Инструкция по подготовке и изданию приказов ниу вшэ общие положения

Скачать 227.41 Kb.

Название	Инструкция по подготовке и изданию приказов ниу вшэ общие положения
Тип	Инструкция

rykovodstvo.ru > Инструкция по эксплуатации > Инструкция

Приложение
УТВЕРЖДЕНА

приказом НИУ ВШЭ

от 01.07.2011 № 6.18.1-06/0107-02

Инструкция по подготовке и изданию приказов НИУ ВШЭ

1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях установления единого порядка подготовки, оформления, согласования, подписания, регистрации, рассылки и оперативного хранения приказов НИУ ВШЭ (далее по тексту Университет).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации по документационному обеспечению и архивному хранению документов и уставом Университета.

1.3. Требования Инструкции распространяются на все виды приказов Университета кроме приказов по личному составу работников Университета.

1.4. Приказ является локальным актом Университета, посредством которого осуществляется реализация распорядительной деятельности в процессе управления Университетом. Приказ издается ректором Университета или лицом, имеющим полномочия на издание приказа в соответствии с установленным в Университете распределением обязанностей (далее по тексту уполномоченное лицо).

1.5. Локальные акты (положения, правила, порядки, регламенты, инструкции, методические рекомендации и другие документы) Университета вводятся в действие приказами ректора или уполномоченного лица.

1.6. Подготовка, оформление, согласование, подписание, регистрация, рассылка приказов в Университете осуществляется в системе документационного обеспечения управления (далее по тексту СДОУ).

1.7. Термины используемые в Инструкции:

инициатор – работник, ответственный за подготовку приказа;

согласующее лицо – работник, осуществляющий в пределах предоставленных полномочий рассмотрение и согласование проекта приказа;

подписывающее лицо – работник, которому предоставлено право подписи приказа;

регистратор – работник Управления делами;

контролер – работник, осуществляющий контроль исполнения приказа;

исполнитель – работник, ответственный за исполнение приказа.

делегат – работник, которому при временном отсутствии согласующего или подписывающего лица предоставляется право согласования или подписания приказа.

1.8. В Университете могут быть разработаны унифицированные формы приказов. Унифицированные формы приказов по оформлению должны соответствовать требованиям настоящей Инструкции и должны быть утверждены ректором Университета.

1.9. Работникам Университета запрещается размещать в СДОУ, на корпоративном портале (сайте) Университета и иных Интернет-сайтах (порталах) приказы с подписью ректора или уполномоченного лица.

1.10. Ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке приказа, возлагается на инициатора, его руководителя, в соответствии с настоящей Инструкцией и их должностными обязанностями.

1.11. Контроль соблюдения требований настоящей Инструкции, методическое руководство, оказание консультативной помощи работникам Университета по вопросам подготовки, оформления, согласования, подписания, регистрации, рассылки и оперативного хранения приказов, подготовки выписок из приказов, копий приказов, осуществляет Управление делами.

1.12. Настоящая Инструкция, изменения и дополнения в неё утверждаются приказом ректора Университета.

2. Основные требования к оформлению приказов
2.1. Приказы по основной деятельности Университета могут издаваться как по инициативе ректора или уполномоченного лица (далее по тексту инициативные), так и во исполнение распорядительных документов органов государственной власти и местного самоуправления.

При подготовке проектов приказов не допускается дублирование ранее изданных приказов, и ссылка на акты, утратившие силу.

2.2. Текст приказа и приложения к нему оформляются шрифтом Times New Roman размером №13; поля: левое – 30 мм, правое– 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее – 20 мм.

2.3. Приказ должен быть оформлен с соблюдением следующих обязательных реквизитов (шаблон оформления приказа - Приложение 1, пример оформления приказа – Приложение 2):

Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита, напечатанного на бланке, через три межстрочных интервала и печатается через один интервал, без абзацного отступа, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по ширине текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание приказа. Заголовок, формулируется в предложном падеже, например: «Об организации…», «О зачислении…».
Текст приказа отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатается с абзацным отступом 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по ширине текстового поля.

Текст приказа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст приказа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и его назначения в управленческой деятельности. Содержание приказа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи «В целях…», «В соответствии…» предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов органов государственной власти и местного самоуправления, констатирующая часть содержит наименование органа, дату, номер и заголовок распорядительного документа «Во исполнение…», «На основании…». Преамбула используется в целях упрощения и сокращения формулировки заголовка. Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается со слова, ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с новой строки без абзацного отступа, после него ставится двоеточие.

Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя, в следующем порядке: должность, ФИО, действие, срок. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Срок исполнения приказа приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий.

В отдельном пункте приказа (оформляется последним пунктом) указывается наименование должности лица, на которое возложен контроль исполнения приказа, его фамилия и инициалы, например: «Контроль исполнения приказа возложить на начальника Управления делами Петрову А.А.».

При указании фамилии в тексте приказа инициалы указываются после фамилии. Списки лиц в тексте приказа оформляются в алфавитном порядке. В списках с указанием фамилии и должности, должность указывается перед фамилией в порядке убывания по степени подчинения занимаемых должностей. В приказе обязательно указывается должность работника Университета.

Если в тексте приказа необходимо указать размер денежных средств, сумма указывается в цифровом выражении и прописывается прописью, при этом копейки обозначаются цифрами, например: 1000-10 (одна тысяча рублей 10 копеек), либо 1000 (одна тысяча) рублей 10 копеек.

В случае если издаваемый приказ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается, например: «Считать утратившим силу приказ от 00.00.0000 №00 «Об…………»».

Если новый приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного приказа, то отменяются соответствующие пункты, например: «Считать утратившим силу пункт 5 приказа от 00.00.0000 №00 «Об………».

Дату в тексте приказа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.

Подпись приказа состоит из полного наименования должности, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается через 3 межстрочных интервала от текста, от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности, инициалы указывают перед фамилией, например:

Директор

по дополнительному

образованию И.О. Фамилия
При отсутствии ректора (отпуск, болезнь, командировка) приказ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается «И.о. ректора» и далее указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия, например:
И.о. ректора,

первый проректор И.О. Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подпись проставляется ручкой с пастой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Не допускается использование гелевых ручек.

Не допускается при подписании приказов использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи.

Реквизит «Подпись» оформляется на приложениях к приказу, если оно является унифицированной формой, например на смете, штатном расписании, списках студентов (слушателей) и пр. В остальных случаях, приложение к приказу не подписывается, а приказ согласовывается в СДОУ с ответственным за содержание документа работником.

2.3.4. Отметка о наличии приложения оформляется в приложенных к приказу документах. Реквизит «отметка о наличии приложения» в конце текста приказа не оформляется.

Приказы не имеют реквизита «Отметка о наличии приложения», поэтому ссылки на наличие приложений указываются в соответствующих пунктах распорядительной части приказа. Если приложение одно, оно не нумеруется. Если приложений несколько, их нумеруют, например:

Ввести в действие Регламент о порядке использования, хранения, изготовления, учёта и уничтожения гербовой печати и штампов НИУ ВШЭ (Приложение № 1).
Утвердить список работников имеющих право подписи документов (Приложение №2).

Нумерация приложений должна соответствовать последовательности их изложения в тексте приказа.

Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказа, не допускается.

На приложениях к приказам «отметка о наличии приложения» проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу, например:

Приложение №1

к приказу НИУ ВШЭ

от ___________ № __________

Если приложение к приказу утверждается приказом ректора или уполномоченным лицом, то на первом листе приложения к приказу в правом верхнем углу пишется через один межстрочный интервал слово «Приложение» с указанием приказа его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №1
УТВЕРЖДЕНО

приказом НИУ ВШЭ

от ________ № ___________

Если утвержденный документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) вводится в действие приказом, в верхнем правом углу проставляется отметка о наличии приложения, ниже – гриф утверждения документа, например:

Приложение

к приказу НИУ ВШЭ

от ___________ № __________
УТВЕРЖДЕНО

протоколом

ученого совета НИУ ВШЭ

от ___________ № ___________

при этом слово УТВЕРЖДЕНО склоняется в зависимости от рода утверждаемого документа (правила - УТВЕРЖДЕНЫ, план – УТВЕРЖДЕН, инструкция – УТВЕРЖДЕНА), а в распорядительной части приказа прописывается, например:

Вести в действие 10.03.2010 Регламент о…, утвержденный протоколом ученого совета НИУ ВШЭ от 28.02.2010 №3 (Приложение).

Если документ, утвержденный или введенный в действие приказом, имеет приложение, то в правом верхнем углу приложения указывается наименование документа, который утверждается или вводится в действие приказом, например:
Приложение

к Регламенту о порядке использования,

хранения, изготовления, учёта и

уничтожения гербовой печати и штампов

НИУ ВШЭ
2.4. При подготовке приказов на двух и более листах, листы должны быть пронумерованы, номер на первом листе не ставится. Приложения нумеруются отдельно от приказа. Номера листов проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами со второго листа с цифры 2. Каждое приложение к приказу имеет самостоятельную нумерацию.

2.5. Наименование структурного подразделения в приказе указывается полностью в соответствии с положением о структурном подразделении, штатным расписанием. При этом наименования структурных подразделений должны быть написаны с прописной буквы, а наименования подразделений, входящих в состав структурных подразделений, со строчной, за исключением управлений, например: отдел связи Управления сетевых информационных систем и связи Дирекции информационных технологий.

Использование сокращенных наименований возможно далее по тексту при указании полного наименования выше по тексту, например «(далее по тексту НИУ ВШЭ)» или «(далее – НИУ ВШЭ)».

2.6. Унифицированными формами приказов по личному составу обучающихся могут быть предусмотрены основания для издания приказа. Основание оформляется после распорядительной части приказа перед реквизитом «Подпись» без абзацного отступа на всю ширину строки, например:
Основание: заявление Ивановой М.И., медицинская справка.
2.7. Регистрационная карточка приказа в СДОУ (далее по тексту РК)^¹должна иметь следующие обязательные поля:

индекс дела по номенклатуре дел (автоматически)
порядковый номер приказа (автоматически, регистратор)
дата регистрации (автоматически, регистратор)
вид приказа (из списка, инициатор)
подвид приказа (из списка, инициатор)
заголовок (инициатор)
текст приказа (инициатор)
приложения к приказу (инициатор)
должность, фамилия и инициалы инициатора приказа (автоматически)
дата создания проекта документа (автоматически)
должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего приказ (инициатор)
документы основания (инициатор)
связанные документы (инициатор)
количество листов приказа (инициатор)
количество приложений к приказу (инициатор)
общее количество листов приложений (инициатор)
уровень доступа (инициатор, подписывающее лицо)
лист согласования (инициатор)
замечания к приказу (согласующие лица, подписывающее лицо, регистратор)
лист рассылки (инициатор)
контроль (инициатор, подписывающее лицо)
исполнитель (подписывающее лицо)
отметка об исполнении приказа, содержит дату и № документа (контролер)
актуальность документа (регистратор)
история работы с приказом (автоматически)
текущее состояние (автоматически)
доступ (автоматически)

2.8. Инициатор приказа в СДОУ прикрепляет в РК приказа файл с текстом приказа, приложение к приказу и (или) основание к приказу.

2.8.1. Файл с текстом приказа, прикрепленный в РКРК, оформляется в формате Word.

2.8.2. Приложение и(или) основание к приказу, прикрепленное в РК, оформляется в формате Word, Excel или PDF.

2.9. Если проект приказа имеет связь с документами, зарегистрированными в СДОУ (доверенности, протоколы, служебные записки, письма, акты и пр. документы), инициатор выполняет в СДОУ действия для их связи с проектом приказа.
3. Согласование приказов
3.1. Для оценки целесообразности издания приказа, его обоснованности и соответствия законодательству Российской Федерации, локальным актам Университета проводится согласование проекта, для чего формируется лист согласования.

3.2. Инициатор отправляет проект приказа согласующим лицам по СДОУ.

3.3. При отсутствии согласующего лица (отпуск, болезнь, командировка) согласующее лицо, выполняет действия в СДОУ по делегированию права подписи приказа работнику, исполняющему его обязанности.

3.4. Срок согласования проекта приказа согласующим лицом не должен превышать 8 рабочих часов с момента его получения, кроме Управления делами.

3.5. Проекты приказов, подготовленные структурными подразделениями Университета, согласовываются в СДОУ с руководителями структурных подразделений Университета в следующем порядке:^¹

3.5.1. с руководителем структурного подразделения, ответственным за подготовку проекта приказа в части его полноты и достоверности информации, состава листа согласования, необходимости повторного согласования, правомочности подписания приказа; ^²

3.5.2. с Управлением делами в части правильности оформления приказа в соответствии с установленными требованиями по ведению делопроизводства в Университете, комплектности приказа;

3.5.3. с руководителем, в компетенцию которого входит координация направления деятельности или вопросов, регулируемых проектом приказа;

3.5.4. с руководителями структурных подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются задания и поручения;

3.5.5. с Планово-финансовым управлением, Управлением бухгалтерского учета, в случае, если в проекте приказа регулируются финансовые вопросы в части указания источника финансирования и процедуры оплаты работ и услуг физических и юридических лиц, а также в части налогового регулирования;

3.5.6. с Управлением персонала в случае, если проектом приказа регулируются трудовые правоотношения Университета и его работников;

3.5.7. с Правовым управлением на предмет соответствия проекта приказа и приложений к нему (при наличии) законодательству Российской Федерации, уставу и/или локальным актам Университета в случае, если в проекте приказа:

а) регулируются отношения Университета с органами государственной власти и органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями всех форм собственности;

б) предусматриваются вопросы, прямо не урегулированные законодательством Российской Федерации и/или локальными актами Университета;

в) утверждается и/или вводится в действие локальный акт Университета или изменения в него.

3.5.8. с директором по административной работе в случае, если проект приказа оформлен за подписью ректора.

3.6. Приказы, оформленные в соответствии с унифицированными формами, согласовываются и рассылаются в соответствии с требованиями, установленными в формах.

3.7. Ответственность за полноту списка лиц внесенных в лист согласования возлагается на инициатора приказа и руководителя, указанного в п.3.5.1 настоящей Инструкцией.

3.8. При необходимости срочного издания приказа, решение о сроках согласования и составе согласующих лиц принимает директор по административной работе.

3.9. В случае внесения замечаний по проекту приказа согласующее лицо имеет право направить его на доработку инициатору по СДОУ или на дальнейшее согласование^¹.

3.10. Инициатор дорабатывает проект приказа и по решению руководителя структурного подразделения направляет его либо на повторное согласование согласующим лицам, либо подписывающему лицу.

3.11. Форма листа согласования для предоставления подписывающему лицу формируется в СДОУ автоматически с воспроизведением всех имеющихся замечаний к проекту приказа.

3.12. По окончании согласования проект приказа автоматически направляется по СДОУ на подписание.

3.13. Решение о подписании приказов без прохождения процесса согласования принимает ректор.

4. Подписание и регистрация приказов
4.1. Приказы подписываются ректором или уполномоченным лицом на бумажном носителе и в СДОУ. Срок подписания приказов не должен превышать 2 рабочих дней с момента поступления на подпись. Должность, фамилия и инициалы подписывающего лица в регистрационной карточке приказа должны совпадать с должностью, фамилией и инициалами, указанными в приказе на бумажном носителе.

4.2. При отсутствии ректора или уполномоченного лица (отпуск, болезнь, командировка) подписывающее лицо либо его помощник выполняют действия в СДОУ по делегированию права подписи приказа.

4.3. Приказы оформляются в одном экземпляре на официальных бланках Университета, изготовленных типографским способом.

Текст приказа и приложение к нему на бумажном и электронном носителе в СДОУ должны быть идентичны.

4.4. После подписания приказа на бумажном носителе, подписывающее лицо выполняет в СДОУ действие, подтверждающее подпись. В случае неподписания проекта приказа, подписывающее лицо выполняет в СДОУ действие, отклоняющее проект приказа с подписи и проект приказа возвращается инициатору с указанием вопросов, требующих доработки.

4.5. Приказ вступает в силу в день его подписания, если иное не указано в тексте приказа. Помощник подписывающего лица проставляет дату подписания на подлиннике приказа и в СДОУ в РК приказа^¹.

4.6. Подписанные приказы и приложения к ним с пронумерованными страницами, листом согласования передаются в день подписания на бумажном носителе для регистрации в отдел документационного обеспечения Управления делами по реестру (Приложение 3).

4.7. Ответственность за своевременную передачу подписанного приказа на бумажном носителе на регистрацию в Управление делами возлагается на подписывающее лицо либо его помощника.

4.8. В Университете действует централизованная однократная система регистрации приказов.

4.9. Регистрация приказа осуществляется работником отдела документационного обеспечения Управления делами (регистратором) в СДОУ в РК приказа после получения подлинника подписанного приказа и его приложения на бумажном носителе.

4.10. Регистрационный номер приказа включает в себя индекс дела по номенклатуре дел Университета, цифровой индекс регистрации, который присваивается в течение календарного года.

4.11. Фактом регистрации является момент фиксации факта поступления приказа путем записи необходимых сведений о приказе в СДОУ и проставление на бумажном носителе регистрационного номера и даты.

4.12. Журнал регистрации приказов формируется в СДОУ автоматически после заполнения регистрационной карточки приказа.

4.13. Прекращение жизненного цикла приказа (удаление) в СДОУ после его подписания запрещается.

4.14. Приказы после регистрации направляются по СДОУ контролеру для постановки его на контроль в соответствии с локальными актами Университета, регулирующими контроль исполнения документов в Университете.
5. Внесение изменений в приказы
5.1. Изменения в приказ и приложение к нему вносятся посредством издания нового приказа (примеры - Приложение 4).

Внесением изменений считается:

дополнение структурными элементами (пунктами, абзацами, дефисами), приложениями, словами, цифрами;
замена слов, цифр;
изложение в новой редакции заголовка, констатирующей или распорядительной части, структурного элемента (пункта, абзаца, дефиса), приложения;
исключение из текста слов, цифр.

5.2. В констатирующей части (преамбуле) к приказу указываются основания, цели, причины внесения изменений, например: «В связи с кадровыми изменениями...», «В целях рационального расходования бюджетных средств...».

5.3. Текст распорядительной части приказа начинается со слов: «Внести изменения в (указывается вид, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения:…». Например: «Внести изменения в пункт 7 приказа от 29.05.2010 №31.1-04/157 «О порядке пользования бланками структурных подразделений Университета: дополнить после слова «директор» словами «по административной работе».

5.4. Если из текста исключаются (дополняются) отдельные слова, то в приказе, которым вносятся изменения, указывается, в каком месте текста (заголовок, констатирующая или распорядительная часть (пункт, абзац, дефис, приложение и т.д.) исключаются (дополняются) слова, а сами слова указываются в кавычках.

5.5. Если в тексте заменяются цифровые показатели (денежная сумма, площадь), то ранее указанные и новые показатели в тексте приказа, которым вносятся изменения, указываются в кавычках.

5.6. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры». Например: «цифры «12, 14, 125» заменить цифрами «13, 15, 126».

5.7. При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин «слова». Например: «слова «в 50 раз» заменить словами «в 100 раз».

5.8. При исключении пунктов и подпунктов, а также при дополнении документа пунктами и подпунктами изменение нумерации последующих пунктов и подпунктов не производится.

5.9. Внесение значительного числа изменений в приказ осуществляется путем принятия его в новой редакции с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего приказа.

5.10. При внесении изменений недопустимо:

указывать новые сроки выполнения поручений, если эти сроки истекли на момент выхода приказа о внесении изменений;
давать ссылки на документы, выпущенные позже даты издания первоначального приказа.

5.11. Каждое изменение должно быть оформлено отдельным пунктом (подпунктом).

5.12. Необходимо соблюдать логику изложения: изменения вносятся сначала в текст приказа по порядку пунктов, затем в приложение.

При внесении изменений одним приказом в несколько приказов изменяемые приказы располагаются в хронологическом порядке.

5.13. При дополнении текста новыми абзацами давать указание на изменение нумерации последующих абзацев (дефисов) не нужно.

При отмене, признании утратившим силу пункта нумерация последующих пунктов также не меняется.

5.14. При внесении изменений в приказ:

5.14.1. инициатор в РК приказа в СДОУ выполняет действия для связи проекта приказа с приказом, в который вносятся изменения (утратил силу).

5.14.2. регистратор проставляет отметку о внесении изменений (утратил силу) в РК и на подлиннике приказа, в который вносятся изменения.

5.15. Замена подписанных и зарегистрированных приказов и приложений к ним запрещается.
6. Рассылка приказов
6.1. После регистрации приказы согласно листу рассылки автоматически по СДОУ направляются на ознакомление работникам Университета.

6.2. Лист рассылки заполняется инициатором приказа в СДОУ при подготовке проекта приказа.

6.3. В лист рассылки приказа в обязательном порядке должны быть включены:

инициатор (вносится автоматически^¹);
согласующие лица (вносится автоматически¹);
руководители структурных подразделений Университета, действия которых регулируются приказом (вносится инициатором);
руководители структурных подразделений Университета, которым для исполнения своих должностных обязанностей требуются сведения указанные в приказе (вносится инициатором).
если приказы требуют финансовой стороны исполнения:

работник Планово-финансового управления, ответственный за ведение делопроизводства;

работник Управления бухгалтерского учета, ответственный за ведение делопроизводства.

Правовое управление, если приказом утверждается локальный акт (изменения в него) или регулируются правовые вопросы, указанные в подпунктах а) и б) п.3.5.7.

7. Оформление выписок из приказа
7.1. Выписка из приказа оформляется в случаях, когда изготовление копии приказа по тем или иным причинам невозможно (приказ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (приказ имеет большой объем).

7.2. Выписка из приказа оформляется в структурном подразделении, которое является инициатором приказа.

7.3. Предоставление выписок из приказов осуществляется по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных учреждений, организаций, предприятий, а также граждан.

7.4. Выписка из приказа оформляется на бумаге формата А4. При оформлении выписки из приказа необходимо указать следующие реквизиты (образец оформления выписки из приказа - Приложение 5):

название вида документа – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
место составления подлинника приказа;
дата регистрации и регистрационной номер подлинника приказа;
необходимый фрагмент текста приказа;
под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего приказ, его инициалы, фамилию. Личная подпись работника, подписавшего приказ, в составе реквизита «Подпись» в выписке не ставится, а ставится слово «подпись»;
отметка о заверении копии документа.

7.5. Для свидетельствования верности выписки из приказа подлиннику приказа на последнем листе выписки из приказа на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии» включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать.

7.6. На отметку о заверении копии приказа для предоставления в органы государственной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации, иные учреждения, организации, предприятия, а также гражданам по их письменному запросу проставляется оттиск гербовой печати Университета.

7.7. На отметку о заверении копии приказа для внутреннего использования в Университете проставляется оттиск штампа Управления делами.

7.8. Листы многостраничных выписок из приказа нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов выписки из документа: «Всего в копии ____ л.».

8. Выдача копий и подлинников приказов
8.1. Управление делами подготавливает и выдает копии приказов в установленном в Университете порядке:

- заверенные оттиском гербовой печати, подготовленные по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных учреждений, организаций, предприятий, а также граждан.

- заверенные оттиском штампа Управления делами, подготовленные по запросам структурных подразделений Университета, без воспроизведения на них подписи подписывающего лица.

8.1.3. Подлинники приказов выдаются Управлением делами:

- структурным подразделениям Университета по письменному поручению руководителя, координирующего деятельность Управления делами. Выдача подлинников приказов производится под расписку. На место выданного приказа подшивается его заверенная копия с отметкой о дате, цели его изъятия, должности, инициалах и фамилии работника, которому был передан подлинник приказа с распиской о его получении. Подлинники приказов выдаются во временное пользование на срок не более 1 месяца. После истечения указанного срока подлинники приказов должны быть возвращены в отдел документационного обеспечения Управления делами. Ответственность за сохранность выданного подлинника приказа до момента его возврата в Управление делами несет лицо, получившее подлинник приказа.

- по запросу органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных учреждений, организаций, предприятий в исключительных случаях, в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменных запросов и по письменному поручению ректора или уполномоченного им лица. Передача подлинников приказов оформляется актом передачи, который заверяется печатями Университета и организации получившей подлинник приказа и составляется в двух экземплярах. В деле остается заверенная копия приказа и акт передачи.

9. Организация оперативного хранения приказов
9.1. Подлинники приказов формируются в дела согласно номенклатуре дел Управления делами.

9.2. При формировании дела проверяются правильность отнесения приказов в данное дело, качество оформления и комплектность приказов, наличие подписей, регистрационных номеров.

9.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

9.3.1. раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

9.3.2. не подшивать в дела лишние экземпляры документов и черновики (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции, и другие отметки дополняющие первый экземпляр);

9.3.3. группировать в дела документы одного года;

9.3.4. располагать в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в хронологическом порядке и по порядку номеров;

9.3.5. дело не должно превышать 200 листов, при большем объеме документов в деле формулируется несколько томов под тем же заголовком и индексом дела с добавлением: том 1, том 2 и т.д.

1 После введения новой версии СДОУ на платформе EMC Documentum 6.5.

1 Если проектом приказа утверждаются положения, правила, порядки, регламенты, инструкции, методические рекомендации и другие документы, то инициатор направляет проект локального акта на предварительное согласование одновременно всем согласующим лицам по электронной почте (срок рассмотрения приказа согласующим лицом не должен превышать 4-х рабочих дней с момента поступления).

2 Согласование с руководителем структурного подразделения Университета до Управления делами по п. 3.5.1. вводится при эксплуатации новой версии СДОУ на платформе EMC Documentum 6.5.

1 После введения новой версии СДОУ на платформе EMC Documentum 6.5.

	О пропускной системе Национального исследовательского университета Ниу вшэ, посетителей ниу вшэ (лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) по договорам гражданско-правового характера, работников...		Инструкция №01 по охране труда для первичного инструктажа для работников ниу вшэ санкт-Петербург Настоящая инструкция содержит общие требования охраны труда, обязательные для исполнения всеми работниками ниу вшэ санкт Петербург...
	Методические рекомендации по подготовке и защите выпускных квалификационных... Национального исследовательского университета Высшая школа экономики (ниу вшэ), утвержденным Ученым Советом ниу вшэ от 25. 03. 2011,...		Инструкция по бизнес процессу заключение договоров проживания в общежитиях ниу вшэ Для работы в системе ис-про (рабочая версия) необходимо иметь подключённый компьютер пользователя к корпоративной сети ниу вшэ
	Правила подготовки и защиты выпускной квалификационной работы для... Ета и магистратуры в Национальном исследовательском университете «Высшая школа экономики» (далее – Положение) и конкретизируют отдельные...		Инструкция по подготовке и проведению основного государственного... Министерства образования и науки Российской Федерации от 28. 06. 2013 №491 (в редакции приказов Минобрнауки России от 19. 05. 2014...
	Инструкция по заполнению и подтверждению данных по электронной форме... Настоящая Инструкция определяет порядок работы с электронной формой анонса учета научных мероприятий, организуемых ниу вшэ или проводимых...		О внутриобъектовом и пропускном режиме на объектах Национального... Ниу вшэ, сохранение служебной информации, выполнение Правил внутреннего распорядка ниу вшэ
	Инструкция по настройке почтового клиента на Apple iPhone для работы с сервером ниу вшэ Для того, чтобы настроить встроенную почтовую программу для работы с почтовым сервером ниу вшэ, необходимо выполнить настройку программы...		Национальный исследовательский университет «высшая школа экономики»... Информационно-координационного центра по взаимодействию с оэср института статистических исследований и экономики знаний ниу вшэ,...
	Национальный исследовательский университет «высшая школа экономики»... Информационно-координационного центра по взаимодействию с оэср института статистических исследований и экономики знаний ниу вшэ,...		Директор ниу вшэ – Санкт-Петербург Заказчик: федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования "Национальный исследовательский университет...
	И. о директора ниу вшэ – Санкт-Петербург Заказчик: федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования "Национальный исследовательский университет...		Директор ниу вшэ – Санкт-Петербург Заказчик: федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования "Национальный исследовательский университет...
	И. о директора ниу вшэ – Санкт-Петербург Заказчик: федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования "Национальный исследовательский университет...		Инструкция по охране труда для работников ниу вшэ санкт-Петербург... Работник ниу вшэ – Санкт – Петербург (далее по тексту Филиал) допускается к самостоятельной работе на персональных электронно вычислительных...

Инструкция по подготовке и изданию приказов ниу вшэ общие положения

Похожие: