Лекция 2 часа


Скачать 122.04 Kb.
Название Лекция 2 часа
Тип Лекция
rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Лекция
Лекция 7

Номенклатура дел и передача их на хранение

(Лекция 2 часа)

1.Требования к оформлению номенклатуры.

2.Систематизация документов.

3.Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Архивное хранение

1.Требования к оформлению номенклатуры

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции:

  • Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.

  • Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.

  • Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.

  • Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.

  • Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.



  • Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.1 В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

  • предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;

  • содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

  • закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

  • имеет справочное значение при изучении структуры организации;

  • является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

  • используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

  • может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. 3

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

  • Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4);

  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5).

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

  • типовая номенклатура дел;

  • примерная номенклатура дел;

  • индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. 4

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. 7

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. 9

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

  • уставом или положением об организации,

  • положениями о структурных подразделениях,

  • штатным расписанием,

  • номенклатурой дел организации за прошлый год,

  • описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

  • регистрационными формами,

  • ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения,

  • типовыми и примерными номенклатурами дел. 10

  • Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

Индекс дела

Заголовок дела 
(тома, части)

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). 

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:

  • в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

  • Хронологический признак – указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет за 2007 г.».

  • Географический признак – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с органами местного самоуправления».

  • В графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

  • В графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;

  • В графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации;

  • в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. 

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) (ГСДОУ).

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (даны определение и процедура согласования, подписания, утверждения).

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле в службе делопроизводства; второй является рабочим в этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия. Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.


Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (М., 2006):

Индекс дела

Заголовок дела 
(тома, части) 

Кол-во дел 
(томов, частей) 

Срок хранения и № статей 
по перечню

Примечания

1

2

3

4

5

Наименование раздела

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы, затем переписка и информационно-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или справочные материалы.

Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле.

Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру предприятия без изменений (ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

-в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

-каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

-в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

-документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

-в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

-документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию. 


http://www.delo-press.ru/old-images/images/d_07-12_23.gif

Похожие:

Лекция 2 часа icon Лекция I и проблема языка и сознания лекция II 31 слово и его семантическое...
Монография представляет собой изложение курса лекций, про* читанных автором на факультете психологии Московского государственного...
Лекция 2 часа icon Лекция I и проблема языка и сознания лекция II 31 слово и его семантическое...
Монография представляет собой изложение курса лекций, про* читанных автором на факультете психологии Московского государственного...
Лекция 2 часа icon Лекция Предмет, задачи и методы перевода
Лекция Общая характеристика современной теории перевода. Лекция Переводческая эквивалентность
Лекция 2 часа icon Лекция № Содержание понятий «дезинфекция», «стерилизация». (2 часа)
Ост 42-21-2—85 «Стерилизация и дезинфекция изделий медицинского назначения. Методы, средства, режимы»
Лекция 2 часа icon Лекция Отечественная историография Гражданской войны в России Лекция...
Лекция Национальная политика советского государства: теория и практика вопроса
Лекция 2 часа icon Курс лекций Ставрополь, 2015 содержание стр. Введение лекция Введение...
Лекция 5: Приборы и приспособления для обнаружения и регистрации ионизирующих излучений
Лекция 2 часа icon Инструкция по выполнению работы
Экзаменационная работа по литературе состоит из 3 частей. На ее выполнение дается 4 часа (240 минут). Рекомендуем так распределить...
Лекция 2 часа icon Республики Бурятия Комитет по образованию Администрации г. Улан-Удэ мбоу российская гимназия №59
Количество часов: 140 часов (4 часа в неделю) – 5-8 классы, 102 часа (3 часа в неделю) – 9 класс
Лекция 2 часа icon Лекция Общая характеристика трудовой деятельности умственно отсталых...

Лекция 2 часа icon Лекция Основы процесса тестирования по 3
Лекция Как протестировать неизвестную программу или наращиваемый подход к первичному функциональному тестированию по. 17
Лекция 2 часа icon Лекция №1 (2 часа) Воспитание и его место в общей образовательной системе Словом «педагогика»
Словом «педагогика» обозначают теоретическую дисциплину, которая призвана дать ответы на многие вопросы, насущно важные для жизни...
Лекция 2 часа icon Лекция Автоматическое и автоматизированное управление. 5
Лекция Основные требования к scada-системам и их возможности. Аппаратные и программные средства scada-систем 17
Лекция 2 часа icon Лекция Введение в курс «Компьютерные технологии в науке и образовании»
Лекция Классификация и характеристика программных средств информационной технологии обучения (ито) 18
Лекция 2 часа icon Литература См. Лекция 7,Лекция 8
Цель работы: Ознакомление с построением фильтров tcp/ip пакетов. Ознакомление с методами шифрования с открытым ключом на примере...
Лекция 2 часа icon Программа раздел I. Введение в дисциплину «Правовая статистика» Тема...
Общая теория статистики и отдельные отрасли статистики: эко­номическая — промышленности, сельского хозяйства, строитель­ства транспорта,...
Лекция 2 часа icon 2. Теории поведения человека в организации (4 часа) 46 Тема Коммуникативное...
Рабочая программа составлена на основании типовой программы гос впо и авторских разработок

Руководство, инструкция по применению




При копировании материала укажите ссылку © 2024
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск