Инструкция по согласованию проектов постановлений, распоряжений в системе электронного документооборота и делопроизводства «Директум»
Согласование проходит при помощи стандартных приемов работы с задачами/подзадачами в системе электронного документооборота и делопроизводства «Директум» (далее – СЭД).
1. Проект постановления, распоряжения (далее – проект) создается в органе исполнительной власти, являющемся инициатором принятия проекта (далее также – орган инициатор), в формате Word. Также в формате Word создаются предусмотренные Регламентом Правительства области:
- приложение(я) к проекту (при этом текст проекта и приложение(я) к нему оформляются одним, общим файлом; исключением из данного правила являются приложения большого объема, например, к целевым программам, которые оформляются отдельным файлом каждое);
- документы, прилагаемые к проекту: пояснительная записка, актуализированная версия, другие необходимые для принятия проекта документы (каждый документ отдельным файлом).
При этом вид электронного документа в СЭД выбирается:
- для проектов – «Проект постановления (распоряжения)»;
- для приложений к проектам в случае, если их невозможно оформить одним файлом (например, текст целевой программы) – «Приложение к проекту постановления (распоряжения)»;
- для документов, прилагаемых к проекту, – «Документ к заседанию Правительства области».
Проект, приложение(я) в том случае, если они оформлены отдельным файлом, а также пояснительная записка к нему согласовываются руководителем органа инициатора посредством проставления ЭЦП на каждом из этих документов. Перед согласованием проекта руководителем органа инициатора может проводиться его согласование другими должностными лицами данного органа (внутреннее согласование) в случае, если такой порядок предусмотрен в данном органе. При этом при выборе типового маршрута строка «Подписывающий» не заполняется (должна быть пустой).
2. Согласованный руководителем инициатора проект, приложение(я) к нему, а также документы, прилагаемые к проекту, вкладываются в подзадачу, которая направляется на согласование заместителю Губернатора, координирующему и контролирующему деятельность органа инициатора (кроме случаев, когда он одновременно является руководителем данного органа либо находится в отпуске).
В маршруте задачи указывается фамилия заместителя Губернатора либо его помощника, консультанта (в зависимости от того как это определено каждым заместителем Губернатора).
В случае направления проекта помощнику (консультанту), он после выполнения обязанностей, порученных ему заместителем Губернатора (проверка прилагаемых к проекту документов на соответствие требованиям Регламента Правительства области (далее – Регламент), правовая экспертиза проекта и др.), должен создать подзадачу, установить галочку «Контроль задачи» (для того, чтобы органу инициатору поступило уведомление о согласовании либо возвращении на доработку), вложить в нее поступивший проект, приложение(я) к нему, документы, прилагаемые к проекту, а также заключение (в случае его подготовки) и направить подзадачу заместителю Губернатора.
Заместитель Губернатора, координирующий и контролирующий деятельность органа инициатора, согласует проект либо возвращает его на доработку органу инициатору с указанием своих замечаний. Согласование проекта осуществляется посредством проставления ЭЦП на проекте и приложении к нему (в том случае, если приложение оформлено отдельным файлом), на документах, прилагаемых к проекту, ЭЦП не ставится. В случае возвращения проекта на доработку, орган инициатор готовит новый проект, учитывающий все замечания заместителя Губернатора. Новый проект согласуется руководителем органа инициатора, вкладывается в подзадачу и направляется на повторное согласование заместителя Губернатора, координирующего и контролирующего деятельность данного органа инициатора.
3. Согласованный заместителем Губернатора, координирующим и контролирующим деятельность органа инициатора, проект и приложение(я) к нему, вкладываются органом инициатором вместе с документами, прилагаемыми к проекту и подписанными ЭЦП руководителя органа инициатора, в создаваемую новую задачу и веерно (параллельно, одновременно) направляется во все органы исполнительной власти области (далее – согласующие ОИВ), согласование с которыми предусмотрено Регламентом (кроме департамента финансов Тюменской области (ДФ) и Главного правового управления Правительства Тюменской области (ГПУ).
При создании новой задачи, в теме указывается «Согласование проекта постановления <�распоряжения>….». При этом, необходимо, чтобы в маршруте остался по умолчанию тип заданий - «Задания» и была установлена галочка «Контроль задачи». «Контроль задачи» необходимо установить для того, чтобы органу инициатору поступали от согласующих ОИВ уведомления о согласовании проекта либо о его согласовании с учетом заключения. В маршруте указывается список согласующих ОИВ*. В конце списка согласующих инициатор должен добавить себя для осуществления контроля над всей задачей.
*Примечание: при настройке маршрута в СЭД орган инициатор выбирает в учетной записи соответствующий согласующий ОИВ; при этом автоматически получателем проекта в согласующем ОИВ будет ответственный делопроизводитель данного ОИВ; назначение и изменение ответственного делопроизводителя ОИВ в СЭД осуществляется исключительно оператором СЭД по предложению ОИВ.
Внутреннее согласование, а также направление руководителем согласующего ОИВ проекта на заключение (в случае, если согласно установленным в органе правилам проект направляется непосредственно на руководителя) осуществляется посредством создания новых подзадач.
При согласии с проектом руководитель согласующего ОИВ согласует его посредством проставления ЭЦП на проекте и приложении к нему (в том случае, если приложение оформлено отдельным файлом), на документах, прилагаемых к проекту, ЭЦП не ставится. В данном случае проект считается согласованным без замечаний. При несогласии с проектом руководитель согласующего ОИВ проставляет ЭЦП на проекте и на заключении, созданном отдельным документом в формате Word. При наличии заключения считается, что проект согласован с учетом замечаний и предложений, изложенных в заключении.
В случае согласования проекта с учетом заключений, орган инициатор в текущем документе проекта создает новую версию проекта, учитывающую заключения. Предыдущая версия проекта переводится в статус «Устаревшая». В наименовании новой версии указывается, что этот проект учитывает заключения ОИВ (эти органы обязательно перечисляются). Если орган инициатор согласен со всеми замечаниями и предложениями, которые изложены в заключениях, и все эти замечания, предложения учтены в новой версии проекта, он также готовит (отдельным документом в формате Word) отзыв, содержащий информацию о том, что все замечания и предложения учтены. Отзыв и новая версия проекта подписываются ЭЦП руководителя органа инициатора и вкладываются в подзадачу, которой проект направляется в органы и должностным лицам, указанным в пункте 4 настоящей инструкции.
При несогласии органа инициатора со всеми или некоторыми замечаниями, предложениями он обеспечивает их обсуждение с целью выработки взаимоприемлемого решения. Результатом, подтверждающим нахождение такого решения, является подготовка новой версии проекта, содержащей взаимоприемлемые формулировки, и отзыва, содержащего информацию об учете замечаний. Новая версия и отзыв подписываются ЭЦП руководителя органа инициатора. В случае, если по каким-либо замечаниям взаимоприемлемого решения не найдено, орган инициатор готовит отзыв, в котором указываются данные замечания и доводы каждого из органов (органа инициатора и согласующего органа). На дальнейшее согласование в ОИВ, указанные в пункте 4 настоящей инструкции, направляется данная новая версия, в подзадачу при этом вкладываются все поступившие заключения и отзывы на них. Органы, указанные в пункте 4 настоящей инструкции, вправе высказать свое мнение относительно замечаний, по которым не найдено взаимоприемлемого решения.
4. После принятия заданий с уведомлением о согласовании ото всех согласующих ОИВ, орган инициатор подзадачей направляет проект в ДФ (в том случае, когда согласование с ДФ согласно Регламенту является обязательным), после согласования с ДФ – в ГПУ, после согласования ГПУ – заместителю Губернатора, руководителю аппарата Губернатора (в том случае, когда согласно Регламенту согласование с ним является обязательным), после согласования заместителем Губернатора, руководителем аппарата Губернатора – Вице-Губернатору. Согласование проектов об утверждении целевых программ департаментом экономики Тюменской области (ДЭ) осуществляется после ДФ и перед ГПУ. Направление проекта в органы и должностным лицам, указанные в данном абзаце, осуществляется посредством создания новых подзадач для каждого из указанных органов и должностных лиц. В подзадачах, которыми проект направляется на согласование Вице-Губернатора и заместителя Губернатора, руководителя аппарата Губернатора, в «Наблюдатели» ставится главный специалист отдела организационного и документационного обеспечения деятельности Правительства (далее – Отдел) Желтова Ю.М. Согласование, подготовка заключений и отзывов к ним осуществляются в порядке, аналогичном предусмотренному в пункте 3 настоящей инструкции.
5. Для выработки взаимоприемлемых формулировок по тем замечаниям, по которым такие формулировки найти не удалось (кроме замечаний о размере выделяемых средств), проводится рабочая группа в сроки, определенные Регламентом. О необходимости ее проведения заместитель Губернатора, руководитель аппарата Губернатора информируется инициативным письмом органа инициатора. По итогам ее работы органом инициатором формируется (отдельным документом) протокол рабочей группы. Если протоколом предусмотрена корректировка проекта, орган инициатор создает новую версию проекта, учитывающую изложенные в протоколе рабочей группы решения, который подписывается руководителем органа инициатора. Протокол и новая версия проекта подзадачей направляется на согласование заместителя Губернатора, руководителя аппарата Губернатора.
6. После осуществления всех действий, перечисленных в данной инструкции, орган инициатор создает новую подзадачу, в которую вкладываются все документы (проект, приложение(я) к нему, документы, прилагаемые к проекту; заключения органов; отзывы; протокол рабочей группы; проекты, подготовленные с учетом замечаний и предложений, изложенных в заключениях) и направляет все документы в Отдел, уполномоченный сотрудник которого распечатывает проект на бланке и представляет его на подпись председательствующему на заседании Президиума Правительства области. Для передачи в архив документов, имеющих согласно номенклатуре органа, утвержденной заместителем Губернатора, руководителем аппарата Губернатора, постоянный срок хранения, документы распечатываются уполномоченным сотрудником Отдела, заверяются его личной подписью, что свидетельствует о соответствии данного бумажного документа электронному документу, подписанному соответствующим должностным лицом, и передаются в архив.
7. После завершения работы по согласованию проекта орган инициатор завершает задачу путем выполнения своего задания, созданного в пункте 3 настоящей инструкции.
Примечания:
В маршруте, которым проект направляется на согласование, указывается срок, соответствующий Регламенту, в течение которого должно проходить согласование.
Считается, что согласующий ОИВ рассматривает и согласовывает последнюю действующую версию проекта. При поступлении документов в Отдел, проектом, вносимым на рассмотрение Президиума Правительства области, считается последняя действующая версия проекта.
В тех случаях, когда в настоящей инструкции требуется согласование руководителя органа, согласование может осуществляться лицом, исполняющим его обязанности (на период отпуска руководителя, его командировки и в иных предусмотренных законодательством случаях).
Проект не направляется на согласование Вице-Губернатора в случае его отсутствия в связи с отпуском.
В случае отсутствия заместителя Губернатора, руководителя аппарата Губернатора в связи с отпуском, на согласование к нему направляются только проекты по кадровым вопросам и проекты по переходу на электронные услуги.
|
