Проект № 209 от 27.03.2017
|
Администрация муниципального образования
"Старомайнский район" УЛЬяновской области
|
распоряжение
|
|
№
|
|
экз. №
|
|
р.п. Старая Майна
|
Об утверждении Инструкции по делопроизводству Администрации муниципального образования «Старомайнский район»
|
|
В целях установления единого порядка ведения делопроизводства в Администрации муниципального образования «Старомайнский район», совершенствования системы документационного обеспечения:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Старомайнский район» (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений, отраслевых (функци-ональных) органов Администрации муниципального образования «Старо-майнский район» обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
3. Установить, что методические разъяснения по порядку применения Инструкции осуществляет Отдел делопроизводства, работы с обращениями граждан, контроля, информационных технологий и защиты информации Управления правового обеспечения органов местного самоуправления и муниципальной службы Администрации муниципального образования «Старомайнский район».
4. Признать утратившими силу распоряжения Администрации муниципального образования «Старомайнский район»:
1) от 20.10.2009 № 54-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Администрации муниципального образования «Старомайнский район»;
2) от 29.06.2010 № 25-р «О внесении изменений и дополнений в распоряжение Администрации муниципального образования «Старомайнский район» от 20.10.2009 № 54-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Администрации муниципального образования «Старомайнский район»;
3) от 30.07.2010 № 29-р «О внесении дополнений в распоряжение Администрации муниципального образования «Старомайнский район» от 20.10.2009 № 54-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Администрации муниципального образования «Старомайнский район»;
4) от 18.10.2011 № 41-р «О внесении изменений в распоряжение Администрации муниципального образования «Старомайнский район» от 20.10.2009 №54-р».
5. Обнародовать настоящее распоряжение посредством размещения на официальном сайте Администрации муниципального образования «Старомайнский район», информационном стенде в здании Администрации муниципального образования «Старомайнский район».
6. Настоящее распоряжение вступает в силу после его официального обнародования.
Глава Администрации
муниципального образования
«Старомайнский район» В.Г.Половинкин
|
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением
Администрации
муниципального образования
«Старомайнский район»
от №
|
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству Администрации
муниципального образования «Старомайнский район»
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Старомайнский район» (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации муниципального образования «Старомайнский район» (далее - Администрация) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путём унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ульяновской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах власти», Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», национальными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», нормативными и методическими документами, регламентирующими ведение архивного дела, и с учётом особенностей документооборота в Администрации.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Администрации, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
Делопроизводство в Администрации ведётся с использованием системы электронного документооборота «CompanyMedia» (далее - СЭД).
1.4. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
Требования Инструкции распространяются на бухгалтерскую, научно-техническую и другую специальную документацию лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.5. Методическое руководство за организацией делопроизводства, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах Администрации осуществляет Отдел делопроизводства, работы с обращениями граждан, контроля, информационных технологий и защиты информации Управления правового обеспечения органов местного самоуправления и муниципальной службы Администрации муниципального образования «Старомайнский район» (далее - служба делопроизводства) и ответственные лица в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах Администрации, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства (далее - ответственные за делопроизводство).
По вопросам организации делопроизводства служба делопроизводства взаимодействует с подразделениями в Правительстве Ульяновской области, осуществляющими отраслевое либо межотраслевое управление, и органами местного самоуправления муниципальных образований, входящих в состав муниципального образования «Старомайнский район».
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях, отраслевых (функциональных) органах Администрации возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения, отраслевого (функционального) органа Администрации назначает ответственного за делопроизводство. Список ответственных за делопроизводство в подразделениях и их функции утверждаются правовым актом Администрации.
1.7. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Администрации. Руководители структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов Администрации в обязательном порядке должны ознакомить с Инструкцией вновь принятых на работу сотрудников под роспись.
1.8. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1.9. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц Администрации, работающих или знакомящихся с этой информацией.
С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).
1.10. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов, их копий осуществляются уполномоченным подразделением, по согласованию с должностным лицом Администрации, курирующим службу делопроизводства.
1.11. Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку сотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы по описи (приложение 1 к Инструкции) ответственному за делопроизводство в соответствующем подразделении. Дальнейшее исполнение указанных документов осуществляется по указанию руководителя подразделения.
1.12. При увольнении или переходе в другое подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство по акту приёма-передачи, копия которого направляется в службу делопроизводства.
1.13. Об утрате документов (дел) сотрудники подразделения немедленно сообщают руководителю соответствующего подразделения. На основании решения должностного лица Администрации, курирующего службу делопроизводства, формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии с учётом предложений службы делопроизводства докладывает должностному лицу Администрации, курирующему службу делопроизводства, о результатах служебного расследования с представлением материалов и выводов для принятия окончательного решения.
На утраченные документы (дела) составляется акт (приложение 2 к Инструкции), на основании которого делаются соответствующие отметки в учётных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив муниципального образования «Старомайнский район» (далее - архив) для включения их в дело архивного фонда.
1.14. Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
2. Требования к подготовке и оформлению документов
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Администрации оформляются на бланках утверждённого образца, на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов.
Перечень и образцы применяемых бланков документов Администрации представлены в приложениях 3-3.6 к Инструкции.
2.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование бланков документов формата А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм). Выбор формата бланка документа зависит от вида и объёма документа.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля следующих размеров:
30 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Макеты бланков документов Администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка документа располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в Администрации используются электронные шаблоны бланков документов.
2.1.3. Проектирование макетов бланков документов осуществляется службой делопроизводства.
Образцы новых бланков и электронные шаблоны новых бланков документов утверждаются должностным лицом Администрации, курирующим службу делопроизводства.
Бланки комиссий, советов разрабатываются в соответствии с требованиями Инструкции.
2.1.4. При переписке между подразделениями Администрации бланки не используются.
2.1.5. Запрещается тиражирование гербовых бланков документов на копировально-множительных аппаратах и использование их ксерокопий для оформления подлинных документов.
2.1.6. Порядок применения гербовых бланков документов в Администрации.
Правовые акты издаются Администрацией в виде постановлений и распоряжений с воспроизведением герба муниципального образования «Старомайнский район».
Документы постоянно действующих координационных и совещательных органов, иных органов оформляются на общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.
Бланки писем Главы Администрации применяются при направлении во все адреса на территории Российской Федерации, а также для переписки с зарубежными адресатами.
Бланк письма должностного лица Администрации применяется при направлении адресатам в пределах Ульяновской области.
Гербовые бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться в другие организации и частным лицам.
2.1.7. Учёт, хранение и списание гербовых бланков.
Гербовые бланки документов используются службой делопроизводства для выпуска постановлений, распоряжений Администрации.
Контроль за правильностью использования гербовых бланков возлагается на службу делопроизводства.
2.1.8. В случае обнаружения нарушений при учёте, хранении и использовании гербовых бланков проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения должностного лица Администрации, курирующего службу делопроизводства.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
2.2.1. Подготовка документов осуществляется в текстовом редакторе Word for Windows с применением шрифтов гарнитуры Times New Roman размера № 14. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров (№ 10-13).
При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов допускается, но не рекомендуется уменьшение шрифта до 13,5-13 (для писем) либо уменьшение или увеличение межстрочного интервала (для правовых актов) не более чем на 0,02 пункта (одинарный межстрочный интервал допускается уменьшить до 0,98 пт или увеличить до 1,02 пт; полуторный соответственно - до 1,48 пт или 1,52 пт). Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.
Для выделения отдельных реквизитов документа используются полужирное начертание, курсив, подчёркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.2.2. Текст документа печатается через одинарный межстрочный интервал.
Текст выравнивается по ширине страницы. В текстах документов, за исключением наименований, допускаются автоматические переносы слов. Первая строка абзаца оформляется с отступом 1,25 см (далее - абзацный отступ).
Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения.
2.2.3. Многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал, составные части одного реквизита отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов (например, в реквизитах «Адресат», «Гриф утверждения»), реквизиты один от другого отделяются одной-тремя строками непечатаемых символов (например, наименование документа или адресат от обращения (при его отсутствии - от текста) отделяется тремя строками непечатаемых символов, обращение от текста и текст от приложения - одной строкой, текст (приложение) от подписи - тремя строками непечатаемых символов).
2.2.4. При подготовке документов от границы левого поля без абзацного отступа печатаются следующие реквизиты: наименование документа, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, наименование должности в реквизитах «Подпись должностного лица» и «Гриф согласования», отметка о заверении копий, а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» в протоколах.
2.2.5. Документ, оформленный на бланке, должен иметь обязательный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном соответствующими правовыми актами.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.
2.2.6. Требования к составлению и оформлению документов закреплены в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённом постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст «О применении и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации».
2.2.7. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
2.2.8. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Администрации, являются:
1) герб муниципального образования «Старомайнский район» Ульяновской области;
2) наименование исполнительно-распорядительного органа муниципального образования «Старомайнский район» (далее также - Администрация);
3) должность лица - автора документа;
4) подпись должностного лица;
5) вид документа;
6) место составления (издания) документа;
7) справочные данные об Администрации;
8) адресат;
9) дата документа;
10) регистрационный номер документа;
11) наименование либо аннотация документа (далее - наименование документа);
12) текст документа;
13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
14) отметка о наличии приложений;
15) гриф согласования;
16) гриф утверждения;
17) виза;
18) оттиск печати;
19) отметка о заверении копии;
20) отметка об исполнителе;
21) указания по исполнению документа;
22) отметка о контроле документа;
23) отметка об исполнении документа;
24) отметка о конфиденциальности;
25) отметка о поступлении документа;
26) идентификатор электронной копии документа.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
2.2.8.1. Герб муниципального образования «Старомайнский район» Ульяновской области.
Герб муниципального образования «Старомайнский район» размещается на бланках документов Администрации, Главы Администрации в соответствии с Уставом муниципального образования «Старомайнский район» и решениями Совета депутатов муниципального образования «Старомайнский район».
2.2.8.2. Наименование исполнительно-распорядительного органа муниципального образования «Старомайнский район».
Наименование исполнительно-распорядительного органа муниципального образования «Старомайнский район», помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, закреплённому в Уставе муниципального образования «Старомайнский район».
2.2.8.3. Наименование подразделения.
Наименования подразделений указываются во внутренних документах: справках (приложение 20 к Инструкции), номенклатуре дел (приложение 35 к Инструкции).
2.2.8.4. Наименование должности.
Наименование должности лица - автора документа указывается в бланках писем должностных лиц.
2.2.8.5. Справочные данные об исполнительно-распорядительном органе муниципального образования «Старомайнский район».
Справочные данные об исполнительно-распорядительном органе муниципального образования «Старомайнский район» содержат сведения, необходимые при информационных контактах.
Справочные данные на бланке письма включают в себя почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, интернет-адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Адрес пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (далее - Правила оказания услуг почтовой связи), например:
Ленина пл., д. 1, р.п. Старая Майна, 433460
2.2.8.6. Наименование вида документа.
Наименование вида документа указывается во всех, кроме писем, документах - постановлениях, распоряжениях, протоколах, служебных (докладных) записках, актах, справках, заключениях и др., печатается прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.
2.2.8.7. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется должностным лицом непосредственно при подписании документа. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.
При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (без добавления слова «года» или буквенного обозначения «г.»). Например, дату 10 февраля 2017 года следует оформлять таким образом: 10.02.2017.
При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц - словом, год - четырьмя цифрами с добавлением слова «года» или его сокращением до буквенного обозначения «г.», например: 05 января 2017 года.
Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно во всех документах.
В письмах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, а также в правовых актах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат (сроков), а реквизиты правовых актов при ссылках на них в документах указываются цифровым способом, например:
«В срок до 12 октября 2015 года в соответствии с постановлением Правительства Ульяновской области от 23.03.2013 № 341-П...»
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата проставляется в специально отмеченном месте на бланке документа либо ниже реквизита «Подпись».
2.2.8.8. Регистрационный номер документа.
Реквизит «Регистрационный номер документа» - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным обозначением наименования вида документа, должности (или фамилии) подписавшего, индексом дела по номенклатуре дел.
Регистрации подлежат все документы, создающиеся в Администрации, и документы, поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд Администрации.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
2.2.8.9. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, располагается на бланке письма ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».
Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату создания документа, на который даётся ответ. Указанные сведения переносятся исполнителем из поступившего документа.
Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, сокращает время обработки, повышает уровень оперативности доставки. Указание в тексте письма ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа не допускается.
При ответе на документ, поступивший без регистрационного номера и (или) даты, данный реквизит не используется.
2.2.8.10. Место составления (издания) документа.
Место составления или издания документа (р.п.Старая Майна) указывается на бланках документов Главы Администрации и Администрации, за исключением бланков писем.
2.2.8.11. Гриф ограничения доступа к документу.
Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 №188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».
Гриф ограничения доступа к документу на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования», проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
2.2.8.12. Адресат.
В качестве адресата могут быть организации, их подразделения, должностные или физические лица.
Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа, ширина зоны расположения реквизита (расстояние от её левой границы до правого поля документа) не должна превышать 77,9 мм.
Реквизит «Адресат» печатается через одинарный межстрочный интервал, например:
Министерство финансов Российской Федерации
При направлении документа в организацию или её подразделение указывается полное наименование организации или организации и подразделения в именительном падеже, выравнивание по горизонтали осуществляется по левому краю. Название подразделения отделяется от названия организации одной строкой непечатаемых символов, например:
Аппарат Правительства Российской Федерации
Отдел по работе с обращениями граждан
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращённые наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Если документ адресован должностному лицу, то наименование должности и фамилия должностного лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией (без пробела между ними), выравнивание по горизонтали осуществляется по центру (строки реквизита «Адресат» центрируются по отношению к самой длинной строке), фамилия от наименования должности отделяется одной строкой непечатаемых символов, например:
Генеральному директору ЗАО «Авиастар-СП»
И.О.Фамилия
Если адресат, кроме должности, имеет какое-либо звание (военное, научное, государственный чин и т.п.), то все три части (наименование должности, звание и фамилия) отделяются друг от друга одной строкой непечатаемых символов, после наименования должности запятая не ставится, вторая часть начинается со строчной буквы (за исключением тех званий, которые пишутся с прописной буквы), например:
Начальнику Управления Министерства
юстиции Российской Федерации по Ульяновской области
государственному советнику юстиции
Российской Федерации 1 класса
О.В.Ивановой
Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, который прилагается к проекту письма. Предпочтительным является индивидуальное направление писем каждому адресату.
Если документ направляется в несколько однотипных организаций, или в несколько подразделений одной организации, или нескольким должностным лицам, замещающим аналогичные должности, то их следует указывать обобщённо, например:
|
