Регламент по работе в системе электронного документооборота

Регламент по работе в системе электронного документооборота


Скачать 275.63 Kb.
НазваниеРегламент по работе в системе электронного документооборота
страница1/3
ТипРегламент
rykovodstvo.ru > Руководство эксплуатация > Регламент
  1   2   3


Регламент по работе в системе

электронного документооборота

Содержание

Термины и аббревиатуры, используемые в тексте регламента. 3

Термины и аббревиатуры, используемые в тексте регламента.
Головной документ – входящий или исходящий документ либо обращение гражданина, породившее переписку по какому-либо вопросу (вопросам).
РКК – регистрационно-контрольная карточка.
Переписка по головному документу – все входящие и исходящие документы, подготовленные и направленные в целях исполнение головного документа или в ответ на него.
СЭД, Система – система электронного документооборота DIRECTUM.
Подразделение – внутреннее структурное деление органа исполнительной власти


  1. Общие положения




    1. Настоящий регламент определяет общие правила использования системы электронного документооборота в органе исполнительной власти, обязанности участников документооборота и правила работы с электронными документами и журналами регистрации.

    2. Регламент разработан в соответствии с распоряжение правительства Тюменской области №1064-рп от 30 октября 2007г, инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти, государственными стандартами в области архивного дела и делопроизводства

    3. Настоящий регламент действует с момента его утверждения в органе исполнительной власти и до ввода в промышленную эксплуатацию единой системы электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Тюменской области




  1. Назначение системы электронного документооборота




    1. обеспечить унифицированный порядок работы с документами в подразделениях, включающий:

- регистрацию входящих документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и подразделениям;

- регистрацию, учет, издание, рассылку, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов;

- регистрацию движения документов, включая резолюции, отчеты о выполнении;

- списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение учета и использования законченных делопроизводством документов;

- использование общей системы индексации (нумерации) документов;

- использование общих справочников (классификаторов системы);

- использование единых форм (шаблонов) документов


    1. обеспечить в рамках единой базы данных регистрацию всех видов документов, хранение регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме;

    2. обеспечить оперативный поиск регистрационных карточек и документов как по тексту, так и по тематическому набору реквизитов;

    3. обеспечить автоматизированный контроль прохождения документов в подразделениях с момента их получения или создания до завершения исполнения - отправки, оформления в дело или уничтожения, своевременно информировать сотрудников и руководство о поступивших и создаваемых документах, исключить возможность потери документов;

    4. обеспечить автоматизированный упреждающий контроль своевременного исполнения документов, поручений, писем и обращений граждан, обращений организаций, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения документа.

    5. обеспечить контроль движения документов (проектов документов) между различными органами исполнительной власти Тюменской области.

    6. обеспечить получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения, хранящейся в системе.

    7. выполнение делопроизводственных функций с использованием СЭД должно соответствовать требованиям нормативно-правовых и распорядительных документов по документированию и организации документационного обеспечения управления Российской Федерации и Тюменской области.




  1. Использование системы электронного документооборота


3.1. Использование системы электронного документооборота обязательно на следующих участках делопроизводственной деятельности:

- Регистрация входящих документов

- вынесение резолюций и контроль исполнения по входящим документам

- подготовка и согласование исходящих документов

- Регистрация исходящих документов

- регистрация письменных обращений граждан

- контроль исполнения и ответа по письменным обращениям граждан

- организация личного приема граждан руководителями органов исполнительной власти и ответственными сотрудниками

- подготовка и согласование проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Тюменской области.
3.2 Сотрудники, отвечающие за подготовку, согласование и регистрацию документов в рамках, определенных п.3.1 обязаны производить эти действия с использованием системы электронного документооборота
3.3 Документами, определяющими порядок работы с системой, являются:

- настоящий регламент

- руководство пользователя системы DIRECTUM

- инструкция по делопроизводству органа исполнительной власти

- приказы и распоряжения руководителей органов исполнительной власти и лиц, назначенных ответственными за организацию и ведение делопроизводства
3.4 Сотрудники, отвечающие согласно своим должностным обязанностям за этапы подготовки, регистрации, согласования или исполнения документов обязаны по необходимости, но не реже 1 го раза в 3 часа подключаться к системе для выдачи поручений, ознакомления и исполнения входящих заданий.


  1. Общие принципы работы с с электронными документами


4.1 Работа со всеми документами внутри органа исполнительной власти ведется преимущественно в электронном виде.

4.2. Отсутствие электронного документа, соответствующего бумажному, при работе с входящими документами допускается в случае отсутствия сканирующих устройств на местах регистрации.

4.3. Отсутствие электронного документа, соответствующего бумажному, при работе с документами (проектами документов), которые готовятся органом исполнительной власти в рамках документационных процессов, перечисленных в п. 3.1 не допускается.

4.4. Наличие бумажного документа является обязательным только в случаях, предусмотренных действующим законодательством ФР.

4.5. На работу с электронными документами распространяются все правила и положения, существующие для бумажных документов (правила оформления, право подписи, обеспечение конфиденциальности и т.д.).

4.6. Контроль исполнений документов ведется с использованием Системы. В случае, если к заданию об исполнении документа не прикреплен электронный образ самого документа, то исполнитель должен получить документ для работы в бумажном виде, а через Систему отчитаться о его выполнении (нажатием кнопки «Выполнить»)



  1. Правила работы в системе на отдельных участках делопроизводственной деятельности




    1. Регистрация письменных обращений граждан.


Для регистрации обращения гражданина необходимо:

  1. создать карточку обращения гражданина;

  2. заполнить необходимые реквизиты;

  3. сохранить карточку.


Таблица 1. Описание полей, содержащихся на вкладке «Основная» письменного обращения гражданина.

Наименование поля

Значение поля/Действие сотрудника

Ввод значения

*Регистрационный номер

До нажатия кнопки «Сохранить» заполняется словом АВТОНОМЕР, которое при сохранении автоматически заменяется регистрационным номером. Возможен ручной ввод и исправление значения.

Заполняется вручную

*Статус документа

Указывается статус документа.

Выбор из справочника

*Тип обращения

Указывается тип обращения

Выбор из справочника

*Дата

Указывается дата принятия письменного обращения

Выбор из календаря или ручной ввод

Повторность

Указывается признак повторности документа

Выбор из списка возможных значений

*ФИО Заявителя

Указывается фамилия, имя и отчество Заявителя.

Заполняется вручную

*Характер проблемы

Указывается признак характера проблемы

Выбор из списка возможных значений

Социальный статус

Указывается социальный статус Заявителя.

Выбор из справочника

Вид обращения

Указывается каким образом поступило обращение.

Выбор из справочника

Район

Район проживания Заявителя

Выбор из справочника

Поселок

Поселок, в котором проживает Заявитель

Выбор из справочника

Адрес

Адрес по которому проживает Заявитель

Заполняется вручную

Тип автора

Присвоить обращению статус «Личное» или «Коллективное»

Выбор из списка возможных значений

Ответственный

Определить ответственного сотрудника, которому обращение отправляется на рассмотрение.

Выбор из справочника

Шаблон содержания

При необходимости возможно осуществить выбор наиболее часто встречающегося содержания обращения

Выбор из справочника

*Содержание

Содержание обращения

Заполняется вручную

От кого поступил

Указать организации и социальные группы, от которых поступило обращение

Выбор из справочника

Вопросы

Указать основные вопросы обращения

Выбор из справочника

Шаблон примечания

При необходимости указывается наиболее часто встречающееся примечание

Выбор из справочника

Примечание

Поле для ввода дополнительной информации о документе.

Заполняется вручную




Рисунок 1. Пример заполнения вкладки «Основная» регистрационной карточки обращения гражданина.


    1. Внесение резолюции по письменному обращению гражданина.


После вынесения руководителем резолюции по письменному обращению гражданина необходимо в соответствующей регистрационной карточке перейти на вкладку «Резолюция» и заполнить реквизиты.
Таблица 2. Описание полей, содержащихся на вкладке «Резолюция» письменного обращения гражданина.

Наименование поля

Значение поля/Действие сотрудника

Ввод значения

Автор резолюции

Автор резолюции

Выбор из справочника

Дата резолюции

Дата резолюции, указанная на бумажном документе

Выбор из календаря или ручной ввод

Шаблон резолюции

Выбор типовой резолюции для заполнения реквизита «Резолюция»

Выбор из справочника

Резолюция

Текстовое поле, в котором дублируется резолюция руководителя с бумажного документа

Ручной ввод

Таблица

Поручения конкретным сотрудникам в рамках резолюции или данных во исполнение резолюции. Как правило, первым указывается сотрудник, которому поручается сведение итогового документа.

См. таблицу 3

Направлено




Ручной ввод



Таблица 3. Описание полей, содержащихся в таблице на вкладке «Резолюция» письменного обращения гражданина.

Наименование поля

Значение поля/Действие сотрудника

Ввод значения

*№

Порядковый номер строки в таблице

Автоматически

Исполнитель

Сотрудник, которому даётся поручение

Выбор из справочника

Поручение

Текст поручения исполнителю

Ручной ввод

План. дата

Дата, к которой должно быть исполнено поручение

Выбор из календаря или ручной ввод

Факт. дата

Дата исполнения поручения

Выбор из календаря или ручной ввод

Отчёт

Текст отчёта исполнителя по поручению (если необходимо)

Ручной ввод



Рисунок 2. Пример заполнения вкладки «Резолюция» регистрационной карточки обращения гражданина.
  1   2   3

Похожие:

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconРегламент по работе в системе электронного документооборота
...

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconРегламент работы в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело»
О регламенте работы в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело»

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconИнструкция по согласованию проектов постановлений, распоряжений в...
Согласование проходит при помощи стандартных приемов работы с задачами/подзадачами в системе электронного документооборота и делопроизводства...

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconРегламент использования системы электронного документооборота «Диалог»
...

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconПорядок подключения новых организаций (пользователей) к межведомственной...
Для первичного подключения организации к Межведомственной системе электронного документооборота Московской области (далее – мсэд)...

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconИнструкция по подписанию электронных документов в системе электронного...
Данная Инструкция по подписанию электронных документов в системе электронного документооборота сбиС++ распространяется на документы,...

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconСистема электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое...
Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном...

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconСистема электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое...
Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном...

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconСистема электронного документооборота «счета-фактуры» листов краткое...
Руководство предназначено для участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном...

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconО назначении пользователей ппо «суфд» при осуществлении электронного документооборота
В целях осуществления электронного документооборота с уфк по Иркутской области, исполнения полномочий по администрированию и подписанию...

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconИнструкция по отправке электронного документа на сайте Диадок. Введение
Инструкция описывает процедуру формирования электронного документа в системе 1С на основе документов реализации, загрузку документа...

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconИнструкция по работе с внутренними и исходящими документами в Web...
Настоящая инструкция определяет порядок работы с внутренними и исходящими документами в электронном виде в Web интерфейсе системы...

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconМетодические рекомендации по работе с программным сервисом межведомственной...
«Мобильный кабинет руководителя» (далее – мкр) разработаны в целях обеспечения практической реализации работы руководителей на мобильном...

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconТребования к организации и процессу выполнения работ по модернизации...
Требования к организации и процессу выполнения работ по модернизации информационной системы электронного документооборота на платформе...

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconРуководство пользователя системы электронного документооборота
Для входа в систему электронного документооборота ниу «мэи» (далее сэд ниу «мэи») необходимо

Регламент по работе в системе электронного документооборота iconРуководство пользователя системы электронного документооборота
Для входа в систему электронного документооборота ниу «мэи» (далее сэд ниу «мэи») необходимо


Руководство, инструкция по применению




При копировании материала укажите ссылку © 2018
контакты
rykovodstvo.ru
Поиск