Настоящая инструкция написана на примере сбора помощи для беженцев, но применима к организации благотворительных акций для любых других нужд.
Как собрать детей беженцев в школу
Детям сотен тысяч беженцев, оказавшихся в разных регионах России, к началу сентября необходимы канцтовары, школьная и спортивная форма.
Инструкция содержит три варианта организации сбора помощи (нажмите ctrl и щелкните по ссылке, чтобы перейти в соответствующий раздел в инструкции):
Акция в торговом центре, которая проводится силами самого ТЦ
Акция в торговом центре, которая проводится вашими силами (сотрудники+добровольцы)
Акция на своей территории (организация пункта сбора помощи)
Ссылки на примеры акций в торговых центра – фото и видео репортажи
Подготовительная работа для всех трех вариантов сбора:
Необходимо выяснить нужды беженцев и составить четкий список требуемых вещей.
В епархиях, где есть пункты временного размещения, сведения о количестве нуждающихся и списки необходимых вещей могут собрать священники, окормляющие ПВР. Нужно понять, сколько среди них детей школьного (и какого именно) возраста. В таких случаях можно организовать выдачу помощи также на территории ПВР.
Проведение акции:
Вариант 1: Акция в торговом центре, которая проводится силами самого ТЦ
Этот вариант работает очень эффективно в случае, если руководство ТЦ проявляет явную заинтересованность в проведении акции, готовность напечатать и разместить рекламные материалы, привлечь к участию своих сотрудников. Последнее условие является ключевым для успеха мероприятия. Особенно эффективно проводить такую акцию «марафоном», например, в течение двух недель подряд.
Что потребуется от Вас:
Договориться с ТЦ о проведении акции, убедиться в заинтересованности (см. пояснение выше)
Помочь с составлением объявлений и информационных листовок о проходящий акции с указанием цели (Акция по сбору в школу детей беженцев), дат и времени, с указанием списка того, что покупатели могут купить в этом магазине и, оплатив, оставить в специально установленных для этого ящиках в прикассовой зоне на выходе из торгового зала. Шаблоны листовки и объявления приложены к данному письму отдельными файлами.
Договориться с руководством ТЦ о том, что все сотрудники будут проинформированы об акции и ее условиях. При необходимости оказать содействие в составлении памятки-инструкции для сотрудников.
Очень важно, чтобы продавцы-консультанты и кассиры вежливо и ненавязчиво приглашали посетителей магазина участвовать в акции. В этих же целях в прикассовой зоне важно разместить объявления со списком необходимых вещей.
Анонсировать акцию на всех доступных сайтах, в соцсетях, развесить объявления на территории храмов и дружественных организаций
Подготовить склад (помещение достаточной вместимости) для хранения, сортировки и выдачи собранных товаров
Организовать вывоз собранных вещей своими силами или при помощи ТЦ.
Этот формат наименее трудозатратен для вас. Если в акции будет задействована целая сеть супермаркетов, эффективность будет намного выше.
Вариант 2: Акция в торговом центре, которая проводится вашими силами (сотрудники+добровольцы)
Такую акцию сложнее организовать и провести, но с ее помощью вы не только соберете вещи для подготовки детей беженцев к школе, но и сможете приобрести новых друзей и единомышленников, которые узнают о вашей деятельности в день акции, станут добровольцами и помогут в организации следующих мероприятий или в каких-то других ваших проектах.
Что потребуется от Вас:
Написать письмо-обращение в администрацию торгового центра или супермаркета с просьбой об организации акции на их территории. Наиболее эффективно акции проходят в крупных центрах и супермаркетах типа «Ашан», «Карусель», то есть магазинах с большим ассортиментом и проходимостью. Для акции предпочтительны выходные дни, когда покупателей больше. Если вы планируете собирать не только товары, но и деньги для их последующего приобретения, нужно заранее обсудить это с администрацией магазина и получить с их стороны официальное разрешение.
Заранее разработать и напечатать листовки. Это ключевой момент акции. На листовке должно быть прописано, кто организует акцию (с контактной информацией), для кого собирается помощь, как в ней можно принять участие — с подробным списком необходимых товаров. Пример листовки приложен к инструкции отдельным файлом, его можно использовать в качестве шаблона, добавив нужную информацию.
Собирать для школьников можно не только канцелярские товары, но и школьную и спортивную форму, повседневную одежду, обувь. В этом случае важно заранее решить, готовы ли вы собирать и распределять одежду б/у и при необходимости указать, что принимается только новая одежда. Обязательно укажите, как помочь позже, на случай если прямо сейчас у человека такой возможности нет. Листовок должно быть много! Наиболее эффективно раздавать их на входах в супермаркет и в тех зонах торговых залов, где расположены товары из списка необходимого.
Заранее разместить в супермаркете объявление, что в такой-то день (дни) будет проходить акция. Если есть возможность, в день проведения акции нужно организовать радиорекламу (устные объявления о проходящей акции по громкой связи ТЦ).
Заранее привлечь к проведению акции добровольцев. От их количества и подготовки зависит успех акции. Чтобы найти добровольцев, нужно разместить объявления на сайтах (например, всех приходов епархии), создать объявления и группы мероприятия в социальных сетях (там же публиковать информацию о нуждах, транспорте и т.п.). Желательно разместить объявления в храмах после богослужения о самой акции и о том, что в ней можно поучаствовать в качестве добровольцев. Очень хорошими добровольцами как правило становятся сестры сестричеств, школьники (с родителями), молодежь храма.
Назначить координатора, который будет вести запись добровольцев и отвечать на их вопросы. Добровольцы обычно не могут работать целый день, лучше делить их на группы по времени. Координатор составляет список добровольцев так, чтобы в каждый временной интервал присутствовало достаточное количество людей.
Заранее провести тренинг с добровольцами и/или выдать им инструкцию о том, что они должны делать и что говорить людям. Инструкцию можно выслать для ознакомления по почте. Не забудьте также взять и распечатанный вариант инструкции с собой на акцию. Не все смогут прочитать ее накануне, а кто-то придет и без предварительной записи.
В инструкции нужно снова подробно расписать детали акции: кто организатор, даты и сроки проведения, механика участия, для кого собирается помощь, как и кому помощь будет распределяться, каким еще способом можно помочь.
Волонтеры должны знать, к кому они могут обратиться в случае возникновения вопросов, на которые они не знают ответов, понимать всю механику акции, чтобы уверенно и убедительно отвечать на вопросы посетителей.
Волонтеры должны быть доброжелательны, улыбчивы, готовы преодолеть стеснительность и не бояться общаться и раздавать листовки.
Методика раздачи листовок:
Волонтеры предлагают взять листовки всем совершеннолетним посетителям торгового центра. Обращаться к посетителям нужно с улыбкой и подготовленной вступительной фразой, например, «Поучаствуйте в благотворительной акции».
Подходить к человеку лучше немного сбоку, не в лоб - это смущает.
Если магазин хорошо посещаемый и народу много, добровольцам не нужно пытаться выбирать из потока «доброжелательные лица», а просто обращаться ко всем посетителям, находящимся от них в радиусе примерно 1.5 метров.
НЕ нужно проявлять излишнюю настойчивость и расстраиваться, если человек среагировал недоброжелательно или агрессивно (такое случается редко, но все же бывает).
НЕ нужно «лечить» и убеждать в своей правоте тех, кто начинает критиковать благотворительность, политическую ситуацию и т.п. В этом случае надо вежливо попрощаться и отойти, продолжая раздавать листовки другим посетителям.
Если вы проводите акцию в большом супермаркете, лучше прекратить раздачу листовок за час до завершения акции. Иначе покупатели могут выйти из магазина позже, чем ваш информационный стенд закончит свою работу и прием товаров.
От количества розданных листовок и от доброжелательности и приветливости добровольцев зависит успех акции.
В день проведения акции за кассами супермаркета (т.е. в зоне выхода из торгового зала на хорошо видном и достаточно свободном месте) нужно установить информационный стенд.
Стенд должен включать в себя стол с информационными материалами, ящиком для денежных пожертвований, баннером или просто большим плакатом, привлекающим внимание посетителей, тележки (или ящики) для сбора вещей (можно попросить у супермаркета на время проведения акции), где люди могут оставлять приобретенные товары и задавать вопросы. У стенда должен присутствовать представитель епархии и добровольцы, которые смогут объяснить, как стать добровольцем, как еще можно помочь беженцам, куда и кому будет направлена помощь, кто организует мероприятие.
Посетителям, сделавшим пожертвование, желательно дарить какой-нибудь маленький сувенир, который будет напоминать им про вашу организацию (это может быть магнит, карманный календарь, значок и т.п.) и листовку с информацией о том, как с вами связаться и чем можно помочь в дальнейшем.
Желательно вести запись наиболее активных участников, готовых в дальнейшем оказывать добровольческую и денежную помощь. Обязательно сохраните их контакты.
Через некоторое время после проведения акции вышлите им письма с благодарностью и кратким отчетом, сколько было собрано помощи, как она была передана нуждающимся. Особенно сильное впечатление обычно производит грамотный фотоотчет о выдаче помощи. В конце письма оставьте контакты вашей организации и информацию о том, как можно помочь прямо сейчас, например, ссылку на страницу со способами пожертвования.
После проведения акции нужно вывезти все собранные вещи с территории торгового центра.
Вывозить собранное можно силами добровольцев частями или все сразу в конце дня после завершения акции. Если вы выбрали второй вариант и собранных мешков с вещами очень много, можно договориться с торговым центром о предоставлении помещения под складирование вещей в течение дня.
До проведения акции заранее нужно найти и подготовить помещение склада, где будут впоследствии храниться и сортироваться собранные товары.
После завершения акции нужно поблагодарить администрацию торгового центра или супермаркета, а также разместить на своем сайте фотоотчет и рассказ, сколько и чего собрано и кому будут переданы собранные вещи.
Вариант 3: Акция на своей территории (организация пункта сбора помощи)
Данный вариант хорош в том случае, если вы можете достаточно широко анонсировать работу пункта. В идеале не только с помощью печатных материалов, но и через местные СМИ (ТВ, радио, интернет-порталы, газеты и т.п.), которые хорошо смотрят и читают жители вашего города. Плюсы данного метода в том, что вы работаете на собственной территории, а это значительно удобнее; акция может проводиться в течение длительного времени, что дает возможно большему числу людей узнать о вашей работе и принять участие; пункт приема помощи может стать одновременно пунктом выдачи, что снимает с вас затраты на транспортировку собранной помощи.
Сбор вещей можно проводить на нескольких приходах параллельно. При достаточном количестве добровольцев можно параллельно собирать вещи в собственном пункте сбора и в торговых центрах. Это поможет расширить круг вовлеченных жертвователей и сделать акцию более известной и эффективной.
Что потребуется от Вас:
Найти помещение или несколько помещений для сбора помощи и для штаба добровольцев. Важно, чтобы помещение было удобным для пешего доступа и для подъезда транспорта (легковых и грузовых машин). Желательно, чтобы пункт был организован в центре города, куда легко добираться.
Найти координатора, который будет курировать деятельность штаба и склада.
Заранее найти добровольцев и составить список сотрудников, которые будут принимать непосредственное участие в работе пункта.
Заранее сформировать график дежурств.
В пункте должны находиться одновременно не менее двух человек. Один принимает вещи (ведет список пожертвованных вещей, записывает контакты дарителей, выдает маленькие сувениры на память, заносит имена в списки на молитву и т.п.), второй занимается сортировкой и раскладкой вещей. При активной работе склада людей должно быть больше, особенно утром и вечером (до работы и после работы люди особенно активно приносят пожертвования), в выходные дни. А также в том случае, если ваш пункт одновременно работает на выдачу вещей.
Сформировать список необходимых вещей. Он должен быть максимально четко прописан, чтобы люди не приносили ненужных вещей и чтобы у них не возникало лишних вопросов. Нужно четко оговорить, что вы не принимаете вещи, бывшие в употреблении, если вы не планируете их раздавать беженцам.
Подготовить и напечатать информационные листовки и объявления
Как можно активнее анонсировать сбор: на всех доступных сайтах, в соцсетях, попросить прихожан, друзей и знакомых повесить объявления на работе, положить листовки на видном месте в подъездах, часть листовок положить в пункте, чтобы жертвователи смогли брать их и раздавать своим знакомым, рассказывая про акцию. По возможности договориться о размещении объявлений в ближайших магазинах и др.организациях. Пригласить СМИ.
Когда вещи собраны, наступает этап сортировки и раздачи.
Для его проведения необходимо:
1. Подготовить инструкцию по сортировке, подготовить необходимую тару и канцелярские принадлежности (мешки, коробки, маркеры для подписи, скотч, ножницы, бумагу).
2. Привлечь добровольцев к сортировке. Представитель епархии или прихода должен на следующий день встретить добровольцев на складе, рассказать про особенности сортировки. Сортировка должна проходить по-разному, в зависимости от того, будет ли помощь адресной. Либо формируются наборы для каждого школьника (наполненный портфель, школьная форма и повседневная одежда), либо вещи складываются по типам.
Для более четкой работы склада необходимо привлекать много добровольцев и распределять их по разным направлениям работы: прием вещей, разбор и сортировка, и формирование и упаковка адресной помощи, подготовка к отправке, перевозка (при необходимости).
Если помощь будет раздаваться семьям беженцев адресно силами епархии на пункте выдачи на территории какого-либо храма или епархиального учреждения, то заранее следует сделать удобную раскладку вещей на стеллажах или в подписанных коробках, чтобы быстро выдавать наборы нуждающимся, особенно при большом потоке. Это особенно удобно, если склад устроен и обслуживается силами добровольцев: когда приходят новые люди, им будет удобно быстро сориентироваться и включиться в работу.
3. При выдаче адресной помощи прямо со склада на руки необходимо вести списки получивших помощь (желательно проверять документы), чтобы одни и те же люди не приходили по многу раз. Отчет о том, скольким семьям беженцев вы помогли (без упоминания имен и документов), а также фотоотчет важно разместить на вашем сайте и на страницах соцсетей. Это дополнительно привлечет внимание к акции, и увеличит доверие жертвователей.
4. Если для доставки помощи нуждающимся требуется транспорт, то можно сделать это силами добровольцев, размещая объявления о потребностях на сайтах приходов и епархии, развешивая объявления в храмах и в социальных сетях.
Если нуждающихся в помощи много, то лучше использовать все способы сбора помощи и привлечь СМИ к распространению информации о сборе помощи. Если нуждаются хотя бы сто семей, в одном супермаркете за один день сто школьных ранцев, скорее всего, не пожертвуют, а в штаб сбора помощи, открытый в течение нескольких недель, могут принести и больше.
Приглашайте к участию в сборе помощи организации. Очень многие с радостью откликаются на подобные инициативы. Для этого можно обратиться как к профильным производителям, которые могут пожертвовать некоторый объем собственной продукции, так и к любым другим организациям, который могут устроить сбор помощи у себя силами коллег и друзей, а затем привезти собранный объем в ваш пункт приема.
Ссылки на примеры акций в торговых центрах – фото и видео репортажи:
Акция накануне Нового года и Рождества (текст, фото и видео) http://clck.ru/9HVxD
Акция по сбору помощи людям в кризисной ситуации (текст, фото) http://clck.ru/9HWCv
Акция по сбору школьных товаров (текст, фото) http://clck.ru/9HWuF
|
