электронную почту, web-хранилища, файловые системы и даже СУБД. ECM – перспектива развития систем электронного документооборота на международном и отечественном ИТ-рынке. В настоящий момент российский рынок систем электронного документооборота насчитывает более 50 продуктов. Технологии на столько быстро развиваются, что до сих пор нет единой системы классификации продуктов. Однако на российском рынке присутствуют несколько «стихийных» классификаций. Одна из них, это классификация по «разработчикам», в которой системы условно делят на 3 группы:
Как видно из приведенных классификации на российском рынке СЭД представлены продукты как отечественных, так и западных разработчиков. Отечественные системы не только не уступают мировым разработчикам, но и имеют перед ними некоторые преимущества. Они также используют новейшие технологии, лучше учитываю национальную специфику работы с документами, имеют документацию на русском языке и при этом стоят дешевле. Другая классификация, которая также имеет место быть – классификация «по функционалу». Она выделяет системы схожие по функциональным возможностям. В зависимости от потребностей Заказчика – автоматизация архива, «классического делопроизводства», бизнес-процессов или комплексной системы «под себя» свой выбор можно оставить на одной из этих групп. После того как определилась интересующая группа, а точнее класс продуктов, дальнейшей выбор идет между представителями этого класса.
Как уже неоднократно было отмечено выше нет ни одной точной классификации. Все представленные в этой работе классификации очень условны. С каждым годом классифицировать продукты таким образом становиться все сложнее, так как все больше продуктов можно отнести к нескольким классам одновременно. Тенденции развития рынка СЭД
Тенденции развития функциональных возможностей СЭД
При всем разнообразии продуктов, представленных на российском рынке, нет единых критериев, которые позволяли бы оценить качество и функциональную полноту систем электронного документооборота. При этом в печати и сети Интернет существует немало материалов о критериях выбора и сравнения СЭД. Многочисленные таблички с «+» и «-», очень часто противоречат друг другу, различаются и по набору критериев сравнения. Большинство таких табличек создавалось в отделах маркетинга компаний разработчиков, и представляли собственную систему с наиболее выгодной стороны по отношению к конкурентам. Естественно, что такие «самоделки» не могли дать объективного представления о функциональной полноте и качестве той или иной системы. При этом давно существуют международные стандарты, но к сожалению, большинство из них не переведено на российский язык. Тем не менее и в России существуют стандарты, которыми можно пользоваться при составлении требования к электронной системе документации. В 2006 году при участии Гильдии Управляющих Документацией появился перевод европейской спецификации MoReq, предъявляющей требования к автоматизированным системам электронного документооборота, а в 2007 международный стандарт ISO 15489-1-2001 был принят как национальный стандарт по управлению документами. Стандарты MoReq(2006) и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 впервые позволили сформулировать объективные требования к функциональности СЭД. Ниже привожу информацию о данных стандартах. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Информация и документация. Управление документами. Общие требования» - национальный стандарт, основанный на первом международном стандарте по управлению деловой документацией ISO 15489-1-2001. Он содержит общие требования по управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы. Стандарт пригоден для всех систем документооборота, несмотря на то, что разрабатывался, в первую очередь, для нужд электронного документооборота. Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489 устанавливает основные принципы по управлению документацией в государственных и коммерческих организациях, создающих документы. Положения данного стандарта направлены на решение функциональных, технологических и технических вопросов работы с документами, возникающих в процессе деловой деятельности организаций. Стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций. Также данный стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001. Данный стандарт предназначен для: - руководителей (менеджеров) организаций, - специалистов в области управления документами, информацией и технологиями, - сотрудников (персонала) организаций, - других частных лиц, обязанных создавать и сохранять документы MoReq Specification (русская версия, январь 2006) Спецификация MoReq (Model Requirements) описывает типовые требования к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД) Спецификация составлена таким образом, чтобы быть применимой как в государственном, так и в коммерческом секторе в организациях, которые намереваются внедрить АСЭД или которые желают оценить возможности систем используемых ими.1 MoReq содержит 514 требований, 335 из которых обязательные и 179 — рекомендательные. В результате реализации требований, воплощенных в спецификации MoReq должна получиться система, которая будет управлять электронными документами с требуемым уровнем обеспечения конфиденциальности и целостности за счет сочетания преимуществ электронных способов работы с документами и классической теории документоведения и делопроизводства.2 MoReq имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной специфики. Данная спецификация может использоваться как при оценке возможностей продуктов отечественных и зарубежных разработчиков. Данная спецификация определяет каким функциональным требованиям должна соответствовать автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с документами. MoReq - детально проработанная и апробированная на практике модель функциональных требований к автоматизированным системам электронного документооборота!3 Данная спецификация носит практический характер и может быть адаптирована для любой конкретной задачи. В спецификации MoReq лишь незначительное внимание (всего одна глава) уделено маршрутизации и контролю исполнения, тогда как в российских СЭД этому функционалу уделяется наибольшее внимание. Поэтому при составлении требований к корпоративной системе электронного документооборота помимо стандарта ГОСТ Р ИСО 15489 и спецификации MoReq следует также использовать действующие национальные стандарты в области делопроизводства, а также федеральные законы. Ниже приводятся краткие обзоры автоматизированных систем электронного документооборота, которые являются лидерами российского рынка по итогам 2006-2007 гг. 1. Directum DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности (www.directum.ru) . Разработчик системы – компания «Директум», г. Ижевск На рынке система с 2002 года. Компания Directum имеет партнерскую сеть, насчитывающую около 50 партнеров. Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Система DIRECTUM состоит из нескольких модулей. Базовыми модулями системы являются – «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами». Система также может дополняться модулями: «Канцелярия», «Управление договорами», «Управление совещаниями», «Управление взаимодействием с клиентами», «Инструментарий разработки IS-Builder», «Сервер веб-доступа», «Сервер репликации», «Расширения для SharePoint», Хранилище «DIRECTUM Storage Services». Система DIRECTUM поддерживает как российские, так и западные технологии управления документами. DIRECTUM соответствует стандартам ГСДОУ и ИСО 9001-2001. Поддержка традиционного российского делопроизводства осуществляется с помощью таких функциональных возможностей как единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов; регистрация местонахождения бумажного документа; ведение журналов входящих и исходящих документов; осуществление контроля над исполнением резолюций и указаний руководства; направление документа в дело в соответствии с номенклатурой дел организации, печать обложки дела. Немаловажными являются возможности – печать штрих-кода и наклейка на конверт. Но стоит отметить, что данный функционал поддерживается модулем «Канцелярия», который не входит в стандартную поставку и приобретается отдельно. Бесспорным преимуществом системы является развитая функциональность, благодаря наличию дополнительных модулей, а также возможности интеграции с корпоративными ERP-системами, которые позволяют заказчикам выстраивать комплексную корпоративную систему управления электронными документами. Наличие инструментария для интеграции с 1С 8.0, Галактика, SAP R/3, Axapta может быть ключевой особенностью для принятия решения в пользу выбора системы DIRECTUM. Как минусы можно рассматривать:
2. DocsVision Система управления документами и бизнес-процессами DocsVision (www.docsvision.com) одноименной компании DocsVision (разработчик Digital Design, г. Санкт-Петербург). Система DocsVision позволяет решать такие задачи как: автоматизация делопроизводства, разворачивание архива и управление бизнес-процессами организации. DocsVision – это платформа, которая предоставляет возможности для интеграции и создания приложений в едином информационном пространстве организации. DocsVision является решением, базирующимся на современной распространенной платформе Microsoft и предоставляющим возможности по настройке и доработке системы партнерами и специалистами заказчика для создания законченных решений. Система DocsVision разрабатывалась с 1999 года, первое внедрение состоялось в 2004 году. На сегодняшний день компания DocsVision имеет развитую партнерскую сеть, в которую входит более 80 компаний России, Украины, Казахстана, Латвии, Белоруссии, Узбекистана, Кыргызстана, Грузии. Программная платформа DocsVision локализована на английский, немецкий, украинский, латышский, эстонский и казахский языки. Система DocsVision в базовой версии состоит из стандартных приложений на платформе DocsVision - «Делопроизводство» и «Управление процессами». Кроме этого решение может дополняться разработками партнеров на платформе DocsVision: «Система согласование договоров предприятия»; «Система обработки жалоб и обращений граждан»; «Система обработки заявок на обслуживание»; «Система автоматизации процессов менеджмента качества компании»; «Система документационного обеспечения предприятия»; «Система обработки заявок на командировки»; «Система автоматизации документооборота органов государственного управления «Административное делопроизводство». Продукт компании DocsVision выгодно выделяется наличием готовых модулей интеграции к различным продуктам. Шлюз в Microsoft Dynamics AX 3.0; Шлюз в 1С:Предприятие 8.0; Шлюз в Microsoft SharePoint Portal Server 2003; Шлюз в Microsoft Office SharePoint Server 2007; Шлюз в Microsoft Exchange Server; Модуль интеграции с MS Project.Наличие шлюзов позволяют компаниям заказчикам, имеющих данные программные продукты в ИТ-инфраструктуре компании создать с помощью платформы DocsVision единое корпоративное пространство управления документами. Единая корпоративная платформа позволяет более эффективно организовать процессы по управлению, хранению, обеспечению безопасности корпоративной документации. Базовые модули программы DocsVision поддерживают традиционное делопроизводство в соответствии с российскими стандартами и автоматизацию бизнес-процессов компании отвечающей СМК и международным стандартам. Теперь у заказчиков появился выбор системы, которая отвечала бы российским и международным требованиям в области управления документацией. Базовый модуль DocsVision «Делопроизводство» поддерживает функции ДОУ: подготовку, регистрацию и исполнение документов в соответствии с нормами российского делопроизводства. Формы документов в системе соответствует стандарту ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». А модуль «Управление процессами» обеспечивает возможность реализации процессного управления в организациях в том числе в соответствии со стандартами ISO 9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001:2001). Новое приложение в системе управления документами и бизнес-процессами DocsVision «Административное делопроизводство» основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», а также на положениях международного стандарта ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами». А в версии DocsVision 4x, выход которой запланирован в этом году, планируется реализация требований стандарта MoReq в части журнализации операций с документами. Несомненно, данный DocsVision обладает множеством достоинств, но как любой программный продукт имеет и свои недостатки.
3. ДЕЛО-Предприятие ДЕЛО является собственной разработкой компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) (www.eos.ru). Система «ДЕЛО», разработанная компанией «ЭОС» – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. На данный момент компания ЭОС имеет около 149 партнеров, работающих на территории России и стран СНГ. Система ДЕЛО состоит из модулей: Документы, Отчетные формы, Пользователи, Справочники, Управление сертификатами. Кроме перечисленных модулей в состав системы могут входить дополнительные опции: «Архивное дело», «ДEЛО-Web», «ЭЦП и Шифрование», «Поточное сканирование», «Защита от несанкционированного доступа», «Интеграция с 1С», «Мониторинг документов». Система ДЕЛО соответствует международным и российским стандартам (ГОСТ Р ИСО 15489-2007 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах. Высокое качество системы ДЕЛО подтверждено «Сертификатом Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России. Подсистема «Архивное дело», первая система прошедшая добровольную сертификацию на соответствие требованиям спецификации MoReq Система ДЕЛО – тиражируемый «коробочный» продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников система легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика в максимально короткие сроки. Данный продукт отличается интуитивно понятным интерфейсом, быстрыми и безболезненными сроками внедрения, так как он не только не меняет сложившиеся процессы работы с документами, но и позволяет еще более их оптимизировать в соответствии с нормами российского делопроизводства. Система ДЕЛО максимально полно поддерживает классическое делопроизводство, об этом свидетельствует наличие функций: реестр рассылки, номенклатура и опись дел, направление документов дело с соблюдением всех архивных норм и правил. Система поддерживает регистрацию сопроводительных, повторных, связанных документов, регистрацию проектов документов, связанных проектов документов и обращений граждан. Поддерживает многопунктовые резолюции, позволяет назначить соисполнителей по документу. Недочетами программы являются: 1. Отсутствие функциональной возможности называемой «мастер регистрационных карточек», позволяющей создать регистрационную карточку с некоторыми «индивидуальными» реквизитами организации, либо скорректировать реквизиты на основе имеющейся. 2. Отсутствие системы ролей – механизма обеспечения информационной безопасности, который формирует пользовательские роли и определяет объем информации и операций, к которым допущена каждая конкретная роль. 3. Отсутствие механизма обработки данных системных протоколов, например, поиск в протоколе по заданным критериям. 4. Евфрат-Документооборот ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ» является разработкой российской компании – Cognitive Technologies Ltd (www.cognitive.ru; www.evfrat.ru). Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Данная программа успешно внедряется с 1999 года. Партнерская сеть насчитывает около 100 компаний. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» состоит из модулей: АРМ «Пользователь» — рабочее место для доступа к системе; АРМ «Администратор» — рабочее место настройки и администрирования системы; модуль «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации; модуль «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек; модуль «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации; средства настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий пользователей; модуль «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты. Дополнительно в комплект поставки системы могут входить: «HTTP-сервер» — средство доступа к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира; APM «Руководитель» — рабочее место для работы руководителей и топ-менеджеров в системе, APM «Архивариус» — рабочее место для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов. Система Евфрат может быть дополнена конфигурацией «Быстрый старт». Это новая конфигурация системы «ЕВФРАТ-Документооборот», разработанная на основе 5-летнего практического опыта внедрения системы в организациях различного профиля и масштаба деятельности. Входящий в конфигурацию набор настроенных элементов позволяет сократить затраты на реализацию проекта по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) на сумму порядка 500 000 рублей и осуществить запуск СЭД в эксплуатацию в течение 1 рабочей недели. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет автоматизировать делопроизводство организации как в соответствии с требованиями ГОСТ по делопроизводству, так и с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Евфрат-Документооборот отличается привычным понятным интерфейсом почтовой программы, понятным любому пользователю. Преимуществом же системы является быстрота обучения пользователя, удобство и простота настройки. Внедрение ЕВФРАТ-Документооборот на небольшом предприятии может быть осуществлено не только специалистами компании Cognitive Technologies Ltd, но и собственными силами технических специалистов организации. Система Евфрат привлекательна также и по стоимости приобретения лицензий и внедрения. К недостаткам стандартной поставки ПО следует отнести: 1. Использование собственной разработки – СУБД «Ника» - это собственная разработка компании Cognitive и она не имеет той дополнительной функциональности, которую предоставляют промышленные реляционные СУБД, например MS SQL Server. Помимо этого СУБД «Ника», потребует дополнительных затрат на обучение администраторов системы и сопровождение и поддержка системы разработчиком. 2. В ЕВФРАТ-Документооборот одновременно с документом может работать только 1 сотрудник. В то время как зачастую требуется коллективный труд, что повышает быстроту исполнения поручений. 3. Особенно остро отражается на контроле исполнительской дисциплины отсутствие функций согласования проектов резолюций, визирования, согласования проектов документов, отсутствие возможности проследить работу с версиями документов. Визирование документа осуществляется только с применением функции ЭЦП. Выводы При выборе системы электронного документооборота очень важно сформулировать основные цели автоматизации, это поможет выбрать нужный класс систем и сузит выбор до пределов систем одного класса. Для наиболее оптимального и объективного выбора нужной системы, следует составлять требования к системе электронного документооборота, руководствуясь международными, национальными стандартами, нормативными и локальными документами. При выборе СЭД необходимо учитывать и нефункциональные требования, такие как известность разработчика, качество тех.поддержки, удобство интерфейса, стоимость, наличие сертификатов на соответствие стандартам, наличие сертифицированного партнера в регионе, наличие учебных центров и разработанных курсов и т.д. и т.д. Следует не забывать, что важно не только подобрать наиболее подходящую систему, но и уделить большое внимание разработке регламентов, процедур, локальных документов поддерживающих каждый этап внедрения системы и обеспечивающих ее юридическую значимость внутри предприятия, и устанавливающих ответственность пользователей. Наряду с разработкой локальных документов следует проводить периодический мониторинг системы и обучение пользователей. Только при соблюдении всех выше перечисленных пунктов возможно сделать качественный выбор системы электронного документооборота и минимизировать риски при внедрении. 1 MoReq Specification – русская версия. С.1 2 Там же.с 4 3 Там же стр. ii |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 |
Правила производства лекарственных средств gmp европейского сообщества... Первые Правила gmp появились в 60-х начале 70-х годов. Например, в Великобритании первые национальные gmp, известные как “Оранжевая... |
|
Специфика эксплуатации кабелей с изоляцией из шитого полиэтилена;... Первые кабели с изоляцией из сшитого полиэтилена (спэ-изоляцией) впервые появились в России в конце 90-х годов и с тех пор получили... |
|
Для повышения ударной вязкости (ударная вязкость это способность... Регно открыл поливинилхлорид. В 1912 г были выданы первые патенты немецкому ученому Фрицу Клатте. Однако техническое применение пвх... |
 |
Контрольная работа №1 Содержание Понятия о менеджменте, современных... Отечественные системы бурения боковых дополнительных стволов. Общие положения |
|
Системы координат Глава Способы определения координат Спутниковые технологии появились в России в начале 1990-х гг; почти на 10 лет позднее, чем в США. Их преимущества перед обычными... |
|
Роль бразилии в интеграционных процессах в западном полушарии в конце ХХ начале ХХI вв Роль бразилии в интеграционных процессах в западном полушарии в конце ХХ – начале ХХI вв |
|
Крайне интересной является история развития ипотеки в России. Первые... Изучение опыта создания, функционирования и разорения этих структур позволило сделать вывод, что даже целенаправленная государственная... |
|
И нструкция по эксплуатации Раскройте в начале и в конце обложки чертежи и рисунки, показывающие прибор и его эксплуатацию |
|
Литература. Монографии. 74 Современные тенденции российско-испанского сотрудничества в культурной сфере в конце XX – начале XXI веков |
|
Исламское сообщество и исламизм в Англии в конце XX начале XXI вв... Охватывают период с 1990 по 2013 гг. Начальный рубеж обусловлен тем, что в начале 1990-х гг у молодого поколения британских мусульман... |
|
Рабочая программа дисциплины «Электронные системы документооборота» Программа предназначена для преподавателей, ведущих данную дисциплину, учебных ассистентов и студентов направления 38. 04. 02 Менеджмент,... |
|
§ Первые шаги, первые трудности, первые достижения Д. И. Грищенко; первые судебные дела; формирование адвокатского корпуса; исполняющая обязанности председателя оргбюро Е. И. Николаенко;... |
|
И нструкция по эксплуатации Универсальная электрорезка ritter Раскройте в начале и в конце обложки чертежи и рисунки, показывающие прибор и его эксплуатацию |
|
Образовательная программа магистратуры «Музейное кураторство» Роль музеев в формировании американской национальной идентичнности в конце XIX – начале XX века |
|
И нструкция по эксплуатации Универсальная электрорезка фирмы „ritter“ Раскройте в начале и в конце обложки чертежи и рисунки, показывающие прибор и его эксплуатацию |
|
Требования к организации и процессу выполнения работ по модернизации... Требования к организации и процессу выполнения работ по модернизации информационной системы электронного документооборота на платформе... |