Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»
ПОЛОЖЕНИЕ
о Секретариате университета
Москва
|
УТВЕРЖДЕНО
приказом НИУ ВШЭ от 07.05.2013 № 6.18.1-01/0705-06
|
-
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Секретариат университета (далее - Секретариат) является административно-управленческим структурным подразделением Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» (далее - Университет), обеспечивающим работу ректора, научного руководителя, президента, первых проректоров, проректоров, директоров по направлениям деятельности Университета (далее - Руководители).
Настоящее Положение регламентирует деятельность Секретариата, определяет его задачи, функции, права и обязанности работников, порядок организации работы, реорганизации и ликвидации Секретариата.
В своей деятельности Секретариат руководствуется законодательством Российской Федерации, уставом и локальными актами Университета, а также настоящим Положением.
Контроль и координацию деятельности Секретариата осуществляет проректор в соответствии с установленным в Университете распределением обязанностей (далее – координирующий руководитель).
Структура, численность и штатное расписание Секретариата, изменения в структуру, численность и штатное расписание утверждаются ректором Университета по представлению координирующего руководителя.
В структуру Секретариата входят:
секретариат ректора;
секретариат научного руководителя;
секретариат президента;
отдел по обеспечению деятельности проректоров и директоров по направлениям деятельности.
Трудовые обязанности работников Секретариата, условия их труда определяются трудовыми договорами, заключаемыми с каждым работником, Правилами внутреннего распорядка и иными локальными актами Университета, а также должностными инструкциями работников Секретариата.
Должностные инструкции работников Секретариата утверждаются научным руководителем Университета, руководителями структурных подразделений Секретариата в соответствии с установленным в Университете распределением обязанностей.
К документам Секретариата имеют право доступа, помимо его работников, ректор, координирующий руководитель, лица, уполномоченные ими для проверки деятельности Секретариата, руководители структурных подразделений Секретариата, а также иные лица в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Для выполнения возложенных функций секретариат ректора Секретариата вправе использовать штамп секретариата ректора Секретариата с полным и сокращенным наименованием Университета в соответствии с его уставом и полным наименованием секретариата ректора Секретариата, оттиск которого проставляется на подпись работников секретариата ректора Секретариата, подтверждающую получение документов от Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации.
Для обеспечения деятельности Университета секретариат ректора Секретариата вправе использовать круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации с отличительной цифрой 6 (далее по тексту - гербовая печать).
Проставление оттиска гербовой печати на документах осуществляется секретариатом ректора Секретариата согласно перечню документов, установленному локальными актами Университета.
Секретариат имеет Интернет-страницу (сайт) в рамках корпоративного портала (сайта) Университета, созданную и поддерживаемую Секретариатом в соответствии с действующими в Университете локальными актами и обеспечивающую представление актуальной информации о деятельности Секретариата.
Настоящее Положение, а также вносимые в него изменения и дополнения утверждаются приказом ректора Университета.
-
основные ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТА
-
Основными задачами Секретариата являются:
документационное, организационное, информационное и техническое обеспечение управленческой деятельности Руководителей;
организация работы по личному приему граждан Руководителями в соответствии с локальными актами Университета;
осуществление децентрализованного контроля исполнения структурными подразделениями и работниками Университета поручений Руководителей, в том числе данных во исполнение решений коллегиальных органов управления и совещательных органов Университета.
ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА
В соответствии с возложенными задачами Секретариат выполняет следующие функции:
3.1.1. представляет на подпись Руководителей проекты документов, осуществляет контроль правильности их подготовки и оформления в соответствии с действующими нормативными актами и локальными актами Университета;
3.1.2. осуществляет предварительное рассмотрение документов и другой корреспонденции, поступающей на имя Руководителей, готовит проекты резолюций и поручений Руководителей, направляет корреспонденцию работникам Университета для исполнения;
3.1.3. готовит проекты приказов, писем Руководителей, согласовывает их со структурными подразделениями Университета (при необходимости);
3.1.4. оформляет и регистрирует в системе документационного обеспечения управления (далее - СДОУ) протоколы коллегиальных органов управления и совещательных органов Университета, проходящие под председательством Руководителей, а также протоколы совещаний и заседаний у Руководителей;
3.1.5. ведет делопроизводство в соответствии с локальными актами Университета, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Секретариата, обеспечивает сохранность документов долговременного и постоянного сроков хранения и передает их в соответствии с установленным порядком в Управление делами,
3.1.6. передает устные и письменные поручения Руководителей структурным подразделениям и работникам Университета для исполнения;
3.1.7. планирует рабочий график Руководителей;
3.1.8. обеспечивает подготовку участия Руководителей в мероприятиях, проводимых в Университете и в других организациях;
3.1.9. планирует и организует проведение Руководителями деловых встреч, совещаний и прием посетителей.
3.1.10. ведет базы данных контактов Руководителей;
3.1.11. организует проведение телефонных переговоров Руководителей, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
3.1.12. обеспечивает подготовку деловых поездок и командировок Руководителей;
3.1.13. ведет журнал учета посетителей в соответствии с локальными актами Университета;
3.1.14. в соответствии с поручениями Руководителей осуществляет децентрализованный контроль исполнения:
- поручений Руководителей;
- документов по резолюциям Руководителей;
- поручений и запросов Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации;
- решений коллегиальных органов управления и совещательных органов Университета.
-
ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ СЕКРЕТАРИАТА
Работники Секретариата имеют право:
4.1.1. запрашивать во всех структурных подразделениях Университета информацию, документы, материалы, необходимые для выполнения Секретариатом функций в пределах своих должностных обязанностей;
4.1.2. вносить на рассмотрение координирующего руководителя и руководителей структурных подразделений Секретариата предложения по совершенствованию деятельности Секретариата;
4.1.3. пользоваться компьютерной, множительной и иной оргтехникой, средствами связи, а также иными материальными ресурсами, имеющимися в Университете, необходимыми для деятельности Секретариата;
4.1.4. пользоваться социально-бытовыми услугами, гарантированными Университетом;
4.1.5. повышать свой квалификационный уровень.
Работники Секретариата обязаны:
4.2.1. вести работу по информационному, документационному, организационному и техническому обеспечению управленческой деятельности Руководителей, определенную должностной инструкцией и настоящим Положением;
4.2.2. своевременно и в соответствии с установленными в Университете требованиями и сроками обрабатывать документы, полученные по СДОУ и из иных корпоративных источников;
4.2.3. овладевать новыми, наиболее эффективными приемами и методами работы;
4.2.4. поддерживать актуальность размещаемой на корпоративном портале (сайте) Университета информации о деятельности Руководителей и режиме работы их приемных;
4.2.5. сохранять конфиденциальность сведений, содержащихся в документах Секретариата, в том числе персональных данных работников Университета;
4.2.6. соблюдать правила охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, внутреннего распорядка;
4.2.7. соблюдать требования локальных актов Университета, выполнять поручения ректора, Руководителей, координирующего руководителя, руководителей структурных подразделений Секретариата;
4.2.8. знать распределение сфер деятельности, полномочий и обязанностей между Руководителями;
4.2.9. поддерживать в кабинете Руководителя, приемной и на рабочих местах надлежащий порядок и оптимальные условия для высокопроизводительного и качественного труда.
РУКОВОДСТВО
Общее руководство и контроль деятельности Секретариата осуществляет заведующий секретариатом ректора, принимаемый на указанную должность приказом ректора Университета.
Заведующий секретариатом ректора подчиняется координирующему руководителю и выполняет следующие обязанности:
5.2.1. обеспечивает организацию работы Секретариата, выполнение задач и функций, определенных настоящим Положением, а также решений ученого совета, приказов, распоряжений Университета и поручений руководства Университета;
5.2.2. формирует предложения по штатному расписанию и вносит проект на согласование координирующему руководителю;
5.2.3. вносит координирующему руководителю предложения о совершенствовании деятельности Секретариата, повышении эффективности его работы;
5.2.4. разрабатывает проекты документов, связанных с организацией деятельности Секретариата;
5.2.5. контролирует размещение и обновление информации на Интернет-странице (сайте) Секретариата в рамках корпоративного портала (сайта) Университета;
5.2.7 выполняет иные функции, предусмотренные уставом и локальными актами Университета.
Непосредственное руководство деятельностью структурных подразделений Секретариата в соответствии с полномочиями, установленными локальными актами Университета, осуществляют:
5.3.1. заведующий секретариатом ректора – в отношении секретариата ректора;
5.3.2. руководитель секретариата научного руководителя – в отношении секретариата научного руководителя;
5.3.3. руководитель секретариата президента – в отношении секретариата президента;
5.3.4. начальник отдела по обеспечению деятельности проректоров и директоров по направлениям деятельности – в отношении отдела по обеспечению деятельности проректоров и директоров по направлениям деятельности (далее – руководители структурных подразделений Секретариата).
5.4. Руководители структурных подразделений Секретариата выполняют в пределах своих полномочий следующие обязанности:
5.4.1.руководят деятельностью структурного подразделения Секретариата для информационного, документационного, организационного и технического обеспечения управленческой деятельности Руководителей;
5.4.2. координируют систематическое повышение квалификации работников структурного подразделения Секретариата, их обучение эффективным современным приемам и методам работы;
5.4.3. контролируют соблюдение работниками структурного подразделения Секретариата законодательства Российской Федерации, устава и локальных актов Университета, в том числе Правил внутреннего распорядка, правил охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности;
5.4.4. разрабатывают проекты документов, связанных с организацией деятельности Секретариата;
5.4.5. обеспечивают создание на рабочих местах оптимальных условий для высокопроизводительного, качественного труда.
5.4.6. разрабатывают проекты должностных инструкций работников.
5.5. Руководители структурных подразделений Секретариата имеют право:
5.5.1. требовать от работников Секретариата выполнения в полном объеме и на качественном уровне обязанностей, определенных их должностными инструкциями;
5.5.2. требовать соблюдения работниками законодательства Российской Федерации, устава Университета, Правил внутреннего распорядка Университета, правил охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, выполнения решений ученого совета, приказов, распоряжений и иных локальных актов Университета, поручений руководства Университета;
5.5.3. запрашивать у руководителей других структурных подразделений Университета материалы и информацию, необходимые для выполнения задач и функций, возложенных на Секретариат;
5.5.4. контролировать доведение до сведения исполнителей наиболее важных и срочных документов и их исполнение;
5.5.5. пользоваться социально-бытовыми услугами, гарантированными Университетом;
5.5.6. требовать соответствующего материально-технического обеспечения рабочих мест работников Секретариата.
5.6. Руководители структурных подразделений Секретариата несут в пределах своей компетенции ответственность за:
5.6.1. некачественное и неполное исполнение задач и функций, возложенных на Секретариат настоящим Положением, невыполнение в полном объеме и в установленные сроки решений ученого совета, приказов, распоряжений и поручений руководства Университета;
5.6.2. несоблюдение законодательства Российской Федерации, недостоверность информации, представляемой руководству Университета;
5.6.3. утрату документов, образующихся в деятельности Секретариата, и разглашение конфиденциальной информации, которой располагает Секретариат;
5.6.4. непринятие мер по организации и ведению делопроизводства в Секретариате в соответствии с локальными актами Университета.
6. ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ УНИВЕРСИТЕТА.
Взаимодействие Секретариата с другими структурными подразделениями Университета и его филиалами определяется в соответствии с задачами и функциями, возложенными на Секретариат настоящим Положением.
7. РЕОРГАНИЗАЦИЯ И ЛИКВИДАЦИЯ СЕКРЕТАРИАТА
Секретариат может быть ликвидирован или реорганизован на основании приказа ректора Университета.
|
