О порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей документов, их комплектования, учета и использования
|
Скачать 0.58 Mb.
|
ИНСТРУКЦИЯ о порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей документов, их комплектования, учета и использования 1. Общие положения 1.1. Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее - дела (наряды)), документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей подразделения или работника отвечающего за ведение архива мировых судебных участков. 1.2. Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мировых судебных участков. 1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558, Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской федерации от 28 декабря 2005г. №157 и другими нормативными правовыми документами. 1.4. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве мировых судебных участков, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы. 2. Оформление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве мировых судебных участков. 2.1. Решение на передачу в архив дел и материалов принимает мировой судья-организатор, или мировой судья, их рассмотревший. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись мирового судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает мировой судья-организатор (мировой судья). 2.2. Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает мировой судья-организатор (мировой судья). 2.3. Все оконченные производством судебные дела (наряды), апелляционные, кассационные и надзорные производства и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263. 2.4. В судебных делах (нарядах) и иных производствах подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), соответствующие работники мировых судебных участков должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производству документы, составить их внутреннюю опись (приложение 1), а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче. 2.5. В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2). На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения. 2.6. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа. 2.7. Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства. 2.8. Соответствующий работник аппарата мирового судьи еще раз обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. При этом необходимо руководствоваться следующим. Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта. Обращение к исполнению производится в соответствии с пп. 1-11 п.12.2.3, п. 12.2.4, п.12.2.5, п. 12.2.6 Инструкции по судебному делопроизводству у мирового судьи. №25/14 Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента: погашения судимости; вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела. 2.9. В случае, когда вынесенный по групповому либо многоэпизодному делу приговор является оправдательным в части предъявленного обвинения (пп. 2 п. 2 ст. 302 УПК РФ) за непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений), то по вступлении такового приговора в законную силу данное дело подлежит сдаче в архив только после выполнения требований п. 2.8 настоящей Инструкции и направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре. При рассмотрении мировым судьей представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для списания материалов в архив судебного участка являются случаи, предусмотренные п. 12.2.35 Инструкции по судебному делопроизводству у мирового судьи; в отношении осужденных к иным мерам наказания - случаи, предусмотренные п. 9.2.36 названной инструкции 2.10. Основаниями для оформления и сдачи в архив гражданских дел являются: обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта; вступление в законную силу судебного акта, решение по которому подлежит немедленному исполнению; вступление в законную силу определения о прекращении производства по делу; вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения; вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению. Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для сдачи в архив после вступления решения (определения) в силу. 2.11. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям. 2.12. В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета, дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате либо возвращения исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении или невозможности взыскания, при условии истечения срока для предъявления исполнительного листа к исполнению. 2.13. Основаниями для оформления и сдачи в архив дел об административных правонарушениях являются: обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении; вступление в законную силу постановления о прекращении производства по делу 2.14. Полное оформление дел в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263, предусматривает: подшивку или переплет дела; изъятие из дела металлических скрепок и скобок; нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (приложение 2); составление внутренней описи документов (приложение 1); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.). 2.15. На обложках дел и производств, подлежащих хранению в архиве, указываются: наименование мирового судебного участка; фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления); даты начала и окончания дела; номер производства по делу; количество листов в деле и срок хранения дела, производства. 2.16. Полное оформление дел общего делопроизводства предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 2.17. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком. 2.18. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), производят работники судебных участков, на которых возложена обязанность по ведению архивов. 2.19. Соответствующий работник судебных участков обязан тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы. 2.20. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование мирового судебного участка. 2.21. Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности – документ-ответ помещается за документом-запросом. 2.22. В оконченных производством нарядах постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2). 2.23. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанными в сводной номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 2.15 данной Инструкции. 2.24. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности. Пример: Материалы обобщения судебной практики в 2 томах. Том № 1 – обобщение судебной практики по уголовным делам; Материалы обобщения судебной практики в 2 томах. Том № 2 – обобщение судебной практики по гражданским делам. 2.25. Наряд должен содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел. 2.26. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются. 2.27. Во всех нарядах составляется внутренняя опись (приложение 1) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде. 2.28. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс. 2.29. Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив соответствующим работником судебных участков, ответственным за ведение этих документов, который нумерует листы, а на оборотной стороне чистого последнего листа делает заверительную надпись. 2.30. На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов. 2.31. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек соответствующий работник мировых судебных участков проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов. 2.32. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100-150 учетно-статистических карточек. 2.33. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем. 2.34. Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются. 3. Экспертиза ценности документов. Отбор документов и оформление их на уничтожение 3.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. 3.2. Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве мировых судебных участков и их передаче на постоянное хранение. 3.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов. 3.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия мировых судебных участков. 3.5. Экспертная комиссия создается распоряжением мирового судьи-организатора (мирового судьи) из числа наиболее квалифицированных работников в составе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии назначается один из мировых судей данного района или помощник мирового судьи, секретарем - работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива. В состав экспертной комиссии целесообразно включить представителя соответствующего государственного архива, для которого мировые судебные участки являются источником комплектования. Решение вопроса о включении в состав экспертной комиссии представителя государственного архива должно приниматься мировым судьей-организатором (мировым судьей). 3.6. Экспертная комиссия работает в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2. Экспертная комиссия мировых судебных участков осуществляет следующие функции: дает заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел (далее – судебных дел), нарядов и документов общего делопроизводства; рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив; выносит решения о представлении описей дел (нарядов, постоянного хранения, на утверждение экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) и мировым судьей-организатором (мировым судьей); рассматривает акты о выделении к уничтожению документов общего делопроизводства и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению; рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного и временного хранения и акты об отсутствии дел (нарядов), подлежащих передаче в государственный архив; рассматривает проекты сводной номенклатуры дел (нарядов) мировых судебных участков; принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов методических пособий по организации делопроизводства и работы архива мировых судебных участков. 3.7. Заседания экспертной комиссии мировых судебных участков проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. 3.8. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается мировым судьей-организатором (мировым судьей). 3.9. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются мировым судьей-организатором (мировым судьей), в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива. 3.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссии мировых судебных участков, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии. 3.11. Находящиеся в архиве дела (наряды) и дела общего делопроизводства, по которым истек срок хранения, установленный Типовой номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей Брянской области (далее – Типовая номенклатура), отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению осуществляют соответствующие работники мировых судебных участков, ответственные за ведение архива. 3.12. Отбор дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению оформляется актом (приложение 6) и производится только после составления сводных описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. 3.13. Акты мировых судебных участков о сдаче дел (нарядов) на постоянное хранение (приложение 7), согласованные с экспертной комиссией мировых судебных участков, подлежат утверждению мировым судьей-организатором (мировым судьей) только после соответствующего утверждения экспертно-проверочной комиссией государственного архива описей дел постоянного хранения за этот период. После этого мировые судебные участки имеют право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. 3.14. Из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения. Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются. 3.15. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в алфавитном порядке в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку. 3.16. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила: дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения; в конце акта делается запись о том, что из дел (нарядов), производств изъяты подлинники судебных решений. 3.17. В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии. 3.18. Одновременно с судебными делами, производствами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и дела общего делопроизводства, по которым истекли сроки хранения, установленные сводной номенклатурой дел. 3.19. Акты о выделении дел (нарядов) к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта. 3.20. Дела (наряды) и дела общего делопроизводства, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию (приложение 6). В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества дел. 3.21. Перед сдачей документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов, вес бумажной макулатуры. 3.22. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. 3.23. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд. |
Похожие:
 |
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив судебных участков... Общие положения |
|
О порядке отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей... Охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых... |
 |
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов... В большей части субъектов Российской Федерации прошли стадию становления архивы судебных участков мировых судей. Архивная работа... |
|
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Республики... Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в республике саха (якутия) |
|
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мирового судьи санкт-петербурга... Формление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве мирового судьи |
|
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив, учета и использования... Нное оформление уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (далее судебных дел), формирование нарядов*,... |
|
Инструкция о порядке отбора на хранение в архив мировых судей Челябинской области Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее дела (наряды)), документов общего делопроизводства,... |
|
Мировых судей новосибирской области приказ О пожарной безопасности и противопожарном режиме в управлении по обеспечению деятельности мировых судей Новосибирской области, в... |
|
Примерное положение об оплате труда работников краевого государственного... Ого казенного учреждения по обеспечению жизнедеятельности судебных участков мировых судей в Красноярском крае (далее – Примерное... |
|
Республики Карелия Дороховым А. И Республики Карелия (далее – Примерные правила) определяют нормы поведения граждан (посетителей) в зданиях и служебных помещениях... |
|
Мировых судей ставропольского края Временная инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Ставропольского края (далее Инструкция) разработана... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей ставропольского края Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Ставропольского края (далее Инструкция) разработана в... |
|
Типовая инструкция по организации пропускного режима в здания федеральных... |
|
Инструкция по судебному делопроизводству и организации работы архива... Настоящая Инструкция по судебному делопроизводству и организации работы архива на судебных участках мировых судей Республики Адыгея... |
|
Организации охраны и внутриобъектового режима в зданиях и помещениях судебных участков ... |
|
Решение коллегии от 13 марта 2013 г. №1\1 Об итогах комплексной и... Те муниципального архива по устранению недостатков в работе, выявленных во время комплексной и контрольной проверок состояния обеспечения... |