Изучение в лияния основных свойств документов системы менеджмента качества на образовательную деятельность вуза

Королева Н.А. Заместитель директора НОУ Санкт-Петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права филиал в г. Краснодаре Изучение влияния основных свойств документов системы менеджмента качества на образовательную деятельность вуза Аннотация: В данной статье автор характеризует методы изучения свойств документов системы менеджмента качества. Показывает влияние управленческих свойств документов на образовательную деятельность вуз. Ключевые слова: свойства документов, система менеджмента качества, образовательная деятельность вуза, методы исследования, опрос. Koroleva N.A. Study the influence of the basic properties of documents quality management system for the educational activities of the university Summary: The author describes methods for studying the properties of the quality management system documentation. The author shows the influence of administrative document properties for educational activities college. Keywords: document properties, quality management system, the educational activities of the university, research methods, survey. Обеспечение доступности качественного образования для всех слоев населения является приоритетным направлением государственной политики. Проводимая в настоящее время масштабная модернизация системы высшего профессионального образования затрагивает перестройку системы управления. Одним из важнейших проектов в этой сфере является создание системы управления качеством профессионального образования, которая могла бы гарантировать качество подготовки выпускаемых специалистов, необходимое заказчикам. Для реализации, организации и контроля содержания учебного процесса, достижения им поставленных целей создается система управления качеством образования, неотъемлемым компонентом которой выступает самооценка деятельности вуза, показывающая эффективность организации и уровень зрелости системы менеджмента качества (далее СМК). Любая функция управления имеет определённый состав документов, сопровождающих процесс реализации конкретной функции, поэтому изучение такого состава может дать наглядное представление и о процессе реализации управленческих функций. Результативность действий учебных заведений во многом определяется наличием документов, адекватно описывающих процессы организации образовательной деятельности, а также документов, отражающих состояние системы управления качеством обучения. Система документации вуза обладает свойствами, оказывающими влияние на учебный процесс. Изучение свойств документов, с нашей точки зрения, необходимо проводить на основе принципа междисциплинарности применительно к документированным образовательным системам. Данный подход позволит интегрировать научные достижения в области решения теоретических и прикладных проблем педагогики, документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами, разработанные К.Г.Митяевым, Я.З.Лившицем, В.А.Цикулиным, Т.В.Кузнецовой, А.Н.Соковой, М.В.Лариным, В.С.Мингалевым В.М.Магидовым, А.В.Пшенко, И.Л.Бачило, М.П.Илюшенко, К.Б.Гельман-Виноградовым и рядом других специалистов в указанных областях научной деятельности [1]. Документационное обеспечение образовательной деятельности вуза представляет деятельность по созданию, получению, использованию, хранению, предоставлению документированной информации о содержании образовательной деятельности. Основными слагаемыми качества образования в вузе являются: качество функционирования системы управления, качество результата и качество процесса обучения. Функции по управлению качеством образования вуза реализуются в системах документов, отражающих основные направления образовательной деятельности. В вузах управленческие функции реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации, обеспечивающих управленческую, учебную, научную, воспитательную, международную, инновационную и другие виды деятельности. Документация рассредоточена по структурным подразделениям, частично представлена в фондах научных вузовских библиотек, что затрудняет процесс управления документами и снижает уровень управления качеством образования. Основные характеристики системы документации можно сгруппировать по следующим признакам: - целевого назначения, включающие такие типы документации, как учебная, воспитательная, научная и т.д.; - вид документа, представленные в виде плановых, отчетных, справочных, информационных документов; - содержание; - области распространения документа, имеющие широкую или ограниченную сферу допуска; - форма представления информации (электронные, бумажные, графические документы); - срок хранения и ряда других. Основными компонентами внутривузовской системы документации по управлению образовательной деятельности является подсистемы управленческой документации, учебной и методической документации, документации по социальной и воспитательной работе, документация по научно-исследовательской деятельности, международной деятельности и других видов деятельности. Обеспечивает управление документами особая подсистема документации, в которой отражаются законодательные и нормативные требования к организации процессов делопроизводства. Изучение основных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза проводилось на структурно-процессной модели, позволяющей анализировать внешнюю и внутреннюю документацию, выделять входные и выходные потоки документов, отмечать документы вспомогательных процессов [2]. Система документации СМК образовательной деятельности вуза является сложной и характеризуется как отраслевая, обладающая целостностью, многоуровневой структурой, единством компонентов. Она представляет собой систему соподчиненных видов документов, описывающих основные требования к управляющим, основным и обеспечивающим процессам. Значение документов СМК заключаются в том, что они устанавливают порядок и правила осуществления процессов и видов деятельности, помогают обеспечить соответствие требованиям и постоянное улучшение системы менеджмента, обеспечивают наглядность и взаимодействие процессов, способствуют разрешению проблем, возникающих при выполнении процессов и деятельности, служат основой для проведения аудита, способствует повышению уровня квалификации персонала. На основе анализа структурно-процессной модели системы документационного обеспечения образовательной деятельности вуза выявлены следующие функции документации: организационные, ориентационные, концептуальные, координационные, оценочно-результативные. Для исследования свойств документов СМК проведена классификация их свойств, позволившая объединить их в четыре группы: системные (определяемые системой менеджмента качества), функционально-управленческие (определяемые предназначением системы), специальные (определяемые особенностями документов), ценностные (определяемые особенностями самих документов, выступающих в роли элементов системы документации), представленные в таблице 1 . Таблица 1. Свойства документов СМК образовательной деятельности вуза Системные свойства Функционально-управленческие Специальные свойства Ценностные свойства Системность Комплексность Адекватность Выполняемость Идентифицируемость Адресность Актуализированность Санкционированность Целенаправленность Нормативность Юридические свойства Регламентированность Контролирующие свойства Подтверждающие свойства Воспитательные свойства Аутентичность Атрибутивность Уникальность Наглядность Долговременность, Сохранность данных и сведений Делимость Устойчивость Изменчивость Неопределенность Преобразуемость Защищенность Актуальность Точность Достоверность Оперативность Соответствие формы документа целям создания Содержательность Полнота Простота Открытость Доступность Группы системных, функционально-управленческих, специальных и ценностных свойств были подвергнуты дополнительному анализу, который позволил выявить наиболее значимые свойства для управления образовательной деятельностью вуза и объединить их в особый показатель – «основные свойства» документов СМК. Методика изучения свойств документов СМК основана на использовании экспертного опроса авторитетной группы специалистов. Анкета включала 38 вопросов, объединенных в 4 блока. В каждом блоке объединены вопросы, связанные с системными (1-8 вопросы), функционально-управленческими (9-16, 26, 38 вопросы), специальными (17-25, 27 вопросы) и ценностными (28-30, 32-36 вопросы) группами свойств документов СМК образовательной деятельности вуза (Табл.2). Эксперты, отвечая на вопросы анкеты, показывали уровень своей компетентности в отношении состава и основных характеристик документов СМК, и каждому эксперту был присвоен индивидуальный весовой коэффициент. Полученные оценки экспертов позволили определить степень авторитета и выявить основные свойства документов СМК вуза. Таблица 2. Анкета эксперта АНКЕТА экспертного опроса участники анкетирования __________________________________________________________________ фамилия имя отчество, наименование учреждения, подразделения, должность, ученая степень, ученое звание, область специализации непосредственная или смежная Вопросы к экспертам Варианты ответов (простановка метки по избранному варианту ответа) Да (D) Нет (N) Не определился (NO) 1 2 3 4 1.Можно ли рассматривать документы СМК как систему документации? 2. Охватывают ли документы СМК весь комплекс образовательной деятельности вуза? 3. Должны ли соответствовать документы СМК требованиям ГОСТ Р 6.30? 4. Должны ли документы СМК содержать только практически выполнимые требования? 5. Должны ли документы СМК отражать основные процессы образовательной деятельности вуза? 6. Содержат ли документы СМК указания на конкретного исполнителя? 7. Должны ли документы СМК отражать изменения, возникающие в образовательной деятельности вуза? 8. Должны ли документы СМК утверждаться и подписываться полномочными должностными лицами? 9. Должны ли документы СМК обеспечивать единое понимание политики и целей вуза? 10. Должна ли образовательная деятельность вуза управляться на основе документированных процедур? 11. Обладают ли документы СМК юридической силой? 12. Должны ли документы СМК быть оформлены в соответствии с инструкцией по делопроизводству или иными правилами оформления документов? 13. Обладают ли документы СМК контролирующими свойствами? 14. Способствуют ли документы СМК закреплению персональной ответственности должностных лиц за тот или иной процесс обучения 15. Могут ли документы СМК подтверждать факты, явления, события? 16. Оказывают ли документы СМК воспитательное воздействие? 17. Могут ли документы СМК гарантировать подлинность документа? 18. Обладают ли документы СМК особыми реквизитами, отличающими их от других документов? 19. Обладают ли документы СМК особыми, уникальными свойствами? 20. Позволяют ли документы СМК наглядно, образно характеризовать образовательную деятельность вуза? 21. Указан ли в документах СМК период (продолжительность) их действия? 22. Позволяют ли документы СМК сохранять информацию длительный период? 23. Можно ли использовать только некоторые из документов СМК вуза? 24. Сведения в документах СМК изменяются или остаются неизменными? 25. Допускаются ли изменения в оформлении реквизитов документов СМК? 26. Предусмотрен ли контроль над исполнением документов СМК? 27. Обеспечивается ли защита документов СМК от несанкционированного доступа? 28. Отражают ли документы СМК наиболее значимую для вуза информацию? 29. Должны ли документы СМК точно соответствовать ГОСТам, инструкциям? 30. Должны ли документы СМК иметь ссылки на официальные источники информации? 31. Могут ли документы СМК применяются для статистической обработки данных? 32. Оперативно ли отражают изменения, происходящие в образовательной деятельности вуза, документы СМК? 33. Могут ли одинаковые по содержанию документы СМК иметь разную форму? 34. Требуются ли особые знания в оформлении документов СМК? 35. Предусмотрено ли документами СМК информирование всех желающих о содержании? 36.Имеются ли ограничения к доступу документов СМК? 37.Можно ли изменять (редактировать) документы СМК любому сотруднику вуза? 38.Возможно ли на основе документов СМК провести анализ эффективности управления вузом. Результаты показали, что наибольшее предпочтение эксперты отдали функционально-управленческой группе свойств документов СМК. А основными свойствами функционально-управленческой группы стали целенаправленность, нормативность, регламентированность. Документы СМК обладают также контролирующими, подтверждающими и воспитательными свойствами. Причем мнение экспертов по данному вопросу согласованное и единодушное. Исходными данными для моделирования является наличие и состояние документов СМК образовательной деятельности вуза. Модель имеет ряд ограничений и допущений: 1) влияние функционально-управленческих свойств документов СМК на образовательную деятельность вуза определяется по наличию документов СМК, обладающих определенными свойствами, и по соответствию их требованиям стандартов ГОСТ Р ИСО; 2) документ может иметь два состояния: полностью соответствующий требованиям и несоответствующий требованиям. Такие функции управления, как планирование, организации, контроля, оперативного управления, учета, отражаются в системе документации, а документы служат подтверждением эффективности управленческой деятельности. Между документами СМК вуза существует информационная связь, подтверждающая факт наличия документационного обмена между элементами СМК вуза. Можно выделить два уровня реализации информационных связей. Первый уровень – это процессы. Он определяет содержание и структуру документов СМК вуза. Второй уровень – это инфраструктура СМК. На этом уровне путем проекции информационных процессов на объекты и формы организации инфраструктуры определяется конкретная технологическая реализация информационных связей – схема документооборота, с учетом СМК высшего учебного заведения. Поэтому для изучения свойств документов СМК через исследование документооборота разработана схема документооборота с учетом СМК вуза. Выявление свойств документов СМК образовательной деятельности вуза проводилось не только на основе анкетирования, анализа документации, наблюдения за образовательной деятельностью, разработки модели «дерево свойств документов СМК», но и на основе модели исследования свойств СМК как составной части менеджмента вуза (рис.1). Рисунок 1 - Модель исследования свойств СМК, как составной части менеджмента вуза Иерархическая схема уровней анализа основных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза позволяет детализировать проблему дальнейшего исследования основных управленческих свойств документов СМК образовательной деятельности вуза, в том числе эмерджентных и синергетических свойств. Формирование СМК связано с разработкой документации, которая регламентирует, нормирует, инструктирует деятельность аппарата управления. Документация СМК обладает свойствами, позволяющими разрабатывать оптимальное управленческое воздействие. Именно функционально-управленческие свойства документации СМК оказывают основное влияние на образовательную деятельность вуза. Результатом анализа является подтверждение улучшения качества образования на основе применения документов СМК. Исследование основных свойств документов – составная часть менеджмента, а результаты исследования – основа для совершенствования существующей системы управления. На организационное воздействие большое влияние оказывают функционально-управленческие свойства документов. Организационное воздействие не будет доведено до конца и не приобретёт конкретных регламентированных форм, если оно не будет дополнено распорядительным воздействием. Распорядительное воздействие -более активная и гибкая форма воздействия, направленное на устранение отклонений образовательного процесса от поставленных задач. Распорядительное воздействие, хотя и является формой оперативного воздействия, должно опираться на методы организационного воздействия. Организационные и распорядительные виды воздействия являются формами организационных методов, которые не противоречат, а дополняют и развивают друг друга, существуют в сочетании и взаимной зависимости. Они всегда используются вместе в том или ином сочетании. Вся организационно – распорядительная деятельность должна протекать в правовых рамках и на основе правового обеспечения процессов управления. Главная проблема организационного воздействия – связать управляющую систему с управляемой, обеспечить соотносимость этих систем. При исследовании данного аспекта на первый план, конечно же, выходят свойства документов, позволяющие контролировать и подтверждать действия. Анализ эффективности реализации свойств управления позволяет более четко определить обязанности и права работников, связанных с СМК, и на этой основе спроектировать рациональную систему СМК. Исследование основных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза – составная часть менеджмента, а результаты исследования – основа для совершенствования существующей системы управления. Менеджмент образовательной деятельности вуза можно представить выражением: S = (SC, PL, R, PI, PR, CO, EX, M, F, EF), где: SC  цель, PL – планы, R – ресурс, PI - исполнители, PR  процесс, CO контроль, EX – управление, M – мотивация, F – результат, EF  качество. Документооборот вуза объединяет уровни исследования документов СМК, подчеркивая тем самым важность документации в управлении (менеджменте) качеством образовательных услуг вуза. Основными принципами системы управления документацией вуза должны являться: оперативное прохождение документов; параллельная обработка документа; обоснованное перемещение документов исходя из организационных и технологических нужд вуза; процессы прохождения и обработки документов должны быть единообразными. Таким образом, главной задачей управления документацией СМК вуза является – обеспечение прямоточности в движении документов и однократности их обработки. По отношению к управлению потоки различаются на входящие, исходящие, внутренние. Основными характеристиками потоков являются: объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через секретаря (административный отдел, документационное управление или иные организационные структуры) за год, полугодие, квартал; структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками; режим потока, который определяется предпочтительностью движения документов. Данная методика позволяет совершенствовать СМК образовательной деятельности вуза и может быть использована для дальнейших исследований свойств документов в различных системах управления. Список литературы 1. Королева, Н.А. Разработка модели документов системы менеджмента качества высшего учебного заведения [Электронный ресурс] / Н.А. Королева // Научный политематический электронный журнал КубГАУ.- №60 (06).- Краснодар, 2010. URL: http://ej.kubagro.ru. 2. Королева, Н.А. Методика выявления основных свойств документов СМК [Текст]/Н.А. Королева // Образование и общество. – Орел, 2010. – С. 32-36.

Похожие:

	Утверждена «Системы менеджмента качества. Требования» и системы энергетического менеджмента ао «Гознак» на соответствие требованиям международного...		Технический регламент тр тс 030/2012 Система менеджмента качества органов по сертификации: общая характеристика, документы системы менеджмента качества
	«1» марта 2012 г. Система менеджмента качества отчёт об анализе системы... Результаты выполнения плана мероприятий по предыдущему анализу смк со стороны руководства		Перечень документов системы менеджмента качества ООО «Пронап» на 01. 01. 2016г Методологическая инструкция. Порядок проведения сертификации смк («Оборонсертифика»)
	2. 1 исо 9000: 2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь». 11 Исо 14001: 2004 «Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению». 11		Вопросник для сбора данных о состоянии Системы менеджмента качества (системы качества) Перечень и краткая номенклатура выпускаемой продукции и выполняемых работ, на которые планируется распространить действие смк
	Пояснительная записка к дипломному проекту Разработка процессов системы... Разработка процессов системы менеджмента качества ОАО «xxx» применительно к производству фильтроэлементов воздушных для двигателей...		Заместитель председателя приемной комиссии Руководит разработкой нормативных документов вуза, регламентирующих деятельность приемной комиссии
	Доклад муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения... Данный доклад составлен на основании самоанализа работы школы, основных документов, регламентирующих образовательную деятельность,...		Доклад муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения... Данный доклад составлен на основании самоанализа работы школы, основных документов, регламентирующих образовательную деятельность,...
	Инструкция по заполнению базы индивидуальных данных Именно с целью оценки эффективности деятельности руководства структурными подразделениями с ноября 2003 г была развернута системы...		Фракталы Целью данной работы является изучение понятия системы итерированных функций, их свойств и возможностей применения систем итерированных...
	Приказ от 30. 08. 2015№169 Основная образовательная программа основного... Фз «Об образовании в Российской Федерации» организации, осуществляющие образовательную деятельность, разрабатывают образовательные...		1 январь 2006 приглашаем Создание (актуализация) и внутренний аудит системы менеджмента качества предприятий, выпускающих оборонную продукцию в
	Отображается в меню админской части в качестве ссылки на документ Документ объект, характеризующийся набором свойств зависящих от типа документа и набором свойств общих для всех документов		Приказ от 30. 08. 2015№169 (проект) Основная образовательная программа... Фз «Об образовании в Российской Федерации» организации, осуществляющие образовательную деятельность, разрабатывают образовательные...