Управление записями




Скачать 155.16 Kb.
Название Управление записями
Тип Документы
rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Документы

ТвГУ

УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ

СТО СМК 4.2.02 - 2012

Лист /





УТВЕРЖДАЮ

Ректор ТвГУ
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ


СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

Управление записями

СТО СМК 4.2.02-2012

Выпуск 1

СТАНДАРТ СООТВЕТСТВУЕТ

ТРЕБОВАНИЯМ ГОСТ ISO 9001-2011

Проректор по учебно-

воспитательной работе ТвГУ

Скаковская Л.Н.

г. Тверь, 2012
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН и ВНЕСЕН проректором по учебно-воспитательной работе ТвГУ.

2 УТВЕРЖДЕНО и ВВЕДЕНО В ДЕЙСТВИЕ ректором ТвГУ «___» ________ 2012 г.

3 Стандарт соответствует требованиям ГОСТ ISO 9001-2011.

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.


Документ не подлежит передаче, воспроизведению и копированию

без разрешения руководства ТвГУ



Содержание


1Назначение и область применения 4

2Нормативные ссылки 4

3Термины, определения, обозначения и сокращения 4

4Общие положения 5

4.1Виды записей и данных 5

4.2Носители информации о качестве 6

5Порядок управления записями о качестве 7

6Ответственность 9

7Библиография 9

8Лист регистрации изменений 9

Приложение А 10

Виды записей, подлежащих регистрации 10
  1. Назначение и область применения


1.1 Настоящий стандарт является нормативным документом, устанавливающим порядок выполнения процесса "Управление записями" в соответствии с требованиями ГОСТ ISO 9001, п. 4.2.4.

1.2 Настоящий стандарт предназначен для разработчиков и пользователей документов СМК ТвГУ.

1.3 Настоящий стандарт обязателен к применению всеми структурными подразделениями ТвГУ.
  1. Нормативные ссылки


Настоящий стандарт содержит ссылки на следующие стандарты:

  • ГОСТ ISO 9000-2011 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь.

  • ГОСТ ISO 9001-2011 Система менеджмента качества. Требования.
  1. Термины, определения, обозначения и сокращения


В настоящем СТО СМК использованы термины и определения по ГОСТ ISO 9000, а также термины, введенные организацией:

Документ – информация и соответствующий носитель.

Данные – документ, содержащий объективные свидетельства выполненной деятельности, но не имеющий статуса записей.

Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи могут использоваться, например, для документирования прослеживаемости и свидетельства проведения верификации, предупреждающих действий и корректирующих действий.

Информация – значимые данные.

Объективное свидетельство – данные, подтверждающие наличие или правдивость чего-либо. Объективное свидетельство может быть получено путем наблюдения, измерения, испытания или другими способами.

В настоящем СТО СМК используются следующие сокращения:
БЖД – безопасность жизнедеятельности

ДПУ – документированная процедура управления

КД – корректирующие действия

МИ – методическая инструкция

НД – нормативная документация

ПД – предупреждающие действия

РК - руководство по качеству

СМК – система менеджмента качества

СТО - стандарт организации

Э – документ на электронном носителе


Используемые обозначения:



  1. Общие положения



Целью процесса "Управление записями" является обеспечение возможности подтверждения соответствия качества продукции, процессов и всей системы менеджмента в целом установленным требованиям, факта выполнения тех или иных работ, принятие решений по регулируемому процессу.

Для реализации этой цели решаются следующие задачи:

- распределение полномочий, функций и ответственности по подразделениям организации в части сбора, регистрации, систематизации, хранения и выдачи данных;

- применение процедур управления для обеспечения регистрации достоверных записей и данных, для того чтобы в дальнейшем располагать необходимыми сведениями для оценки результативности СМК в целом и ее улучшения.

В соответствии с СТО СМК 4.2.01 [1] записи относятся к документам третьего уровня в иерархической структуре документов СМК. Основное требование к этому виду документов - обеспечить их сохранность в первоначальном виде и доступ к ним для систематизации, обработки и последующего анализа.

Записи о качестве, являясь документами оперативного характера (так как содержат какие-либо результаты или свидетельства осуществленной деятельности), способствуют увеличению способности организации выполнить требования к качеству.

  1. Виды записей и данных



Виды записей о качестве:

- планы и перечни;

- документированные результаты выполнения планов;

- результаты проверок состояния помещений и соблюдения правил по БЖД;

- графики проведения регламентных работ и их результаты;

- результаты анализа функционирования СМК и т.п.;

- договоры, листы согласования;

- документы по регистрации результатов работ (журналы, протоколы, отчеты и т.д.);

- данные о персонале подразделений, документация по повышению квалификации, подготовке и аттестации персонала;

- документы о проведении внутренних аудитов

- документация по несоответствующим услугам и устранению несоответствий.

Перечень основных записей о качестве ТвГУ приведен в Приложении А.

Все остальные виды подтверждающих документов относятся к документам, которые содержат данные, т.е. содержащие объективные свидетельства выполненной деятельности, но не имеют статуса записей.

  1. Носители информации о качестве



4.2.1. Все используемые носители информации о качестве, подразделяются на первичные носители и носители систематизированной информации.

В первичных носителях регистрируются данные, которые получают в первый раз в ходе выполнения того или иного процесса.

В носителях систематизированной информации первичные данные регистрируются в обработанном виде и в совокупности с другими данными, систематизированными по необходимому признаку для решения определенных задач.

Документы, содержащие результаты обработки и анализа данных, тоже являются носителями систематизированной информации.

4.2.2 Носители данных могут быть представлены в двух вариантах: в виде бумажного документа и в виде электронного документа.

4.2.3 Требования к информации, содержащейся в носителях данных.

Информацию в носителях следует представлять в доступном для использования и однозначно понимаемом виде в соответствующих формах.

Информация, занесенная в носитель, должна быть легко читаема и понятна.

Допускается вносить исправления в журналы регистрации при ошибочном написании тех или иных данных. В этом случае, старая запись зачеркивается и вносится новая. Рядом ставится подпись исполнителя и дата.

4.2.4 Места и сроки хранения носителей данных, доступ к ним и порядок восстановления

4.2.4.1 Зарегистрированные данные следует хранить в условиях, исключающих их порчу, нанесение ущерба и потерю.

4.2.4.2 Сроки хранения для каждого вида носителя данных устанавливает
Ректор, исходя из интересов организации по согласованию со всеми заинтересованными должностными лицами. Сроки хранения и ответственные за хранение и регистрацию основных видов записей и их носителей указаны в Приложении А.

Для носителей, содержащих комплексные данные, сроки хранения следует определять, исходя из наибольшего срока хранения одного из первичных носителей, на основе которых были созданы данные комплексные носители.

4.2.5 Доступ к носителям записей о качестве.

Разрешение на ознакомление с записями и данными для персонала сторонних организаций дает Ректор.

Перечень и вид предоставляемых записей и данных контролирующим или осуществляющим надзор органам определяется требованиями этих органов. Эти требования представлены в соответствующих нормативных документах этих органов.

Выдача данных и записей регистрируется в журнале исходящей документации, в котором указывается основание для выдачи, наименование запросившего сведения подразделения или организации, реквизиты документа (дата, номер, наименование).

4.2.6. Порядок восстановления

При утрате или порче записей руководитель подразделения – держателя этих сведений при поступлении запроса, дает указание сотруднику, ответственному за ведение этих документов, восстановить запрашиваемый документ на основе данных, имеющихся в первичных носителях информации (например, в рабочем журнале).

После восстановления документа на нем делается надпись "Дубликат", ставится подпись и дата, указывается расшифровка подписи с указанием должности.

  1. Порядок управления записями о качестве



Порядок управления записями о качестве представлен на рисунке 1.








Рисунок 1 - Порядок управления записями о качестве

  1. Ответственность



Ответственность за управление регистрацией записей несет проректор по учебно-воспитательной работе ТвГУ. Он же несет ответственность за контроль выполнения требований настоящего стандарта.

Руководители подразделений и лица, осуществляющие регистрацию записей и данных в подразделениях, несут ответственность за достоверность и своевременность фиксируемой информации, правильность заполнения бланков, организацию ведения и хранения носителей с данными и записями.

Искажение и непредставление данных и записей в установленные сроки и в соответствующем объеме квалифицируется как нарушение исполнительской дисциплины.

Стандарт разработал:

проректор по учебно-

воспитательной работе ТвГУ ________________ Скаковская Л.Н.

(подпись)

«___» ______ 2012 г.

  1. Библиография



[1] СТО СМК 4.2.01-2012 Стандарт организации. Система менеджмента качества. Управление документацией.

[2] РК СМК 01-2012 Руководство по качеству ТвГУ.

  1. Лист регистрации изменений





Номер измене-ния

Номер листа

Дата внесения изменения

Дата введения изменения в действие

Ф.И.О. ответственного за внесение изменений

изменен-ного

нового

изъятого

































































































































Приложение А

Виды записей, подлежащих регистрации


Пункт

ГОСТ ISO 9001

Виды записей о качестве

Место и срок

хранения

0.1 Введение

Приказ на учреждение проекта по созданию и внедрению СМК, назначении ОПРК,

Секретарь, 3 г.

4.2 Управление документацией

Перечень НД и ТД внешнего происхождения,

Перечень документов СМК,

Виды записей и данных по качеству (настоящее приложение)

Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.

Журнал «входящая документация»,

Журнал «исходящая документация»

Секретарь,

до пересмотра

5.2 Ориентация на потребителя

Заинтересованные стороны (в РК)

Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.

5.4 Планирование

Цели в области качества

Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.

5.5.1. Ответственность и полномочия

Матрица распределения полномочий и ответственности (в РК)

Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.

ПСП

ДИ

Начальник управления кадров, 3 г.

Приказы и распоряжения

Секретарь, 3 г.

5.6 Анализ со стороны руководства

Отчет об анализе СМК

Протоколы анализа СМК

Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.

6.2. Человеческие ресурсы

Протоколы регистрации обучения персонала в области качества

Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.

Копии свидетельств о повышении квалификации, удостоверений, сертификатов, дипломов

Личное дело работника

Начальник отдела кадров, 75 лет

Оценка результативности предпринятых мер по повышению компетентности

Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.

График отпусков

Приказы о приеме, увольнении, переводе

Трудовые договоры

Штатное расписание

Начальник отдела кадров, 75 лет

6.3 Инфраструктура

Договоры аренды, субаренды

Главный бухгалтер, 5 лет

6.4 Производственная среда

Производственные факторы (в РК)

Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.

7.1 Планирование процессов жизненного цикла продукции

Планы работ

Руководители подразделений, 3 г.

Журналы работ

Руководители подразделений, 3 г.

7.2 Процессы связанные с потребителями

Дело контракта (договора)

Переписка по контракту, в том числе жалобы (рекламации) потребителей

Начальник отдела продаж, 5 лет

7.4 Закупки

Критерии оценки и выбора поставщиков

Результаты оценки поставщиков

Перечень одобренных поставщиков

Результаты верификации (входного контроля) закупленной продукции

Сопроводительные документы по закупкам (паспорта качества, сертификаты и т.п.)

Начальник отдела снабжения, 5 лет

Сопроводительные документы по закупкам (счета, счет- фактуры, накладные)

Главный бухгалтер, 5 лет

Заявки на закупку

Начальник отдела снабжения, 5 лет

7.5 Производство и обслуживание

Результаты выполнения планов продаж

Проректор по учебно-воспитательной работе, 5 лет

Сопроводительные документы на поставку (Акты, счета)

Главный бухгалтер, 5 лет

8.2 Мониторинг и измерение

Данные об удовлетворенности потребителей

Проректор по учебно-воспитательной работе, 5 лет

Программа и план аудитов на год,

Протоколы несоответствий,

Отчеты о внутренних аудитах,

Результаты контроля выполнения КД и ПД,

Свидетельства мониторинга, измерений процессов (в составе отчета, см. п. 5.6)

Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.

Результаты мониторинга качества оказываемых услуг

Проректор по учебно-воспитательной работе, 5 лет

8.3 Управление несоответствующей продукцией

Журнал учета несоответствующей продукции

Проректор по учебно-воспитательной работе, 5 лет

8.4 Анализ данных

Отчет с анализом данных (см. п. 5.6)

Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.

8.5 Улучшение

Планы КД и ПД,

Результаты оценки предпринятых КД и ПД

(Запись в протоколе несоответствий)

Проректор по учебно-воспитательной работе, 3 г.



Похожие:

Управление записями icon Аббревиатура Расшифровка Область применения Операторы
К этой категории относятся средства sql, предназначенные для манипулирования данными, то есть, записями в таблицах
Управление записями icon Сергей Матвеев cto, Технический директор Местоположение
Управление проектами, Управление продуктами, Управление людьми, Построение команды, Управление разработкой, Проектное планирование,...
Управление записями icon Ноэль Тиль Астрологическое творчество: Пер с англ. О. Матвеевой....
Техника успешного проведения консультации за один сеанс позволяет творчески ориентированному астрологу достичь максимальной эффективности...
Управление записями icon Ноэль Тиль Астрологическое творчество: Пер с англ. О. Матвеевой....
Техника успешного проведения консультации за один сеанс позволяет творчески ориентированному астрологу достичь максимальной эффективности...
Управление записями icon Инструкция пользователя cms оглавление Глава 1 Справка 2 3 Глава...
Эта программа содержит множество функций и распределенную архитектуру с интегрированными окнами, учетными записями, различными языками,...
Управление записями icon Тема введение в курс «корпоративное управление»
Корпоративное управление — это управление организационно-правовым оформлением бизнеса, оптимизацией орга­низационных структур, построение...
Управление записями icon Курсовая работа (курсовой проект) (КР, кп) нет. Форма промежуточного...
Дисциплина «Управление рисками» относится к вариативной части профессионального цикла учебного плана подготовки магистров по направлению...
Управление записями icon Управление гостехнадзора Псковской области информирует жителей региона...
Для этого нужно быть владельцем удостоверения тракториста-машиниста, подтверждающего наличие права на управление внедорожными мототранспортными...
Управление записями icon Предмет и научные основы системы государственного управления
Содержание понятия государственного управления • Формы го­сударственного устройства • Принципы и способы реализации го­сударственной...
Управление записями icon Управление муниципального заказа
Муниципальное казенное учреждение «Управление делами Администрации города Иванова»
Управление записями icon Управление муниципального заказа
Муниципальное казенное учреждение "Управление делами Администрации города Иванова"
Управление записями icon Управление муниципального заказа
Муниципальное казенное учреждение «Управление делами Администрации города Иванова»
Управление записями icon Управление муниципального заказа
Муниципальное казенное учреждение "Управление делами Администрации города Иванова"
Управление записями icon Управление муниципального заказа
Муниципальное казенное учреждение "Управление делами Администрации города Иванова"
Управление записями icon Управление муниципального заказа
Муниципальное казенное учреждение «Управление делами Администрации города Иванова»
Управление записями icon Управление муниципального заказа
Муниципальное казенное учреждение "Управление делами Администрации города Иванова"

Руководство, инструкция по применению






При копировании материала укажите ссылку © 2024
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск