Инструкция о порядке подготовки и передачи дел в архив университета

Скачать 73.05 Kb.

Название	Инструкция о порядке подготовки и передачи дел в архив университета
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российский государственный

педагогический университет

им. А.И. Герцена »

(ФГБОУ ВПО РГПУ им. А.И. Герцена)

Приложение № 2 к приказу № 6529 от 07.10.2014

Инструкция

о порядке подготовки и передачи дел в архив университета
1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет общий порядок подготовки и передачи в архив законченных делопроизводством дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

1.2. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) подлежат передаче в архив университета по истечении 3-х лет (согласно графику утвержденному архивом университета).

1.3. Передаче дел в архив университета предшествует работа структурных подразделений по подготовке дел (оформлению и описанию) в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

1.4. Архив университета осуществляет методическое руководство по оформлению структурными подразделениями дел для передачи в архив, а также предоставляет консультации и разъяснения.
2. Оформление дел

2.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

2.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

2.3. Полному оформлению подлежат дела по личному составу (приказы по личному составу, личные дела, личные карточки, для совместителей и временных работников, лицевые счета.

2.4. Подшивка или переплет дела при передаче в архив должны быть выполнены следующим образом:

документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций в них;
при подготовке дел к подшивке (переплету) из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки);
лицевые счета работников по заработной плате располагаются по алфавиту фамилий, приказы – строго по порядковым номерам;
особо ценные документы (документы, имеющие историческое значение и др.), а также невостребованные личные документы (аттестаты, дипломы предыдущего образования и др.) вкладываются в дело;
в конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя дела, который заполняется лицом, проводившим формирование дела;
в начале личного дела подшивается бланк внутренней описи документов дела.

3. Нумерация листов в деле

Все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом, употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается;
листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;
сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется тоже как один лист;
лист с наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист;
если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, перевод, вырезки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а в конце дела составляется новый лист-заверитель, старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

4. Составление листа-заверителя дела

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела;

лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, конвертов с вложениями и количеством вложенных в них листов). Лист-заверитель в книгах составляется на оборотной стороне последнего чистого листа;
лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе.

5. Составление внутренней описи документов дела

Для учета документов в деле, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа (особо ценные, личные дела и др.), составляется внутренняя опись документов дела;

внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой указываются сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела;
внутренняя опись подписывается ее составителем; если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6. Обложка дела

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, срок хранения;
в тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части);
на обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – год(ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки об этом вносится запись: "в деле имеются документы за … год(ы)". Крайними датами дел считаются дата регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Дело объемом свыше 250 листов делится на отдельные тома, и об этом в документе делается отметка.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
7. Составление описей дел

7.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного ( свыше 10 лет ) хранения, дела по личному составу.
7.2. В каждом структурном подразделении вуза описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архива вуза. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи вуза, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение.

7.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования; заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи «Примечание) используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.4. Сдаточные описи дел составляются в установленной форме в двух экземплярах.
8. Передача дел

8.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (дела по личному составу должны быть пронумерованы полистно). Их передача производится по актам. Личные дела формируются в алфавитной последовательности фамилий. Акты приема-передачи составляются в двух экземплярах.

8.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив университета, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях университета и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.3. В период подготовки структурным подразделением дел, подлежащих передаче в архив, работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в акт, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел университета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

8.4. Прием каждого дела производится заведующим архивом или архивистом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах акта указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.

8.5. Личные дела студентов, окончивших обучение в университете, передаются в архив университета после окончания учебного года в течение 3-х лет. Личные дела работников, уволенных в течение календарного года, в архив университета после окончания календарного года в течение 3-х лет.

8.6. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.

8.7.Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений.
9. Заключительное положение

9.1. Лицом, ответственным за своевременную передачу дел в архив университета, является руководитель структурного подразделения.

9.2. Дела, оформленные ненадлежащим образом, с нарушениями настоящей инструкции, на хранение в архив не принимаются до устранения отмеченных недостатков.
Инструкция подготовлена на основании:

Основных правил работы ведомственных архивов от 05.09.1985 г.
Основных правил работы архивов организаций от 06.02. 2002 г.
Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76

Похожие:

	Инструкция по оформлению дел для передачи на постоянное хранение в архив университета Уважаемые коллеги! Если в структурном подразделении нет необходимых материалов (иглы, капроновая нить, картонные папки), прошить...		Инструкция о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования... Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,...
	Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи томской области Бласти, предусматривая учет и ведение документооборота судебного участка, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,...		Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи томской области Бласти, предусматривая учет и ведение документооборота судебного участка, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов,...
	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,...		Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мирового судьи санкт-петербурга... Формление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве мирового судьи
	Инструкция по дело-производству Номенкла-тура дел Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области»		О порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей... Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых...
	О порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей... Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых...		Инструкция о порядке подготовки и проведения государс твенного экзамена... Инструкция о порядке подготовки и проведения государственного экзамена (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Положением...
	Инструкция о порядке отбора на хранение в архив судебных участков... Общие положения		Чувашской Республики «Государственный архив современной истории Чувашской Республики» Чувашской Республики (далее — Примерная номенклатура дел) разработана в помощь редакциям районных газет, издательским домам, являющимся...
	Инструкция о порядке подготовки и размещения Научных докладов аспирантов... Полные тексты Научных докладов аспирантов (нда) по направлениям подготовки в аспирантуре Томского государственного университета подлежат...		Инструкция пользователя V 0 Электронный Архив эа rs архив Ручная загрузка/загрузка со сканера файлов в документ и прочие операции над файлами
	Инструкция по включению и использованию функции «Личный архив» Функция «Личный архив» позволяет ускорить работу очень больших почтовых ящиков (более 12GB)		Инструкция по организации и ведению архива на судебном участке Инструкция... Инструкция по организации и ведению архива на судебном участке (далее – Инструкция) разработана в целях установления единого порядка...

Руководство, инструкция по применению